事业单位档案管理信息化研究

事业单位档案管理信息化研究

汶上县卫生局王莉莉

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。当前社会的信息化发展，使档案工作正处于从传统模式向信息化模式转换的十字路口，随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，档案信息化建设工作正在全国范围内全面展开。

档案是全部活动的真实记录，它体现一个单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是事业单位管理工作的重要环节，对事业单位效益产生重要影响，是事业单位提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。下面根据工作的实践，就如何做好事业单位档案管理工作的信息化，谈谈个人的看法。

一、目前所面临的形势

实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。它可使事业单位的档案管理环节更透明,为档案管理打造一个全新的管理体制，重建档案管理系统和结构。

提到档案管理，不少单位认为把档案资料输入电脑中就

标志着企业进入信息化管理了。甚至出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。所以在实施信息化的过程中，会遇到人为观念的影响。

二、阻碍档案信息化管理的瓶颈

１、档案软件缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

２、档案信息缺乏共享。在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

３、档案管理缺乏规范。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案室业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

４、档案管理技术缺乏创新。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来

越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

５、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、如何做好档案管理工作信息化

为了更有效地做好运用信息化管理档案工作，我们必须根据信息化管理档案的特点，分别做好档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

在事业单位档案管理的信息化建设中，要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案室建设，把分散于不同载体，不同地

理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

（一）政府集中优势资源，统一开发档案管理通用的软件系统。在软件系统的开发上，可以考虑借鉴垂直管理部门如国税系统的经验，由政府集中优势资源开发部分行业通用的业务软件，统一下发给各地档案机构免费使用，这样做一方面可以极大地减少各地在软件开发上的重复投入，另一方面也可以确保业务软件系统的开发水平，同时也为以后各单位分布式档案信息资源库体系的形成减少障碍。

在具体实施上，还可以引入开源软件模式，即政府部门不仅向各地档案部门提供可运行的软件，而且还可以公布软件源代码和详细的开发文档，以便各单位可以在有条件的情况下根据工作实际需要进行二次开发，满足各行业的特殊工作需求。同时，各地的这些二次开发的成果也可以免费或有偿地提供给整个档案系统来使用。由此，在一些通用的行业系统软件方面将形成一个通用的开发资源平台，各单位都可以通过此平台来形成合力，从而在极大程度上减少对软件开发的投入、提升开发水平和应用效果。当然，要管理好这样一个平台，政府部门必须提供强有力的管理制度和技术力量的支持。

(二)调结构，提素质。在当前形势下，要不断提高事业单位档案管理人员的业务素质和综合能力，可以通过引进与

培养和结合的方式调整档案管理人员的知识结构，引进档案管理的复合型人才，对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培养，建立一支掌握档案管理和信息技术，知识结构合理的高素质的档案管理人才队伍，能够适应档案管理的发展需要，有效解决档案信息开发利用不足等间题。

(三)健全事业单位档案管理安全保密制度，是事业单位档案管理信息化工作的核心要素。档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全，还包括档案信息传播的安全，即信息不被许可的人知晓、获得。实行计算机管理档案之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题。做好了以上工作，我们有理由相信运用计算机管理档案的工作一定会更好。

（四）转变档案管理方式。第一，数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表；第二，档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务；第三，档案指导、编研下作从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信