办公室管理.课件

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2. 办公室的含义
办公室
（1）广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、等。 （2）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场 所，如校长办公室等。 （3）特指：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构， 级别高的又称办公厅。 （4）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事 务办公室。
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事故分析
• 事故性质：“4.28”胶济铁路特别重大交通事故 是一起责任事故。
• 原因之一：有关文件、调度命令违规发布，且错 发漏发；机关公文管理混乱。
—— 摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告
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事故分析
济南铁路局《关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知》（154号文件）
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事故分析
•济南铁路局《关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知》（154号文件）
—— 反映了机关文件管理混乱
（1）部分管理人员不熟悉、不掌握有关重要规章制度，对规章制度理解有偏差；人 员素质不适应岗位要求。在154号文件会签、审核中，总工室、工务、公文审核等部 门均未发现并纠正存在的问题。
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办公室管理的六项原则
• 第一， 准确原则
• 第二，迅速原则
• 第三，保密原则
• 第四，密切联系群众原则
• 第五，一切从实际出发的原则
• 第六，协调配合原则
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5. 办公室管理的重要性
办公室作为公司的行政中枢，处在承上启下、联系左 右、协调内外、沟通各方的核心地位。
文件及文件办理程序问题 （1）内容违规——超出铁道部有关会议议定范围，擅自将事故路段的施工临时
限速改为线路允许速度并予公开。（致命错误！） （2）会签部门不全——未会签济南铁路局相关部门。（失去纠正错误机会！） （3）漏发抄送单位——未发给与文件执行直接相关的北京铁路局相关单位，致
使无法纳入列车运行监控器。（再次失去可能的情况下纠正错误机会！）
生的程度，必须实事求是地予以表达，不能”拔高”和”掩饰”。
• 准：收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点、事情经过
，活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度 等都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。
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信息管理
信息的基本要求
基本要求：新、实、准、快、精、深
• 快：一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行
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信息管理
信息的基本要求
基本要求：新、实、准、快、精、深
• 新：一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过
已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三 是反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。
• 实：一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发
（一）更新观念，提高认识 （二）明确职责，细化流程 （三）完善制度，强化考核
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8.案 例 分 析
案例分析目的： 通过具体案例分析，明确办公室管 理的重要性。
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血的教训 “4.28”胶济铁路特别重大交通事故
2008年4月28日，胶济铁路发生一起列车脱轨相撞 的特别重大交通事故，造成了72人死亡、416人受伤、 中断行车21小时 22分，直接经济 损失4192.5万元。
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8百度文库
办公室管理的性质
辅助性
事务性
中枢性
综合性
机要性
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办公室管理的指导思想
• (1) 为领导服务 • (2) 为相关的各级部门服务 • (3) 为同事服务
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办公室管理四要素
四要素
一、是明确的组织目标 二、是服从自己目标的运转方式 三、是管理人员 四、是先进的科技管理手段
（2）在154号文件的发文处理过程中，文件草拟部门审核人擅自修改已会签的文件、 违规增加内容；公文处理部门负责人对审核人员的教育培训不够；文件签发走形式， 签发人把关不严。
——摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告
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二、办公室管理的内容
信息
政务
M1 M4
品质
M2 M3
制度
加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、 提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。
很重要哦 加 油 吧！
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6.办公室管理的必要性
办公室职能的内在要求 提高办公室工作质效的主要途径
实现业务管理和行政管理“两翼齐飞”的必然要求
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7.全面推进办公室管理科学化
完善办公室管理之我见
办公室：黄惠娟
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目录 课件内容
一 办公室管理的内涵及重要性
二
办公室管理的主要内容
三
办公人员职业素质
四 办公人员职业能力
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一、办公室管理的内涵及重要性
1.办公室
2.办公室含义
3.办公室的功能
4.办公室管理的重要
性
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1.办公室的由来
• 西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部分。通常是一间存 放有大量卷轴的房间，并有抄写员在其中进行工作。对一些考古学家 和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”（Libraries），因为 这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。事实上，除了诗歌或虚 构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记 载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室”的定义。
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服务
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1. 信息管理：
平行信息
上行信息
上行信息
办公室
平行信息
下行信息
下行信息
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信息管理
信息工作的定位
• 下情上达、上情下达 • 宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象 • 争取上级领导关注支持，推动难点问题解决
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信息管理
信息工作的理念
• 信息工作无小事 • 主动融入中心工作 • 为本单位领导服务 • 及时准确质量为本
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办公室的一般含义
办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办 公人员及其它辅助设备组成。（此处采纳广义）
办公设备
辅助设备
办公人员
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3.办公室的功能
参谋与 助手
枢纽与 心脏
办公室的功能
协调与 沟通
形象与 管家
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4.办公室管理
办公室管理即依据办公室内在活动机理， 利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人 力资源，从而有效地实现组织目标的过程。