Excel2010电子表格教程

Excel2010电子表格教程

第1章Excel2010电子表格概述

Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算。

在桌面上打开Excel软件后，窗口的组成和Word基本一样，但Word的工作区是一张白纸，而Excel 的工作区就是一个灰色的表格，所以如果说Word是专业文档处理软件，那么Excel就是专业处理与表格数据相关的软件。

在日常办公中，如果是文字居多而表格相对较简单时就用Word来处理，如果更多的是表格或数据较多，并且要计算处理的就一定用Excel来处理，你会发现相当的顺手。

一、基本概念：

1、工作薄：是Excel用来处理并存储数据的文件，文件扩展名为xlsx。默认情况下包含3张工作表。

2、工作表：工作簿中的每一张表称为工作表。工作表是一张二维电子表格。

3、单元格：屏幕上一个个长方形格就是单元格，是构成工作表的基本单位，如果一个单元格被选中，会以粗黑框显示。

4、行号和列标：行号用数字1 2 ……表示，列标用字母A B ……表示，相当于一个二维坐标，每个单元格在这个坐标中有一个固定而唯一的名称，由列号+行号表示，如A1，C3。

5、名称框：显示当前活动单元格的地址。

6、编辑栏：显示当前活动单一格的内容，可以在这里输入和编辑数据、公式等数值。

二、基本操作：

1、创建工作簿：启动Excel2010会自动创建空白工作簿。如果在编辑文档过程中要新建工作簿，可单击[快速访问工具栏]中的“新建”按钮。

2、保存工作簿：可单击[快速访问工具栏]中的“保存”按钮。如果文档是第一次保存那么点击保存就会弹出“另存为”对话框。选择保存位置——输入文件名——单击保存。

3）另存为：如果希望不改变原来的文档内容，就要将文档另存一份，单击“文件”——“另存为”，就会弹出“另存为”对话框。选择保存位置——输入文件名——单击保存。

第2章数据的输入与编辑

一、单元格的选择

1、选择单元格：用鼠标单击要选择的单元格。

2、选择相邻单元格区域：1)用鼠标单击并拖动选择。2)鼠标单击并按Shift键选择。

3、选择不相邻单元格区域：按住Ctrl键配合选择。

二、选择行和列

1、选择行：单击行号，可选中一行，配合Shift键和Ctrl键可选定相邻或不相邻行。

2、选择列：单击列标，可选中一列，配合Shift键和Ctrl键可选定相邻或不相邻列。

3、选择全部单元格(整个表格)：单击行号和列标交叉处的“全选”按钮。

三、数据的输入

在Excel2010中，单元格中的数据可以是文本、数字、日期等类型。输入数据的基本步骤：单击单元格——输入数据（如要换行，可按Alt+Enter键）——输入完成后，按Enter键。按Esc键可取消刚才的输入。

1、文本的输入：文本是指字符、数字及特殊符号的组合。默认情况下，文本数据是左边对齐。

当输入的文本超过单元格宽度时，若右侧相邻的单元格没有数据，则超出的文本会延伸到右侧单元格中：如果右邻单元格已有数据，则超出文本被隐藏，在改变列宽后可以看到全部的文本数据。

当输入纯数字文本时，Excel会认成数值，如输入邮政编码0599，系统会显示成599，如果要保留0，应在数字前加一个英文状态下的单引号’，此时，单元格左上角会出现一个绿色三角标记，且左对齐了。

在输入如身份证号码是数字但内容很长时，应以文本的方式输入，否则数据将会不正确。

2、数值的输入：Excel的数值数据只能含有以下字符：0~9，+，-，（，），/，$，%，E，e。默认情况下，数值数据在单元格中自动右对齐。

当数值的数字长度超过11位时，将以科学计数法形式表示。

当输入的数字超过列宽时，Excel会自动采用科学计数法（如3.1E-12）表示，或者只给出“####”标记。

输入日期时，年月日间用“/”或“-”分隔，输入时间时，用“：”分隔，同时输入日期和时间时，在日期和时间之间用一个空格分隔。

三、数据的编辑：

1、修改单元格数据：正在输入数据时可按Esc键取消输入，然后重新输入。如果只是部分错误，可单击该单元格，在编辑栏中修改。或双击单元格在单元格内修改。修改完成后请按一次Enter键。

2、清除单元格数据：要删除单元格内容，可单击单元格后按Delete键。或单击“开始“——编辑——清除中选择相应的清除命令。

3、数据的复制或移动：一种是用复制或剪贴工具栏实现，这方法在WINDOWS所有软件中通用，还可以用拖动鼠标来实现，方法是：①选定要被复制的单元格区域，再将鼠标指针移动到该区域边框线上，这时，鼠标形状变成箭头状。②按住Ctrl键，箭头光标上方增加一个“+”号，同时拖动鼠标到需要复制数据的位置松开按键。这是复制，如果在移动时没有按住Ctrl键将是移动数据。

四、数据填充

在输入数据的过程中，当某行或某列的数据有规律或为一组固定的序列数据时，可使用自动填充功能快速完成。

使用填充功能最常用的办法是“将鼠标指针移动到填充柄处，使鼠标指针形状变为+字时，按住鼠标左键拖动”。

填充柄是指选定单元格或单元格区域时黑框右下角的小黑方块。

1、等差序列：在需填充区域的前两个单元格中输入两个不同的数值(如1和2)，并选定这两个单元格，拖动填充柄，可完成填充。

2、自动填充序列：汉字和数字的组合（第1组），选定这个单元格，拖动填充柄，可完成填充。

3、使用“序列”对话框填充数据序列：单击“开始”选项卡中的编辑功能区——填充——序列，可在“序列”对话框的“序列产生在”栏中设定按行或按列进行填充，在“终止值”文本框中输入终止值。

五、数据的查找与替换

利用查找与替换功能，可以迅速而准确地完成数据的查找和编辑。

1、查找：单击“开始”选项卡中的编辑功能区——查找和选择——查找。

2、替换：单击“开始”选项卡中的编辑功能区——查找和选择——替换。在替换格式中，可以替换内容的格式。

六、撤消和恢复

1、撤消：出现误操作时可以使用“撤消”。单击快速访问工具栏中的“撤消”按钮。

2、恢复：可恢复前一步“撤消”操作。单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮。