职场白领必备的商务文书礼仪

第九章字里行间皆有礼

——商务文书礼仪

恰当地用宇极具威力。每当我们用对了字眼……我们的精神和肉体都会有很大的转变，就在电光石火之间。

——马克·吐温

在人际交往中，文书是一种应用极为广泛的书面交流形式。对于商务人士而言，商务文书在实际工作中扮演着举足轻重的角色。商务文书的写作决定了商务人士是否以专业的方式同其他商务人士进行有效沟通。商务文书还代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力。

商务文书礼仪是指商务文书在内容、格式等方面的固定的范式要求。它在商务人士的业务往来中占据着重要的地位，商务人士掌握常用的文书礼仪是很必要的。

商务信函的写作礼仪

在商务活动中，商务书信可以用来传递信息、洽谈生意、磋商问题。尽管快捷的通信工具，如手机、传真机、电子邮件等发展迅速，并在现代商务活动中逐渐普及，但书信依然有着其他商务通信形式无法取代的功能，在各种通信方式中仍占据重要地位。

商务信函不需要华丽优美的词句，应尽量使用简单朴实的语言准确表达自己的意思，让对方清楚了解自己想说什么。下面是写作商务信函的礼仪要求。

1．口语化

每一封信函的往来，都是商务人士之间的一次交流。人都是感性的，所以商务人士需要在自己的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。其实我们简单地来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我或我们做主语，这样才能使信函读起来热情，显得更为友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

2．语气语调

由于商务人员写的信函都有其目的性，所以在信函里所采用的语气语调也应该符合自己的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，你要写的这封信函是想达到一个什么样的目的，自己希望对收信人产生一种怎样的影响，是歉意的、劝说性的，还是坚决的、要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3．简明扼要

信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点，如果不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情地舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听。

在信函中，当涉及数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

4．真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以商务人士的信函也必须能够充分体现自己的真诚。不管说什么，都要带着己方的诚意去写。把写好的信函拿起来认真读一遍，确保你的自然和真诚。

5．礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算你这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去今后的合作机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对你的指责不公平时，请表现一下你的高姿态，你可以据理力争，说明你的

观点，但注意要讲究礼节，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承；真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

6．检查

写完之后，一定要检查。最基本的一点是要确保拼写和语法正确，然后检查一下自己所提供的事实、数据等是否有错。即使在你的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏你在沟通方面的可信度，并使别人对你表达的其他信息产生怀疑。

商务邀约礼仪

在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出邀请，邀请对方出席某项活动，或是前来做客。这类性质的活动，在商务礼仪上称为邀约。

当一方邀请另一方或多方人士前来自己的所在地或者其他某处约会，或出席某些活动时，不能仅凭自己的一相情愿行事，必须取得被邀请方的同意与合作。作为被邀请者，需要及早地做出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当做一种正规的商务约会来看待，遵循一定的行为规范。

对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间的关系。在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好，通常，至少提前一周。

1．请柬邀约礼仪

凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人视之为与其档次相称。

请柬又称请帖，一般由正文与封套两部分组成。请柬正文的用纸，大多比较考究，多用厚纸对折而成。以横式为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳的黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。

在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文是自左而右、自上而下地书写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文则是自上而下、自右而左地书写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统性交际应酬。

在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项。在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时勿忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时，通常使用表示同一个意思的法文缩写“P．M．”。注意以上范文，您可能会发现其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款，而是处于正文之间。若把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在商务交往中也是允许的。另外，被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现，是因为姓名一般已在封套上写明白了。要是不厌其烦地在正文中再写一次，也是可以的。在正文中，“请柬”二字可以有，也可以没有。2．书信邀约礼仪以书信形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。书信邀约与请柬邀约相比显得要随便一些，多用于熟人之间。

用来邀请他人的书信，内容应当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求是言简意赅，说明问题又不失友好。在装帖与款式方面，邀请信均不必过于考究。其封套的写作，与书信基本上相同。3．传真邀约礼仪传真邀约，指的是利用传真机发出传真，对被邀请者进行邀约的一种形式。在具体格式、文字方面，其做法与书信邀约大同小异。但是由于它利用了现代化的通信设备，因而传递更为迅速，并且不易丢失。此外，还有一种电子