利用word邮件合并设计复杂工资条修订)

利用Word邮件合并功能设计工资条打印（修订）

粉红色字为修订内容

设计环境： Microsoft Office 2003

单独利用Excel设计工资条打印最大的难点在于分页处理上，要编写宏函数等，这对于无编程经验且单位人员较多的财会人员确实感到头痛。下面利用Word文本框（嵌入型版式）的不会跨页打印的特点及邮件合并功能来设计复杂工资条的打印。

见图一：一张复杂表头的某事业单位员工工资表。

图一

插入“工作表”并命名为“事业单位制式表”据工资表设计单行的表头，并将所有员工工资复制到新表格中，见图二。

图二

新建一Word文档并命名为“工资条打印”，根据打印要求在页面设置中设置页边距及纸张等，见图三。

图三

首先在页面上键入十数行回车符（为以后方便定位下一工资条），再插入自选图形“矩形”（此时，若出现“画布”可Backspace键取消），并根据页面设置文本框（自选图形）的大小，见图四。

图四

鼠标右键在文本框中选“添加文字”，此时再设计文本框格式中的版式为“浮于文字上方或衬于文字下方”（为调整文本框做准备），再选“表格”---绘制表格，并鼠标右键“表格属性”设置表格行列，行高值设好选“固定值”。如图五

图五 鼠标右键点文本框

边缘选“设置自选

图形格式”“版式”。

由工资表设计好表头，根据经验尽量不要从Excel表中复制表头，要自己手绘，这有利于调整表格，见图六。

图六

工具栏上鼠标右键调出“邮件合并”功能，选文档类型为“目录”，这是最关键的一步。见图七

文档类型

图七

选择“打开数据源”找到工资条制式表，选中“事业单位制式表”确定（此前一定要先打开工资条制式表）见图八。

打开数据源

图八

再点“插入域”将域插入到对应的表格中，见图九。

插入域

图九

插入完毕，点击“查看合并域”看对应关系，不要出错。见图十

图十

查看合并域结果，发现数值表达有点儿问题（如1523.65成了1523.6499），重要一步，域名处鼠标右键选“编辑域”设置“域代码”，注意空格\##0.00。见图十一（需要一个一个的设置域，是个比较繁琐的事，不过一劳永逸，也值得。）

图十一

域代码设置完毕，需要调整表格行列及字体，列宽调整好选“固定列宽”对齐方式选“居中”，选整行插入域“表格属性”设置“单元格”—“选项”—“适应文字”；再“表格属性”—“表格”—“选项”把单元格默认边距均设为零（可以整行设置）；打印预览调整页边距或设置文本框格式“版式”“其它方式”“高级”微调文本框位置（精确到0.1毫米）， 还可以设置文本框的“颜色及线条”使其“消失”，（见图十二）；最后，定位光标位置，光标位置一般两个回车符即可，是下一条工资条的上边缘。见图十二。

图十二

此时一定要将文本框版式改为“嵌入型”（很关键）点击“合并到新文档”，出现提示鼠标选择整行表

格设置

点“确定”即可（不影响合并）如图十三。

图十三

合并后成为新文档，此时工资条制作完毕，见图十四。

图十四

将新文档另存为如“朝阳小学工资条”即可。打印时打开此Word文档可编辑打印成工资条。见图十五

图十五

Word 在处理大量的文本框数据时会很慢，所以制作大量（超过一百页）的工资条时，需要按照下图设置，这样可以提高几倍的效率。见图十六

图十六 能去的对勾就去掉，提高效率。