高效会议对管理者及工作的意义课程大纲

合集下载

高效会议管理的基本意义

会议是组织在一起讨论问题、制定方案、做决策的重要工作方式。然而，在很多组织中，会议常常被认为是时间浪费和效率低下的代名词。因此，高效的会议管理显得尤为重要，它能够提高会议的质量和效率，提升参与者的工作积极性和满意度，进而推动组织的发展。

首先，高效会议管理能够节约时间和资源。会议通常需要参与者准备资料、到达会议地点、进行交流讨论等一系列工作。如果会议管理不善，会出现时间拖延、重复讨论等情况，造成时间和精力的浪费。而高效的会议管理可以明确会议目标、安排合理的议程、准确分配时间等，避免会议过长和无效的问题，节约了时间和精力，提高了工作效率。

其次，高效会议管理可以促进信息流通和沟通。“会议是信息

的集中与交流场所”，良好的会议管理可以促使信息流通畅通、意见交流充分。在会议中，与会者可以通过发表演讲、讨论问题、提出看法等方式，分享自己的想法和经验，获取他人的观点和建议。这种沟通和交流不仅可以加深参与者的理解和认同，也可以促进各部门之间的协作和合作，提高工作效率和质量。

再次，高效会议管理能够提高决策的质量和效率。会议通常是做决策的重要环节，通过充分讨论和评估不同的意见和观点，可以制定出更全面和科学的决策方案。然而，如果会议管理不善，决策可能受到个人偏见、政治利益等因素的干扰，导致决

策效果不佳。因此，高效的会议管理需要确保决策的公正性和透明度，提高决策的准确性和可行性。

另外，高效会议管理可以提升员工的参与度和满意度。会议是组织内部沟通合作的重要平台，参与会议可以增加员工对组织工作的认同感和归属感。而高效的会议管理能够准确把握会议目标、明确角色任务、提供必要支持，激发员工的积极性和创造力，使其更好地发挥自己的作用。同时，合理安排会议时间和议程，避免过度冗长和无效的讨论，可以减轻员工的工作压力，提高其参与会议的积极性和满意度。

高效会议管理培训 PPT课件

2020/3/31
24
三、会议的常见实行方法
四、传达会议内容不管会议内容记录、整理得有多好，如果不传达会议
内容并付诸实施，反而只会成为私人文件。因此，利用系统将所记录的内容迅速传达给成员是非常重要的。这时，发挥作用的就是企业的内部信息传达系统。
举例：奥克斯集团——工作任务，工作沟通，腾讯通等传达方式
2020/3/31
19
三、会议的常见实行方法
一、推动会议的召开二、概括重要内容三、写成会议记录四、传达会议内容
2020/3/31
20
三、会议的常见实行方法
一、推动会议的召开
开始
与会人员守时出席，主持人宣布会议议题及议程。
扩展
通过图文并茂、头脑风暴、SWOT 分析等，全面调动与会人员，就议题展开充分的讨论。
2020/3/31
18
二、会议的准备
8.准备会场会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一。合
适的会议场所不仅能提高成效、促进交流，而且可以使参加者感到愉快、提高会议效率。
为保证会议能准时开始，会议准备人员需提前30分钟到场准备，需将会议室门提前打开，准备好投影仪、电脑、音响等。举例
有次商用海外组织俄罗斯订单小组会议，会议召开时间已经到了，与会人员都已到位，组织人员才开始手忙脚乱的借投影仪，电脑。原本14：00开始的会议，实际 14:15才开始，会议召开仅半小时，会前耽误15分钟。

企业会议为高效工作服务课程大纲

课程大纲

课程导入：

1.会议管理的目的

2.会议管理三要素

3.会议管理五原则

案例分析:领导开会，员工是陪会的……

你开过这样的会吗？

第一讲：会前：准备细密

一、策划

1.好会议是策划出来的

1)定议题

2)定分工

3)定方案

案例分析:编制会议议程表

怎样让会议通知和议程更准确？

2.会议策划三基原则

工具实战:会议策划七何法

会议策划清单法

二、通知

1.写

案例分析:经销商大会邀请函

2.发

1)发送通知的技巧和要求

三、布场

1.会议布场时经常会忽略的细节

案例分析:细节决定成败

合影的秘密

工具实战:座次安排七大情境模拟

2.会议接待统筹技巧

工具实战:接待统筹十要诀

巧用工具更落地

第二讲：会中：应对自如

一、开场

1.开场准备

会议引导（接待、签到、资料、入座）

2.会前音乐

案例分析:如何让会议开场更有吸引力？

工具实战:打破僵局的破冰五法

二、监控

1.管理就是沟通

2.会议控场沟通四法

1)听

案例分析:深度倾听的3R

沟通“多少不”

ORID聚焦式会话法

2)说

——有礼和有理

——434结构法

——主持人三说

案例分析:主持人的开场五说

主持人应对五角色

主持人要求五字决

主持人的控场和收场

案例分析:参会人情绪不佳怎么办？

参会人参与度不高怎么办？

发言人超时怎样办？

情景模拟:会中突发情况处理

——有人迟到早退怎么办？

——出席会议的领导有迟到习惯怎么办？

——有人开小会怎么办？

——如果与会者反复重申已经讨论过的观点怎么办？

3)问

4)答

三、记录

1.会议记录三要

2.会议记录八法

案例分析：记录八大方法

第三讲：会后：跟进到位

一、回顾

1.回顾目标

高效会议管理培训

13
二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持者有如下10种类型：
18
三、会议的常见实行方法
一、推动会议的召开二、概括重要内容三、写成会议记录四、传达会议内容
19
三、会议的常见实行方法
一、推动会议的召开
开始
与会人员守时出席，主持人宣布会议议题及议程。
扩展
通过图文并茂、头脑风暴、SWOT 分析等，全面调动与会人员，就议题展开充分的讨论。
达成经过充分沟通，达成会议的目的和共识目标，形成相关决议和工作任务。
13年5月30日，空调事业部召开了5月品质例会，转型升级总顾问陈建民、事业部总经理黎昕及品质管理部总监杨天刚等相关人员出席会议。会议按照以往的模式召开，对相关的内外部品质指标达成、质量异常情况进行了通报，但会议开始十几分钟后就提前结束了。原因是什么呢？主要有以下几点：一是为了通报而通报，重点放在数据指标方面，没有刨根问底，真实的反映出存在的核心品质问题到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具体、不到位，没有明确的操作计划、责任人及完成时间等，无法真正落地。

高效会议管理标准版课堂PPT

.
33
单会击此议处的编成辑本母版标题样式
1．直接成本—工资、租场地,多媒体设备,差旅费, 单食击宿此费处,文编件辑复母印版费文等本)样。式
➢2.第▪ 间二第三接级级成本—机器设备的折旧、因为会议而导致的加班• 第四级
» 第五级
3.机会损失成本(如:不及时处理客户投诉,不能及时解决本职工作范围内的突发事件而造成的损失等)。
单击此处编辑母版文本样式
➢ 第二级
▪ 第三级
• 第四级 » 第五级
02.07.2024
.
27 27
单击此处编辑母版标题样式
单12➢..爱如击第讲何此二故面级处事对编的“辑攻发母言击版者他文；人本”样的式参会者； 3.“防▪ 卫第三级心理强”的参会者； 4.爱唱“• 第反»四第调级五”级的参会者； 5.游离在“会议”之外的参会者。
3.欠▪ 第缺三级议程。 4.与会• 人第»四选第级五不级当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通
知开会)。 7.开会通知内容欠周详。
02.07.2024
.
99
单击此处编辑1.母会版议标前题样的式原因(续)
8.会议地点不当。 9单.会击议此场处地编设辑备母欠版佳文。本样式
» 第五级
①提供信息； ②汇集信息； ③解决问题； ④宣传政策； ⑤培育训练。

高效会务管理课程大纲

《高效会务管理》

课程意义：

您是否每天被包裹于无数会议之中，常常分身乏术？您的公司是否因为会议组织效率低下导致会议效果不佳？面临这样的处境，您是否找到了破解的好方法？本课程通过互动式的教学，使参加者在实际演练中获得如下收益：

1.全面了解成功会议的准备技巧，明确会议中各角色的职责和任务。

2.改善会议接待流程，提高会议接待流程中的服务意识和服务技巧。

3.完善会后的任务组织，以顺利达到会议目标，全面提升会议效率。

课程特色：课前调研+授课（角色演练、案例分析、互动游戏、竞赛等）

课程时间：1天；6小时

课程对象：企业会议管理者及经常组织会议的专业人员

课程大纲：

一、会议概述

ME/WE/US:《成功会议分享》《成功会议因素分析》

工具：《头脑风暴》

1.什么是会议？

2.会议的作用

3.会议的种类与频率

4.企业会议常见的问题：参而不议，议而不决，决而不行，行而无果

5.会议的成本计算

讨论：开场会要多少钱？

二、高效会议前的准备工作

1. 准备工作的重要性

* 会议准备的5W1H

工具：《六何法》

* 会议准备内容核对单

* 会场布置的准备

* 主持人的4个准备工作

2. 明确会议的目标

3、会议接待人员的职业形象

A. 服装色彩学：

冷、暖、无彩色系；三色原则；经典配色原则

游戏：《配色高手》

B. 商务女士为尊重和权威感而穿戴--正装要求及禁忌

案例：《第一夫人们的比拼》

C. 商务男士为政治和影响力而穿戴--穿西装的十大误区

三一原则、三禁忌、露三白

4、仪容修饰

A. 魅力女士“妆”出来：职场妆容步骤及要求

B. 魅力男士“修”出来：修面易忽略的点

《高效会议PPT课件》

高效会议PPT课件
欢迎来到《高效会议PPT课件》。在这个课程中，我们将分享如何组织并参与高效会议，以促进团队的协作与创造力。
课程介绍
本节将简要介绍课程的内容，并帮助您了解我们为什么要学习和实践高效会议的技巧。
1 会议目标
明确课程的学习目标并讨论为什么高效会议对团队的重要性。
2 课程大纲
提供课程大纲，涵盖每个主题的核心概念和学习点。
详细阐述高效会议对团队成功的重要性，并提供相关数据和案例。
时间的利用
讨论如何通过高效会议最大限度地利用时间，减少重复和低效率的会议。
增强团队合作
探讨高效会议如何促进团队的沟通和协作，改善工作流程。
决策质量
介绍高效会议如何帮助团队做出更明智、更有效的决策，并提高工作质量。
高效会议的准备工作
2
讨论如何分享会议记录，以便与团队成
员或相关方面共享重要信息。
3
准确记录
确保会议记录准确无误，包括讨论的要点、决策和行动计划。
跟进行动
强调根据会议记录制定行动计划，并及时跟进和评估进展。
会议后的跟办建议
提供一些建议和策略，帮助参会者在会议后跟进会议结果和行动计划。
评估会议
讨论如何评估会议的效果和目标达成情况，以作为改进的依据。
详细介绍会议前的准备工作和必要的组织，以确保会议的顺利进行。

高效会议管理技巧提纲

1 必须开会的“五个如果”

2会场的布置需要特别注意：

◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型;

◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；

◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。

3反馈的两种类型

◆正面指导反馈——积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。

◆建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。

4倾听的具体方法

5会议记录者主要有4种功能。

◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。

◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。

◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。

◆观察预防功能。

6高效会议的八大特征

7 4种群体决策方式

1．权威决策

权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。

适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。

不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。

2．少数服从多数决策

少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。

适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。

注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。

3．共识决策

共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。

共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。

高效会议：让会议变得更有意义

引言

会议是现代工作中不可或缺的一部分，通过会议可以促进团队合作、沟通交流、决策制定，而一场高效的会议能够提高工作效率、减少沟通成本、避免决策延迟。然而，许多人常常抱怨会议太多、浪费时间、缺乏成果。所以，如何让会

议变得更加高效、有意义是每个组织需要思考和提升的问题。

理解会议的目的和价值

H2 1. 明确会议的目的和议题

在召开会议之前，明确会议的目的和议题非常重要。只有明确了目标，才能更

加有效地组织会议、筹划议程，避免会议无目的、议题模糊的情况发生。

H2 2. 理解会议的价值和意义

每次召开会议前，应该深思熟虑会议的价值和意义。如果某个议题可以通过其

他方式解决，那么就没有必要召开会议。意识到会议的资源消耗和时间成本，

倡导节约型会议，使会议成为创造价值和决策的有效方式。

会前准备

H2 3. 制定会议议程

一份合理的会议议程可以明确会议的目标，有助于会议的高效进行。在制定会议议程时，可以列出议题、预计时间以及参与人员，确保每个议题都能得到充分讨论并按时完成。

H2 4. 注重邀请参与者

邀请合适的参与者参加会议是确保会议高效性的重要一环。只邀请需要参与的人员，避免人员冗余，提高讨论效率。此外，还要提前通知参会人员，并在邀请中明确会议议题和目标，给予参会人员充分的准备时间。

会议进行中

H2 5. 引导会议氛围

建立良好的会议氛围是会议高效进行的基础。作为主持人，应该注重引导会议气氛，让所有人都感到舒适和尊重。鼓励参会人员积极参与讨论，并尊重每个人的意见和观点。

H2 6. 控制会议时间

高效会议管理课程

表1-1会议的种类
按人数分类
按开会方式分类
按开会目的分类
●团体会议
●一对一会议
●面对面会议
●电话会议
●视频会议
●宣布人事安排、讲解政策的会议
●当众表扬或批评别人的会议
●临时处理突发事件的会议
●固定的团队会议
●集思广益的会议
会议的频率
每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。
1.固定的部门会议
2.全体会议
3.处理突发事件的会议
4.一对一会议
会议成本的计算
会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。
1.会议的时间成本
2.直接的会议成本
3.效率损失成本
开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：
因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。
【心得体会】
____________________________________________________________

会开会,开好会—高效的会议管理技巧

会开会，开好会

——高效的会议管理技巧

【课程背景】

您是否每天包裹于无数会议之中，常常分身乏术？

您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机？

面临这样的处境，您是否找到了破解的好方法？

本课程将带领您快速掌握会议管理技巧，这些技巧将是您开启高效会议的金钥匙！把握时机，共同进步，相信您必然会收获累累硕果！

【课程目标】

♦了解会议的目的、种类和体系

♦了解会议效率不高的原因及对策

♦掌握有效为会议做准备的要领

♦学会提高会议效率和质量的技巧

♦掌握会议主持人、记录人和参会人的会议管理技巧

【课程形式】

♦现场讲授＋案例讨论＋问题分析

♦小组学习＋头脑风暴+经验分享

【课程对象】

企业内部组织、策划、主持和参与会议的各级管理者

高效会议管理技巧内容摘要

《高效会议管理技巧》内容摘要

第一讲当今会议面面观

第二讲会议效率不高的原因及解决方案

第三讲开会前的准备工作

第四讲成功会议的五种策略

第五讲会议中的沟通与反馈技巧

第六讲主持人的会议管理技巧

第七讲如何对待会议中的意外情况

第八讲主持人与参会者的守则与责任

第九讲会议记录

第十讲会後跟进

【内容摘要】

第一讲当今会议面面观

【本讲重点】

会议的意义

会议的目的

会议的种类

会议的频率

会议成本的计算

会议的主要目的就是解决问题，但由於开会技巧不佳或过於频繁，不但无益於解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

图1-1 集思广益图

如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而産生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的産物。

2．会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大於一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2 组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因爲这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

高效会议管理

在现代企业中，会议是组织成员讨论问题、制定计划和做出决策的重要方式。但是，由于管理不当，会议通常被吐槽为浪费时间和资源的场合。因此，高效会议管理至关重要，可以提高会议的效率和结果，提高工作效率和绩效。本文将介绍高效会议管理的基本知识和实践方法。

一. 会议的定义和意义

会议是组织成员讨论问题、制定计划和做出决策的一种组织形式。会议是许多重要决策和计划的基础，同时也是组织内外交流的重要桥梁。在现代企业中，会议具有以下几个方面的意义：

1. 计划和决策：会议是制定计划和决策的重要手段。通过会议，讨论者可以集思广益、讨论问题、交流经验和知识，最终做出更明智和更妥善的决策。

2. 沟通和协调：会议是组织内外沟通的重要渠道。通过会议，组织成员可以交流想法、分享信息、统一思想、协调行动地实现组织的共同目标。

3. 提高效率：会议是提高企业效率和绩效的手段之一。通过会议，企业可以合理利用时间和资源，提高沟通效率和工作效率，从而实现更好的业务结果。

二. 高效会议管理的基本原则

要实现高效会议管理，需要根据会议的不同特点制定相应的管理原则。以下为高效会议管理的基本原则：

1. 明确目的和议程：在召开会议前，明确会议的目的和

议程。目的和议程必须明确、具体和可行，以避免无谓的讨论和浪费时间。

2. 选择合适的时间和场地：选择合适的时间和场地，以

便所有参加者都能够轻松参加会议。时间和场地要与参加者的工作和日常生活相匹配，以确保参加者的专注和参与投入。

3. 提前准备和通知：在召开会议前，提前准备和通知所

高效会议组织与管理——提升会议效率的方案

高效会议组织与管理——提升会议效率的方案随着社会的快速发展，人们的工作生活节奏日益加快，对时间的管理和利用效率提出了更高的要求。会议作为工作中不可或缺的一部分，如何提高其效率已成为许多企业和组织关注的焦点。本文将探讨如何通过高效会议组织与管理，提升会议效率的方案。

一、明确会议目的与议程

在组织会议之前，明确会议的目的和议程至关重要。会议目的应清晰明确，与会者能够清楚地了解会议的目标和期望结果。议程应详细列出会议的时间安排、讨论主题、发言顺序等，以便与会者提前准备。同时，议程应合理安排时间，避免会议时间过长或议题过多导致讨论不充分。

二、选择合适的会议时间和地点

选择合适的会议时间和地点，能够提高与会者的参与度和专注度。会议时间应尽量避开工作高峰期或休息时间，以避免影响与会者的工作和休息。会议地点应选择安静、舒适、设施完备的场所，为与会者提供一个良好的交流环境。此外，视频会议和在线会议等方式也可以在一定程度上提高会议效率。

三、确定与会人员和角色

确定与会人员和角色，能够确保会议的有效性和针对性。与会人员应根据会议目的和议题来确定，避免无关人员参与。同时，与会者应有明确的角色和分工，如主持人、发言人、记录员等，以确保会议的有序进行。此外，应鼓励与会者积极参与讨论，提出建设性意见和

建议。

四、采用有效的沟通方式

在会议过程中，采用有效的沟通方式能够提高会议效率。首先，主持人应掌控会议进程，引导与会者围绕议题展开讨论，避免偏离主题。其次，发言人应简明扼要地表达观点，避免冗长的演讲或争论。此外，应鼓励与会者采用开放式问题和具体案例来展开讨论，以促进更深入的交流和理解。

高效会议管理技巧培训ppt课件

6 Make notes (作记录)
倾听的误区： 1. 别人说话时，你在想自己的事。 2. 边听边与自己的不同观点对照。 3. 经常打断别人的谈话。 4. 为演讲者结束他的演讲。 5. 忽略过程只要结果。 6. 仅听自己想听或愿听得东西。 7. 精力不集中，易被其他东西干扰。
会议中的说话技巧
展示
探询
倾听的礼节：
1. 听听别人的故事 2. 听听别人完整的故事 3. 先听听别人完整的故事
倾听的技巧
倾听的具体方法：
1 Nod&smile (点头且微笑)
2 Eye contact (眼神接触)
3 Listening voice (倾听的“声音”)
4 Lean forward (身体前倾)
5 Repeat/ summarize (重复/总结)
会后跟进
会议的通病
会议效率不高
高效会议的8大特征
只在必要时才召集好好筹划过拟定和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和最应该出席的人出席
作出了评论和归纳
会议流程会议准备
一个中心，两个基本点
议程：
1、会议的开始 2、进行会议讨论 3、结束会议
会后跟踪
目录
Contents
会议准备工作核对单
序号 1 2 3 4 5 6 7 8
9
10