公文管理实施细则

公文管理实施细则

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公文管理实施细则

1 总则

公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。为使公司公文管理工作制度化，做到规范、准确、及时、安全，特制订本细则。

2 公文种类

2.1 请示：请上级指示和批准，用“请示”。

2.2 报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问，用“报告”。

2.3 指示：对下级机关布置、指导工作，规定工作程序，用“指示”。

2.4 布告、公告、通告

2.4.1 向员工公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。

2.4.2 向公司内外宣布重大事件或法定事项，用“公告”。

2.4.3 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。

2.5 批复：答复请示事项，用“批复”。

2.6 通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级或其它单位的公文，用“通知”。

2.7 通报：传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项用“通

报”。

2.8 决定、决议

2.8.1 对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。

2.8.2 经会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。2.9 函：平级或相互无隶属关系的单位之间商洽工作，向有关主管部门请示批准或答复，用“函”。

2.10 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

3 公文格式

3.1 公文文本格式

3.1.1 公司内部公文

3.1.1.1 标题：三号字、宋体加粗。

3.1.1.2 正文：小四号字、宋体、1.5倍行距、标准字距、落款处日期为中文。正文和标题间空两行。

3.1.1.3 页码：两页以上文档、资料必须插入页码，一律用阿拉伯数字，位置为页脚处靠右。

3.1.1.4 页边距：上为3cm，左为3cm，右为 2.5cm，下为

2.5cm。

3.1.2 公司对外公文

3.1.2.1 标题：三号字、宋体加粗。

3.1.2.2 正文：四号字、宋体、1.5倍行距、标准字距、落款处日期为中文；正文和标题间空两行。

3.1.2.3 页码：两页以上文档、资料必须插入页码，一律用阿拉伯数字，位置为页脚处靠右。

3.1.2.4 页边距：上为3cm，左为3cm，右为 2.5cm，下为

2.5cm。

3.2 公文文体格式

公文文体格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。

3.2.1 公文标题必须准确、简要概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其它标点符号。

3.2.2 向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如需上报另一个上级单位时，能够用抄报形式。

3.2.3 发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

3.2.4 公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。

3.2.5 公文如有附件，应当在正文之后，单位名称之前，注明附件名称和件数。

3.2.6 收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。

3.2.7 文字一律从左至右横写横排。

3.2.8 公文纸一般用A4，在左侧装订。“通告”等用纸，根据实

际需要确定。

3.2.9 对上级主管单位的请示或报告，以公司名义行文。

3.2.10 对市政府及政府各部、委、局的请示或报告，对市局及市局各处室的请示或报告，与无隶属关系的单位协商工作等，以公司名义行文。

3.2.11 内部行文，视问题的种类和性质，以部门名义行文。各单位不得联合行文，部门之间不要以发文形式解决一般性的问题。

3.2.12 各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。

3.2.13 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，能够抄报直接上级单位。

3.2.14 遵循逐级管理的原则，公司行文原则上只发到部门。

3.2.15 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

3.3 需公司范围内各单位遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等用红头文件，其它文件一般用公司信笺印发。

4 公文使用管理

4.1 公文发文

4.1.1 一般包括拟稿、审稿、签发、校对、用印、封发等程序。

4.1.2 草拟公文的要求

4.1.2.1 符合国家方针、政策、法律、法令和上级主管部门有关规定。