01文件和资料控制程序(ISO办)OK
文件与资料控制程序
文件与资料控制程序在当今的工作环境中，文件与资料的管理至关重要。
有效的文件与资料控制程序不仅能提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。
下面我们将详细介绍文件与资料控制程序的各个方面。
一、文件与资料的分类首先，我们需要对文件与资料进行分类。
这可以根据其内容、用途、来源等因素进行划分。
常见的分类包括管理类文件、技术类文件、客户资料、内部报告等。
管理类文件通常涵盖公司的规章制度、流程规范、组织架构等方面的信息，这些文件为公司的日常运营提供了指导和约束。
技术类文件则主要涉及产品设计、工艺标准、质量控制等与业务技术相关的内容，是保证产品质量和技术创新的重要依据。
客户资料包括客户的基本信息、交易记录、需求反馈等，对于了解客户需求、提供优质服务具有关键作用。
内部报告如财务报表、绩效评估、项目进展报告等，有助于管理层进行决策和监控公司的运营状况。
二、文件与资料的编号为了便于管理和查找，对每一份文件与资料进行唯一的编号是必不可少的。
编号可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、类型、年份、流水号等进行组合。
例如，管理类文件可以以“GL”开头，技术类文件以“JS”开头，后面跟上年份和流水号。
这样的编号方式清晰明了，能够快速定位文件的所属类别和生成时间。
三、文件与资料的编制文件与资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
明确的格式要求、语言表达清晰准确、内容完整且具有可操作性是基本的原则。
在编制过程中，需要确保相关的法律法规、行业标准以及公司的政策得到充分考虑和遵守。
同时，编制人员应当具备相应的专业知识和经验，以保证文件与资料的质量。
对于重要的文件与资料，应当经过审核和审批流程。
审核人员要对文件的内容进行仔细审查，确保其准确性、合理性和合规性。
审批人员则根据公司的授权，对文件的发布做出最终决定。
四、文件与资料的存储选择合适的存储介质和存储方式对于文件与资料的安全和有效管理至关重要。
可以采用纸质档案、电子文档或者两者结合的方式进行存储。
01文件与资料控制程序
程序文件编制/日期：_________________________ 审核/日期：_________________________ 批准/日期：_________________________注：未盖有“受控副本”印章的文件为非受控文件，请以受控文件为准1. 目的：确保与质量体系有关的所有文件和资料得到有效控制，以及与质量有关的各场所均使用现行文件的有效版本。
2. 适用范围：适用于与质量体系有关的所有文件、资料，包括外来控制文件与资料及电子文件与资料的管理。
3. 职责：3.1 行政部：3.1.1 组织相关部门人员编写“质量手册” 、“程序文件” “指导性文件”及设计表单。
3.1.2 组织人员会审，对文件的适用性进行审查。
3.2 资料文员：3.2.1 负责文件的登记、编码、发行与保管。
3.2.2 负责过期、无效文件回收、作废、销毁、暂留文件的保管。
3.2.3 负责受控文件原稿的保管与维护。
3.3 文件使用部门：3.3.1 负责分发文件的保管维护。
3.3.2 负责品质记录的保管与维护。
3.3.3 负责文件使用前相关培训。
4. 运作程序：4.1 文件的编制与修订。
4.1.1 文件编制由行政部指定相关人员编写。
4.1.2 文件若需更改时，由申请人填写《文件更改申请单》，按文件会审程序处理。
4.2 文件审核。
4.2.1 文件编制修订完稿后，由行政部办集中进行会审，对文件的适用性进行审查。
4.2.2 会审未通过者，由编制人取回重拟，直至通过审查。
4.3 文件批准。
4.3.1 文件会审通过后，质量手册（一类文件）由质量负责人审核，总经理批准发行。
4.3.2 程序文件（二类文件）由部门负责人审核。
由质量负责人或总经理批准发行。
4.3.3 指导性文件及表单（三类文件）由质量负责人批准发行。
4.3.4 文件和资料的更改审批按4.3.1 、4.3.2 、4.3.3 进行。
4.4 文件登录管理及使用推护。
4.4.1 归档：文件经拟制审批后，原版文件交资料文员编上文件号并列入《受控文件清单》。
(ISO9001程序文件01文件控制程序)01文件控制程序
更改记录1目的对质量管理体系文件进行控制，确保各相关场所得到文件的有效版本。
2范围适用于质量管理体系所有文件的控制。
3职责总经理负责质量手册的批准、发布；人事部负责所有质量管理体系文件的管理；各部门负责本部门质量体系文件和质量记录格式的编制。
4 程序（工作流程详见第6页）4.1文件的编号规则4.1.1质量体系文件的编号（详见文件编号规则）4.2文件的编制、审核、批准4.2.1质量手册由人事部组织有关人员编写，总经理审核批准，人事部负责发放、登记。
4.2.2程序文件由各部门相关部门人员编写，总经理审核批准。
4.2.3管理性三层文件由责任部门编制，总经理审批；4.2.4技术文件由工程技术部编制，总经理审批；4.2.5质量记录的编制执行《质量记录控制程序》。
4.2.6文件的编制、审核、批准由相应的人签字。
不得代签。
4.2.7所有文件在发布前要经评审后才能发布。
4.3文件的归档4.3.1人事部将编好号、签字批准后的文件列入《受控文件清单》。
受控文件的类别有：a质量手册、质量体系程序；b手册和程序的支持性文件；c作业指导书、检验指导书等技术类文件；d企业法规、行业标准、管理标准、顾客提供的技术、质量、管理资料等外来文件。
4.3.2文件的原稿归档，在原稿的文件夹或档案袋上做好标识，原稿文件封面不盖“受控文件”印章，也不能分发。
4.4文件的发放回收4.4.1文件分发范围规定4.4.2人事部根据使用需要复制文件，做好受控状态、分发号等标识，填写《文件发放（回收）记录表》。
4.4.3人事部将文件发放给相应的使用人员，发放时，要求领用人在《文件发放（回收）记录表》上签字。
4.4.4人事部应及时收回原有失效文件，并在《文件发放（回收）记录表》回收栏内做好记录。
4.5文件的受控本公司的文件分“受控”和“非受控”两类。
受控文件主要是指与质量管理体系运行密切相关、在公司内部使用的文件。
主要控制文件的编制、发放、修改、收回、作废等；所有受控文件发放时应在其封面或首页面加盖“受控文件”印章，并在封面注明分发号。
文件和资料的控制程序
文件和资料的控制程序1.0目的对管理体系有关文件进行控制和管理，防止失效和作废文件的使用，确保体系有效运行，特制定本程序。
2.0适用范围本程序适用于与公司有关所有文件与资料的控制。
3.0职责3.1安全环保部负责职业健康安全管理和环境管理体系文件的策划、指导、审核，并编写体系所要求的程序文件。
3.2企管部负责质量管理体系文件的策划、指导、审核，并编写质量管理体系所要求的程序文件。
3.3公司管理者代表负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的审核。
3.4公司总经理负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的批准。
3.5文控员负责文件的编号控制和收发控制。
3.6档案管理员负责公司所有文件的归档和保管。
3.7 公司各部门负责本部门现场使用文件的管理和控制。
4.0流程图4.1文件控制流程图（详见附一）5.0程序5.1 文件的定义5.1.1受控文件：是用来维持本公司各项业务正常的运作，并有升版的需要，为保证使用者使用最新的有效版本的文件。
受控文件由公司文控员统一发放，在发放之前由文控员盖红色“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。
5.1.2 非受控文件：与受控文件相对应，此类文件在本公司内部起到告知作用，不存在多个修改版本及状态。
包括通知、通告、决定、通报、质量文件的参考资料等。
非受控文件发放前由文控员加盖“非受控”章标识，发放时应办理登记手续。
5.1.3外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁发的有关政策、法规。
外来文件发放前由文控员加盖“外来文件”章标识，发放时应办理登记手续。
5.2 文件的分阶用于指导本公司管理体系运行及操作的指导性文件，分四阶：一级文阶：管理手册（质量、职业健康安全、环境）；二级文阶：程序文件（质量、职业健康安全、环境）；三级文阶：a）管理文件：各类管理制度或规章、岗位职责、工作标准等；b）技术文件：各类工艺规程、操作规程、安全规程、应急预案、内控标准（包括《原料、成品、环保职业健康安全使用的各类劳动保护用品、安全环保设备设施工具质量标准》、环境质量标准、安全质量标准）等；c）其他文件：与质量、环境和职业健康安全有关的专题会议纪要、通知等文件。
文件和资料控制程序
文件和資料控制程序1、目的：对质量管理体系以及环境管理体系的有关文件和资料（含电子媒体）进行控制，确保文件的规范性，同时保证所有文件和资料都是受控的有效文件和资料。
2、适用范围：适用于本公司的质量体系、环境管理体系文件和资料、电子媒体管理的控制。
3、引用文件：3、1 ISO9002/4、2文件要求3、2 ISO14001/4、4、5文件控制3、3《管理手册》第 5、4章节4、职责：4、1 总经理负责手册和体系文件的批准，以及对电子媒体使用权的批准，并负责公司行政发文内容的签发，必要时由总经理呈报董事长批准签发。
此外，负责对相关收文的批示。
4、2 行政部负责公司行政发文的起草、核稿，负责对相关收文的传阅批示，以及对相关部门所起草的发文进行核稿。
4、3 行政部负责对公司综合性文件的审核、分发、保管，并负责对其保密情况予以监督、管理。
4、4 管理者代表负责组织手册和程序文件的编制、修订。
4、5 各部门负责对其责任范围内文件的编制、批准、并负责对其所使用的电子媒体进行管理。
5、程序要求：5、1 文件的编制与审核5、1、1 所有行政文件的拟稿都必须使用规范的文稿纸。
5、1、2 公司行政文件发文由总经理制订内容，行政部经理起草。
5、1、3 部门行政文件由各相关部门组织编写，部门经理对所写文件负责，拟稿人在文稿中的“作成”栏上签名，并注明所在部门，如需其他部门会签，则相关部门经理在会签栏中签上姓名、日期。
5、1、4 所有公司行政文件由行政部经理审核，以确保行文的规范和质量、文件的密级、主题词等。
5、1、5 《管理手册》和《程序文件》由管理者代表组织各相关部门人员编写，相关部门经理会签，管理者代表审核。
其他质量和环境体系文件由部门经理指定专人编写。
5、1、6 电子媒体的编制由公关部提出申请，并提供资料。
5、2 批准5、2、1 行政文件审核后，送总经理或受权的副总经理批准，并由批准人签上姓名、意见和签发日期，必要时呈董事长签发。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
文件和资料控制程序(01)
1 目的保证对公司管理体系有效运行起重要作用的各个场所，都使用文件的有效版本，确保管理体系文件和资料的唯一性和有效性而制定本标准。
2 范围本文件规定了新海公司文件和资料的范围、批准和发布、更改、作废和处置的要求及责任。
本文件适应于新海公司与QHSE体系有关的文件和资料的控制。
3 定义3.1 程序文件：是指支持QHSE管理手册，用以描述和控制体系要素所涉及各职能部门活动的管理性文件。
3.2 标准文件：指手册和程序文件以外的与管理体系有关的管理标准和技术标准。
3.3 外来文件：指从外部获得的标准、规程、与管理体系有关的图纸或管理性文件等。
3.4 其它文件：指由上级部门下发的与管理体系有关的管理性或技术性文件。
4 职责4.1安全环保部是文件和资料控制的归口管理部门，负责策划、组织实施本程序。
4.2安全环保部负责QHSE管理手册及程序文件的组织编制、修订工作，并进行有效控制。
4.3各部门承担主管业务范围内与体系要素有关程序文件和管理规定的编制、修改以及有效控制。
4.4各部门、基层单位要确定专人负责体系文件和资料的签收、发放、登记、借阅、回收和保管等管理工作。
4.5办公室负责与QHSE体系有关的外来文件的处置。
5 管理内容与要求5.1 QHSE管理手册5.1.1 QHSE管理手册的编制QHSE管理手册的编制程序见图1。
5.1.2 QHSE管理手册的修改和换版5.1.2.1在下列情况下，QHSE管理手册将修改：（a）经管理评审认为有必要修订时。
（b） QHSE体系运行的适宜性和有效性不能满足标准要求时。
（c）标准要求变更时。
5.1.2.2在下列情况下，QHSE管理手册将换页或换版：（a）手册某章节改动较大时，应换页。
（b）手册结构变动较大时或修改章节较多时，应换版。
5.1.2.3 文件主管部门申请修改或换版，需经最高管理者批准。
5.1.3 QHSE管理手册修改或换版后，有关程序文件应作相应更改。
5.2 程序文件程序文件的编制步骤见图2。
01文件和资料控制程序
XXXXXX 有限公司
标题： 文件和资料控制程序
版次： 01 发布日期 2016-9-20
修订次：0 实施日期 2016-10-4
第 5 页 共 6 页
图一：文件编制和审批 文件类型 质量手册 程序文件 作业指导 书 记录表单 编制部门 文控中心 各部门 各部门 各部门 审核人 管理者代表 管理者代表 部门经理 批准人 总经理 总经理 管理者代表 发行部门 文控中心 文控中心 各部门 各部门 控制部门 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
6.
流程
6.1 文件和资料发行流程： （图二） 6.2 文件和资料修订流程： （图三）
7.
质量体系文件编号方法
7.1 质量手册：LB/QM—XX LB——公司代码 QM——质量手册简称 XX——版本号 7.2 程序文件：LB/QP—XX LB——公司代码 QP——程序文件简称 XX——流水号 7.3 作业指导书：LB/WI—A—XX WI——作业指导书简称 A——部门代号（行政部 A、业务部 B、质量部 C、采购部 D、 生产部 E、工程部 F、 ） XX——流水号 7.4 表单： RB—XX（如有必要时进行编号，否则可以不编号） XXX——流水号
随文件审批
图二：文件和资料发行流程
文件编制
召集各相关部门进行评审
审核者审核
批准者批准
报文控中心专员登录 分发
正本归档
复印件盖“受控 章” 后按规定分发
过期、作废
执行、存档
销
毁
更改评审
结
束
副本更改
编号：LB/QP-01-01
XXXXXX 有限公司
标题： 文件和资料控制程序
版次： 01 发布日期 2016-9-20
01 文件和资料控制程序
1 目的对管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保各使用部门能及时获得文件的有效版本，防止失效和作废文件非预期使用，从而保证管理体系正常有效地运行。
2 范围适用于公司管理体系运行所要求的有关文件和资料的控制。
3 职责3.1 总经理、管理者代表是本程序的主管领导，负责相关文件的审批。
3.2 办公室是本程序的主管部门，负责制定本程序。
办公室组织对现有体系文件定期评审及文件的保存、作废、销毁。
3.3 各部门负责相关文件的编制、使用、发放及借阅。
4 工作程序4.1 文件的分类以下文件均为公司管理体系所要求的文件，必须予以控制。
记录是特殊类型的文件，必须按照《记录控制程序》的规定要求进行控制。
a）管理手册（包括管理方针和管理目标）、程序文件；b）支持性文件，即作业实施指导类文件，如：监理大纲、监理规划、监理实施细则、作业指导书、管理方案、应急预案、有关办法、措施、制度等；c）法规标准类文件，如：适用的相关法律、法规、条例、标准、规范等；d）与质量、环境和职业健康安全有关的上级及相关方的文件、来往函件等；e）合同文件；f）与质量、环境和职业健康安全运行有关的公司内部发文；g）与质量、环境和职业健康安全管理体系相关的记录。
4.2 文件编制、获取与评审4.2.1 总经理制订管理方针并表述其含义，办公室根据总经理的表述，编写管理方针含义的阐述，填写《文件评审单》完成文件审批前的评审。
4.2.2 总经理主持制订，办公室负责将公司管理目标和指标形成文件，并编写管理目标和指标的管理及考核要求，填写《文件评审单》完成文件审批前的评审。
4.2.3 管理手册由办公室组织编写并形成正式文稿，填写《文件评审单》完成文件审批前的评审。
4.2.4 程序文件和作业实施指导类文件由各相关部门编写，填写《文件评审单》主持完成文件审批前的评审。
4.2.5 与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的公司内部发文，由各部门拟案，办公室统一负责行文，并会同拟案部门完成评审，不另形成评审记录。
01文件与资料控制程序
文件与资料控制程序1 目的为了对与管理体系有关的文件和资料进行控制，确保实验室各有关场所使用的文件及资料为最新有效版本，特制定本程序。
2 范围适用于与管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 技术负责人主持有关管理体系文件的编写。
3.2 最高管理者负责管理体系文件的审批。
3.3 公司办公室负责文件与资料的管理、控制和发放。
4 工作程序4.1 文件及资料的分类和编号4.1.1 质量手册CAMC-QM-××××-××××4.1.2 程序文件CAMC –PD-××××-××××4.1.3 作业指导书CAMC –WI-××××-××××4.1.4 文件编号规定CAMC―××-××××―××××①②③④说明：①C AMC：本公司名称拼音的打头字母缩写。
②××：文件名代号。
第1位为文件种类名英文词首，第2位为文件名主题词英文词首。
例如：质量手册，文件名代号为QM(仅2位)。
程序文件的文件代号为PD，后面跟序号。
作业指导书为WI。
③××××：前二位数字表示部门代号，后二位数字表示文件序号。
④××××：发布年号。
4.1.4 记录编号规定只要将文件代码后的年份-XXXX去除，加XX（记录流水号）即可例：CAMC-PD2601-01文件《文件与资料控制程序》第01号质量记录4.2 文件与资料的编制4.2.1 质量手册、程序文件、作业指导书由技术负责人负责组织编制。
4.2.2 作业指导书中的操作程序可由各实验室负责人（工段长）组织相关人员编写。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保质量体系文件各资料有效版本的使用。
2.适用范围适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。
适用于与特种设备监督检验有关的法规标准的收集管理。
3.职责3.1 质量体系文件由所长策划，由技术负责人和质量负责人组织人员进行编制和修订，并填写《质量体系文件修改记录表》、《质量体系文件修改通知单》。
3.2办公室负责质量体系文件的发放和日常管理；负责不断收集新法规标准文本，并归入受控文件予以管理。
发放过程要填写《质量体系文件发放控制表》。
3.3各有关部门和人员负责各自专用的文件及资料的保管。
4.工作程序4.1 文件和资料的分类及编号的控制4.1.1文件和资料的分类及编号按《质量手册》有关要求进行。
4.1.2本所的文件和资料按控制管理程度分为“受控”和非受控文件。
受控文件的清单由质量负责人征求各部门意见后提出，所长批准。
受控文件加盖“受控”印章，并注分发号，非受控文件只进行编号。
4.2文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由质量负责人组织编写。
4.2.2 技术文件（如检验作业指导书、设备维护和操作规程、技术标准、技术图纸等）由技术负责人组织相关检验责任师等人员编写。
4.2.3 记录由各相关科室编写。
4.2.4其他综合性文件由所长指定人员编写。
4.3 文件的审批4.3.1 质量手册和程序文件由质量负责人审核，所长批准。
4.3.2 技术性文件由相应科室负责人审核，技术负责人批准。
4.3.3其他管理性文件由相关部门审核，主管领导报所长同意后批准。
4.4 文件的发放4.4.1受控文件的发放由文件档案管理员填写“文件发放（领用）审批表”，经所长批准后，按规定范围发放。
4.4.2 文件领用人在“文件领用登记表”或“图书（标准）领用单”或“文件发放控制表”上签名，领取注有分发号和加盖“受控”印章的文件。
每份文件应有不同的分发号，以便于追溯。
4.4.3不得使用未加盖“受控”文件印章（红色）的复制（印）件，一经发现，立即由管理人员收回销毁。
1.文件和资料控制程序
1.文件和资料控制程序1、文件和资料控制程序在当今的工作环境中，无论是企业运营、项目管理还是日常的行政事务，文件和资料都扮演着至关重要的角色。
它们是信息的载体，是决策的依据，也是工作流程的记录。
为了确保文件和资料的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的文件和资料控制程序是必不可少的。
一、文件和资料的分类首先，我们需要对文件和资料进行清晰的分类。
这可以基于它们的性质、用途、来源或者所属的部门等因素来划分。
例如，在企业中，可以将文件分为管理文件（如规章制度、岗位职责等）、技术文件（如产品设计图纸、工艺规范等）、质量文件（如检验标准、质量控制计划等）以及合同文件（如采购合同、销售合同等）。
资料则可以包括市场调研报告、客户信息、行业标准等。
分类的目的是为了便于管理和查找，使得在需要的时候能够快速准确地获取到所需的文件和资料。
二、文件和资料的编号为了实现文件和资料的唯一性标识，编号是一个关键的环节。
编号应遵循一定的规则和体系，以确保其清晰、有序且易于识别。
例如，可以采用部门代码+文件类型代码+流水号的方式进行编号。
通过编号，可以方便地对文件和资料进行登记、归档和检索，同时也有助于防止文件的重复和混淆。
三、文件和资料的编制文件和资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
这包括格式的统一（如字体、字号、行距等）、内容的完整性（包含必要的标题、正文、签名、日期等要素）以及语言的准确性和清晰性。
在编制过程中，应当明确责任人和审批流程。
责任人负责确保文件和资料的内容准确、有效，而审批流程则可以保证文件和资料的质量和合规性。
四、文件和资料的审核与批准审核和批准是确保文件和资料质量的重要环节。
审核人员应具备相应的专业知识和经验，能够对文件和资料的内容进行全面、细致的审查，包括准确性、完整性、合规性以及与其他相关文件的一致性等方面。
批准人员则通常具有更高的决策权，他们根据审核意见决定文件和资料是否可以发布和使用。
只有经过审核和批准的文件和资料才能正式生效。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1．目的本控制程序规定对本公司质量环境体系相关的文件和资料实行控制和管理，以保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，并以此保证公司生产和管理活动使用现行有效文件。
2. 适用范围适用于本公司质量环境体系或与其有关的文件和资料，其中包括图纸、技术标准、检验规范、检验规范、工艺文件、质量环境管理手册、程序文件、作业指导书、质量环保计划、质量环保记录、审核报告等，以及客户提供的有关原始标准、图纸及反馈信息等文件的管理。
3．职责3.1各部门负责编制本部门质量体系文件和管理客户对口文件。
3.2文件由规定授权人审核再报相关主管领导批准。
3.3管理部、资料室对现行文件负责管理。
4.工作程序4.1文件的编写、审核、批准。
4.1.1质量体系文件按下表规定编写、审核和批准。
4.1.2客户文件（包括各种技术标准、产品质量资料、原材料资料等）由本公司对口部门验收和标识。
由资料室填写《文件归档登记表》保存。
4.2管理原则4.2.1本公司质量体系文件应按《质量文件编号和格式规定》进行编号格式化。
4.2.2所有文件或资料（包括外来文件）正（原）版本，全部交由资料室保管，并建立《文件归档登记表》备查。
4.2.3未经文件对口管理部门主管同意，不得将文件私自复印或外借给无关人员(包括客户)。
4.2.4文件使用者要妥善保管文件资料。
丢失或损坏应向资料室报失，办理补发手续。
4.2.5作废文件及时从使用者收回处理。
4.3文件或资料的发放与本公司的职能部门和质量活动岗位均使用现行有效版本的文件或资料。
4.3.1所有文件须经授权人审核批准后方能生效。
按审定发放范围发给使用者。
4.3.2文件资料由审核部门确定其受控状态。
发放时间做好标识：——受控文件加盖“受控副本”印章，盖分发号印章。
——非受控文件只进行编号登记（对外发放）。
——受控文件的使用单位要专人签收、保管。
——非受控文件不作文件修改、跟踪。
4.3.3文件发放、审批按文件类别作以下规定：——A、B层文件由管理者代表审批。
01文件和资料控制程序
1目的确保在对质量管理体系的有效实施起重要作用的活动场所，都使用相应的有效文件，以防无效、作废文件的错用、误用或非预期的使用。
2适用范围本程序适用于总公司及分公司质量体系有关的所有文件和资料的控制。
3.职责3.1质量管理部编制《质量手册》，管理者代表审核，总经理批准；质量管理部组织编制程序文件，管理者代表审核，总经理批准；各职能部门编制相关三级文件及管理文件，部门负责人审核，主管副总批准。
3.2综合管理部负责管理类文件和资料的编号、发放、更改、归档等管理工作。
3.3技术开发部负责技术类文件的编制、发放、更改、归档等管理工作。
4程序和要求4.1文件的编号4.1.1.质量手册编号4.1.2程序文件编号实施年份文件顺序号程序文件本公司名称缩写企业标准4.1.3三级管理文件编号三级管理文件顺序号程序文件的顺序号程序文件的代号三级管理文件缩写4.1.4记录编号质量记录的顺序号程序文件的顺序号程序文件的代号质量记录缩写4.1.5技术类文件和资料的编号，按技术开发部的具体规定执行，其他管理文件按综合管理部具体规定执行。
4.2 文件的管理质量部做好管理类文件的动态管理，编制并及时修订“管理类文件一览表”，以保持其现行有效。
技术开发部做好技术类文件的动态管理，编制并及时修订“技术类文件一览表”。
质量记录是一种特殊类型的文件，按《质量记录控制程序》要求进行管理。
4.2.1受控文件的发放本公司名称缩写本公司名称缩写4.2.1.1文件发放前，应具有有效文件编号、发放号；授权人签署；“受控”状态；版次／更改状态。
4.2.1.2管理类文件由相关职能部门负责编制，并编制“文件发放范围一览表”，经审核批准后，提交综合管理部按规定的范围进行统一发放。
收文部门在“文件发放/回收登记表”上签收，并妥善保管，严禁涂改、复印。
4.2.1.3技术类文件由技术开发部负责编制，经主管副总批准后，编制“文件发放范围一览表”，并按其规定进行统一发放。
01 文件和资料控制程序
企管部
办公室
4.1.4.1 文件按公司统一要求标识。
4.1.4.2 文件按公司统一格式打印。
（标识和格式均见附件）
4.1.5
文件发放企ຫໍສະໝຸດ 部技质部4.1.5.1文件发放时，受控文件应注明版本
号，受控文件在批准修改页上（或文
件上）加盖红色“受控”章及文件发
行编号印章。受控文件为公司的有效
版本。
4.1.5.2企管部、技质部管理员按批准人员
核定的发放范围发放。文件接收人在 文件分发/回收登记表中签字。
文件分发/回收登记表
4.1.6
建立文件清单
企管部
各部门
4.1.6.1将文件名称、编号等列入受控文件
一览表。电子文件在备注栏中注明。
受控文件一览表
4.1.7
文件使用
相关部门
4.1.7.1保持现场文件整洁,使用有效版本，并妥善保管,不得复印及涂改。
类别：
序号
接收
日期
发件人
文件名称
文件编号
版次
接收人
备注
【附件】5受控文件一览表
□厂内文件
□外来文件
编号
文件名称
文件编号
版次
发放单位
适用范围
备注
【附件】6文件销毁申请表
申请部门
文件种类
/数量
文件名称
文件编号
销毁理由：
申请人：日期：
审批意见：
主管领导：日期：
备注：
【附件】7文件核查表
Q/LHFM-B-01.07-2011
广州联洪合成材料有限公司
程 序 文件
文件和资料控制程序
（第B/1版正本）
编制：
01文件、资料控制程序
程序文件的受控号为PD-XXX（XX），其中 PD代表程序文件；XXX用阿拉伯数字代表某本程序文件的编号；（XX）代表本程序文件发放的年份。
4.2.3作业指导书（管理规定）编号
AJ/XX-ZY（GL）-XXX，其中AJ是用AIJIAELEVATOR的前两个字首个英文字母代表山东莱茵艾佳电梯有限公司；XX为各职能部门的代号（以汉语拼音的第一个字母表示，表示方法附后）；ZY代表作业指导书；GL代表管理规定/文件；XXX用阿拉伯数字代表文件的序列号，如001等。
4.1.5其他质量、环境文件由归口管理部门根据需要进行编制，由授权单位进行审批。
4.2文件编号
4.2.1质量和环境手册编号
4.2.1.1文件编号
质量手册的编号为AQM-03，其中，A代表山东莱茵艾佳电梯有限公司；QM代表质量手册；-01代表质量手册的版本号为第01版。
4.2.1.2受控号
质量手册的受控号为QM-XXX（0X），其中，QM代表质量手册；XXX用阿拉伯数字代表某本质量手册的编号；（0X）代表本质量手册发放的年份。
1.目的
对文件和资料进行控制，确保与公司质量、环境管理体系有关的各个场所使用的文件均为有效版本，并通过文件更改控制确保文件的适用性与有效性。
2.适用范围
本程序适用于公司质量、环境管理体系运行过程中所使用的文件和资料的控制。
3.职责
职能部门控制职责品质部 Nhomakorabea负责组织质量和环境的手册及程序文件的编制、修订、发放、更改和收回。
职能部门代号表示方法：
总经理办公室：ZB 品质部：PZ 营销中心：YX 技术开发部：JK
工程服务部： GC制造部：ZZ财务部： CW 人力资源部：RZ
说明：公司及各部门发布的质量、环境管理体系以外的文件控制按《公文管理（暂行）规定》执行。
文件与资料控制程序
1．目的本程序规定了与产品和服务及环境管理体系有关的文件和资料的控制内容和方法，旨在确保环境管理体系运行中各有关场所均能使用文件的有效版本。
2．适用范围适用于本公司环境管理体系有关的文件和资料控制。
3．职责3．1文控中心负责实施本程序的归口管理，对本公司发布的环境管理体系文件进行登记、保管、借阅、收回及销毁等管理。
3．2 文控中心组织编写环境管理体系文件。
3．3各部门负责管理和控制本部门的有关文件和资料。
4．程序4．1 文件和资料可分为：4．1．1环境管理体系文件：环境手册、程序文件、作业文件、记录以及其它环境管理体系文件；4．1．2相关方文件：有关的供方或协作方的文件和资料；4．1．3管理性文件：公司的规章制度等；4．1．4外来文件：上级下发的法令、法规、顾客提供的文件和资料。
4．2 文件和资料的标识4．2．1环境手册编号的格式如下：手册编号为： E M **顺序号手册环境4．2．2程序文件编号的格式如下：程序文件编号为： E P **顺序号程序文件环境4．2．3作业文件编号的格式如下：作业指导文件编号为： E I **顺序号作业指导环境4．2．5文件的标记1）文件和资料分为受控和非受控状态（记录除外）。
除环境手册分为受控和非受控外，其余的所有文件均为受控文件，其标记如下：●所有受控文件必须加盖兰色“受控文件”发行章；●装订成册的环境手册和程序文件在其封面加盖红色发行章，作业文件（不含记录表格）在其首页的刊头栏（如版面的原因在其它地方也可）加盖红色受控章。
●记录可不加盖任何印记但每份记录表格必须有名称及年限时间，作为受控标志。
4．2．6作废文件的标记凡需保留的作废文件，必须加盖“作废”印章。
4．3文件的编写和审批4．3．1环境手册和程序文件由文控中心组织编写。
环境手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由文件编写部门负责人审核，管理者代表批准。
4．3．2作业文件由使用部门组织编写，该部门主管审批，管理者代表批准。
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实物文件
外来或体系相关部门
品质部/业务部
相关使用部门
5.2.1质量手册由行政部组织编写管理者代表审核，由总经理批准。
5.2.2程序文件由相关部门主管编写，管理者代表审核批准。必要时总经理确认。
5.2.3其他文件分别由相关部门编制，部门主管审核或部门主管会（含管代）签确认（流程跨部门时）。必要时由总经理批准。
c.外来文件不可随意更改，如需更改必须经权责人员签名认可。
5.3.4电子文件
执行《电脑病毒管理规定》。
5.3.5实物文件
a.实物文件（样品）由文件的所属部门编号并登记在实物文件清单上；转交或转借给其他部门时，必须办理书面的转交或转借手续。
b.实物文件没有客户或公司授权者的签字，不能视为“实物文件”或视为非法非受控的无效文件。实物文件必须进行必要的封存。
5.4.5文件废止时原始文件编号须予以保留，但不得继续沿用。已废止的原件，由文控中心依据实际需要予以保留或销毁。
5.5技术文件资料的管理
工程部在设计开发过程中作成的技术图纸、技术资料由工程部依
《文件资料控制程序》自行管理，在开发过程中的文件须发行时，
须盖上“临时文件”印章，并注明有效日期。
6.相关文件
例如：FMAD01-6M（HR表行政部，01该表格序列号为01，6M该表格保存为6个月）。
e.外来文件：“□-○○-△△-◇◇”，“□”表“类别”，“○○”表“接收部门代号”，“△△”表“接收年月”，“◇◇”表“流水号”。外来文件已有编号的可以不需另行编号。
f.内部联络单/通告类：“□□○○△△（◎）◇◇”，“□”表“发文部门”，“○○”表“年份”，“△△”表“月份”，“◇◇”表“月总流水号”。◎表“联络单类别”，不必要时可取消。
f.提供给客户的文件，按内部受控文件处理；提供给认证机构的文件，加盖“受控文件”印章。
5.3.2四级文件（质量记录表单）
执行《质量记录控制程序》。
5.3.3外来文件
a.外来文件由文控发放，发放范围由管理代表核准，发放时应加盖“受控文件”印章，在《文件发放记录》上登记。
b.当使用的文件严重破损影响使用，或文件丢失，需补发新文件时执行同5.3.1相关规定。
5.2文件的编写和审批
文件级别
制订
审查
批准
受文部门
一级文件
ISO专员办
管理者代表
总经理
各部门主管
二级文件
ISO专员办
管理者代表
总经理
各部门主管
三级文件
各部门
各关人员
四级文件
各部门
ISO专员办
管理者代表
行政部-文控
外来文件
/
相关部门主管
/
相关使用部门
电子文件
相关部门
工程部
更改时填写《文件更改申请表》，经原审批人逐一审批。
c.体系文件更改三次，即可升级为新版本，如A0、A1、A2，即可改版为B0、B1、B2……依次类推。
d.当使用的文件严重破损、字迹模糊影响使用时，应到发文部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原文件分发号，不良文件交由文控保存
e.若文件丢失，应向发文部门说明丢失原因，并填写《文件领用/补发申请表》经管理者代表批准后，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。
5.3文件的发放、使用、修订换版
5.3.1一二三级体系文件
a.一二级文件由文控发放，发放范围为各部门最高主管，发放时应加盖“受控文件”印章，在《文件发放记录》上登记。
b.各部门相关人员应熟悉与自己职责相关的内容，严格执行，同时还要有改进意识，提交文件改进意见，必要时邀集有关部门召开文件修改检讨会，商议文件修改事宜。
按文件载体分类可分为纸媒文件和非纸媒文件，电子文件属于非纸媒文件。
4.8实物文件：有用技术信息附载于实物之上，如样品。
5.程序
5.1文件的编号规则
5.1.1文件编号规则
a.质量手册：“QM○○”，QM表“质量手册”，○○表示“流水号”。
b.程序文件：“QP-○○”，QP表“程序文件”，○○表示“流水号”。
c.作业指导书：“○○WI□□□△”，○○表“部门别”，WI表“作业指导书”，“□□□”表流水号，“△”表类别。
三级文件类别G：表示管理规定；Z：作业指导书；B：检验标准书；Q：其他，“其他”中也可用产品编号、订单号、工单号等作为文件编号。
d.记录表单：“FM○○□□-△△”，“FM”表“记录表单”，“○○”表“部门代码”，“□□”表“流水号”，“△△”表“保存期限”。
5.4文件的保存及销毁
5.4.1与质量体系相关的文件，应分类存放在干燥通风、安全的地方。
5.4.2所有的文件原稿由文控中心统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。如借阅，需作借阅登记。
5.4.3作废文件由文控收集后加盖作废印章，按规定统一销毁。
5.4.4若为修订或废止的文件，使用部门需如数将旧版文件交回给文控销毁。作为知识技术积累用途的旧版文件和作废的原版本应加盖红色“作废章”。
例如：AD0905（罚）10：行政部2009年5月份第10件通告，该通告为处罚类。
g.实物文件：“○○□□△△”，○○表“部门别”，“□”表产品名称，“△△”表流水（必要时）。
5.1.2部门代号
业务部：CS；工程部：ED；物控部：MC；生产部：PD
品质部：QM；行政部：CS；财务部：ED；总经办：GM
4.定义
4.1受控文件：凡是直接影响产品质量的文件或资料的制订、发行、
修改、使用、回收、废止等作业都得到恰当的控制。
4.2质量手册（一级文件）：系统而又纲领性地阐述质量管理体系的
文件，它概括了本公司质量管理体系的构成及要素(过程)。
4.3程序文件（二级文件）：描述各职能部门实施质量体系各要素（过
程）要求所展开的活动的文件。直接支持质量手册的主要体系文
1.目的
1.1控制与质量有关的所有文件和资料，确保有关场所使用的文件为适用的最新有效版本。
1.2建立连续控制文件及其更改机制，确保有关场所无作废文件。
2.范围
适用于所有与质量（产品、过程、体系）有关的所有文件资料，包括：
2.1内部文件：一二三四级体系文件；技术性文件。
2.2外部文件：国际/国家标准、行业标准、法律法规、顾客要求、供应商提供的文件资料。
件。
4.4作业指导书（三级文件）：详细规定具体的作业方法和要求的质
量文件。它从程序文件中引申出来并支持程序文件。
4.5质量记录（四级文件）：为已完成的活动或达到的结果提供客观
证据的文件。
4.6外来文件：本体系之外客户、供方或其他相关方提供的文件资料。
4.7电子文件：诸如电脑硬盘、软盘、光盘、U盘或其他电子媒体等。
3.权责
3.1总经理负责批准发布质量手册。
3.2管理代表负责批准发布程序文件。
3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件，并组织对现有文件进行评审。
3.4各部门负责三级、四级文件及其他相关文件的编制、使用、保存和管理，部门主管负责相关文件的审核。
3.5文控中心负责体系文件归口管理，包括外来文件的识别和分发。
6.1《质量记录控制程序》QP-02