现代企业秘书实务(上)(PPT 13页)
第一章 秘书实务概述ppt课件
第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
马秘书推门进入总经理办公室，总经理正在 打电话，他示意马秘书放下东西先出去。马秘书回 到自己的座位，看见行政部经理助理刘丽正在等她， 想让马秘书将她因公办事产生的交通费报销了。
马秘书发现刘丽没有按要求先让行政部经理 在报销单上签字，刘丽解释说经理出差了，而她着
第一章 秘书实务概述
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位 秘书工作作为人类社会的一种实践活动，发轫
至今已有5 000年左右的历史。.尽管秘书工作历史 悠久，但在我国，秘书作为一种社会职业，却是在 改革开放之后才逐步兴起的。
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位
一、秘书的定义
现代所说的秘书主要是指从事办公室及业务 部门管理的程序性和辅助性工作,协助领导处理政务 及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人 员。秘书服务的对象可以是集团、机构，也可以是 个人。
第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
客人走后，马秘书继续打印合同，总经理 打电话来问上海启明公司来客的食宿安排好了没有， 马秘书这才意识到她没有在电话里问清对方到达的 确切时间，只好再打电话去问。
这时，张副总经理从外地打来电话，说他的 手提电脑被盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
一、秘书实务的内容
1.“办公”工作 2.“办文”工作 3.“办会”工作 4.“办事”工作
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
二、秘书实务的原则
秘书实务的基本原则是准确、迅速、求实和 保密。
1.准确 准确是对秘书工作质量的要求。秘书工作的 准确性涉及很多方面，概括地说，就是办文要准确、 办事要稳妥、情况要属实、建议要慎重。
秘书实务第1版-第三章-PPT课件
（三）办事
秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘 书办事效率和办事作风提出来的，“办事”的
核 心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事 悟性，较高的办事悟性才能使秘 书懂事、能办事、把事情办出最
二、“办文”、“办会”、“办 事”三者的相互联系
“办文”、“办会”、“办事”只是我们对秘书 工作的
一种概括描述，在实际工作
（二）“办会”离不开“办文”的工作 围绕着会议的策划筹备和组织落实，秘书要做的 实际上是一系列的文字工作的落实。
（三）“办事”在多数情况下是 通
过 “办文”或者“办会”体 以文书的形式或者现会的议的形式来交代办事
意图，这是领导经常采取的交办方式。“办文”、
“办会”也经常是秘书在处理事务时采取的具体
事务方式的判断力
在从容地处理“办文”、“办会”、“办事”各
（三）“办文”、“办会”、
“办事”
的原则和方法
“办文”、“办会”、“办事”的原则和方法具 体可归
纳为以下四点（见图3-3）。
形式多样，主攻明确
综合考虑，系统筹划
勤于总结，勇于创新
“办文”、“办 会”、“办事” 的原则
功力扎实，工作落实
图3-3 “办文”、“办会”、“办事” 的原则
中，三者有相对独立的工作
形式，更多的是相互融合。
“办文”、“办会”、“办事”的
联系（见图3-2）。
图3-2 “办文”、“办会”、“办事”三者的相 互联系
（一）“办文”有时是通过“办 会” 解决的
围绕着“办文”，领导可以通过开会交代撰文意 图， 秘书通过开会领会意图，可以通过集中讨论，分析归 纳办文的要领，可以通过会议来贯彻落实文件精神。 即使是文件的传递运转，可以通过会议来分发传达。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
秘书实务第一章ppt课件
B、狭义秘书：专门从事办公室程序性工作、 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策 及其实施服务的人员。
广义秘书：位居领导人身边或领导机构中 枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方， 保证领导工作正常运转，直接为领导工作服 务并为各方面的事务与信息助手。（秘书上 岗资格考试教材）
第一节 秘书与秘书工作
3、秘书的分类 A.助理级秘书 B.文书级秘书 C.执行级秘书 D.行政级秘书
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些 企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容 主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作， 例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会 议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话， 计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司 联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完 成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系， 辅助决策等。执行级秘书的工作与文书级的秘书 比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作， 以及对外的联络和公关工作。
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （3）美国秘书专家约翰•哈里森
接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等； 接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件； 有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话； 为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他计划好一天的时间； 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线； 将雇主的私人和商业信件归档，做好索引； 组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录； 有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：经常更新他墙上的图 表，保管他的证件和文件夹
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
秘书实务PPT 第一章(李兰英 张唯《秘书实务》课件PPT)
二、学习秘书实务的意义
（三） 理论与实践相互促进
Part 0 3
第三节 学习秘书实务的基本方法和意义
一、学习秘书实务的基本方法
01 举一反三勤练习
秘书实务不是单纯的理论学习， 也不是简简单单通过课堂学习就可 以完成的，许多方式、方法只有通 过大量的练习，尤其是不同情景下 进行举一反三的运用，才能真正的 掌握。
02 相互交流共促进
通过对学习心得的交流与辨析， 可以让学习的体会在更大范围内进 行相互交换，在交流中碰撞出新的 火花，将一份学习心得产生的效果 最大化。同时，在交流的过程中， 还可以培养出合作意识。
二、学习秘书实务的意义
（一） 全面了解秘书工作
秘书工作是秘书人员在日常工作中 所需要完成的工作的总称，而秘书实务 则是系统而全面地介绍了秘书人员在实 际工作中所需要完成பைடு நூலகம்各项工作。学习 秘书实务，就是了解秘书人员应当会什 么的过程，就是掌握秘书人员应当做什 么的过程。
（二） 构建秘书工作框架
学习秘书实务,有助于构建秘书工 作框架，在头脑中形成秘书工作的整体 形象。通过对秘书整个工作流程的了解 与掌握，逐渐在头脑中构建出秘书工作 的整体框架，为后续的深人学习与训练， 奠定一个 良好的基础 。
（二）从课程上
1.秘书实务是一门从理论走向实践的课程，具有半理论半实践的性质，其 在进行实践指导的过程中，还穿插着理论指导； 2.从实践中提炼出理论要求，再通过理论知识进一步地指导操作实践，通 过这种螺旋上升的过程，完成学习层次上的逐步提升。
二、秘书实务的特点
秘书实务是秘书工作在实际 工作中的运用，它的目的是 指导秘书更规范、更有效地 开展实践。
二、秘书实务的内容
正如上图所示，在实际的秘书工作中，有些工作都是相互交融在一起 的。比如说，在会议组织工作中，可能存在撰写讲话稿、发言材料的需要。 在值班管理中，可能存在与本部门或外部门沟通与协调的需要。
现代企业秘书操作实务上
现代企业秘书操作实务上现代企业秘书操作实务一、背景介绍随着经济的快速发展和企业规模的不断扩大，现代企业秘书的角色与责任也日益重要。
现代企业秘书不仅是企业内部信息管理的核心，还要承担着企业对外联系的重要角色。
在企业日常管理和运作中，秘书的操作实务至关重要，能够帮助企业高效地运营和维护企业的声誉。
二、秘书操作实务的内容1. 信息管理现代企业秘书要负责企业内部和对外的信息管理工作。
首先，秘书要负责收集、整理和储存企业的各类资料和文件，确保它们的安全和有序。
其次，秘书需要及时提供所需的信息给企业管理层和员工，以便他们做出正确的决策。
此外，秘书还需要与相关部门协作，确保信息的流通和传递。
2. 会议组织企业会议是各级管理层间交流和决策的重要形式。
现代企业秘书要负责会议的组织和协调工作。
秘书需要在会议前准备好所需的材料和文件，并确保它们在会议开始前分发给与会人员。
在会议期间，秘书要负责记录会议的重要内容和决策，以便日后追踪和推进。
此外，秘书还需要协助主持人管理会议进程，确保会议高效顺利进行。
3. 文件撰写现代企业秘书通常需要撰写各类文件和邮件。
这些文件包括但不限于合同、备忘录、报告和信函等。
文件的撰写需要秘书具备清晰的逻辑思维和良好的文案能力，以确保信息的准确传递和有效沟通。
此外，秘书还需要注意文件的格式和风格，以使其符合企业的形象和品牌。
4. 管理支持现代企业秘书还要提供管理支持，帮助企业高效运作。
秘书需要与各级管理层紧密合作，协助他们制定和推进策略，解决问题和处理复杂的工作任务。
此外，秘书还要有良好的人际沟通和解决问题的能力，以协助解决各部门之间的矛盾和纠纷，促进团队合作和协调。
5. 法律合规现代企业秘书还要负责企业的法律合规工作。
秘书需要了解相关法律法规和政策，及时更新并向企业管理层报告相关信息。
秘书还要协助企业与政府机构、律师事务所和其他外部合作伙伴之间的合作，确保企业的合法权益和利益。
三、秘书操作实务的意义现代企业秘书的操作实务对企业的运营和发展有着重要的意义。
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一、 秘书工作职能与素质要求
职业道德： 爱本职——爱岗敬业，归属服从，从点滴 作起 要谦虚——刻苦学习，虚心求教，钻研业务 多动脑——主动思考，机智敏锐，有商业 意识 守纪律——遵纪守法，格守信用，严保秘密
商务礼仪与职业形象
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一、 秘书工作职能与素质要求
工作作风： 热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和友善 扎实——做事不飘，跟进落实，检查确认 细致——准确不粗，认真不草，稳重不浮 敏捷——干练守时，讲究效率，商如战场
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质要求
秘书特性： 辅助性——对上司工作起辅助作用，不能自作 决定。 服务性——为上司工作和上司本人服务。
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一、 秘书工作职能与素质要求
应处理好的几个关系：
工作的被动性与主动性的关系 工作的经常性与突击性的关系 工作的平凡性与重要性的关系 工作的原则性与灵活性的关系
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一、秘书工作职能与素质要求
秘书的业务素质
秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制 约、相得益彰的整体 知识是基础； 智力是知识的结晶； 能力是知识和智力的最终体现和归宿。
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一、秘书工作职能与素质要求
通才型的知识结构，其特点： 1、专与博的兼容性。既包容多学科的面，满足综合 服务的需要；又具备专业的精深度，满足当智力助手 的深层次需要。 2 、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而 不断地调整，时时处在调整的动态过程中。 3 、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化， 使思路开阔、思维敏捷、 思想深刻，满足高智能创造 性劳动。
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21世纪的企业秘书——全美秘书学会
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 像心理学家一样善于观察和理解他人 像政治家一样有灵敏的头脑 像外交官一样有潇洒的风度 有处理各种棘手问题的丰富经验 有良好的写作能力和文字功夫 熟练运用各种办公自动化设备 熟识商务往来的法律、金融和税务知识 迅速对文件、信息归类、整理和查询
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一、秘书工作职能与素质要求
智力结构 智力是赖以吸取外界知识的能力，包括： 观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力。
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一、 秘书工作职能与素质要求
能力结构 能力是知识与智力诸因素的综合表现，属改 造世界范畴。 1、语言文字运用能力 2、协调能力 3、管理能力 4、处理信息能力 NVQ二级的13项能力考核 NVQ三级的10项能力考核
秘书培训资料
现代企业秘书实务
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目录
工作职能与素质要求 接待工作 电信及办公设备 文书写作 时间管理和旅行 会议安排 信息管理 人际交往
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一、
秘书工作职能与素质要求
职业概述： 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及 日常事务，为领导决策及其实施服务的人员 适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中 等级：初、中、高级 职业环境：办公室 职业能力里倾向：具备较强的书面与口头语言表达能 力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。
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一、 秘书工作职责
接待工作——日常、专门、团组 收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件 文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件 时间管理——自己、上司 会议组织——会前、会中、会后 信息管理——存、管、取 旅行安排——吃、住、行 对外公关——联络（外事）、参与活动 商务活动——营销、市场、税务、法律---- 指派工作——上司安排