高效会议管理技巧教材(PPT 82张)
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高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
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二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
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二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
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二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议管理(标准版)课件
高效会议管理(标准版)课件
目录
• 会议的概述 • 高效会议的要素 • 会议的过程管理 • 会议的技巧与策略 • 会议的评估与改进
01
会议的概述
会议的定义与目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议 事活动，是人们为了解决特定问题、 交流信息、协调行动而聚集在一起进 行讨论、协商、决策的活动。
目的
高讨论质量。
鼓励参会者积极参与讨论，提出 建设性意见和建议，共同推动会
议进程。
03
会议的过程管理
会议的启动
明确会议目的
确保每个参与者都清楚了解会议的主题和目标，避免浪费时间和 资源。
确定参会人员
根据会议内容，选择相关人员参与，避免不必要的人员参与，提高 会议效率。
安排会议时间和地点
选择适当的会议时间和地点，确保参会人员能够准时参加并有一个 良好的会议环境。
会议的成本与效率
成本
会议的成本包括时间成本、人力成本和物资成本。时间成本是指与会人员参加会议所花费的时间；人 力成本是指组织、安排、主持会议所需要的人力资源；物资成本是指会议场地、设备、餐饮等费用。
效率
会议的效率是指会议达成预定目标所需要的时间和资源的有效性。高效的会议应该能够快速达成预定 目标，避免浪费时间和资源。为了提高会议效率，应该注重会议前的准备和组织工作，明确会议目标 ，确定与会人员和议程安排，以及加强会议过程中的沟通和协调。
提前发布会议通知，告知参会者会议 主题、时间、地点、议程等详细信息 。
安排会议记录人员，确保会议内容和 决议得到准确记录和整理。
准备必要的会议资料，如背景资料、 报告、演示材料等，并在会前发送给 参会者。
参与者的角色与责任
明确参会者在会议中的角色与责 任，避免出现任务重叠或责任不
目录
• 会议的概述 • 高效会议的要素 • 会议的过程管理 • 会议的技巧与策略 • 会议的评估与改进
01
会议的概述
会议的定义与目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议 事活动，是人们为了解决特定问题、 交流信息、协调行动而聚集在一起进 行讨论、协商、决策的活动。
目的
高讨论质量。
鼓励参会者积极参与讨论，提出 建设性意见和建议，共同推动会
议进程。
03
会议的过程管理
会议的启动
明确会议目的
确保每个参与者都清楚了解会议的主题和目标，避免浪费时间和 资源。
确定参会人员
根据会议内容，选择相关人员参与，避免不必要的人员参与，提高 会议效率。
安排会议时间和地点
选择适当的会议时间和地点，确保参会人员能够准时参加并有一个 良好的会议环境。
会议的成本与效率
成本
会议的成本包括时间成本、人力成本和物资成本。时间成本是指与会人员参加会议所花费的时间；人 力成本是指组织、安排、主持会议所需要的人力资源；物资成本是指会议场地、设备、餐饮等费用。
效率
会议的效率是指会议达成预定目标所需要的时间和资源的有效性。高效的会议应该能够快速达成预定 目标，避免浪费时间和资源。为了提高会议效率，应该注重会议前的准备和组织工作，明确会议目标 ，确定与会人员和议程安排，以及加强会议过程中的沟通和协调。
提前发布会议通知，告知参会者会议 主题、时间、地点、议程等详细信息 。
安排会议记录人员，确保会议内容和 决议得到准确记录和整理。
准备必要的会议资料，如背景资料、 报告、演示材料等，并在会前发送给 参会者。
参与者的角色与责任
明确参会者在会议中的角色与责 任，避免出现任务重叠或责任不
高效会议管理ppt课件
.
公司年度规 划大会
9
强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
.
10
高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
.
11
半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
.
公司年度规 划大会
6
公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
公司年度规 划大会
9
强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
.
10
高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
.
11
半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
.
公司年度规 划大会
6
公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
如何开一个高效的会议PPT(共-50张)
•
10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。
•
11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。
•
12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。
• 报告较长，可提供书面资料，会议只讨论最重要议 题。
• 注意重要议题排列顺序。
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高会效议会流议程基及本注环意节问及题注意问题
会务准备
• 会议通知 • 人员落实 • 会场布置 • 仪器设备 • 交通饮食 • 其它
几个注意会问议题准备
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会议流程及注意问题
会议进行
会议准备
开始
展开
归纳
会议进行
结束
归纳
会议进行
结束
会后追踪
28
怎会样议开流一程个及高注效意的问会题议
达成会会议议目进标行
达成会议目标---会议扩展技巧
“虚拟”小组 脑力激荡 图文呈现 划分小组
29
目怎会标样议管开流理一程个及高注效意的问会题议
达成会如会何议议理目进解标目行标管理
“虚拟”小组
作用：提供信息，集思广益 步骤： 小组研讨前，每人写出意见； 汇总整理，形成意见清单； 反馈小组成员，分别评估 核对整理结果，提交会议
主持主会持议会技议目巧技标运巧管用运理用的好处
会议控制常遇到的问题：
问题一：会议一言堂 问题二：会议跑题 问题三：会议延时 问题四：议而不决
怎样有效控制会议？
43
目怎标样会管开议理好流一程个及高注效意的问会题议
高效会议管理技巧
第61 页 共82页
第62 页 共82页
十. 会议记录
第63 页 共82页
第64 页 共82页
第65 页 共82页
对会议记录的十大建议： 1. 重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。 2. 除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的 详细发言内容，可能毫无用武之地。 3. 大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工 作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。 4. 会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最 好用电脑打出来，方便参阅。 5. 会议记录者的责任还包括：
固定的部门会议，建议至少(每月)一次；
全体会议，不能太频繁； 处理突发事件的会议，则(随时)实施； 一对一的会议，建议频率视需要而定。
第10 页 共82页
会议成本
时间成本、 直接会议成本 效率损失成本
第11 页 共82页
三. 会议低效的原因和预防措施
项次 原因 具体表现
每一团队成员均有否决权。 – 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法， 能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。 – 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的 足够技巧，决策就难以形成。
第34 页 共82页
4．无异议决策
– 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。 – 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团
进会议决议是否有人按时按质完成，该干的没有人去干，开 了会跟没开一样。
第5 页 共82页
二. 会议的意义 、目的、种类
1、集思广益
ห้องสมุดไป่ตู้
第6 页 共82页
2、显示一个组织或一个部门的存在
第62 页 共82页
十. 会议记录
第63 页 共82页
第64 页 共82页
第65 页 共82页
对会议记录的十大建议： 1. 重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。 2. 除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的 详细发言内容，可能毫无用武之地。 3. 大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工 作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。 4. 会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最 好用电脑打出来，方便参阅。 5. 会议记录者的责任还包括：
固定的部门会议，建议至少(每月)一次；
全体会议，不能太频繁； 处理突发事件的会议，则(随时)实施； 一对一的会议，建议频率视需要而定。
第10 页 共82页
会议成本
时间成本、 直接会议成本 效率损失成本
第11 页 共82页
三. 会议低效的原因和预防措施
项次 原因 具体表现
每一团队成员均有否决权。 – 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法， 能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。 – 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的 足够技巧，决策就难以形成。
第34 页 共82页
4．无异议决策
– 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。 – 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团
进会议决议是否有人按时按质完成，该干的没有人去干，开 了会跟没开一样。
第5 页 共82页
二. 会议的意义 、目的、种类
1、集思广益
ห้องสมุดไป่ตู้
第6 页 共82页
2、显示一个组织或一个部门的存在
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
如何高效开会PPT课件
向三星学习如何高效开会
人力资源部
目录
1、前言 2、三星如何高效开会 3、高效会议的公式
2019年12月
前言
德鲁克在《卓有成效的管理者》里说，凡是会议过多，一 定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理 水平。 三星在90年度的崛起，是韩国第一大企业，同时也是一个 跨国的企业集团。是美国《财富》杂志评选为世界500强 企业之列，在2011年的全球企业市值中为1500亿美元。 三星集团是家族企业，李氏家族世袭，旗下各个三星产业 均为家族产业，并由家族中的其他成员管理，目前的集团 领导人已传至李氏第三代。 三星的巨大成功离不开强有力的中控平台，就是高效的“ 会议文化”体系，1993年李健熙发起公司的“会议文化”改良 ，旨在建立良好的会议文化，摈弃官僚作风。
2019年12月
六、凡是开会，必有训练(1)
三星把培训是看成节约时间成 本的投资，让员工快速成长。 培养员工，让员工减少犯错， 提升技能，本质是提高了时间 价值。 三星，有专门针对如何开会的 培训，对每个层级的员工都有 足够的“会议训练”，而中国许 多企业缺乏这样的培训：如何 开会，如何主持，如何记录， 如何追踪，如何对待分歧，如 何会场汇报等的。这些必要的 训练，会让公司的会议变得高 效。
2019年12月
七、凡是开会，必须守时
设定时间，准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实 际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个 议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不 能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一 定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备
2019年12月
2019年12月
九、凡是散会，必有事后追踪
记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立 会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查 ，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能 完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业 的高层也缺乏这样的要求。
人力资源部
目录
1、前言 2、三星如何高效开会 3、高效会议的公式
2019年12月
前言
德鲁克在《卓有成效的管理者》里说，凡是会议过多，一 定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理 水平。 三星在90年度的崛起，是韩国第一大企业，同时也是一个 跨国的企业集团。是美国《财富》杂志评选为世界500强 企业之列，在2011年的全球企业市值中为1500亿美元。 三星集团是家族企业，李氏家族世袭，旗下各个三星产业 均为家族产业，并由家族中的其他成员管理，目前的集团 领导人已传至李氏第三代。 三星的巨大成功离不开强有力的中控平台，就是高效的“ 会议文化”体系，1993年李健熙发起公司的“会议文化”改良 ，旨在建立良好的会议文化，摈弃官僚作风。
2019年12月
六、凡是开会，必有训练(1)
三星把培训是看成节约时间成 本的投资，让员工快速成长。 培养员工，让员工减少犯错， 提升技能，本质是提高了时间 价值。 三星，有专门针对如何开会的 培训，对每个层级的员工都有 足够的“会议训练”，而中国许 多企业缺乏这样的培训：如何 开会，如何主持，如何记录， 如何追踪，如何对待分歧，如 何会场汇报等的。这些必要的 训练，会让公司的会议变得高 效。
2019年12月
七、凡是开会，必须守时
设定时间，准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实 际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个 议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不 能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一 定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备
2019年12月
2019年12月
九、凡是散会，必有事后追踪
记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立 会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查 ，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能 完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业 的高层也缺乏这样的要求。
提升开会效率《高效会议秘诀》课件PPT精美模板
会议结束后，未对形成的决策或待完成 的工作指定责任人、时限并进行追踪，
这样的会议也几乎是无任何 意义的！
会 议 为 什 么 低 效 23
过渡页 | Transitional Page
第三章
如何提高会议效能
2021/01/19
第 24 页
24
点击输入公司全称 什 么 是 会 议
日本的会议革命
日本的大小企业都在热烈地展开“会议革 命”，强化自身竞争力，以期由此带来利润。 在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的
主持人 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。
记录
思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。
时间
时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
地点
地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
会 议 为 什 么 低 效 20
7
点击输入公司全称 会 议 有 什 么 作 用
先请各位管理者思考一下？
听取汇报 分配任务
问题讨论 产生决策
融合意见 达成共识
资讯分享 政策宣传
第8 页
集思广益 头脑风暴
会议 作用
表彰先进 激励士气
2021/01/19
会议概述
8
点击输入公司全称 会 议 的 时 机 选 择
适于开会的情况
1
发起人想从参会者那里获取信息或建议；
2021/01/19
第 28 页
如 何 提 高 会 议 效 能 28
点击输入公司全称 从 会 议 要 素 的 角 度 来 提 升
4 指定主持人
无论是何种形式的会议，必须要明 确指定会议主持人。会议主持人要 严格按照会议的议程、时间安排等 做好会议的主持和控制。
高效会议管理_PPT
2021/7/22
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
高效会议管理技巧(完整版)
第1讲当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。
频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。
如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道图1-1 集思广益图如上图1-1，会议是一个集合的载体。
通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。
许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2．会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。
没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。
因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2 组织或部门与会议3．会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。
随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。
因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
会议的目的◆开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。
◆传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。
高效的会务管理PPT课件
➢ 重复问题
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
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课程目标
了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策
掌握有效为会议做准备的要领
掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧
会议需要管理 吗？会议管理还需 要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺 少技巧！
如何建立信任
找共同点
适当展示自己的能力和水平 适当暴露自己脆弱的地方
不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就
2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
倾听的技巧 实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、期
开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论
时常接电话
瞌睡 其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力
2. 重申会议规范
3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责 任
主持人的守则与责任
参会者的守则与责任
如何处理会议中的冲突
如何圆满结束会议
如何做开场白
定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确 宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律 规则等。 程序： 概观会议进行程序； 提供与会议有关的资讯； 规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。
如何分配发言时间
主持人发言最多的原因
待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话
者的内容，与他一起去体验，感受整个
过程。这是一种管理技巧，可以通过学
习和锻炼得到提高。
倾听的礼节
听听别人的故事 听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事
倾听的技巧
点头且微笑 眼神的接触总结
必要时做记录
倾听的误区
别人说话时你在想你自己的事
会议规范种类
时间安排方面的规范
固定的会议流程规范
会议本身要遵守的规则
固定的会议流程规范
3
开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度
2
议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行 动 总结
结束会议 总结 安排下次会议 跟踪 备忘录 跟踪计划
会议本身要遵守的规则（一）
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类 1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议 3.视频会议 按开会目的分类 1.宣布人事安排、讲解政2. 策的会议 2.当众表扬或批评别人的4. 会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
第一讲 当今会议面面观
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频繁
会议成本的计算
集思广益图
甲
想法
乙
丙
会议
想法
想法
好创意 好点子
会议的意义
会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式
会议的目的
开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位
沟通的定义
为了设定的目标把信息、思想、
情感在个体或者群体之间传递并
且达成协议的过程
沟通金三角
设身处地
自己
对方
沟通的冰山模式
环境 话题
5%~20%工作层面
80%~95%关系层面
有效沟通原则
有明确的沟通目标
有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标
造成沟通困难的因素
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
主持人的4个准备
设定沟通目标
制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析
SWOT分析
自身
Strength 优势
Opportunity 机会
Weakness 劣势
Threat 威胁
环境
第四讲 成功会议的五种策略
如何做开场白 如何分配发言时间
如何掌握议事进度
如何达成决议—决策方式
缩小问题的严重性
换话题 当双方争执时，表达不愉快的情绪
参会者的守则和责任
会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结
会议的频率
固定的部门会议：
建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成 拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上，
以防因一时疏忽造成工作上的被动。
全体会议
建议频率：至少每两月一次 注意事项：利用全体大会通报 政策，但不能频繁，否则回给 公司造成沉重的负担。
处理突发事件的会议
如何处理会议中的冲突
竞争（暴力）
决 断 妥协 不 决 断
决 断 ： 满 足 自 己 的 要 求
协作
回避
迁就（适应） 合作
不合作
第九讲 会议记录
会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
仅次于主持人 记录及维持议程所设计的 顺 序
协助主持人总结与归纳
主持人的守则与责任
营造和谐气氛 按照议程进行 正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法
尊重别人，避免会中意见一边倒的情况
减少与议题无关的争辩和讨论
保证中立态度
主持人作为矛盾调停者的失败表现
听完陈述后，就没词了
向双方之一表示赞同
阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 引导双方攻击你
会议记录者的才能
反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强
会议记录的10大建议
重要的会议应该进行录音 定期召开的会议不用录音 会议记录内容全面而准确 多数会议指定记录者 会议结束后整理会议内容
记录者的笔记流畅不失真 会议记录应有组织的整理 会议记录者的责任更全面 与主席共同修正错误部分 将会议记录发送给与会者
会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范
高效会议的预防性管理（二）
5.参会者要有听的技能
6.要充分作好准备工作 7.明确开会原因及目的
高效会议的八大特征
只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人
4种群体决策
权威决策
共识决策
少数服从多数决策 无异议决策
4种团队决策法
头脑风暴法 德尔菲法 思路转换法
易地思考法
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
会议中的沟通
会议中的反馈技巧
沟通的漏斗
沟通
你心理想的 100% 你嘴上说的 80% 别人听到的60%
别人听懂的40%
漏斗 别人行动的 20%
第七讲 如何对待会议中的意外情况
与“cicada蝉”相遇 与“shark鲨鱼”相遇 与“donkey驴”相遇 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇
与“cicada蝉”相遇
讲故事（和讨论的主题无关）
讲了很长才进入主题 讲的太模糊，没有具体事例
第三讲 开会前的准备工作
是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作
无需开会的五个如果
已经按惯例每周聚会 没什么特别的事情要讨论
会议成本太大
如果
还有比开会更好的方法
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题 弄糟）
必须开会的五个如果
Who Where Why How
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料 2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
必须把信息同 时传达给很多人 如果 要让别人参与决 策以集思广益
听取部门汇报工作
有些事情需要当 众表扬或批评
给小组委派任务
准备工作的作用
选择最恰当的选择方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚的告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突
会议准备的5W1H法
What When
拒绝倾听别人的主要观点
对于“cicada蝉”的解决
了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策
掌握有效为会议做准备的要领
掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧
会议需要管理 吗？会议管理还需 要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺 少技巧！
如何建立信任
找共同点
适当展示自己的能力和水平 适当暴露自己脆弱的地方
不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就
2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
倾听的技巧 实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、期
开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论
时常接电话
瞌睡 其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力
2. 重申会议规范
3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责 任
主持人的守则与责任
参会者的守则与责任
如何处理会议中的冲突
如何圆满结束会议
如何做开场白
定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确 宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律 规则等。 程序： 概观会议进行程序； 提供与会议有关的资讯； 规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。
如何分配发言时间
主持人发言最多的原因
待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话
者的内容，与他一起去体验，感受整个
过程。这是一种管理技巧，可以通过学
习和锻炼得到提高。
倾听的礼节
听听别人的故事 听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事
倾听的技巧
点头且微笑 眼神的接触总结
必要时做记录
倾听的误区
别人说话时你在想你自己的事
会议规范种类
时间安排方面的规范
固定的会议流程规范
会议本身要遵守的规则
固定的会议流程规范
3
开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度
2
议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行 动 总结
结束会议 总结 安排下次会议 跟踪 备忘录 跟踪计划
会议本身要遵守的规则（一）
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类 1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议 3.视频会议 按开会目的分类 1.宣布人事安排、讲解政2. 策的会议 2.当众表扬或批评别人的4. 会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
第一讲 当今会议面面观
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频繁
会议成本的计算
集思广益图
甲
想法
乙
丙
会议
想法
想法
好创意 好点子
会议的意义
会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式
会议的目的
开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位
沟通的定义
为了设定的目标把信息、思想、
情感在个体或者群体之间传递并
且达成协议的过程
沟通金三角
设身处地
自己
对方
沟通的冰山模式
环境 话题
5%~20%工作层面
80%~95%关系层面
有效沟通原则
有明确的沟通目标
有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标
造成沟通困难的因素
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
主持人的4个准备
设定沟通目标
制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析
SWOT分析
自身
Strength 优势
Opportunity 机会
Weakness 劣势
Threat 威胁
环境
第四讲 成功会议的五种策略
如何做开场白 如何分配发言时间
如何掌握议事进度
如何达成决议—决策方式
缩小问题的严重性
换话题 当双方争执时，表达不愉快的情绪
参会者的守则和责任
会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结
会议的频率
固定的部门会议：
建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成 拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上，
以防因一时疏忽造成工作上的被动。
全体会议
建议频率：至少每两月一次 注意事项：利用全体大会通报 政策，但不能频繁，否则回给 公司造成沉重的负担。
处理突发事件的会议
如何处理会议中的冲突
竞争（暴力）
决 断 妥协 不 决 断
决 断 ： 满 足 自 己 的 要 求
协作
回避
迁就（适应） 合作
不合作
第九讲 会议记录
会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
仅次于主持人 记录及维持议程所设计的 顺 序
协助主持人总结与归纳
主持人的守则与责任
营造和谐气氛 按照议程进行 正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法
尊重别人，避免会中意见一边倒的情况
减少与议题无关的争辩和讨论
保证中立态度
主持人作为矛盾调停者的失败表现
听完陈述后，就没词了
向双方之一表示赞同
阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 引导双方攻击你
会议记录者的才能
反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强
会议记录的10大建议
重要的会议应该进行录音 定期召开的会议不用录音 会议记录内容全面而准确 多数会议指定记录者 会议结束后整理会议内容
记录者的笔记流畅不失真 会议记录应有组织的整理 会议记录者的责任更全面 与主席共同修正错误部分 将会议记录发送给与会者
会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范
高效会议的预防性管理（二）
5.参会者要有听的技能
6.要充分作好准备工作 7.明确开会原因及目的
高效会议的八大特征
只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人
4种群体决策
权威决策
共识决策
少数服从多数决策 无异议决策
4种团队决策法
头脑风暴法 德尔菲法 思路转换法
易地思考法
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
会议中的沟通
会议中的反馈技巧
沟通的漏斗
沟通
你心理想的 100% 你嘴上说的 80% 别人听到的60%
别人听懂的40%
漏斗 别人行动的 20%
第七讲 如何对待会议中的意外情况
与“cicada蝉”相遇 与“shark鲨鱼”相遇 与“donkey驴”相遇 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇
与“cicada蝉”相遇
讲故事（和讨论的主题无关）
讲了很长才进入主题 讲的太模糊，没有具体事例
第三讲 开会前的准备工作
是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作
无需开会的五个如果
已经按惯例每周聚会 没什么特别的事情要讨论
会议成本太大
如果
还有比开会更好的方法
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题 弄糟）
必须开会的五个如果
Who Where Why How
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料 2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
必须把信息同 时传达给很多人 如果 要让别人参与决 策以集思广益
听取部门汇报工作
有些事情需要当 众表扬或批评
给小组委派任务
准备工作的作用
选择最恰当的选择方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚的告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突
会议准备的5W1H法
What When
拒绝倾听别人的主要观点
对于“cicada蝉”的解决