电话传真管理办法
通讯管理制度
通讯管理规定第一节总则第一条目的为了提高公司的经营管理，节约成本费用，提高工作效率，加强对公司各种通讯工具和通讯录的管理，特制订本制度。
第二条适用范围本制度规定公司各种通讯工具包括固定电话、传真、移动电话、短信平台、宽带、及时沟通工具、电子邮箱与通讯录的有关管理规定。
本制度适用于公司各职能部门及各办事处的通讯管理。
第三条公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，员工不得利用公司的通讯工具进行私人用途。
第二节座机及宽带管理第四条公司根据员工工作需要和固定电话（分机）的资源情况，为员工或部门提供固定电话及宽带。
第五条所有固定电话和宽带的用户名原则上必须与公司营业执照名称一致，并统一付款方式，个别特殊情况递交报告，便于核查和交接。
第六条所有固定电话（宽带）办理完毕分配到使用部门时，必须有责任部门和责任人，公共电话也必须明确一个责任部门和责任人，责任人不明确的由部门负责人履行责任人职责。
第七条员工应在电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，****×××（员工姓名/工号）”。
讲电话时声音不可太大，以免影响他人。
第八条禁止利用公司电话聊天。
员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。
第九条严禁利用公司电话（包括分机和直拨电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，违者按照制度进行处罚第十条宽带的类型有电信、联通等，各办事处要结合地区的实际情况选择，建议选择中国电信宽带。
宽带的消费方式可以根据业务需要选择，一般选择包月/年形式。
网络流量的选择根据所选类型不同有一定差异，正常情况下可参照以下标准开通：（1）10MB光纤家庭宽带：5台以下终端。
（2）20MB光纤家庭宽带：5台-20台终端或视频会议需要。
（3）大于40 台或数据上传量需求较大的，需要另外考虑。
第十一条公司总机及各职能部门直拨电话（含宽带）费用均按照实际发生金额报销，各办事处的固定电话（含宽带）均按照定额的方式进行管理，具体定额标准由综合部制定执行。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、目的与背景电话与传真是现代化办公环境中常用的沟通工具，有效管理电话与传真的使用对于提高工作效率、信息传递的准确性和保护重要信息的安全性至关重要。
为了规范电话与传真的使用，确保其合理有效地发挥作用，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于全体员工，规范办公室电话与传真的正常使用及管理。
三、管理原则1. 合理使用：员工应合理、科学地使用电话和传真设备，避免浪费资源，提高工作效率。
2. 保密性：员工在使用电话和传真时，应时刻注意保护公司的机密信息，并不得将任何机密信息通过电话和传真方式发送出去。
3. 安全性：员工在使用电话和传真设备时应遵循安全操作规程，避免安全事故的发生，如不正当的操作可能导致设备故障。
4. 规范性：员工在使用电话和传真设备时应遵守公司相关规章制度，做到遵纪守法，文明礼貌地与他人沟通。
四、具体规定1. 办公电话的使用- 办公电话仅限于公务通话，严禁私人通话。
私人通话需在工作时间外使用员工个人手机，不得在工作场所使用。
- 使用办公电话时应注意礼貌用语，语速适宜，信息传递清晰准确。
- 如需离开办公室较长时间，应关闭办公电话或将其转交他人代接。
2. 传真的使用- 传真发送前，需确认收件方的传真号码和接收人，并进行核对。
- 发送机密信息的传真前，需与收信人提前口头确认传真号码，并在传真件上标注“机密”字样。
- 接收传真时，应及时将传真件取走，并将其妥善保管，避免丢失或泄漏重要信息。
3. 电话与传真设备的维护与保养- 电话和传真设备应由专人负责维护和保养，确保其正常运行。
- 严禁未经批准私自移动、更换或涂改电话和传真设备的布线及标识，否则将承担相应责任。
- 如发现电话或传真设备故障或异常情况，应立即上报维修人员进行处理。
五、违规与处理1. 对于违反本管理制度的员工，将视情节轻重采取相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
2. 对于涉及泄露机密信息等严重行为的员工，将按照公司相关规定进行严肃处理，甚至追究法律责任。
电话及传真管理办法
电话与传真管理制度为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。
第一条 需求申报一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报总经理进行审批。
审批后，送交行政部。
由行政部负责询价、采购。
第二条 使用管理一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。
部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。
费用由员工本人承担，由行政部报财务部在其当月工资内扣除。
六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由部门主管进行审核。
公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
第三条 维修与报停一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知行政部，由行政部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知行政部经理，由行政部指定行政专员处理。
本制度由行政部负责解释，总经理批准即日颁行。
传真机电话电脑使用管理规定
1、本中心传真机由人事行政负责接收。
2、发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收人。
3、有关国际长途的传真，必须由总经理、副总经理批准方可进行拨发。
为确保管理处各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就管理处的电话使用作如下规定：(1)中心电话设备为保障中心各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿。
（2）中心各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交工程部实施。
（3）中心各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机除外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需要拨打长途，应填写长途申请单，经审批后指定拨发。
（4）接听电话首句规范用语为：“中佳如意某某部，您好！”（5）任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理或副总经理。
（6）所有员工禁止在工作时间内打私人电话，若有紧急情况，亦须长话短说。
（7）所有员工禁止拨打声讯电话，一经发现，照价支付并给予纪律处分。
电脑使用管理规定（1）非中心指定人员不可使用电脑。
（2）所有员工对打印文件资料须保密。
（3）禁止使用电脑进行非公务工作。
（4）电脑磁盘不能移作他用。
（5）私人磁盘也不能用于中心电脑，以防止损坏或由病毒感染。
（6）各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。
（7）保持电脑的清洁。
（8）及时处理电脑中的碎片。
（9）为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的清理。
（10）对打印的废弃文件，应做标识。
机密文件及时处理粉碎。
电话传真管理办法
电话传真管理办法
1、公司电话是为工作所须而设立，员工使用电话的原则是长话短说，尽量利用传真来沟通一些须长时间通话的内容。
2、员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事项。
3、公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。
4、员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公司每月将按国家电信部门规定收费标准收取相关的费用。
5、员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。
6、所有的传真发送和接收必须由行政文员登记备案。
7、上述管理办法若有遗漏之处将随时补充。
传真使用管理办法
传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。
2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。
3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。
（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。
2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。
3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。
（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。
四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。
本规定自签发之日起实行。
附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。
长途电话、传真使用管理规定
一、目的：节约公司资源，规范长途电话、传真使用管理流程。
二、长途电话使用规定：
1、公司员工如需拨打长途电话，可到部门主管处填写“长途电话登记表”（见附
表一）后方可使用。
2、长途电话的拨打请自觉遵守“长话短说”简明扼要原则。
3、员工若有需要利用公司电话打私人长途或国际电话，应事先填写“长途/国际电
话申请单”（见附表二）向行政部报备，事后主动缴交费用。
三、传真使用规定
1、传真机的使用管理统一由行政助理负责。
收传真可到行政助理处领取，发传真
则自行负责。
2、各部门须建立并记录“传真登记表”（见附表三），保持传真机四周整洁，不
乱丢乱放传真资料。
(违者罚款￥10元/次)
3、除发传真外，任何人不得使用与传真机配套的直拨长途电话。
附表一
长途电话登记表
附表二
长途 / 国际电话申请单
申请日期：年月日
长途 / 国际电话申请单
申请日期：年月日
附表三
传真登记表。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度前言电话和传真是公司日常沟通的重要工具，能够有效提高工作效率和沟通质量。
但不加规范地使用电话和传真会影响公司形象，造成不必要的时间和成本浪费。
为此，建立公司电话传真管理制度，是非常必要的。
目的本文档的目的是规范公司电话传真的使用，通过制度的建立使得公司电话传真的使用更加顺畅和高效。
适用范围本制度适用于公司所有部门和员工。
制度内容电话管理1.所有通话应在公用电话上进行，并应当注意保持谦虚礼貌，尽可能地简明扼要地陈述问题。
2.未授权的员工不得接听公司公用电话。
3.当通话无法在一定的时间内取得良好的效果时，应当尽量尝试另外的方法进行沟通。
如在电子邮件中沟通，或派遣一位职员进行面对面交流。
4.有电话回电的工作人员必须按时回电，并在不能接听电话时开启自动回复。
传真管理1.所有传真只能从公司的正式传真机上发送和接收，不能使用私人传真机进行传输。
2.所有传真必须注明公司名称、地址、电话和传真号码，以及发送日期和回复日期，确保传真内容清晰、易于理解。
3.所有传真发送前，应当先预览、检查内容，确保传真的准确性和完整性。
4.所有传真都应当保存在公司的文件夹中，且有责任人对其进行分类、整理和归档。
管理要求1.根据职能和任务划分，设定相关的负责人和具体职责。
2.定期组织相关人员进行电话传真工作的培训，并将完整的电话传真管理制度送至全员知悉。
3.安排专人对电话传真的使用情况进行排查和检查，及时纠正不规范的使用行为。
4.定期评估电话和传真的使用效果，并据此进一步完善电话传真管理制度。
总结公司电话传真是日常工作中不可或缺的工具，它可以方便、高效地协调工作。
因此，建立起一套完善的公司电话传真管理制度，有助于减少不必要的沟通时间和成本，提高员工工作效率和公司的形象，让工作更加顺畅、高效。
电话 传真管理制度
电话传真管理制度第一章总则第一条为了规范公司内部电话和传真使用，加强信息管理和保密工作，提高工作效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电话和传真的使用。
第三条公司电话和传真的使用应当遵守国家法律法规以及公司相关规定，不得用于违法违规活动。
第四条公司电话和传真的管理应当遵守保密原则，未经允许不得将公司内部信息外泄。
第五条公司电话和传真的使用人员，应当了解和遵守本制度，确保电话和传真的正常使用。
第六条公司对电话和传真使用情况进行定期检查，对违反本制度的行为进行处理。
第二章电话使用管理第七条公司电话的使用范围包括固定电话和移动电话，使用人员应当按照规定使用，并对电话费用进行合理控制。
第八条公司电话的使用应当遵守公司规定的通信礼仪，不得在电话中使用不文明语言或进行不良行为。
第九条公司电话的使用人员应当认真履行电话接听和发送的工作，确保电话畅通和准确传递信息。
第十条公司电话的使用人员应当合理安排通话时间，不得长时间占用公司电话影响他人正常工作。
第十一条公司电话的使用人员应当定期清理通话记录，保持电话通话记录的正确性和完整性。
第十二条公司电话的使用人员应当采取措施防止电话信息泄露，确保通话内容的保密性。
第十三条公司电话的使用人员应当定期查看电话账单，确保电话费用的合理支出。
第十四条公司电话的使用应当遵守公司节约用电的规定，不得滥用电话。
第三章传真使用管理第十五条公司传真的使用范围包括固定传真机和电子传真，使用人员应当按照规定使用，并对传真费用进行合理控制。
第十六条公司传真的使用应当遵守公司规定的传真格式和标准，确保传真的清晰和准确。
第十七条公司传真的使用人员应当认真履行传真接收和发送的工作，确保传真及时传递和回复。
第十八条公司传真的使用人员应当合理使用传真纸和传真墨盒，确保传真设备的良好状态。
第十九条公司传真的使用人员应当定期清理传真记录，保持传真内容的正确性和完整性。
第二十条公司传真的使用人员应当采取措施防止传真信息泄露，确保传真内容的保密性。
公司电话 传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则第一条为了规范公司电话、传真的使用和管理，提高工作效率，保障信息安全，制定本管理制度。
第二条公司电话、传真管理制度适用于公司内所有部门和岗位。
所有员工必须遵守本管理制度。
第三条具体电话使用的收费标准另行规定，传真免费使用。
第四条公司电话、传真管理制度执行细则由公司管理部门根据需要不时修改。
第五条公司电话、传真管理制度的解释权归公司管理部门。
第二章电话使用第一条公司电话只能用于公司内部通讯和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
禁止私人通话。
第二条如有需要向外打电话，必须经过上级批准并填写电话申请单。
第三条使用公司电话不得超时，如有特殊情况需延长通话时间，需经过上级批准。
第四条使用公司电话应注意礼貌用语，保持良好的沟通风格。
第五条禁止在电话中发布违法、不良言论，一经发现将受到公司的处罚。
第六条禁止在公司电话中传播不实信息，损害公司形象。
第七条使用手机时应注意通话质量，保持电话畅通。
第八条在工作时间内禁止私人通讯、上网浏览，严禁使用公司电话观看视频、玩游戏等影响工作的行为。
第九条禁止私自接听使用分机电话，必须经过分机持有人允许后方可接听。
第十条使用公司电话需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第三章传真使用第一条公司传真只能用于公司内部传真和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
第二条使用传真需填写传真申请单，经经理核准后方可发送。
第三条传真内容须真实、准确，不得涉及违法、不良信息。
第四条传真发送后需确认收到，确保对方接收到传真内容。
第五条禁止在传真中传播公司机密信息，一经发现将受到公司的处罚。
第六条传真接收人应及时查收，不得拖延。
第七条使用传真需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第八条禁止私自接收他人传真，必须经过本人允许后方可查收。
第九条传真接收后需妥善保存，不得外泄。
第四章处罚措施第一条违反公司电话、传真管理制度，将受到公司的处罚。
第二条违反公司电话、传真管理制度，第一次警告，第二次扣发奖金，第三次取消晋升机会，第四次开除。
百货商厦电话传真管理办法
百货商厦电话传真管理办法一、前言电话和传真是商业活动中常见的沟通方式，因此正确地处理电话和传真是商业环境中必不可少的管理要素。
本文档将介绍在百货商厦中如何正确处理电话和传真的管理办法。
二、电话管理2.1 客服质量在商场中，电话通常被用来与顾客进行交流。
因此，电话客服质量的高低直接关系到商场的形象和顾客的体验。
下面列出了几条电话管理注意事项：•保持友好和耐心：在接听电话时，要以友好、耐心的心态与顾客进行沟通。
•按规定接听电话：商场应设立专门的电话接听部门和工作人员，规定顾客应该拨打哪个电话进行咨询。
•快速响应：商场的电话客服应该保持迅速响应。
所有电话应在3次铃声以内接起。
•详尽回答问题：要确保电话客服能够详尽回答顾客的问题。
同时，也要确保提供的答案是准确的。
•清晰发音：电话客服应该保持清晰流畅的发音。
如果是典型方言口音，应该加强口音训练，以便让客户能够听懂后方便沟通。
2.2 分机号码管理商场中通常存在多个部门，每个部门都有不同的电话分机号码。
因此，分机号码管理也是电话管理的一部分。
以下几项应注意：•确认正确的分机号码和电话号码：每个部门的分机号码和电话号码应该被确认为准确无误的。
每个员工应熟悉常用分机号码和电话号码。
•建立完善的分机号码管理体系：为了能够更有效地管理多个分机号码，商场应该建立完整的分机号码管理体系。
这个体系应该包括分机号码的申请、使用、撤销和维护等方面。
•更新分机号码信息：如果员工更换了职位或者调动到新的部门，他们的分机号码信息应该及时更新。
三、传真管理在商场中，传真是迅速传递重要文件和信息的一种方式。
以下是传真管理的要点：3.1 传真发送商场可以通过传真将一些重要的信息及时发送出去。
发送传真时应注意以下几点：•意见征询：在传真上，营业员应该告诉收件人主要目的是为了寻求建议和意见。
•保密：对于涉及商业机密的传真，应该提醒收件人在不发生泄露的前提下仅供其个人参考。
•注意防止误传：在传真文件上应该清楚地注明收件人的姓名和地址，以防止传真被误传。
公司打电话管理制度
公司打电话管理制度一、总则为规范公司内部电话使用管理，倡导高效沟通，提高工作效率，特制定本电话管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工在公司办公时间内的电话使用。
三、电话使用规定1.员工应严格遵守公司电话接听规则，电话响铃时应在规定时间内接听电话，避免长时间等候或无人接听。
2.电话接听时，员工需标准用语，礼貌用语，并听取对方意见，认真记录重要信息。
3.员工在与客户或合作伙伴通话时，应注意语音语调，使用流畅明确的语言，并感谢对方的来电，提高公司形象。
4.员工在进行电话外呼时，需核实对方身份，核实电话信息，不得在无明确目的或无关电话等追踪电话。
5.公司内部电话通讯需注意保密，涉密信息不得通过电话通讯方式传递。
6.员工在电话过程中，如需回复信息、查阅资料等操作，应将对方等待时间控制在合理范围内，不得影响双方通话体验。
7.员工在电话通话过程中，如需请假或其他事宜，需事先告知对方并结束电话，切勿处理私事或超时通话。
8.公司电话不得被用于私人通话或联系方式，不得影响工作效率，不得出现恶搞、不文明用语等行为。
四、管理办法1.公司将定期对员工电话使用情况进行监控，对违反电话管理制度的员工将采取相应处理措施。
2.公司将建立电话使用档案，定期进行评估，对员工电话管理情况进行考核，对表现优秀者给予奖励。
3.如有员工对电话管理制度存有疑问或建议，可向公司人力资源部门提出，公司将以征求员工意见，不断完善管理制度。
五、违规处理1.对于严重违反电话管理制度的员工，公司将根据情节轻重采取相应措施，包括警告、扣款、停职等处理。
2.对于多次违规的员工，公司将考虑作出降职、降薪等处罚，甚至解雇。
3.员工若发现他人违反电话管理规定，可向公司人事部门举报，公司将依法处理。
六、附则本电话管理制度经公司董事会审议通过，自颁布之日起生效。
涉及其他事宜，由公司人力资源部门负责具体执行。
公司将定期对电话管理制度进行检查评估，对制度不完善之处进行修订，确保制度的执行性和有效性。
通讯器材管理制度
通讯器材管理制度
1．所有通讯工具和器材统一由行政部登记、建帐、管理。
2．机要室传真机由机要室设专人管理，传真件由专人收发，其他人不准私自操作。
3．凡属个人保管使用的通讯工具（移动电话、传呼机等）由行政部登记、建帐，不得外借；使用人在离职或因工作变动不需配备时，应及时交回行政部。
4．通讯工具在使用中，因使用不当而损坏或丢失，由个人负责赔偿。
5．各部门员工要正确使用固定程控电话，不得随意乱按电话按键、不得私自拆装和修理。
6．因工作需要拨打长途电话时需事先申请，经部门经理签字同意，在电话管理处进行登记方可拨打。
7．员工因私需要拨打长途电话，经部门经理签字同意后可以拨打，但需按照电信局话费标准交纳费用，电话费由行政部通知财务部发工资时扣除。
8．所有通讯工具因工作需要而配备，使用时要以工作需要为前提，做到仔细使用、节约开支。
话费统一由行政部交纳。
9．行政部应经常对通讯工具使用情况和长途电话情况进行例行检查和抽查。
10．公司对移动电话使用费用实行包干，具体规定如下：
（1）副总裁级：500元/月；（2）部门经理级：300元/月。
通讯费用超过以上标准，超过部分由个人承担，并在工资中扣除。
没有用够以上标准者，单位不给补发。
公司电话管理规定(4篇)
公司电话管理规定一、前言公司电话是企业内外交流合作的重要工具，对于企业的运营和管理至关重要。
为了规范公司电话的使用，确保电话资源的有效利用和提高办公效率，特制定本公司电话管理规定。
二、电话号码的分配1. 公司电话号码的管理由公司总机部门负责，由总机部门统一分配和管理。
2. 公司电话号码采取分机号和直线号相结合的方式，分机号用于内部通话，直线号用于外部通话。
3. 分机号的分配原则是按照职位和部门进行划分，每个员工分配一个唯一的分机号。
4. 直线号的分配原则是按照业务需求进行划分，每个部门分配一个直线号码。
三、电话使用1. 公司电话仅限于公务通话使用，禁止进行私人通话、聊天和无关工作的通话。
2. 使用公司电话接听来电时，应尽量使用礼貌用语，准确、简洁回答，并尽量提供帮助。
3. 对于外部来电，如果无法解决或需要进一步处理的问题，应及时转接给相关部门或负责人处理。
4. 在接听电话时，应尽量避免长时间等待，若遇到需要处理的情况，应告知对方稍后回复。
四、电话礼仪1. 拨打电话时，应先确认被拨打方是否有时间接听，不得打扰对方正常工作。
2. 在通话时，应保持语音清晰、语速适中，尽量减少背景噪音，提高通话质量。
3. 对于重要的电话通话，应做好记录与备忘，确保事后能够查阅和处理。
4. 在通话结束时，应礼貌道别，并确认对方是否还有其他事项需要处理。
五、电话转接1. 内部转接电话时，应事先确认被转接方是否有时间和能力接听，如果被转接方暂时无法接听，应告知转接者，并尽可能提供其他解决方案。
2. 外部转接电话时，应告知来电方正在转接，并事先征得来电方的同意后进行转接操作。
六、保密责任1. 在电话通话中，应严格遵守公司的保密规定，不得泄露与公司有关的机密和敏感信息。
2. 对于不熟悉的电话来电，应审慎处理，如有疑问应先请教上级或相关负责人处理。
七、电话维护与管理1. 每个员工需妥善保管自己的电话号码和相关资料，不得随意更改和泄露他人电话信息。
电话、传真机、电脑使用管理规定
电话、传真机、电脑使用管理规定导言电话、传真机和电脑是现代办公环境中必不可少的工作工具。
为了保障工作效率和信息安全，公司特制定本规定，明确电话、传真机和电脑的使用管理要求。
一、电话使用管理规定1.所有员工必须按照公司规定的电话使用流程进行操作。
2.电话只能用于公司工作相关的事务，不得用于私人用途。
3.禁止使用电话进行骚扰、诋毁和破坏他人形象的行为。
4.电话通话结束后，请及时挂断电话，以免浪费资源。
5.禁止私自更改电话设置、调整音量等操作。
二、传真机使用管理规定1.传真机只能用于公司工作相关的事务，不得用于私人用途。
2.使用传真机时，要确保传真内容准确无误，并附上正确的传真封面页。
3.不得恶意发送广告或其他非法信息。
4.使用传真机结束后，要清空传真机内存，以防他人获取到公司机密信息。
5.如发现传真机故障，请及时报修，不得私自修理。
三、电脑使用管理规定1.电脑只能用于公司工作相关的事务，不得用于私人用途。
2.电脑登录账号和密码严禁泄露给他人。
3.禁止下载、安装未经公司批准的软件。
4.禁止访问、传播违法、淫秽、暴力等不良信息。
5.电脑使用完毕后，请及时关机，以确保信息安全。
四、违规行为的处罚1.对于违反电话、传真机和电脑使用管理规定的员工，将按公司规定进行纪律处分。
2.对于严重违反规定的员工，将给予警告、罚款或辞退等处理。
五、其他事项1.公司保留对电话、传真机和电脑使用管理规定进行调整和解释的权力。
2.员工如果有对规定的疑问或建议，可以向主管领导或人力资源部门提出。
本文档旨在规范电话、传真机和电脑的使用管理，以提高工作效率和保障公司信息安全。
所有员工必须认真遵守以上规定。
如有违反规定的行为，将受到相应的纪律处分。
同时，我们欢迎员工提出对规定的建议，以便不断完善管理制度。
请所有员工共同遵守并努力落实以上规定，以维护公司的正常运转，保障公司信息的安全性和保密性。
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公司办公电话管理制度
公司办公电话管理制度第一章总则第一条为规范公司办公电话使用行为，提高工作效率，保障公司正常运转，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内全体员工，在公司内使用的固定电话、手机等通讯设备。
公司严格禁止私自添加陌生电话，使用公司电话进行不正当商务活动等行为。
第三条公司电话使用应遵循合理、节约、高效的原则，严格控制通话时长和费用开支，并确保相关信息不泄露。
第二章办公电话管理第四条公司电话统一管理，由行政部门负责设备的购置、维护和管理，使用过程中如有异常情况，应及时向行政部门报告处理。
第五条员工领用公司电话时，需填写使用申请表格，并签署保密协议。
如需外借或调拨必须经过主管领导审批。
第六条公司电话使用仅限于工作需要，严禁将电话用于私人通讯、娱乐或非工作目的。
如有违反规定行为，将受到相应的处罚。
第七条公司电话需保持通话质量稳定，通信设备定期维护，确保通话质量，保障正常工作需要。
第八条公司电话在工作外时间（如节假日、下班时间等）应关机或调至静音状态，以免造成公司电话资源浪费。
第九条公司电话通讯记录需保存备份，以便查询历史通话记录，提供必要的工作依据。
第十条员工离职或转岗时，应及时交还公司领用的通讯设备，如有损坏或遗失需照价赔偿。
第十一条公司电话号码为公司机密信息，严禁擅自向外泄露或透露给任何第三方，涉密通话需谨慎处理。
第三章通话管理第十二条公司电话通话应遵循礼貌用语，不得对外客户或同事使用粗暴、不文明的语言，做到文明用语，言行举止得体。
第十三条公司电话通话时，应注意保持声音清晰、语速适中，避免喧哗或沉闷，尽量避免其他员工的干扰。
第十四条通话内容务必专业、真实，不得有虚假陈述或误导性信息，确保通话准确、有效。
第十五条通话内容涉及公司机密信息，需严格保密，避免信息泄露给未经授权的人员，避免给公司造成损失。
第十六条公司电话通话结束后，应核对通话记录，确认信息准确无误，以便后续工作处理。
第十七条公司电话通话费用产生后，应及时报销，避免超出规定额度造成不必要的费用支出。
传真规章制度内容包括什么
传真规章制度内容包括什么第一章总则第一条为了规范和加强传真使用管理，提高传真服务的效率和质量，特订立本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位及其相关部门和人员在工作中使用传真设备和服务的行为及管理。
第三条传真服务的使用应当符合法律法规，遵循诚实守信、服务规范的原则。
第四条传真设备的使用应当合理、规范，在保证机密、安全和准确性的前提下进行。
第五条传真服务的使用应当积极配合单位工作、提高效率，并能保护单位的利益。
第二章传真设备管理第六条传真设备的管理应当由专人负责，确保设备的正常运转和维护保养。
第七条传真设备应当放置在安全、干净、通风良好的环境中，避免灰尘和水汽对设备的损害。
第八条传真设备应当定期进行维护保养，确保设备的正常使用。
第九条传真设备的使用人员应当熟悉设备的操作规程和注意事项，做到规范使用。
第十条传真设备的使用人员应当保证设备的正常使用，不得私自拆卸或调整设备。
第三章传真服务使用第十一条传真服务的使用人员应当遵循相关规定，保持通信内容的保密性。
第十二条传真服务的使用应当进行标准格式化，确保传真内容的清晰和准确。
第十三条传真服务的使用不得用于传播违法、不良信息，不得损害他人利益。
第十四条传真服务的使用应当及时、准确，确保文件传送的完整和安全。
第十五条传真服务的使用应当注意保护环境，避免造成资源浪费。
第四章违规处罚第十六条对于违反本规章制度的行为，一经查实，将按照严重程度给予相应的处罚。
第十七条对于不履行传真设备和服务管理职责的人员，将根据情节轻重追究责任。
第十八条对于故意损坏传真设备和滥用传真服务的行为，将按法律法规予以处理。
第五章附则第十九条本规章制度由本单位负责解释，并根据工作需要进行调整或修改。
第二十条本规章制度自发布之日起执行，同时废止之前的相关规定。
第二十一条本规章制度未尽事宜，按照相关法规和单位规定执行。
以上为传真规章制度的内容，希望所有使用传真设备和服务的工作人员严格遵守，共同维护工作的顺利进行和单位的利益。
电话传真管理制度
电话传真管理制度制度名称电话传真管理制度受控状态编号第1章总则第1条公司电话、传真主要是作为方便与外界沟通、开展业务的用途，为了避免员工在公司内打私人电话、发送传真，特制定本制度。
第2章员工电话传真要求第2条员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
第3条总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听、挂线。
第4条总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，XX公司”，如果要接通分机电话时，先说：“请稍等！”如果分机占线，说：“电话占线，请稍后再打！”接听内线电话的用语为：“您好，总台！”其他内容视具体情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。
第5条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。
有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。
行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。
负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由本人双倍负责。
第6条值班人员不按上述3条规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次惩罚50元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。
第7条员工不经同意即私自挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内长途电话的，每次罚款50元；私挂香港或澳门的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。
屡次劝告不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。
第8条公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。
部门正职负责人，经申请可报销电话费。
其他员工公司不予考虑电话问题。
第3章其他要求第9条各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
第10条人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费。
设计院收发长途电话传真管理
设计院收发长途电话传真管理1 目的1．0．1 为了做好收发、长途电话、传真管理工作，特制定本制度。
2 适用范围2．0．1 本制度适用于收发员长途电话传真管理人员。
3 内容3．1 收发员工作职责。
3．1．1 每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行通知和分发。
3．1．2 收进的邮件有登记并让用户做好签收。
3．1．3 对收发文件严格管理，不丢失、不损坏、不泄密。
3．1．4 一般邮件必须当天通知有关单位或个人。
3．1．5 公用的报纸、期刊、信函，要在二小时内分发至柜内。
3．1．6 私人的期刊、报纸和公用的专用期刊，要进行登记和签收。
3．1．7 对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。
3．1．8 收到的电报，要在2 小时内通知到用户，加急电报在1 小时内通知到用户。
3．1．9 每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。
1 一般的电函、大字件、电报一天要一次，时间是下午2点、4点。
2 加急的挂号、大字件、电报，做到二小时内发出。
3 发出的挂号信做登记，以备查询。
4 难发出的邮件要尽快找到发件单位并协调解决。
3．1．10 按照邮政部门的统一布置组织全院各单位做好收订任务。
3．1．11 组织召开基层收发员座谈，传达邮政部门精神，宣传发行工作意义，解释好发行的种类，提供所有信息。
3．1．12 凡向外埠发信函、特快专递、快件等必须事先由室主任签字方可办理，禁止因私办理以上业务。
3．2 长途电话、传真管理工作。
3．2．1 打电话发传真必须填申请单先由有关领导签字后方可实施。
3．2．2 认真做好发接记录，遇紧急情况立即通知有关人员。
3．2．3 禁止因私事打电话发传真。
3．2．4 维护好电话机、传真机。
3．2．5 电话卡发放要有登记，要有室主任或大项目负责人签字。
电话传真管理规定09
电话传真管理规定前言本标准依据GB/T1.1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》和GB/T15498—1995《企业标准体系、管理标准工作标准体系的构成和要求》编制。
本标准由公司标准化委员会提出。
本标准由经理办公室负责起草和解释。
电话传真管理规定第一条电话管理（一）电话记录及处理1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。
2、要及时将电话记录内容转告当事人。
（二）电话的开通（移机、停机）因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。
批准后交后勤服务中心负责办理。
（三）电话故障处理1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。
2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。
（四）电话费用结算1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。
话费标准另行制定。
2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。
缴费须及时，避免因欠费而停机。
第二条传真管理（一）传真操作规范1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。
重要传真发送后，需电话确认。
2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。
收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。
3、办公室负责传真机维护，保障传真纸张的充足。
（二）传真使用要求1、传真由办公室人员操作，其他人员严禁接发传真。
2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。
第三条本制度由院办公室负责解释。
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太平洋商厦电话传真管理办法
一、为使公司电话、传真使用制度有章可循，特制定本管理办法。
二、公司电话是为工作所须而设立，员工使用电话的原则是长话短说，尽量利用传真来
沟通一些须长时间通话的内容。
三、员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事
项。
四、公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。
五、员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公
司每月将按国家电信规定收取相关的费用。
六、员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。
七、上述管理办法若有遗漏之处将随时补充。