宴会厅会议服务流程.ppt

会议桌的类型
教室型(Classroom Style)（即课桌式） 教室型主要适用于授课等需要用笔记录的会议。 通常用会议长条桌（IBM长183CMX宽45CMX高76CM）进行 摆放，后面再放一排宴会椅。
2 剧院型(Theater Style) 一般用于人数较多，不需作记录的会议，如报告会（如为报告 会，主席台一般会就坐领导，需做VIP的招待），一些大型会 议，新闻发布会，新品发布会或观看表演等。 一般由主席台和宴会椅组成。根据客人需要可在第一排位置处 放上一排桌子，要注意留出通道。
• 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台 上方会议灯开启保持灯光明亮。话筒应在会议开始 前5分钟打开。会前半小时开始播放轻柔、欢快的 轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。并检 查各项设备设施是否正常。
会议开始
• 前15分钟，服务员分发香巾完毕。分发香巾应在客人左侧 进行，必须使用干净的香巾夹，香巾篮。
3 U 型台（U Shape Style） U型台一般为需要使用幕布，投影等的说明会或项目说明会等。 此种台型也是有IBM、台裙和宴会椅组成，空位处可放绿色植 物进行装饰。
4 回型或董事会型（Boardroom Style） 回型或董事会型主要是针对公司内部研讨会，董事会或座谈会等。 通常回型由IBM 、围裙和宴会椅组成。如客人需要可将会议桌两头加上两 个半圆形，使桌面更美观。 董事会型是在回型的基础上中间再加上宴会桌进行填充，桌子上可放小型花 进行装饰。
会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求：色泽 醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。
听众席 • • • • 会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线
物品准备
• 准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的10% 作为备量。 • 一般会议摆台必须有纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、 毛巾托、清口糖等，也可视客人要求摆茶杯。 • 确保物品干净整洁，无破损。 特殊会议如（签字仪式）等应询问是否需要准备香槟 等及时做好准备
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会议服务工作流程
• 会前准备 • 会中服务 • 会后收尾
会前准备
• • • • 了解会议基本情况 会议桌的要求 物品摆放 场地布置
了解会议基本情况
基 本 情 况
所需要的宴会器材和必须品
会议室的预订情况，做好协调工作
检查所需品是否到位
会议名称及会议时间
了解会议基本情况
• 会议的人数，会议类型，名称，时间，主办者， 会议的特殊要求，与会者的风俗习 惯，付款方式 和收费金额等。 • 联系工程、PA等相关部门做好协调工作。 • 还要安排一名专职负责人或宴会领班与主办方负 责人联系全程跟盯会议，保证与主办方负责人配 合好工作，如有准备会场不确定之处及时与此会 议销售经理联系。
• B．会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会 者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静， 注意室内温度，合理调节空调。
• C．若有茶水服务，茶头应在会议开始前5分钟泡好。 准备足量热水瓶，热水瓶应干净光亮无水印。会议进 行中间15到20分钟应续水一次。倒茶水时，应在宾客 的右后方用右手进行，动作要轻稳，不能在宾客头上 或背部上方倒水，茶水以八分满为宜。主席台的客人 或贵宾应在其后进行服务。若会议持续多天，一般第 二天应更换茶叶品种。特殊情况可按客人要求服务。
场地布置
• 主席台 • 听众席
舞台裙:
主席台
舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间的接 缝吻合，接口处不能面向客人。 条幅： 根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破坏墙面。 投影幕及投影仪： 会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影 仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试完毕。
台
昵
• 每张IBM桌用台昵铺好，台昵四台平挺无皱 褶，台面无污物。两端大约垂到桌子离地面 的一半，并用大头针扎好或者叠好。
音响及电线
⑴接电之前通知工程部，不合格的电源线不接。 ⑵电线应顺墙布线，不打卷多余电线应放置于不明显处，并 用花草或植物适当遮挡， 在通道处布线必须用压线板压 住。音响设备：整齐摆放在墙角处，提前调试好音量及效 果。音箱放在会场靠边适当位置或墙角处。
茶歇服务
• 1）会议休息开始前至少5分钟，将各种饮品、茶品、用 具准备齐全，人员做好服务准备。 2) 礼貌询问宾客所需饮品，并迅速为其服务，保证餐台 及周围的卫生整洁，及时补充饮品及用具。 3）茶歇结束时整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具。
•
•
会后收尾
• • 会议结束，应将所有门打开，礼貌送客。 送别宾客时及时为宾客叫电梯。 宾客全部离场后，要检查会场有无客人遗 留物品。如发现遗留物品要及时归还， 不能及时归还的要及时上报上交。 关闭部分灯光和空调，作好节能工作。
会议桌的要 求
• 服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议室的具体 情况安排会场布局，台型要比例协调、美观。 • 会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适；台昵平整无 污垢，无破损、无皱褶；若用台裙时，台裙扣之间距离应 在30cm左右，台裙干净无皱褶，接口不能朝向门和客人。 椅子必须有椅子套，椅子套要干净整洁，椅子前后左右距 离合适，桌椅各成直线。 • 同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议 室内外的卫生，保证无异味，无异物。
• 1）当演讲人宣布休息时，将会场的门打开，通 知音响师播放轻柔、欢快的音乐，音量适中。 • 2）应礼貌提醒客人随身携带贵重物品。尽快整 理补充和更换各种用品，保持台面整洁，注意及 时锁门防盗。 • 3) 为客人指示洗手间和吸烟区的方向。 • 4）会议开始前1分钟通知音响师停播音乐。参会 人员进场后将门关闭。
会中服务
• • • • • • 迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务
迎宾服务
• 如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安排礼仪小姐着红 色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人。服务员要在会议开始 前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客。 仪容仪表要合格。
打开相关设备设施
会议桌的摆放
• 课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计 划桌子张数，第一排桌子距离主席台之间的 通道应宽敞点（一般大于2米）。用2—3张 桌子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相 距1米；竖排桌子中间至少留出3条主要通道， 每条通道宽度应在1.5—2米之间。
椅 子
• 课桌式会场椅子在IBM桌后面摆成一条直线，椅 子前端与台呢下垂部分相切，间距相等前后成直 线，椅套平整干净无皱。剧院式会场：每排椅子 前后间距合适。
•
• 清扫卫生，回收可利用物品，桌椅归位。撤下会 议所用设备设施用品，分类归位。 • 清洗会议用杯，分类码放整齐。 • 查看未来几日有无预定，若有，根据会议通知单 做好相应摆台工作。 • 通知PA清洁卫生。 • 检查安全隐患，清理工作间卫生，确保无误后关 闭所有灯光，撤出锁门。
会 议 服 务
钱江君廷酒店
矿泉水
带有酒店标识的皮垫 铅笔 带有酒店标识的纸张
• 2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台，摆 摆放在皮夹相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边缘线 成水平位子
绿色台绒
中式茶杯
皮夹
带酒店Logo的信签纸
书写用铅笔
举 例
• 1 使用矿泉水的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台， 摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子 正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹相应的位置。 水杯距皮夹两厘米，水杯中线与皮夹上边缘线 成水平位子，矿泉水距水杯两厘米，并成30 度角。
矿 泉 水 绿苔布
带 有 杯 垫 及 杯 盖 的 水 杯
会中服务细节
• A．参会人员落座时，为演讲人或前排就座的贵宾倒 矿泉水或茶水。 会议开始后，服务员要站在会场的后面或侧面注意观 察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用服 务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要，会 议场内15分钟应巡视一遍。如果有事需要离开，必须 找人替岗，保证会议有人值班。
会中服务细节
• D．会议期间，服务员要勤观察，若出现工程噪 音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议 正常进行。 • E．会议期间，我们只承诺我们所能提供的服务 • F．会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音 响设备正常使用。
• G．会议期间做好保洁工作，保持警觉性，防灾、 防盗、防杂物等。
会议中间休息