公文处理实务-实用PPT
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公文写作与实务(可编辑ppt文档)
谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正
确，篇幅力求简短。公文的文体应当以说明、
叙述和议论的表达方法为主，排斥描写，尽量
不抒情。公文的语言应当采用现代汉语书面语
言，可以有通行的口语，不用俗语和土话。公
文的文体力求庄重规范。
第二节 现代企业、公司的
新型文书与载体
一、企业文书处理工作中 应注意的事项
标识
的标识符号
收文印章
是收文机关为便于管理，收到公文后在首页右上端 加盖的戳记
（三）公文的格式
•
为了维护公文的严肃性、法规性，对公文
• 中所有结构和标记的组成方法，有明确的标识
• 规则。行政机关的公文参照《国家行政机关公
• 文格式》国家标准执行。
（四）公文的文体
•
《办法》中规定公文应当做到：
•
情况确实，观点明确，表述准确，结构严
•
文书处理时应注意以下四点。
•
（一）文旨不明，文种不分
•
通过对请示与报告，通知与通报的辨析来
• 讨论这一点。
• 1 请示与报告混用
•
“请示”有两种类型，一种是“申报性”请
• 示，另一种是“求助性”请示。请示理由往往
• 有汇报的特点或在报告中带着请示事项。
•
所以，有些秘书常将请示的理由与情况汇报的“报告”
• 即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责
• 任的机关。标注受文者时，应使用全称、规范的简称
• 或统称。
•
正文：用于阐述具体内容，表达发文意图，使受
• 文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。正
• 文的内容一般要求做到一文一事，正文的结构通常包
• 括开头、主体、结语三部分。
《公文处理基本知识》PPT课件
精选ppt
7
6、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神 或者情况。
精选ppt
8
7、议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或人民代表大会常务委员会提请 审议事项。
精选ppt
9
8、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问。
精选ppt
10
9、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
精选ppt
35
4、属于部门职权范围内的事务，应当由部门 自行行文，确有必要和有关部门联合行文的， 应当明确主办部门。
5、政府各部门可以相互行文和向下一级政府 的相关业务部门行文，一般不得向下一级政府 正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或 由本级政府办公室转发。
精选ppt
36
6、行政机关联合行文，主办机关排列在前、 首先签署意见，协办机关依次会签；一般不使 用复印件会签。
精选ppt
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9、受理请示、报告，应当及时答复办理结果。
精选ppt
59
10、要求：公文运转由文秘部门负责，来文单 位人员不得持件运转。凡送请负责人阅示、审 批和送请有关部门办理的公文， 有关人员均 应严格登记，各个环节都应在保证质量的前提 下抓紧办理，做到一般文件及时办理，急件随 到随办，特急件专人限时 办理。送批公文，如 有关负责人外出，一般可隔过下传或者送代管 负责人审批；不能隔过下传或者代批的，视时 间要求分别采取等待或者专程送批的办法。
精选ppt
46
5 、各级行政机关应当按照上级机关规定的份 数报送公文。市局要求一式三份（主管领导、 业务科室、办公室备案）
精选ppt
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收文办理
公文处理讲义共90页PPT资料
一、公文概说
（二）公文作用 是实施党的管理和行政管理、 处理公共事务、具有法定效力和规 范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政 策、发布法规、请示和答复问题、 指导和商洽工作、报告情况、交流 经验的重要工具
一、公文概说
（三）基本要求 坚持实事求是、精简、高效的原 则，达到及时、准确、安全的要求 实行统一领导、分级管理：应有 领导同志分管公文处理工作，党政办 公室是党的公文、行政公文处理的管 理机构，办公室要配备专职人员负责， 没有设立办公室的应有专职或者兼职 人员负责
三、公文格式
三、公文格式
三、公文格式
三、公文格式
（二）公文样式 1.文字及其排列方法：汉字；横写，横排 2.用纸和装订：国际标准A4型；天头（上 白边），订口（左白边），版心；左侧装订 3.排版规格和印刷要求：正文用3号仿宋 体字，一般每面排22行，每行排28个字；双面 印刷；页码用4号半角白体阿拉伯数码标识， 置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空 1字
二、公文种类
（二）专用文书 方案、办法、细则、合同、协 议书、计划、工作要点、总结等也 是单位内部事务和对外交往中常用 的专用文书 ●专用文书需要以通用公文形 式出现时，如印发下级知照或会知 同级机关用通知或函作载体；呈送 上级机关用报告作载体
三、公文格式
《国家行政机关公文格式》 （Байду номын сангаасB/T9704-2019）——国家标准
三、公文格式
（三）公文格式 1.标准格式
发文机关标识的上边缘至版心的上边缘 距离为25mm
发文字号标识在发文机关标识下方居中 摆布
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽 的红色反线
公文处理(收发文处理)--ppt课件
ppt课件
18
拟稿过程中应该注意的事项
文稿前要使用稿头纸。认真填写。
文件发范围要明确、具体。分两种：单 称、全称，注意简称。
拟稿人要把形成文稿有关的文字资料的 依据附在文稿后面。
主管部门拟以领导机关名义发文，要经 部门领导审核签字，涉及其他部门的， 要送其他部门会签。
ppt课件
19
十、签 发
签发原则：按职权划分的原则、集体负 责的原则、授权代签的原则；加签的原 则、会签的原则。
签发的格式：核准意图要具体（注意圈 阅）。签发人的姓名要写全。签发日期 要写全。
ppt课件
20
签发过程中应注意的问题
以本机关名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本 单位名义制发的下行文或平行文，由主 要负责人或者由主要负责人授权的其他 负责人签发。
ppt课件
13
传阅-专传法
由专人将传阅文件送给领导审批。主要在 特殊情况下采用：一是特急件；二是绝 密件。一般领导及时批示后送第二个领 导批示，时间短，安全。
ppt课件
14
六、催 办
1 . 催办方法： ①电话催办；②书面催办； ③登门催办； ④承办部门来汇报。
2 . 催办要求：①重视催办工作；②制度化； ③催办登记；④催办检查。
ppt课件
17
发文件、简报、刊物等。
行文及其要求：注意上行文、平行文、下行文。 发文处理：拟稿、核稿、会签、签发、①/②
登记、编号、印制、分装、搞送等。 核稿要领：公文正式印制前，文秘部门应当进
行复核，复核的重点：一是审批、签发手续是 否完备；二是附件材料是否齐全；三是公文格 式、文种使用、文字表述是否统一、规范。
25
谢谢！
《公文的处理》课件
01
避免使用歧义和含糊不清的措辞，确保信 息的准确传达。
03
02
详细描述
04
精简语言，避免冗长和重复的表述，突出 重点内容。
使用规范的语言和术语，保持公文的专业 性和正式性。
05
06
避免使用口语化和个人化的表达方式，保 持公文的结构应完整、清晰， 遵循固定的格式和顺序。
标题醒目
公文标题应简明扼要，能 够清晰地反映公文的主要 内容或目的。
结构清晰
公文应遵循一定的结构， 包括开头、正文和结尾， 其中正文部分应按照逻辑 顺序进行分段。
段落分明
每个段落应有一个明确的 主题，并保持段落之间的 连贯性和逻辑性。
公文写作的逻辑要求
逻辑严谨
公文的内容应条理清晰，逻辑严 谨，各部分之间应相互呼应和支
信息。
发文审核
对拟订的公文草稿进行 审核，检查公文内容是 否准确、规范，是否符
合行文规则。
发文签发
经审核无误后，由相关 领导对公文进行签发， 表明公文的正式性和权
威性。
发文归档
将已签发的公文进行归 档，整理保存相关资料 ，以便日后查阅和使用
。
公文的归档管理
归档整理
将已办理完毕的公文进行整理 ，按照一定的顺序和规范进行
持。
层次分明
在阐述观点或描述事项时，应按照 一定的逻辑层次进行组织，以使读 者能够更好地理解和接受。
因果关系明确
在分析问题或提出解决方案时，应 明确指出因果关系，以增强公文的 说服力。
03
公文的收发与归档
公文的收文处理
01
02
03
04
收文登记
对收到的公文进行登记，记录 公文的标题、发文单位、发文
公文处理规范PPT课件
文件签收单
序号 文件名 份数 来文 签收人 签收
页数 单位
日期
收文第二步：登记
➢在收文登记簿上编号并记载文件的来 源、去向，保证文件的收受和处理。
➢如果收文数量少，可以按照收文日期 进行登记。如果数量多，就要进行归 类登记。
➢目前收文登记一般采用簿册式。
XX分中心2011年收文登记簿
编日 号期
• 同理，分中心的业务性工作可由业务员提出拟 办意见、方案，由分中心主任进行批办。
• 批办意见要写在《文件处理笺》的有关栏目中 ，并注明批办人姓名及年、月、日。
收文第六步：传阅
• 有关工作人员在工作职责范围内传递阅读 文件。
• 需要传阅的文件情况有两种：一是需要有 关人员掌握文件精神和批示意见；二是作 为普通抄送件，直接送相关人员阅览。
发文第三步：签发
➢涉及全局性的重要文件，由主要领 导签发。 ➢涉及某一业务问题的文件，由相关 分管领导签发。 ➢在发文笺的签发栏写明意见，如 “发”、“印发”“急发”。
发文第四步：编号（略）
发文第五步：复核
➢审批手续是否完备、审批意见是否明确 、附件材料是否齐全。 ➢文稿中的人名、地名、时间、数字、引 文和文字表格，印发传达范围、主题词是 否恰当准确，标点符号的用法及文种的使 用、公文格式是否符合规定等。
收文第八步：注办
注办也称办复。是指对文件承办的情况和 结果，由经办人在文件处理笺“处理结果” 一栏简要注明。
①注办内容：一般的传阅内容，注明已送 达哪些单位进行传阅。需要办理复文的文件 ，注明“已复文”、日期、文号；用口头或 电话答复的，注明时间、接话人、主要内容 及签名；不需要复文的文件，注明“已办” 、“已阅”、“已扫描”。
发文第一步：拟稿
公文处理培训(课件一)
公文处理流程错误：未按照规定流程处理公文，导致公文处理延误或错误
汇报人：PPT
标题：应简洁明了，突出主题
段落：应段落分明，段落之间应有适当的间距
字号：应使用统一的字号，如12号、14号等
页眉页脚：应使用统一的页眉页脚，如公司名称、日期等
附件：如有附件，应在正文后注明，并注明附件名称和页码
公文格式检查工具：可以使用公文格式检查工具进行自查，如PPT公文助手等
印章格式错误：应使用规范的印章格式，如印章位置、印章大小等
明确主题：明确公文的主题，确保内容与主题相符
语言规范：使用规范的语言，避免使用口语和网络用语
格式正确：按照规定的格式进行写作，确保公文的规范性
简洁明了：避免使用复杂的句子和词汇，使读者容易理解
逻辑清晰：确保句子之间的逻辑关系清晰，使读者容易理解文章的结构
规范严谨：使用规范的语言和格式，符合公文写作的要求
准确无误：确保用词准确，避免产生歧义或误解
解决方案：严格按照公文格式要求进行写作，包括标题、正文、落款等
问题：公文格式不规范 解决方案：严格按照公文格式要求进行写作，包括标题、正文、落款等
解决方案：确保公文内容具有针对性和实用性，避免空话、套话
解决方案：注意公文语言的规范性和准确性，避免出现错别字、病句等
PPT,A CLICK TO UNLIMITED POSSIBILITES
汇报人：PPT
ห้องสมุดไป่ตู้
目录
CONTENTS
公文处理：指对公文进行接收、登记、分发、传递、保管、销毁等操作
概念：公文处理是政府机关、企事业单位等组织内部管理的重要环节
重要性：公文处理是保证组织内部信息畅通、提高工作效率的重要手段
办公室公文处理PPT课件
头：37mm+25mm=62mm的位置。
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★ 上行文： 发文机关标识上边缘至版心上边缘
80mm，即要留出80mm-25mm=55mm的空白 供上级机关批示文件用。也就是说上行 文发文机关标识位置应自上页边起留出 天头：37mm+25mm+55mm=117mm
20
5、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、 序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标
★ 紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心 右上角第1行，两字之间空1字。如果同时标 识秘密等级和紧急程度时，秘密等级顶格标 识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在 版心右上角第2行。
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4、发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化 简称后面加“文件”两字组成。
联合行文时，主办机关名称在前，“文 件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中 排布。
★ 序号是发文的流水号，序号不编虚位，即1 不编为001，不加“第”、“字”等虚字。
22
6、签发人
★ 上报的公文需标识签发人姓名，平行 排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字， 签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号 仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷 体字标识签发人姓名。
4
(二)、《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》
① 排版规格：
④ 页边和版心：
② 公文用纸：
⑤ 图文颜色：
③ 公文用纸幅面： ⑥ 装订要求：
5
① 排版规格：
★ 每面22行，每行28个字。 (Word文档页边距：上下左右均为2.5厘米)
★ 字间距为“标准”字距，指一个汉字所占的空
间，即两个字节。以3号字高度加3号字高度7/8
识。发文字号应尽量简化。 发文字号位置： 发文字号在发文机关标识下空2行，
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★ 上行文： 发文机关标识上边缘至版心上边缘
80mm，即要留出80mm-25mm=55mm的空白 供上级机关批示文件用。也就是说上行 文发文机关标识位置应自上页边起留出 天头：37mm+25mm+55mm=117mm
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5、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、 序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标
★ 紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心 右上角第1行，两字之间空1字。如果同时标 识秘密等级和紧急程度时，秘密等级顶格标 识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在 版心右上角第2行。
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4、发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化 简称后面加“文件”两字组成。
联合行文时，主办机关名称在前，“文 件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中 排布。
★ 序号是发文的流水号，序号不编虚位，即1 不编为001，不加“第”、“字”等虚字。
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6、签发人
★ 上报的公文需标识签发人姓名，平行 排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字， 签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号 仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷 体字标识签发人姓名。
4
(二)、《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》
① 排版规格：
④ 页边和版心：
② 公文用纸：
⑤ 图文颜色：
③ 公文用纸幅面： ⑥ 装订要求：
5
① 排版规格：
★ 每面22行，每行28个字。 (Word文档页边距：上下左右均为2.5厘米)
★ 字间距为“标准”字距，指一个汉字所占的空
间，即两个字节。以3号字高度加3号字高度7/8
识。发文字号应尽量简化。 发文字号位置： 发文字号在发文机关标识下空2行，
公文处理(公开课)课件
写作要求：
简明扼要，写得具体、切实可行。
（六）通报
适用范围：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精 神或者情况。
特 点：针对性、客观性、教育性
写作要求：
观点鲜明，态度认真，文风要朴实，行文 篇幅要详略得当。
（七）议案
适用范围：
适用于各级人民政府按照法律程序向 同级人民代表大会或人民代表常务委 员会提请审议事项。
（5）发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和发 文序号组成。
年份要用全称，不应简化。如“09”、 “13”等均属标识不正确，应标识为 “2009”、“2013”。年份应用 “〔〕”括起，发文顺序号不加“第” 字，不编虚位（即1不编为01）。
（6）签发人 上行文需标识签发人姓名。 “签发人”三字用3号仿宋体，签 发人姓名用3号楷体。
（十一）意见
适用范围：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
特 点：
使用的广泛性、行文的灵活性、规范性和 政策性、建议性。
（十二）函
适用范围：
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。
特 点：
广泛性、灵活简便性、沟通性。
（十三）会议纪要
适用范围：
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
特 点：
极高的权威性、法规性，较强的政策性， 具有一定的周知性。
写作要求：要有针对性、政策性、确定性。
（三）公告
适用范围：
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事 项。
特 点：公开性、庄重性、广泛性。
写作要求：语气要庄重，文字要简明。
（四）通告
适用范围：
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者 周知的事项。
（四）公文处理的程序
简明扼要，写得具体、切实可行。
（六）通报
适用范围：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精 神或者情况。
特 点：针对性、客观性、教育性
写作要求：
观点鲜明，态度认真，文风要朴实，行文 篇幅要详略得当。
（七）议案
适用范围：
适用于各级人民政府按照法律程序向 同级人民代表大会或人民代表常务委 员会提请审议事项。
（5）发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和发 文序号组成。
年份要用全称，不应简化。如“09”、 “13”等均属标识不正确，应标识为 “2009”、“2013”。年份应用 “〔〕”括起，发文顺序号不加“第” 字，不编虚位（即1不编为01）。
（6）签发人 上行文需标识签发人姓名。 “签发人”三字用3号仿宋体，签 发人姓名用3号楷体。
（十一）意见
适用范围：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
特 点：
使用的广泛性、行文的灵活性、规范性和 政策性、建议性。
（十二）函
适用范围：
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。
特 点：
广泛性、灵活简便性、沟通性。
（十三）会议纪要
适用范围：
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
特 点：
极高的权威性、法规性，较强的政策性， 具有一定的周知性。
写作要求：要有针对性、政策性、确定性。
（三）公告
适用范围：
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事 项。
特 点：公开性、庄重性、广泛性。
写作要求：语气要庄重，文字要简明。
（四）通告
适用范围：
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者 周知的事项。
（四）公文处理的程序
办公室实务096公文处理.ppt
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责 人直接交办的事项外,不得以机关 名义向上级机关负责人报送“请 示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领 导的机关向上级机关行文, 应当写明主送机关和抄送机 关。上级机关向受双重领导 的下级机关行文,必要时应 当抄送其另一上级机关。
二、 发文办理的基本程序
对发出文件文稿和存本的 管理；
一些重要文件的对外催办 和查办等督查工作。
三、 发文办理的相关规范
第二十六条 拟制公文,对涉及 其他部门职权范围内的事项,主办部 门应当主动与有关部门协商,取得一 致意见后方可行文;如有分歧,主办部 门的主要负责人应当出面协调,仍不 能取得一致时,主办部门可以列明各 方理据,提出建设性意见,并与有关部
➢ 意义：通过对拟办意见的审阅、认可或修正， 体现和实现组织的领导人或负责人对办文工 作的具体指导和集中领导，保证公文的质量。
➢ 范围：无既定办理方案的业务性文书；需领 导行使决断权、处置权的重要文书和非常规 性文书。
➢ 注意：批办应实行合理分工，分层负责的制 度，不得 越权，也不得推诿。批办意见务求 明确、具体，肯定，前后一致，切实可行， 避免摸棱两可，似是而非的语言。
门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条 公文送负责 人签发前,应当由办公厅(室) 进行审核。审核的重点是:是否 确需行文,行文方式是否妥当, 是否符合行文规则和拟制公文 的有关要求,公文格式是否符合 本办法的规定等。
第二十八条 以本机关名 义制发的上行文,由主要负责人 或者主持工作的负责人签发;以 本机关名义制发的下行文或平 行文,由主要负责人或者由主要 负责人授权的其他负责人签发。
（一）拟稿与签发
拟稿
➢ 拟稿即撰拟文件草稿，即公文写作或应 用文写作。它是发文处理程序的起点， 是一项创造性活动。
第二十二条 除上级机关负责 人直接交办的事项外,不得以机关 名义向上级机关负责人报送“请 示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领 导的机关向上级机关行文, 应当写明主送机关和抄送机 关。上级机关向受双重领导 的下级机关行文,必要时应 当抄送其另一上级机关。
二、 发文办理的基本程序
对发出文件文稿和存本的 管理；
一些重要文件的对外催办 和查办等督查工作。
三、 发文办理的相关规范
第二十六条 拟制公文,对涉及 其他部门职权范围内的事项,主办部 门应当主动与有关部门协商,取得一 致意见后方可行文;如有分歧,主办部 门的主要负责人应当出面协调,仍不 能取得一致时,主办部门可以列明各 方理据,提出建设性意见,并与有关部
➢ 意义：通过对拟办意见的审阅、认可或修正， 体现和实现组织的领导人或负责人对办文工 作的具体指导和集中领导，保证公文的质量。
➢ 范围：无既定办理方案的业务性文书；需领 导行使决断权、处置权的重要文书和非常规 性文书。
➢ 注意：批办应实行合理分工，分层负责的制 度，不得 越权，也不得推诿。批办意见务求 明确、具体，肯定，前后一致，切实可行， 避免摸棱两可，似是而非的语言。
门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条 公文送负责 人签发前,应当由办公厅(室) 进行审核。审核的重点是:是否 确需行文,行文方式是否妥当, 是否符合行文规则和拟制公文 的有关要求,公文格式是否符合 本办法的规定等。
第二十八条 以本机关名 义制发的上行文,由主要负责人 或者主持工作的负责人签发;以 本机关名义制发的下行文或平 行文,由主要负责人或者由主要 负责人授权的其他负责人签发。
（一）拟稿与签发
拟稿
➢ 拟稿即撰拟文件草稿，即公文写作或应 用文写作。它是发文处理程序的起点， 是一项创造性活动。
《行政公文处理实务》PPT课件
4.根据校领导的要求，办公室将对各单位的办文 和发文情况进行监督检查。
衷心感谢 大家多年来对校办工作
的支持！
感谢下 载
文种 命令（令） 决定 公告 通告 通知 通报
议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要
❖
“ 报告”，适用于向上级机关汇报工作，
复上级机关的询问。
反映情况，答
❖
“请示”：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询
问。请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关
的，用抄送形式。
种 举例1：“关于办公经费的申请”
举例2 浙江大学关于优秀博士学位
论文评选的暂行办法
条例 规定 办法 关于印发《浙江大学优秀博士生
学位论文评选暂行办法》的通知
正确的办法 根据行文目的，发文机关的
职权和与主送机关的行文关系确立， 在13个正式文种中进行选择
表现在主送机关上的常见问题
浙江大学文件
四、几点希望
1.各单位学习并贯彻落实《浙江大学行政公文处 理办法》（浙大发〔2001〕31号）； 行政发文必须使用国际标准A4纸。
2. 进一步精简文件。有的部门凡事都希望发文以 示重视，而凡发文都希望以校党委和行政名 义，因而造成学校文件过多。希望能正确使 用学校办公室文件形式。
3.树立“精品”意识，提高公文质量。加强审核 把关建立严格的审核签发制度，完善公文的 运转流程；
正文
浙江大学文件
浙大发教〔2002〕19号
签发人：
XXX
浙江大学关于上报2002年新增
专业方向的报告
浙江省教育厅： 为做好2002年招生工作，并为我校学科专业进一
步整合打好基础，我校拟在2002年招生的本科专业中 增设理财学等12个专业方向。现将专业方向设置情况 报上备案（见附件）。
衷心感谢 大家多年来对校办工作
的支持！
感谢下 载
文种 命令（令） 决定 公告 通告 通知 通报
议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要
❖
“ 报告”，适用于向上级机关汇报工作，
复上级机关的询问。
反映情况，答
❖
“请示”：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询
问。请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关
的，用抄送形式。
种 举例1：“关于办公经费的申请”
举例2 浙江大学关于优秀博士学位
论文评选的暂行办法
条例 规定 办法 关于印发《浙江大学优秀博士生
学位论文评选暂行办法》的通知
正确的办法 根据行文目的，发文机关的
职权和与主送机关的行文关系确立， 在13个正式文种中进行选择
表现在主送机关上的常见问题
浙江大学文件
四、几点希望
1.各单位学习并贯彻落实《浙江大学行政公文处 理办法》（浙大发〔2001〕31号）； 行政发文必须使用国际标准A4纸。
2. 进一步精简文件。有的部门凡事都希望发文以 示重视，而凡发文都希望以校党委和行政名 义，因而造成学校文件过多。希望能正确使 用学校办公室文件形式。
3.树立“精品”意识，提高公文质量。加强审核 把关建立严格的审核签发制度，完善公文的 运转流程；
正文
浙江大学文件
浙大发教〔2002〕19号
签发人：
XXX
浙江大学关于上报2002年新增
专业方向的报告
浙江省教育厅： 为做好2002年招生工作，并为我校学科专业进一
步整合打好基础，我校拟在2002年招生的本科专业中 增设理财学等12个专业方向。现将专业方向设置情况 报上备案（见附件）。
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机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级 机关办理某项事务等。 通知一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成。
15
通知
范文
关于转发《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知
各县(区)环保局，各直属单位： ××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。
12
版记
主题词，即公文的摘要性内容，主题词与主题词 之间以空格分开，不加标点符号。 印发批量，只公文打印发 放的份数。
页码。 呈报：公文的主要报审和 报批对象。 抄送：除呈报对象以外的 公文批示对象。 公文发起源头。 印发日期。
13
目录
14
通知
通知
通知，是运用广泛的知照性公文。用来发布法规、规章，转发上级
广义
• 除狭义的公文外，还包括： • 计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、 章程、条例、规定、办法、倡议书、请柬、市场调查报告、商务说明 书，等等。
6
公文分类——按行文方向划分
上行文
• 发往上级机关、
单位的公文。
平行文
• 发往平行的或不
相隶属的机关、 单位之间的公文。
下行文
正文。
需要备注和附录的，一并 放在正文最后，起参考性 作用或佐证作用的图表尽 量以附录的形式放在最后。
11
结尾及签章
公文发起（撰写）者，指公文的撰写方或者公示 方，与问头多为对等或被包含的关系。
日期统一以简体数字书写， 数字“0”的格式为“〇”。 若需签字或盖章的，则字 不得遮盖日期，而章必须 压于日期之上。
6.注意中文和英文标点的区别 7. 其他
26
语句
1.尽量采用标准用用，如以下常用范式语句： 望各单位/个人务必贯彻执行 自发文之日起生效 本文件最终解释权归XXXX所有 妥否，请批示 望支持为谢 2.避免常见语病： 各位……们
至少……以上
3.言语简洁，意思明确，避免过多专业术语
27
其他
1.公文都具有时效性，为了备查等需要，所有公文都必须有日期栏 2.签批、批示公文需采用黑色中性笔，以便于存档 3.通知、批复等重要公文，除特别要求公示的以外，应做好保密处理 4.公文应分类存档，妥善保管 5.抄送的公文需与主送的公文一致
复下级机关请示事项的公文。它是机关应用写作活动中的一种常用公务文
书。 批复是一种被动文，不可能主动发布。 批复一般为内部公文，不需要标题等相关内容。
17
批复
范文
人文学院党委： 二OO三年×月×日你院的请示中所提出的增补人文学院党委委员的事 项我们已经收到。经校党委七名常委在×月×日的常委会上反复讨论决定， 并举手表决，最终一致通过。现将决定告之你们，我们原则上同意你们上 报的两名通知为你院党委委员。 此决定。 中共××大学委员会 二〇〇三年×月×日
目录
1
目录
2
公文的概念
公文
公文是党政机 关、企事业单位、 公文，即“办 理公务的文书” 社会团体在进行 公务活动时所使 内容系统的各种 书面材料。 公文是实施领导、 公文一般都具有 法定效力等重要 属性。
进行管理、处理
公务、沟通联系 的重要工具。
或“公务文书”。 用的体式完整、
3
公文的特点
1
• 鲜明的政治性 • 法定的权威性 • 特定的作者、读者和严格的程序 • 文字表述的准确性和语言的生动性 • 内容上的公务性和现实性
2
3
4
5
6
• 强烈的时效性和特定的意向性
• 严密的逻辑性 • 规范的体式
7
8
4
公文的基本作用
宣传与教育 作用
决策与指导 作用
公务联系与 沟通作用 依据和凭 证作用
强制执行和 处理的作用
5
公文分类——按使用范围划分
狭义
• 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。
近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开
展，并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我市。现将《××县环保 局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们，望参照执行，以 推动我市环保工作的深入开展。
××市环保局
一九九九年二月十六日
16
批复
批复
批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。 批复是用于答
23
目录
24
格式
1.标题字号放大并加粗 2.正文之前的称谓顶格书写并加冒号 3.大标题、中标题加粗 4.编序，一级为“一”“二”…二级为“（一）”“（二）”…三级为“1”“2”…，不得跨级 别编号 5.发文机关和日期靠右 6.请示件中，请示专用于，如“妥否，请批示”另起一行书写 7.日期：二〇一四年六月二十日 8.其他
22
请示
范文
省经济研究中心关于嘉奖刘××的请示 省总工会： 我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。近闻总工会 正在全省开展评奖活动，故将为我中心刘××同志立功一事请示如下： 刘××，男，52岁，1964年大学毕业，现为副研究员。该同志长期从 事农业经济的研究工作，做出了许多卓著成绩，多次受到领导的好评，并 为农业生产创造了显著效益。，其本人已被编人中青年科学家辞典。 根据总发文件精神，刘××同志符合立功条件，望予嘉奖。 以上，妥否，请批示。 省经济研究中心 一九九〇年×月×日
18
函
函
函（公函），是指正式的或官方的书信，其的使用范围很广，平行机 关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函，上下级机关之间联系、询 问、答复工作时，也可以使用公函。 由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
19
函
范文
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国家计委、技术监督局： 为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国 务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下： 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（详略） 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（详略） 上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实， 执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。 国务院办公厅（盖章） 一九九三年一月三日
25
标点
1.“：”除用于正文抬头称谓以外，一般需与“；”搭配使用，结束冒号内分类内容必须用“。” 2.正文之前的称谓顶格书写并加冒号 3.同级别编号所用的后缀标点（常用的有“.”“、”“ ”）必须一致，加“（）”的序号后不 加标点 4.“（）”和“”“”必须成对出现
5.“……”不得用“。。。。。。”代替
6.公文发布需遵循固定流程，参照行政部发文流程
28
谢 谢！
• 发往下级机关、
单位的公文。
7
公文分类——按机密程度划分
绝密文件
• 在一定时 间内需要 绝对保密 的公文， 密级最高。
机密文件
• 在一定时 间、一定 范文需要 严格保密 的公文。
秘密文件
• 有一定保 密要求的 公文。
普通公文
• 不涉及机 密事项的 公文，即 通常所说 的普发文。
8
目录
9
文头及标题
发文单位，亦即文件的公式方（不同于发起方）。 我公司一般有股份和集团两种区别
发文字号，MZ+ 文件属性+发文 年+编号
秘密等级，含绝密，机密， 秘密，普通四种，密级若 为普通，则可不单独标示。
标题，阐明公文主要内容， 格式包括“关于XXXX的决 定”“关于XXXX”的通知， 等。
签发人。
10
正文
发文对象，即本公文所指向的群体，需顶格书写 并加冒号源自20请示请示
请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项 政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应 用写作实践中的一种常用文体。 请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。
21
请示
请示
请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项 政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应 用写作实践中的一种常用文体。 请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。
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通知
范文
关于转发《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知
各县(区)环保局，各直属单位： ××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。
12
版记
主题词，即公文的摘要性内容，主题词与主题词 之间以空格分开，不加标点符号。 印发批量，只公文打印发 放的份数。
页码。 呈报：公文的主要报审和 报批对象。 抄送：除呈报对象以外的 公文批示对象。 公文发起源头。 印发日期。
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目录
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通知
通知
通知，是运用广泛的知照性公文。用来发布法规、规章，转发上级
广义
• 除狭义的公文外，还包括： • 计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、 章程、条例、规定、办法、倡议书、请柬、市场调查报告、商务说明 书，等等。
6
公文分类——按行文方向划分
上行文
• 发往上级机关、
单位的公文。
平行文
• 发往平行的或不
相隶属的机关、 单位之间的公文。
下行文
正文。
需要备注和附录的，一并 放在正文最后，起参考性 作用或佐证作用的图表尽 量以附录的形式放在最后。
11
结尾及签章
公文发起（撰写）者，指公文的撰写方或者公示 方，与问头多为对等或被包含的关系。
日期统一以简体数字书写， 数字“0”的格式为“〇”。 若需签字或盖章的，则字 不得遮盖日期，而章必须 压于日期之上。
6.注意中文和英文标点的区别 7. 其他
26
语句
1.尽量采用标准用用，如以下常用范式语句： 望各单位/个人务必贯彻执行 自发文之日起生效 本文件最终解释权归XXXX所有 妥否，请批示 望支持为谢 2.避免常见语病： 各位……们
至少……以上
3.言语简洁，意思明确，避免过多专业术语
27
其他
1.公文都具有时效性，为了备查等需要，所有公文都必须有日期栏 2.签批、批示公文需采用黑色中性笔，以便于存档 3.通知、批复等重要公文，除特别要求公示的以外，应做好保密处理 4.公文应分类存档，妥善保管 5.抄送的公文需与主送的公文一致
复下级机关请示事项的公文。它是机关应用写作活动中的一种常用公务文
书。 批复是一种被动文，不可能主动发布。 批复一般为内部公文，不需要标题等相关内容。
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批复
范文
人文学院党委： 二OO三年×月×日你院的请示中所提出的增补人文学院党委委员的事 项我们已经收到。经校党委七名常委在×月×日的常委会上反复讨论决定， 并举手表决，最终一致通过。现将决定告之你们，我们原则上同意你们上 报的两名通知为你院党委委员。 此决定。 中共××大学委员会 二〇〇三年×月×日
目录
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公文的概念
公文
公文是党政机 关、企事业单位、 公文，即“办 理公务的文书” 社会团体在进行 公务活动时所使 内容系统的各种 书面材料。 公文是实施领导、 公文一般都具有 法定效力等重要 属性。
进行管理、处理
公务、沟通联系 的重要工具。
或“公务文书”。 用的体式完整、
3
公文的特点
1
• 鲜明的政治性 • 法定的权威性 • 特定的作者、读者和严格的程序 • 文字表述的准确性和语言的生动性 • 内容上的公务性和现实性
2
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5
6
• 强烈的时效性和特定的意向性
• 严密的逻辑性 • 规范的体式
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公文的基本作用
宣传与教育 作用
决策与指导 作用
公务联系与 沟通作用 依据和凭 证作用
强制执行和 处理的作用
5
公文分类——按使用范围划分
狭义
• 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。
近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开
展，并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我市。现将《××县环保 局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们，望参照执行，以 推动我市环保工作的深入开展。
××市环保局
一九九九年二月十六日
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批复
批复
批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。 批复是用于答
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格式
1.标题字号放大并加粗 2.正文之前的称谓顶格书写并加冒号 3.大标题、中标题加粗 4.编序，一级为“一”“二”…二级为“（一）”“（二）”…三级为“1”“2”…，不得跨级 别编号 5.发文机关和日期靠右 6.请示件中，请示专用于，如“妥否，请批示”另起一行书写 7.日期：二〇一四年六月二十日 8.其他
22
请示
范文
省经济研究中心关于嘉奖刘××的请示 省总工会： 我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。近闻总工会 正在全省开展评奖活动，故将为我中心刘××同志立功一事请示如下： 刘××，男，52岁，1964年大学毕业，现为副研究员。该同志长期从 事农业经济的研究工作，做出了许多卓著成绩，多次受到领导的好评，并 为农业生产创造了显著效益。，其本人已被编人中青年科学家辞典。 根据总发文件精神，刘××同志符合立功条件，望予嘉奖。 以上，妥否，请批示。 省经济研究中心 一九九〇年×月×日
18
函
函
函（公函），是指正式的或官方的书信，其的使用范围很广，平行机 关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函，上下级机关之间联系、询 问、答复工作时，也可以使用公函。 由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
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函
范文
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国家计委、技术监督局： 为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国 务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下： 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（详略） 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（详略） 上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实， 执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。 国务院办公厅（盖章） 一九九三年一月三日
25
标点
1.“：”除用于正文抬头称谓以外，一般需与“；”搭配使用，结束冒号内分类内容必须用“。” 2.正文之前的称谓顶格书写并加冒号 3.同级别编号所用的后缀标点（常用的有“.”“、”“ ”）必须一致，加“（）”的序号后不 加标点 4.“（）”和“”“”必须成对出现
5.“……”不得用“。。。。。。”代替
6.公文发布需遵循固定流程，参照行政部发文流程
28
谢 谢！
• 发往下级机关、
单位的公文。
7
公文分类——按机密程度划分
绝密文件
• 在一定时 间内需要 绝对保密 的公文， 密级最高。
机密文件
• 在一定时 间、一定 范文需要 严格保密 的公文。
秘密文件
• 有一定保 密要求的 公文。
普通公文
• 不涉及机 密事项的 公文，即 通常所说 的普发文。
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目录
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文头及标题
发文单位，亦即文件的公式方（不同于发起方）。 我公司一般有股份和集团两种区别
发文字号，MZ+ 文件属性+发文 年+编号
秘密等级，含绝密，机密， 秘密，普通四种，密级若 为普通，则可不单独标示。
标题，阐明公文主要内容， 格式包括“关于XXXX的决 定”“关于XXXX”的通知， 等。
签发人。
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正文
发文对象，即本公文所指向的群体，需顶格书写 并加冒号源自20请示请示
请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项 政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应 用写作实践中的一种常用文体。 请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。
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请示
请示
请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项 政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应 用写作实践中的一种常用文体。 请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。