第三章 秘书的特殊能力

第三节 秘书的信息处理能力 一、信息及其特性
信息是一个社会概念，它是 社会共享的人类一切知识、学问 以及从客观现象提炼出来的各种 消息总和。
21世纪人类社会步入了全新的信
息时代，现在，《纽约时报》一天的 信息量等于17世纪一个人一生所能得 到的信息的总和。
一、秘书处理信息的重要性
（1）秘书处理信息可以维持一个单位正常运 转 （2）秘书处理信息可以全面掌握情况，及时 发现问题
第三章
秘书的特殊能力
秘书的特殊能力
秘书 的能 力结 构
秘书 的表 达能 力
秘书 的信 息处 理能 力
秘书 的活 动能 力
秘书 的应 用能 力
秘书 的创 造能 力
秘书 的职 业能 力测 验
“据有关方面报道，仅北京市的高级秘书， 人才缺口在1万人以上，并且这个缺口在以每 年10％的速度扩大。” －－摘自《成才周刊》 “负责招聘的一些人力资源部经理们曾 向记者诉苦：公司一旦发布招聘“秘书”的 信息，前来应征的往往不下数百人，能达到 “职业秘书”水平的则很少，真正有经验、 有能力、有地位、能够称得上高级秘书的人 更是凤毛麟角。”
第六节 秘书的创造能力
一、创造力的内涵
创造能力是一种高级能力，它是人的全部体力 和智力都处于最佳状态下的一种活动。 创造心理学的研究表明，一个人的创造才能 主要包括如下内容：探索问题的敏锐性、统摄思 维活动的能力、转移经验的能力、侧向思维的能 力、形象思维的能力、联想的能力、记忆力、思 维的灵活性、评价的能力、产生思想的能力、预 见的能力、运用语言的能力、完成的能力等。
2009年的一天深夜，某市政府值班秘书小 刘接到市交通部门打来的紧急电话，告知一家 装卸公司在某码头装卸化学物品时，不慎将一 桶剧毒化学物品落入水中。若毒药扩散到水中， 人畜饮用后会造成死亡。此时，刘秘书脑海中 掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机 关，请求指示，然后依照领导的指示去执行， 如果找不到领导，再根据自己的经验处理。二 是立即赶到现场指挥打捞。
二、创造性人才的基本素质
1、自信 2、质疑 3、勇敢 4、热情 5、紧迫感 6、好奇心 7、兴趣 8、情感 9、动机
三、秘书人员的创造力
(1) 秘书的预测能力
(2) 秘书的应变能力
(3) 秘书的评估能力
(4) 秘书的探寻能力
(5) 秘书的创新能力
故事一
美国有一家生产牙膏的公司，产品优良，包 装精美，深受广大消费者的喜爱，销售额蒸蒸日 上。但好景不长，没过多久销售额就停滞下来， 但每月大体维持在同样的数字。为此，董事便召 开经理级以上的高层会议，商讨对策。会议中， 大家都一筹莫展，这时有位年轻的经理站了起来， 说道：“为何不将现在的牙膏开口直径扩大一毫 米那？”这一句话让在场的所有人茅塞顿开，喜 出望外。总裁马上下令更换新的包装，试想，每 天早晚，消费者用直径扩大了一毫米的牙膏，每 天牙膏的消费量会多出多少倍那？这个决定，使 该公司营业额的短时间内增加了32%，扭转了公司 的危机。
二、秘书活动能力的基本要求
（一）人际交往的能力 1、要主动 2、要热情 3、要礼貌 （二）组织管理能力 1、 措施要得力 2、奖惩要严明 （三）协调能力 1、既要有原则性，又要有灵活性 2、要处理好局部与整体的关系，树立全局观念 3、要注意自己的权限范围 4、要注意自己的态度
三、秘书活动能力的培养
（3 ）信息筛选鉴定方面，秘书人员必须能 够对各种信息进行分析加工、概括和总结， 这是信息处理的重要环节。
（4 ）信息的提供利用方面，秘书人员收集 信息、加工处理信息，七目的就是为了利 用信息，为领导服务，为上下级机关服务， 为群众服务。
四、秘书信息处理能力的培养
1、增强信息管理意识
2、掌握科学的信息处理方法
第四节 秘书的活动能力
一、秘书活动能力的主要内容
（一）人际交往的能力
（二）组织管理能力
（三）协调能力
美国心理学家扎琼克在1968年曾经进行了交 往频率与人际吸引的实验研究。他将被试不认识 的12张照片，随机分成6组，每组2张，按以下的 方式展示给被试：第一组2张看1次，第二组2张 看2次，第三组2张看5次，第四组2张10次，第五 组2张看25次，第六组2张被试从未看过。在被试 看完全部照片后，实验者再出示全部照片。要求 所有被试按自己喜欢的程度将照片排成顺序，结 果发现一种极明显的现象，照片被看的次数越多， 被选择排在前面的机会也越多。可见，简单的呈 现确实会导致吸引，彼此接近、常常见面，的确 是建立良好人际关系的必要条件。
－－摘自中国教育招生考试网
第一节 秘书的特殊能力结构
秘 书 的 特 殊 能 力 结 构
表达能力 信息处理能力 活动能力
口头表达能力 书面表达能力 收集、整理、加工、提供 交际能力 组织管理能力 协调能力
应用能力
书写能力
操作技能 预测能力、应变能力、评 估能力 探寻能力、创新能力
创造能力
案例分析：
（3）秘书处理信息是当好参谋与助手，为领 导决策服务的一种有效方法。
二、 秘书收集信息的作用
(1)广泛、周密、经常地收集情况和资料( 信息)，起领导的耳目作用。 (2)协助领导制定工作规划、计划以及各 种政策、法令，起到领导的参谋作用。。 (3)协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策， 督促检查决策的执行情况，起到领导的喉舌 作用和信息反馈作用。 (4)协助领导与各方面取得工作联系，起到 桥梁作用。
故事二
美国圣地亚哥的克特立旅馆是一座重要建筑的 诞生地。当时旅馆的管理人员觉得原来的电梯太小， 必须扩建。于是，找了很多工程师来一起解决这个 问题。他们设计的方案是从地下室到楼顶，一路挖 一个大洞，就可以建一个新的电梯了。他们的谈论 被一个清洁工听到了，清洁工问他们要干什么，于 是这些人解释了方案。清洁工听后说：“可这样会 搞得很脏、很乱呀，而且如果停业的话还会使很多 人失去工作。”一个工程师挺了清洁工的话，挑衅 的问道：“你有更好的主意吗？”清洁工想了想说： “为什么不在旅馆的外面修电梯那？”于是，克特 立旅馆成了现在已被广为采用的室外电梯的发源地。
语言的逻辑性，就是要使语言严谨、 有条有理，无懈可击、令人信服，要 做到前后呼应，因果联系紧密，这样 就能紧扣听众的心弦；否则，就会显 得罗嗦，冗长，言之无物，东扯西拉， 令人乏味。 语言的幽默感，能使一个人更好地团 结群众，造成亲松、愉快的气氛，促 进与被一个人的思想，感情的交流， 使群众更容易接受自己的观念。
美国前国务卿鲍威尔说： 急事慢慢地说， 大事想清楚再说， 小事幽默的说 没把握的事情小心的说 做不到的事不乱说，伤害人的事坚决不 说，没有发生的事不要胡说，别人的事谨 慎的说，自己的事怎么想就怎么说，现在 的事做了再说，未来的事未来说。
五、秘书表达能力的培养
（一）必须学习语言，掌握语言 （二）必须进行实践
要简明：善于抓住实质性的东西，在 准确严密的基础上，用简短的语言叙述 出来。无论是口头表达还是书面表达， 都要力求用最精练的语言，表达出最必 要的内容，做到“文约而意丰”，“言 简而理周”。罗嗦冗长，是秘书表达的 大忌。 要迅速：秘书活动时效性强，在写作 时要练就“出手成章”、“出手一篇稿” 的快速写作能力。口头表达也同样需要 口齿伶俐、流畅清晰、应对及时。
பைடு நூலகம்
四、秘书良好的语言表达能力具体 表现在哪些方面
一个人的语言能力主要表现在语言的分量、 语言的逻辑性和语言的幽默感三个方面。
语言的分量是由词意和态度两因素构成。词意 是指语言的本意，态度是指表达时的轻重缓急和 所持的表情、情绪。语言的词意要求语言能准确 的表达思想，不要词不达意，废话连篇。一个人 需要注意语言分量，贬意的语言分量过重，容易 令人伤心，背上思想包袱；如果过轻，则达不到 启发人、震动人、教育人的目的。反过来，褒意 的语言过重，容易使人骄傲自满；过轻则对人起 不到鼓舞作用，也许会令人失望。
(5)协助领导处理各种事务性工作，起到领 导的助手作用。
三、秘书处理信息的基本要求
（1）信息的收集方面，秘书人员不应该坐 在办公室里被动地接受信息、等信息， 而应该积极主动地去收集信息。 （2）信息的归纳整理方面，秘书将收集整 理来的信息进行归纳分类，即要根据信 息自身的特征将同一种类的信息集中在 一起，这是信息加工的初级阶段。
一、秘书职业资格测验
1、背景 秘书学科的研究开始于20世纪80 年代，但作为一种职业进行资格统一 鉴定开始于1998年。
2、秘书职业等级
1998年分为初级、中级、高级，并分为 秘书和社会秘书两类。 新的国家职业标准分四级。
3、鉴定方式
知识考试和操作技能考试
二、剑桥秘书证书考试
由教育部考试中心引进。初 级、中级和高级。每年开考两 次。
The End Thank you !
案
例
20世纪90年代中期，当时的国家经委办公厅 对全国200多个中小企业的厂长经理秘书进行了一 次有关企业秘书素质的问卷调查，对“你认为当 代秘书必须具备的最主要的能力有哪些”这一问 题的统计结果，“文字表达能力”被排在第八位， 在它之前的几种能力为组织协调能力、摄取信息 能力、政策理解能力、具体办事能力、出谋献策 能力、交际能力、口头表达能力。 根据以上调查材料，请你思考： 这个调查结果能否说明“文字表达能力”对 于现代秘书来说已经不是很重要了？
四、秘书的创造能力对秘书活动 有何意义
秘书人员虽然从事的多是事务性工作， 但同时也需要创造性的才能。秘书的 “创新能力”，同秘书每天“准时上下 班”一样重要。职业秘书作为承担着 “出谋划策，当好助手”的重要职责， 当好助手相对容易做到，但职业秘书的 含金量在于“出谋划策”，才能优 秀。
第七节 秘书的职业能力测验
第二节 秘书的表达能力
一、表达能力的涵义
秘书的语言表达能力是秘书的一项重要 能力，也是一种基本功。语言能力反映人的 思维能力、社交能力、以及性格、风度。一 个人在工作组织会议、参谋献策、撰写文件， 上传下达工作指令，接待来访，参加社交活 动，发表演讲和个别交谈„„都需要语言表 达能力。