基础档案整理与录入PPT课件( 33页)
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档案管理培训完整版ppt课件
档案保管措施
建立档案保管制度、完善 档案保管设施、加强档案 保管人员培训等。
档案保管要求
确保档案的完整性、准确 性、系统性、安全性等。
档案保管期限
根据档案的种类和重要性 ，设定不同的保管期限， 确保档案得到妥善保管。
档案安全保护与风险防范
档案安全保护
档案应急处理
采取物理防护、技术防护和管理防护 等措施，确保档案实体和信息的安全 。
宣传作用
档案是宣传教育的生动素材，可以 通过展览、陈列、出版等形式，发 挥档案的宣传作用，提高人们的档 案意识和历史文化素养。
档案管理原则与制度
档案管理原则
统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全；便于社会各方面的利用。
档案管理制度
包括档案收集制度、档案整理制度、档案鉴定制度、档案保管制度、档案利用 制度、档案统计制度等。这些制度确保了档案管理的规范性、科学性和有效性 。
实施职业资格考试和认证制度，确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训，提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流，提高解 决实际问题的能力。
THANKS
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档案遗失或损坏
建立健全的档案管理制度，加 强档案保管和利用的监督和管 理，确保档案的完整性和安全
“档案知识培训”PPT课件讲义
（印章） 5.为本卷编写页码
卷内备考表所填写的内容包括： 1.卷内特别需要的说明的情况。如补归的 档案内容。 2.立卷人签名或盖章，检查人签名或盖章 3.填写立卷时间。
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教学档案样本
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二、纸制版教学档案归档质量要求
（一）归档文件材料收集齐全
依据《各单位立卷归档范围及保管期限表》（见校园网“首 都师范大学—学校办公室—档案科—业务指导”）要求，将应 归档文件材料收集齐全（一般是原件）。
Thank you.
演讲结速，谢谢观赏！
PPT常用编辑图使用方法
1.取消组合
2.填充颜色
3.调整大小
选择您要用到的图标单击右键选择“ 取消组 合”
右键单击您要使用的图标选择“填充 ”，选 择任意 颜色
拖动控制框调整大小
商务
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商务
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（一）组卷
组卷是遵循档案材料的形成规律，将有机联系的相关内容， 组合成卷，每卷一般不超过200页。具体工作是根据本单位立卷 归档范围及保管期限表要求，将归档材料划分类别，组合成卷。 （本单位立卷归档范围及保管期限表见校办档案科业务指导） 不重要的文件材料不立卷。
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（二）案卷排列
案卷排列 1.每本档案的组卷材料排列要遵循文件的形成规律，保持内在有 机联。注意：归档范围的序号，不是档案组卷排列的序号。 2.每一部门的档案排列顺序按先排列机关单位的相关文件，后排 列院系学籍表、成绩单等；再分别按保管期限如：永久、长期、 短期及档案重要性排序。
卷内备考表所填写的内容包括： 1.卷内特别需要的说明的情况。如补归的 档案内容。 2.立卷人签名或盖章，检查人签名或盖章 3.填写立卷时间。
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二、纸制版教学档案归档质量要求
（一）归档文件材料收集齐全
依据《各单位立卷归档范围及保管期限表》（见校园网“首 都师范大学—学校办公室—档案科—业务指导”）要求，将应 归档文件材料收集齐全（一般是原件）。
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（一）组卷
组卷是遵循档案材料的形成规律，将有机联系的相关内容， 组合成卷，每卷一般不超过200页。具体工作是根据本单位立卷 归档范围及保管期限表要求，将归档材料划分类别，组合成卷。 （本单位立卷归档范围及保管期限表见校办档案科业务指导） 不重要的文件材料不立卷。
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（二）案卷排列
案卷排列 1.每本档案的组卷材料排列要遵循文件的形成规律，保持内在有 机联。注意：归档范围的序号，不是档案组卷排列的序号。 2.每一部门的档案排列顺序按先排列机关单位的相关文件，后排 列院系学籍表、成绩单等；再分别按保管期限如：永久、长期、 短期及档案重要性排序。
文书档案整理方法步骤ppt课件
2021精选ppt
21
例 ： 办 文 件
2021精选ppt
22
《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》
例 ： 办 文 件
2021精选ppt
23
例 ： 办 文 件
2021精选ppt
24
（三）批示件
涵义：指上级领导对本地区本单位 事务进行批示，本单位领导在相关材料 上直接批示形成的材料。
2、编页：以件为单位，在文 件正面右上角或背面左上角的 空白位置编写页码。
2021精选ppt
39
2015版《规则》归档章式样
2021精选ppt
40
下图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置
归档章
16×45mm
（全宗号）
wenku.baidu.com
（ 年度）
2×8 ＊（机构或问题） （保管期限）
（件号） (页数）
3×15
2021精选ppt
不是所有办文件都需要归档。普发 性文件或仅传阅而无须其他处理的文件 不归档，可根据需要纳入资料管理。
2021精选ppt
20
注意：
1、根据各单位具体管理模式，可由 单位公文管理部门集中统一归档，或由 承办部门初步整理后，按年度批量归档。
2、机构（问题）栏统一填写“办文 件”；
3、同一年度所有办文件按归档时间 排列，从“1”开始顺序编写“室编件 号”。
档案管理培训ppt课件(完整版)pdf
追踪收集
对重要事件、人物或项目进行持续跟踪，及时收集相关档案。
2024/1/26
10
档案整理的程序与要求
2024/1/26
分类
根据档案的性质、内容、时间等因素 进行分类。
编目
为每份档案编制目录，方便检索和管 理。
11
档案整理的程序与要求
装订：将档案按照一定顺序装订成册，便于保存和查阅。
档案整理的要求
2024/1/26
03
当代档案管理
当代档案管理已经实现了数字化、网络化等高科技手段的应用，使档案
管理更加便捷、高效和智能化。同时，随着大数据、云计算等技术的不
断发展，档案管理也将面临更多的挑战和机遇。
6
2024/1/26
02
CATALOGUE
档案收集与整理
7
档案收集的原则与方法
2024/1/26
宣传作用
档案是宣传教育的生动素材，可以 通过展览、陈列、出版等方式进行 宣传，提高人们的认识和意识。
5
档案管理的历史与发展
01
古代档案管理
古代档案管理主要采用纸质载体，通过手工方式进行分类、编目和保管
。
02
近现代档案管理
近现代档案管理开始采用机械化、自动化等现代技术手段，提高了档案
管理的效率和质量。
全面性原则
尽可能收集与主题相关的所有档 案，确保档案的完整性。
对重要事件、人物或项目进行持续跟踪，及时收集相关档案。
2024/1/26
10
档案整理的程序与要求
2024/1/26
分类
根据档案的性质、内容、时间等因素 进行分类。
编目
为每份档案编制目录，方便检索和管 理。
11
档案整理的程序与要求
装订：将档案按照一定顺序装订成册，便于保存和查阅。
档案整理的要求
2024/1/26
03
当代档案管理
当代档案管理已经实现了数字化、网络化等高科技手段的应用，使档案
管理更加便捷、高效和智能化。同时，随着大数据、云计算等技术的不
断发展，档案管理也将面临更多的挑战和机遇。
6
2024/1/26
02
CATALOGUE
档案收集与整理
7
档案收集的原则与方法
2024/1/26
宣传作用
档案是宣传教育的生动素材，可以 通过展览、陈列、出版等方式进行 宣传，提高人们的认识和意识。
5
档案管理的历史与发展
01
古代档案管理
古代档案管理主要采用纸质载体，通过手工方式进行分类、编目和保管
。
02
近现代档案管理
近现代档案管理开始采用机械化、自动化等现代技术手段，提高了档案
管理的效率和质量。
全面性原则
尽可能收集与主题相关的所有档 案，确保档案的完整性。
会计实务信息化操作教程：3 基础档案设置
（2）“联系”选项卡中几乎包括了企业的各种联系方式，还可以记录该客户默 认的发货地址、发货方式和发货仓库。
二 基础档案录入
（3）“信用”选项卡中记录有关客户信用的相关数据。有些数据是根据本企业 的信用政策，结合该客户往年的销售量及信用情况评定计算的，如折扣率、信 用等级等；有些数据与应收账款系统直接相连，如应收余额、最后交易日期、 最后交易金额、最后收款日期、最后收款金额等。它们反映了该客户的当前信 用情况。
二 基础档案录入
三、财 务 1．会计科目 T3 软件中预置了现行会计制度规定的一级会计科目和部分二级会计科目，企业可根据实 际情况修改科目属性并补充明细科目。 （1）增加会计科目。① 科目编码：全编码且必须唯一。② 科目名称：分为科目中文名 称和科目英文名称。③ 科目类型：分为资产、负债、共同、权益、成本和损益六类。④ 账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、 数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。⑤ 助记码：便于用户记忆而对科目另外 编制的代码。⑥ 科目性质：增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方 的科目，科目性质为贷方。只能在一级科目设置科目性质。⑦ 辅助核算：说明本科目是 否有其他核算要求，系统提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核 算、项目核算供用户选用。
一 基础档案的整理
3．存货包括存货分类和存货档案设置 存货分类是便于进行企业存货的输入、统计、分析，需要先确定是否对存货 分类，然后确定编码方案；存货档案是便于存货核算、统计、分析和实物管 理，前提先确定对存货分类和然后编码方案。 4．财务包括会计科目、凭证类别、外币种类和项目目录设置 会计科目是设置企业核算的科目目录，前提需要先设置科目编码方案及外币 种类；凭证类别是设置企业核算的凭证类型；外币种类是设置企业用到的外 币种类和汇率；项目目录是设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录， 可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录
二 基础档案录入
（3）“信用”选项卡中记录有关客户信用的相关数据。有些数据是根据本企业 的信用政策，结合该客户往年的销售量及信用情况评定计算的，如折扣率、信 用等级等；有些数据与应收账款系统直接相连，如应收余额、最后交易日期、 最后交易金额、最后收款日期、最后收款金额等。它们反映了该客户的当前信 用情况。
二 基础档案录入
三、财 务 1．会计科目 T3 软件中预置了现行会计制度规定的一级会计科目和部分二级会计科目，企业可根据实 际情况修改科目属性并补充明细科目。 （1）增加会计科目。① 科目编码：全编码且必须唯一。② 科目名称：分为科目中文名 称和科目英文名称。③ 科目类型：分为资产、负债、共同、权益、成本和损益六类。④ 账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、 数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。⑤ 助记码：便于用户记忆而对科目另外 编制的代码。⑥ 科目性质：增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方 的科目，科目性质为贷方。只能在一级科目设置科目性质。⑦ 辅助核算：说明本科目是 否有其他核算要求，系统提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核 算、项目核算供用户选用。
一 基础档案的整理
3．存货包括存货分类和存货档案设置 存货分类是便于进行企业存货的输入、统计、分析，需要先确定是否对存货 分类，然后确定编码方案；存货档案是便于存货核算、统计、分析和实物管 理，前提先确定对存货分类和然后编码方案。 4．财务包括会计科目、凭证类别、外币种类和项目目录设置 会计科目是设置企业核算的科目目录，前提需要先设置科目编码方案及外币 种类；凭证类别是设置企业核算的凭证类型；外币种类是设置企业用到的外 币种类和汇率；项目目录是设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录， 可将存货、成本对象、现金流量直接作为核算的项目目录
会计软件基础档案设置课件
• A.0101 B.101 C.1001 D.00101
• 正确答案：B
三、财务
• 会计科目 • 凭证类别 • 项目目录 • 外币种类
（一）会计科目
• 1.设置会计科目的原则 ① 全面系统地反映对象内容 ② 适应性与稳定性相结合 ③ 统一性与灵活性相结合
（一）会计科目
• 2.增加会计科1目科目编码要唯一 • 输入的内容 2科目编码建立次序：由上
• 正确答案：CD
（一）会计科目
• 4.指定会计科目 • 指定会计科目的意义： ① 指定科目后，才能进行出纳签字
② 指定科目后，才能查看现金日记账、银行 日记账和资金日报。
（一）会计科目
• 4.指定会计科目
（一）会计科目
• 4.指定会计科目 • 指定会计科目的意义： ① 指定科目后，才能进行出纳签字 ② 指定科目后，才能查看现金日记账、银行
• 正确答案：A
单选题
用户可通过总账系统"个人往来账"功能对与 单位内部职工发生的往来业务进行个人往来 管理,但必须先在设置会计科目时将相关科目 的辅助核算形式设为"个人往来",下列科目中 适合为个人往来核算科目的有( )
• A.应付账款 B.应收账款 C.其他应收款
• D.预付账款 • 正确答案：C
判断题
• ．建立科目编码时，应先建立下级科目， 再建立上级科目。
• 正确答案：B
三、财务
• 会计科目 • 凭证类别 • 项目目录 • 外币种类
（一）会计科目
• 1.设置会计科目的原则 ① 全面系统地反映对象内容 ② 适应性与稳定性相结合 ③ 统一性与灵活性相结合
（一）会计科目
• 2.增加会计科1目科目编码要唯一 • 输入的内容 2科目编码建立次序：由上
• 正确答案：CD
（一）会计科目
• 4.指定会计科目 • 指定会计科目的意义： ① 指定科目后，才能进行出纳签字
② 指定科目后，才能查看现金日记账、银行 日记账和资金日报。
（一）会计科目
• 4.指定会计科目
（一）会计科目
• 4.指定会计科目 • 指定会计科目的意义： ① 指定科目后，才能进行出纳签字 ② 指定科目后，才能查看现金日记账、银行
• 正确答案：A
单选题
用户可通过总账系统"个人往来账"功能对与 单位内部职工发生的往来业务进行个人往来 管理,但必须先在设置会计科目时将相关科目 的辅助核算形式设为"个人往来",下列科目中 适合为个人往来核算科目的有( )
• A.应付账款 B.应收账款 C.其他应收款
• D.预付账款 • 正确答案：C
判断题
• ．建立科目编码时，应先建立下级科目， 再建立上级科目。
2024年度人事档案管理培训课件
在信息化实施过程中，要重视数据安全 ，采取加密、备份等措施保障数据安全 。
VS
2. 系统稳定性
确保系统的稳定性，避免因系统崩溃或数 据丢失等问题影响人事档案管理工作。
2024/3/23
20
信息化实施步骤与注意事项
3. 用户培训
对使用人事档案信息化系统的用户进行培训 ，提高用户操作熟练度和系统使用效率。
档案数量庞大，管理成本高
随着企业规模扩大和人员流动增加，人事档案数量不断攀升，导致管理
成本居高不下。
02
档案更新不及时，信息不准确
由于员工入职、离职、调动等变动频繁，档案更新往往滞后，导致档案
信息不准确。
2024/3/23
03
纸质档案管理不便，易损坏丢失
传统的纸质档案管理方式存在诸多不便，如易受潮、易损坏、易丢失等
程，确保人事档案的完整性和安全性。
档案保密制度
02
规定人事档案的保密范围、保密措施和泄密责任等，保障企业
和员工信息安全。
档案借阅制度
03
规范企业内部人事档案借阅流程，明确借阅权限、借阅期限和
借阅要求等，确保档案的安全和有效利用。
24
员工权益保障措施
知情权
员工有权了解自己的档案内容， 企业应及时向员工反馈档案信息 ，保障员工的知情权。
01
1. 对收集到的档案资料进行分类，按照不 同类别放置。
VS
2. 系统稳定性
确保系统的稳定性，避免因系统崩溃或数 据丢失等问题影响人事档案管理工作。
2024/3/23
20
信息化实施步骤与注意事项
3. 用户培训
对使用人事档案信息化系统的用户进行培训 ，提高用户操作熟练度和系统使用效率。
档案数量庞大，管理成本高
随着企业规模扩大和人员流动增加，人事档案数量不断攀升，导致管理
成本居高不下。
02
档案更新不及时，信息不准确
由于员工入职、离职、调动等变动频繁，档案更新往往滞后，导致档案
信息不准确。
2024/3/23
03
纸质档案管理不便，易损坏丢失
传统的纸质档案管理方式存在诸多不便，如易受潮、易损坏、易丢失等
程，确保人事档案的完整性和安全性。
档案保密制度
02
规定人事档案的保密范围、保密措施和泄密责任等，保障企业
和员工信息安全。
档案借阅制度
03
规范企业内部人事档案借阅流程，明确借阅权限、借阅期限和
借阅要求等，确保档案的安全和有效利用。
24
员工权益保障措施
知情权
员工有权了解自己的档案内容， 企业应及时向员工反馈档案信息 ，保障员工的知情权。
01
1. 对收集到的档案资料进行分类，按照不 同类别放置。
会计信息化实用教程第三章基础设置
一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算。 日常运营中，当收入或费用发生时，系统要求实时 确认收入或费用的部门归属，记账时同时登记总账、 明细账和部门辅助账；与客户的往来科目如应收账 款、应收票据、预收账款可设成客户往来核算；应 付账款、应付票据、预付账款可设成供应商往来核 算；在建工程及收入成本类科目可设成项目核算， 用于按项目归集收入或费用。
辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账 方便，有些科目也可以在末级科目和上级科目同时 设辅助账类。
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会计信息化实用教程第三章基础设置
1．会计科目
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会计信息化实用教程第三章基础设置
1．会计科目
l （3）修改和删除会计科目
l 如果需要对已建立会计科目的某些属性，例 如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标 识等进行修改，可以通过系统提供的“修改” 功能来完成。
辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账 方便，有些科目也可以在末级科目和上级科目同时 设辅助账类。
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会计信息化实用教程第三章基础设置
1．会计科目
日记账 手工核算下，只对现金和银行科目记日 记账。而在计算机环境下，突破了记账 速度这个瓶颈，企业可以根据管理需要 设置对任意科目记日记账。
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会计信息化实用教程第三章基础设置
1．会计科目
辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账 方便，有些科目也可以在末级科目和上级科目同时 设辅助账类。
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会计信息化实用教程第三章基础设置
1．会计科目
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会计信息化实用教程第三章基础设置
1．会计科目
l （3）修改和删除会计科目
l 如果需要对已建立会计科目的某些属性，例 如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标 识等进行修改，可以通过系统提供的“修改” 功能来完成。
辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账 方便，有些科目也可以在末级科目和上级科目同时 设辅助账类。
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会计信息化实用教程第三章基础设置
1．会计科目
日记账 手工核算下，只对现金和银行科目记日 记账。而在计算机环境下，突破了记账 速度这个瓶颈，企业可以根据管理需要 设置对任意科目记日记账。
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会计信息化实用教程第三章基础设置
1．会计科目
照片档案整理规范 ppt课件
如会议照片：会场全景、主席台、领导讲话、颁奖、典型 发言、小组讨论等；
视察检查：听取汇报、查看现场、与干部职工合影等。
机关活动：活动全景、领导参与、大众参与、活动成果。
时限性：活动结束后一个月内归档；科研、基建照片随项 目档案一并归档。
完整性：画面清晰，品相良好，说明完整。
责任性：照片由形成部门或摄影人员负责撰写说明文字，积 存照片由档案部门组织相关人员考证并撰写说明文字。
6、其他具有归档保存价值的照片。
ppt课件
4
照片的收集范围
会议
活动
主要
领导
职能
视察
归档
范围
本地
外事
特色
活动
重大
事件
ppt课件
5
收集要求
❖ 1.对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机 构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
❖ 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 ❖ 2.对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照
时间:20170324 摄影者:王一宇 文字说明:
ppt课件
22
6、编目
纸质照片应编制案卷目录和卷内目录 案卷目录：编到每卷（册），存放在检索柜中供利用查询。 卷内目录：一般编到每张照片，一套存放照片册内，一套存放在检 索柜中供利用查询。 注意：纸质照片与底片、数码照片之间，照片与其他门类、载体档 案之间有相互联系的，要在“备注”栏中注明互见号。
视察检查：听取汇报、查看现场、与干部职工合影等。
机关活动：活动全景、领导参与、大众参与、活动成果。
时限性：活动结束后一个月内归档；科研、基建照片随项 目档案一并归档。
完整性：画面清晰，品相良好，说明完整。
责任性：照片由形成部门或摄影人员负责撰写说明文字，积 存照片由档案部门组织相关人员考证并撰写说明文字。
6、其他具有归档保存价值的照片。
ppt课件
4
照片的收集范围
会议
活动
主要
领导
职能
视察
归档
范围
本地
外事
特色
活动
重大
事件
ppt课件
5
收集要求
❖ 1.对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机 构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
❖ 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 ❖ 2.对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照
时间:20170324 摄影者:王一宇 文字说明:
ppt课件
22
6、编目
纸质照片应编制案卷目录和卷内目录 案卷目录：编到每卷（册），存放在检索柜中供利用查询。 卷内目录：一般编到每张照片，一套存放照片册内，一套存放在检 索柜中供利用查询。 注意：纸质照片与底片、数码照片之间，照片与其他门类、载体档 案之间有相互联系的，要在“备注”栏中注明互见号。
居民健康档案的建立和管理ppt课件
规范服务：是医疗卫生机构为居民提供高质量 医疗卫生服务的有效工具
考核评价：是各级政府及卫生行政部门制定卫 生政策的参考依据
5
（三）为谁建？
全民建档（可及性） 为重点管理人群主动建（公平性）
慢性病人 重点人群
6
（四）谁来建？
建档主体：
乡镇卫生院、社区卫生服务机构、村 卫生室
7
（五）建什么？
24
档案管理
居民健康档案为社会公共信息资源，健康档案 管理机构和服务人员在使用、管理、考核等工 作中有权使用健康档案，其它机构或个人需要 使用健康档案时，必须向健康档案管理机构提 出申请，管理机构批准并经居民本人或其监护 人同意后，方可使用。
使用健康档案要保护服务对象的个人隐私，不 得造成健康档案的损毁、丢失，不得擅自泄露 健康档案中的居民个人信息以及涉及居民健康 的隐私信息。
3
健康档案概念
个人健康档案是一个人从出生到死亡整个过程中， 其健康状况的发展变化情况以及所接受的各项卫 生服务记录的总和。 ——个人健康档案包括：一是以问题为导向的健 康问题记录；二是以预防为导向的健康信息记录。
4
（二）为什么建？
服务群众：居民健康档案是居民享有均等化公 共卫生服务的重要体现
入户开展医疗卫生服务时，应事先查阅服务对象 的健康档案并携带相应表单，在服务过程中记录、 补充相应内容。
考核评价：是各级政府及卫生行政部门制定卫 生政策的参考依据
5
（三）为谁建？
全民建档（可及性） 为重点管理人群主动建（公平性）
慢性病人 重点人群
6
（四）谁来建？
建档主体：
乡镇卫生院、社区卫生服务机构、村 卫生室
7
（五）建什么？
24
档案管理
居民健康档案为社会公共信息资源，健康档案 管理机构和服务人员在使用、管理、考核等工 作中有权使用健康档案，其它机构或个人需要 使用健康档案时，必须向健康档案管理机构提 出申请，管理机构批准并经居民本人或其监护 人同意后，方可使用。
使用健康档案要保护服务对象的个人隐私，不 得造成健康档案的损毁、丢失，不得擅自泄露 健康档案中的居民个人信息以及涉及居民健康 的隐私信息。
3
健康档案概念
个人健康档案是一个人从出生到死亡整个过程中， 其健康状况的发展变化情况以及所接受的各项卫 生服务记录的总和。 ——个人健康档案包括：一是以问题为导向的健 康问题记录；二是以预防为导向的健康信息记录。
4
（二）为什么建？
服务群众：居民健康档案是居民享有均等化公 共卫生服务的重要体现
入户开展医疗卫生服务时，应事先查阅服务对象 的健康档案并携带相应表单，在服务过程中记录、 补充相应内容。
《档案归档细则》PPT课件
五、进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。
六、进一步明确了归档文件形成质量。
七、增加了对每件文件编页号的规定。 八、对装订的方式作了明确规定。 九、增加了实行无纸化办公的机关，应当输出纸 质文件一并归档的要求。
第三节 《细则》具体内容
第一条：制订的依据。1、国家档案局《关于 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 （国家档案局第8号令）；2、《归档文件整理规
保管 期限 15年 15年 15年
永久
谢 谢 大 家
四、《细则》实施以来的主要成绩 1、简化了整理方法，取消原来文书档 案整个“组卷”过程，减轻了档案工作者 的劳动量。 2、整理标准明确统一，减少了主观随 意性，降低了整理工作的难度。 3、单份文件利用方便，有利于保密， 有利于现代化技术在档案管理中的应用。 4、可以充分利用档案盒和档案柜（架） 的存储空间。
第五条：归档文件质量要求。1、属于 归档范围的文件材料收集齐全完整。2、文 件的纸张和书写材料宜于长期保存。3、破 损的文件进行了修复。 第六条：归档文件整理步骤。分件、 装订、分类、划分保管期限、排列、编号、 编目、装盒。
第七条：分件。 一般一份文件为一件。 正本与定稿、正文与附件、原件与复制件； 报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书 刊等一册（本）为一件；简报一期为一件；会议 记录一份或一本为一件。 事由上密切相联系的文件可组为一件，如请 求与批复、转发文与被转发文、来文（去文）与 复文。 “件”内文件一般按形成时间排序，有结论 （果）的，应将结论（果）前置。正本在前，定 稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被 转发文在后；复文（结论）在前，来文（或去文） 在后。
文书档案业务培训ppt课件
6 2019/3/4
文书档案立卷改革的做法及注意事项
2、归档判断。
决定文件是否归档。对照《文件材料归档范围》，需归档 文件转入下一流程；不需归档的剔除 。 以单件文件为归档单位。就是充分尊重文件的自然形成状 况，以“件”作为归档的基本单位。
注意：
（1）单份文件，一份文件为一件； （2）各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件； （3）文件的正本与定稿、正件与附件、转发件与被转发件、原文本与译文本 为一件； （4）情况通报、简报、报刊涉及到本单位的要归入长期保管； （5）本单位代上级机关起草的文件归入永久保管。
18 2019/3/4Βιβλιοθήκη Baidu
文书档案立卷改革的做法及注意事项
填写归档文件目录应注意： （8）在同一保管期限下按照件号流水连续打印，不需要在档案 盒内存放； （9）归档文件目录一般要求打印两份，按照保管期限的不同分 别装订成册。 （10）归档文件目录不同的保管期限文件用不同颜色的目录纸打 印，永久为红色，长期为黄色，短期为绿色。
档号章式样：
全宗号 机构
类别号 期限
年度 件号
14 2019/3/4
文书档案立卷改革的做法及注意事项
7、录入电脑及编制归档文件目录。
就是指对归档文件进行著录，并应用档案管理软件 录入相 关的著录项，用电脑打印出规范的归档文件目录。 归档文件目录格式：
档案管理培训PPT模板
档案
管理培训
主要内容
档案
的保管
格式统一
标识鲜明 科学分类 及时记录
建立
合同资料
索引
荣誉资料
技术资料 其它
档案的归档范 围和保管期限
技术档案是指各技术质量管理部门 在生产技术、科研成果、质量、设备、 基建等技术活动中形成的应当归档保存 的图纸、图表、文字材料、照片等技术 资料以及外来、外购的图纸、资料、图 书等。
档案柜
容易分类 保护性好
易于保密 检索简便
2．开放式横向档案
整齐划一 便于取阅 易于查找
9
源自文库
档案盒
标准统一 便于存取 长期保存 保护性好
10
档案
如何保管
11
格式统一
标识鲜明 科学分类 及时记录
按对象划分 按主题划分 按形式划分 按项目划分 按时间划分
13
借阅档 案一定 要登记
Logo here
谢谢！
Thank you！
管理培训
主要内容
档案
的保管
格式统一
标识鲜明 科学分类 及时记录
建立
合同资料
索引
荣誉资料
技术资料 其它
档案的归档范 围和保管期限
技术档案是指各技术质量管理部门 在生产技术、科研成果、质量、设备、 基建等技术活动中形成的应当归档保存 的图纸、图表、文字材料、照片等技术 资料以及外来、外购的图纸、资料、图 书等。
档案柜
容易分类 保护性好
易于保密 检索简便
2．开放式横向档案
整齐划一 便于取阅 易于查找
9
源自文库
档案盒
标准统一 便于存取 长期保存 保护性好
10
档案
如何保管
11
格式统一
标识鲜明 科学分类 及时记录
按对象划分 按主题划分 按形式划分 按项目划分 按时间划分
13
借阅档 案一定 要登记
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基建档案管理方法和职责课件
15
基建档案管理职责
⑤建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格 设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、 收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件 ，并组织归档。
⑥ 建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收 集、整理工作，并向档案信息中心归档。
⑦ 建设单位的档案管理部门负责指导项目文件的整理、归 档，检查、接收项目文件
基建档案管理职责
③项目文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设 管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目 建设管理同步实施。
④将项目文件管理工作纳入项目结算管理。建设单位财 务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审 核的环节，确认建设单位有关部门及档案管理部门对 项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财 务结算手续。
；声像档案（包括开工典礼、重大工程质量事故等）要 收集完整；档案的收集要注重原件档案的收集。建设单 位要按归档范围的要求，将项目前期的资料整理归档， 并及时收集整理勘察设计、监理和施工等单位档案。
10
基建档案管理办法
档案录入要求 档案收集完成后，在油田主页的“档案管理
”进行档案的录入工作，档案条目的录入建议使用离线 客户端的方式；档案归档遵循电子文件、实体档案同时 归档的原则。由归档单位将条目主要信息录入档案管理 系统，同时上载相应的电子文件。
2
基建档案管理职责
⑤建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格 设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、 收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件 ，并组织归档。
⑥ 建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收 集、整理工作，并向档案信息中心归档。
⑦ 建设单位的档案管理部门负责指导项目文件的整理、归 档，检查、接收项目文件
基建档案管理职责
③项目文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设 管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目 建设管理同步实施。
④将项目文件管理工作纳入项目结算管理。建设单位财 务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审 核的环节，确认建设单位有关部门及档案管理部门对 项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财 务结算手续。
；声像档案（包括开工典礼、重大工程质量事故等）要 收集完整；档案的收集要注重原件档案的收集。建设单 位要按归档范围的要求，将项目前期的资料整理归档， 并及时收集整理勘察设计、监理和施工等单位档案。
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基建档案管理办法
档案录入要求 档案收集完成后，在油田主页的“档案管理
”进行档案的录入工作，档案条目的录入建议使用离线 客户端的方式；档案归档遵循电子文件、实体档案同时 归档的原则。由归档单位将条目主要信息录入档案管理 系统，同时上载相应的电子文件。
2
第3章基础档案设置
如何整理？
2006 UFIDA Software Corporation
3.1基础档案整理
分类 机构设 置 目录 部门档案 职员档案 客户分类 客户档案 往来单 位 供应商分 类 供应商档 案 档案用途 前提条件 先设置部门编码方案 先设置部门档案，才能在其 下增加职员 先确定对客户分类 然后确定编码方案 先建立客户分类档案 先确定对供应商分类 然后确定编码方案 先建立供应商分类档案
选择“现金总账科目” 选择“现金”
单击
注意说明
2006 UFIDA Software Corporation
3.2 基础档案录入-收付结算
结算方式
目的：
一是为了提高银行对账的效率 二是根据业务自动生成凭证时可以识别相关的科 目。
现金结算、支票结算等
2006 UFIDA Software Corporation
2006 UFIDA Software Corporation
3.2 基础档案录入-往来单位
供应商档案
供应商档案中也包含了与业务处理环节相关 的大量信息，分为“基本”、“联系”、 “信用”、“其他”四个标签存放。 供应商档案必须建立在最末级供应商分类之 下。
2006 UFIDA Software Corporation
2006 UFIDA Software Corporation
档案整理培训课件(PPT 82页)
30年
2008年
同上
10年
2008年
同上
③按“类目—年度—保管期限”分类的：
党群类 （0） 2007年 永 久， 30 年， 10 年
（件号） 1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
2008年 永 久， 30 年， 10 年
（件号） 1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
行政类 （1）
同
上
经营管理类（2）
同
上
生产技术类（3）
整 理
的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。
文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大 纸张折叠。
修裱：对破损纸张进行修补或托裱。
复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。
去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回 形针、大头针等，防止时间长了生锈。
10
文
书
大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所 以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件 页数多的要单张折叠。
23
特别提示：题名十分重要，
是以后查找档案时的最重要的要 素，填写时一般应照实抄录。来 文与复文作为一件，只对复文进 行编目，题名后注明“（附请 示）”；任免文件和表彰文件中 本单位人员未列在题名中的，在 题名后将本单位人员列出，原题 名简单的要重拟，这些补充的内 容都要加“（）”。
文
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凭证类别 设置企业核算的凭证类型
外币
设置企业用到的外币种类及汇率
项目目录
设置企业需要对其进行核算和管理的 对象、目录
可将存货、成本对象、现 金流量直接作为核算的项 目目录
结算方式 设置资金收付业务中用到的结算方式
收付结 算
付款条件
设置企业与往来单位协议规定的收、 付款折扣优惠方法
开户银行
设置企业在收付结算中对应的开户银 行信息
1．会计科目
账页格式
账页格式规定了查询和打印时该科目的会计账页形 式。账页格式一般分为金额式、外币金额式、数量 金额式、数量外币式几类。一般情况下，有外币核 算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可 设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可 设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可 设为金额式。
会计信息化实用教程
第3章 基础设置
目录
3.1 基础档案整理 3.2 基础档案录入
3.1 基础档案整理
档案
分类 机构设 置
往来单 位
档案
目录
部门档 案
职员档 案
客户分 类
客户档 案
供应商 分类
供应商 档案
档案用途
前提条件
设置与企业财务核算和管理有关的部 门
先设置部门编码方案
设置企业的各个职能部门中需要对其 先设置部门档案，才能在
2．职员档案
职员档案的作用是设置企业的各个职能部门 中需要对其核算和业务管理的职工信息，以 便按职员进行记录、查询和统计。
3.2.2 往来单位
1．客户分类
当企业的往来客户较多时，可以按照某种分类标准 对客户进行分类管理，以便分类汇总统计。对客户 进行分类，既可以根据合作时间将客户分为长期客 户、中期客户和短期客户，也可以按信用等级分类， 还可以按客户所属行业分类。
3．外币种类
4．项目目录
（1）定义项目大类。定义项目大类包括指定项目大类名称、 定义项目级次和定义项目栏目三项工作。项目级次是确定 该项目大类下所管理的项目的级次及每级的位数。项目栏 目是针对项目属性的记录。例如定义项目大类“工程”， 工程下又分了一级，设置1位数字即可，工程要记录的必 要内容如“工程号”、“工程名称”、“负责人”、“开 工日期”、“完工日期”等可作为项目栏目。
（2）指定核算科目。指定设置了项目辅助核算的科目具体 要核算哪一个项目，建立项目与核算科目之间的对应关系。
（3）定义项目分类。例如，将工程分为“自建工程”和 “外包工程”。
（4）定义项目目录。定义项目目录是将每个项目分类中所 包含的具体项目录入系统。具体每个项目录入哪些内容取 决于项目栏目的定义。
4．项目目录
封存
被封存的科目在制单时不可以使用。
科目性质
增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷 方的科目，科目性质为贷方。用户只能在一级科目设置科 目性质，下级科目的科目性质与其一级科目相同，已有数 据的科目不能再修改科目性质。
1．会计科目
辅助核算
辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其 它核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算 外，还提供以下几种专项核算功能：部门核算、个 人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项 目核算。
2．客户档案
客户是企业的重要资源。手工方式下，客户详细信 息掌握在相应的业务员手中，一旦业务员工作变动， 就会遗失大量客户信息，给企业带来损失。建立计 算机管理系统时，需要全面整理客户资料并录入系 统，以便有效地管理客户、服务客户。
3.2.2 往来单位
3．供应商分类
当企业的往来供应商较多时，可以按照某种分类标 准对供应商进行分类管理，以便分类汇总统计。对 供应商可以根据地区、行业、供料性质等进行分类。
1．会计科目 2．凭证类别 3．外币种类 4．项目目录
1．会计科目
（1）设置会计科目的原则
会计科目的设置必须满足会计报表编制的要 求，凡是报表所用数据需从系统提取的，必 须设立相应科目。
会计科目要保持相对稳定。
设置会计科目要考虑各子系统的衔接。在总 账系统中，只有末级会计科目才允许有发生 额，才能接收各个子系统转入的数据，因此， 要将各个子系统中的核算科目设置为末级科 目。
2．凭证类别
3．外币种类
外币设置时需要定义以下项目： （1）币符及币名：即定义外币的表示符号及其中文名称。 （2）汇率小数位：定义外币的汇率小数位数。 （3）折算方式：分为直接汇率与间接汇率两种。直接汇率
即“外币×汇率=本位币”，间接汇率即“外币÷汇率=本 位币”。 （4）外币最大误差：在记账时，如果外币×（或÷）汇率本位币>外币最大误差，则系统给予提示，系统默认最大 折算误差为0.000 01，即不相等时就提示。 （5）固定汇率与浮动汇率：对于使用固定汇率（即使用月 初或年初汇率）作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证 前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外 币凭证时，将会出现汇率为零的错误。对于使用变动汇率 （即使用当日汇率）作为记账汇率的用户，在填制凭证的 当天，应预先在此录入该天的记账汇率。
行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证； （5）自定义凭证类别。 凭证分类不影响记账的结果，一般而言，
可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务 量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证” 一种类别。
2．凭证类别
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供 五种限制类型： （1）借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目 至少有一个发生额。 （2）贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目 至少有一个发生额。 （3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科 目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。 （4）凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科 目还是贷方限制科目均无发生额。 （5）无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的 科目。
辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账 方便，有些科目也可以在末级科目和上级科目同时 设辅助账类。
1．会计科目
日记账 手工核算下，只对现金和银行科目记日 记账。而在计算机环境下，突破了记账 速度这个瓶颈，企业可以根据管理需要 设置对任意科目记日记账。
银行账
对银行科目需要设置银行账。
1．会计科目
3.2.4 收付结算
1．结算方式 设置结算方式的目的，一是为了提高银行对账的效率，二是 根据业务自动生成凭证时可以识别相关的科目。计算机信息 系统中需要设置的结算方式与财务结算方式基本一致，如现 金结算、支票结算等。如果某种结算方式需要进行票据管理， 只需选中“是否票据管理”标志即可。
2．付款条件 付款条件也叫现金折扣，用来设置企业在经营过程中与往来 单位协议规定的收、付款折扣优惠方法。这种折扣条件通常 可表示为5/10，2/20，n/30，意思是客户在10天内偿还货款， 可得到5%的折扣；在20天内偿还货款，可得到2%的折扣； 在30天内偿还货款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿 还货款，则不仅要按全额支付货款，还可能要支付延期付款 利息或违约金。系统最多同时支持4个时间段的折扣。
先设置好收发类别为发的 收发类别
先设置存货、仓库档案
3.2 基础档案录入
3.2.1 机构设置 3.2.2 往来单位 3.2.3 财务 3.2.4 收付结算
3.2.1 机构设置
1．部门档案
这里的部门是指与企业财务核算或业务管理 相关的职能单位，不一定与企业设置的现有 部门一一对应。设置部门档案的目的在于按 部门进行数据汇总和分析。
1．会计科目
（4）指定会计科目
指定会计科目是指定出纳的专管科目， 一般指现金科目和银行存款科目。指定 科目后，才能执行出纳签字，从而实现 现金、银行管理的保密性，才能查看现 金、银行存款日记账。
1．会计科目
2．凭证类别
系统提供五种常用分类方式供用户选择： （1）记账凭证； （2）收款凭证、付款凭证、转账凭证； （3）现金凭证、银行凭证、转账凭证； （4）现金收款凭证、现金付款凭证、银
1．会计科目
科目名称
科目名称分为科目中文名称和科目英文名称，两者 不能同时为空。科目汉字名称是证、账、表上显示 和打印的标志，必须意义明确、用语规范、尽量避 免重名。
科目类型
科目类型是按会计科目性质对会计科目进行划分。 按照会计制度规定, 科目类型分为五大类，即资产、 负债、所有者权益、成本、损益五类。由于一级科 目编码的首位数字与科目类型有直接的对应关系， 即科目大类代码“1=资产类”、“2=负债负债”、 “3=共同类”、“4=所有者权益类”、“5=成本 类”、“6=损益类”，因此，系统可以根据科目编 码自动识别科目类型。
辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账 方便，有些科目也可以在末级科目和上级科目同时 设辅助账类。
1．会计科目
1．会计科目
（3）修改和删除会计科目
如果需要对已建立会计科目的某些属性，例 如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标 识等进行修改，可以通过系统提供的“修改” 功能来完成。
如果会计科目未经使用，也可通过“删除” 功能来删除。删除会计科目时应遵循“自下 而上”的原则。
4．供应商档案
供应商档案与客户档案极为相似。供应商档案中也 包含了与业务处理环节相关的大量信息，分为“基 本”、“联系”、“信用”、“其他”四个标签存 放。
供应商档案必须建立在最末级供应商分类之下。
5．地区分类
如果需要对客户或供应商按地区进行统计，就应该 建立地区分类体系。
3.2.3 财务
外币核算
该科目是否核算外币。如果是外币，则需要选择外 币种类。一个科目只能核算一种外币。
数量核算
用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单 位。计量单位可以是任何汉字或字符，例如千克、 件、吨等
1．会计科目
汇总打印
在同一张凭证中，当某科目或有同一上级科目的末级科目 需要有多笔同方向的分录时，如果希望将这些笔分录按科 目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置为“汇总打印”， 汇总的科目设置成该科目的本身或其上级科目。
1．会计科目
（2）增加会计科目
科目编码
科目编码就是按科目编码方案对每一科目进 行编码定义。对科目进行编码便于反映上下 级会计科目间的逻辑关系；便于计算机识别 和处理；将会计科目编码作为数据处理的关 键字，便于检索、分类及汇总；减少输入工 作量，提高输入速度；促进会计核算的规范 化和标准化。设置会计科目编码时应注意： 一级会计科目编码要符合会计制度的统一要 求，明细科目编码要满足建账时设定的编码 规则。
3.1 基础档案整理
案分类 案目录
档案用途
前提条件
仓库档 案
设置企业存放存货的仓库信息
业务
收发类 别
设置企业的入库、出库类型
采购类 型
销售类 型
产品结 构
设置企业在采购存货时的各项业务类 型
设置企业在销售存货时的各项业务类 型
用于设置企业各种产品的组成内容， 以利于配比出库、成本计算
先设置好收发类别为收的 收发类别
一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算。 日常运营中，当收入或费用发生时，系统要求实时 确认收入或费用的部门归属，记账时同时登记总账、 明细账和部门辅助账；与客户的往来科目如应收账 款、应收票据、预收账款可设成客户往来核算；应 付账款、应付票据、预付账款可设成供应商往来核 算；在建工程及收入成本类科目可设成项目核算， 用于按项目归集收入或费用。
核算和业务管理的职工信息
其下增加职员
便于进行业务数据的统计、分析
先对客户分类，然后确定 编码方案
便于进行客户管理和业务数据的录入、 统计、分析
先建立客户分类档案
便于进行业务数据的统计、分析
先对供应商分类，然后确 定编码方案
便于进行供应商管理和业务数据的录 入、统计、分析
先建立供应商分类档案
地区分 类
辅助核算
辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其 它核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算 外，还提供以下几种专项核算功能：部门核算、个 人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项 目核算。
一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算。 日常运营中，当收入或费用发生时，系统要求Байду номын сангаас时 确认收入或费用的部门归属，记账时同时登记总账、 明细账和部门辅助账；与客户的往来科目如应收账 款、应收票据、预收账款可设成客户往来核算；应 付账款、应付票据、预付账款可设成供应商往来核 算；在建工程及收入成本类科目可设成项目核算， 用于按项目归集收入或费用。
针对客户/供应商所属地区进行分类， 便于进行业务数据的统计、分析
3.1 基础档案整理
存货 财务
存货分类 便于进行业务数据的统计、分析
存货档案
便于存货核算、统计、分析和实物管 理
会计科目 设置企业核算的科目目录
先对存货分类，然后确定 编码方案
先确定对存货分类、确定 编码方案
先设置科目编码方案及外 币