文件管理及记录控制程序(含表格)

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文件管理及记录控制程序

（ISO9001-2015）

1.目的

1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。

1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。

1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，

2.适用范围

适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。

3.名词定义

3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。

3.2外来文件：

3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。

3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。

3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相

应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。反之称为非受控本。

3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。

3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。

3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。

3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。

3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。

3.9其它外部产生的相关记录，如监测报告、危险废物转移联单等。

3.10内部知识：是在企业经营过程中产生的、经过归纳整理、符合企业发展方向，有利于企业技术创新，提高经济效益的一系列形成文件化的知识。内部知识主要包括，但不限于：企业管理知识、专业技术知识、市场营销知识、成功经验总结、失败教训案例、培训心得体会、产品和服务改进结果等。

3.11外部知识：是企业从公司外部（国内/国外、各行/各业）搜集，经过归纳整理，符合企业发展方向，有利于技术创新，提高经济效益的一系列形成文件化的知识。

4.职责权限

4.1品质部：负责一、二阶受控文件版面格式的制查和文定、审件编号建档、

修订状态标识和分发的控制、管理文件内容培训之需求的提报、作废文件的回收和处理。负责三阶管理性文件的分发控制、负责公司知识管理的协调工作。

4.2各部门：负责三、四阶文件、与各部门有关的外来文件、技术性资料、非管制文件的制定、文件编号、建档、修订状态标识和分发的控制、作废文件的回收和处理，及各自领域范围内的知识收集、整理、发布和更新。

4.3公司各权责单位负责质量记录的拟制,签核生效。记录拟制单位负责质量记录的流转分发。

记录相关单位负责记录的流水编号的编制，记录的收集,索引造册,和贮存保管。

4.4管理文件之文字编写及修订的审批权限：

文件的编排、审批权限表

文件阶层文字编排单位审核会审批准

管理手册品质部管理者代表各部门负责人集团总经理

程序文件

（含记录格式）

管理者代表指定编订部门负责人程序相关部门负责人管理者代表

三阶文件（准则方法）过程控制主导单位

编订部门负责人或

主导单位负责人