letterhead(信头) ppt课件
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高考英语作文书信1ppt课件
高考应用文写作
——书信与电子邮件
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英文书信常识
Introduction
1.信头 （heading） 2.称呼 （salutation) 3.正文（body） 4.结束语（complimentary close ） 5.签名（signature）
2
英文书信常识
信头写法
1.写信人的地址和日期，写在右上角。 写地址由小到大，其顺序是： 第一行：门牌和路名，或邮政信箱，楼房名称 第二行：市（县），省，国名 第三行：日期（月,年,日或日,月,年）
3. Knowing that…, I’d like to give some suggestions.
4. It is my pleasure to offer you some advice on…
8
B. give your advice
1. It’s helpful/ important / necessary to…
• Finally, • At last, • In the end, • Last but not
least,
• To make matters
worse,
• For another thing,
11
A template of a suggestive letter
Dear___, I’m glad to receive your letter asking for my
7. It will certainly help a lot to do sth / It also helps to do sth
9
C. express your hope
1. I would appreciate it if you could take my advice into consideration.
——书信与电子邮件
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英文书信常识
Introduction
1.信头 （heading） 2.称呼 （salutation) 3.正文（body） 4.结束语（complimentary close ） 5.签名（signature）
2
英文书信常识
信头写法
1.写信人的地址和日期，写在右上角。 写地址由小到大，其顺序是： 第一行：门牌和路名，或邮政信箱，楼房名称 第二行：市（县），省，国名 第三行：日期（月,年,日或日,月,年）
3. Knowing that…, I’d like to give some suggestions.
4. It is my pleasure to offer you some advice on…
8
B. give your advice
1. It’s helpful/ important / necessary to…
• Finally, • At last, • In the end, • Last but not
least,
• To make matters
worse,
• For another thing,
11
A template of a suggestive letter
Dear___, I’m glad to receive your letter asking for my
7. It will certainly help a lot to do sth / It also helps to do sth
9
C. express your hope
1. I would appreciate it if you could take my advice into consideration.
英文书信写作PPT课件
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写给熟人或朋友的信可用： Yours, Ever yours,Yours sincerely ，等 等。 写给亲属或挚友的信一般用： Yours, Ever yours, Lovingly yours, (Much) Love, With Love,Lovingly, Your loving son, 等等。
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信函的格式
信内地址和姓 名 称呼
附言、附件
信头
结束语 签名
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书信常识
1.信头（heading） 2.称呼（salution） 3.正文（body） 4.结束语（copmlimentary close) 5.签名（signature）
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信内地址 Inside Address
West Palm Beach,
Folrida 33402
U.S.A.
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书信
书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉 事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增 进了解的重要工具。书信一般可分为商务信 件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。
信内地址要写收信人的姓名和地址。 在公务信中要写明这一项，在私人信 件中，这一项常常省略。该项写在写 信日期的下一行的左上角，格式与寄 信人地址一样。
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信内地址的具体写法
1.写信人的地址和日期，写在右上角。 写地址由小到大：门牌号码、街名、城（县）名、省名、
国名 其顺序是： 第一行：门牌和路名，或邮政信箱，楼房名称 第二行：市（县）、省、国名 第三行：日期（月，日，年或日，月，年）
《商务英语信函格式》PPT课件
第三页，共18页。
二 案号和日期(the reference and date)
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref” 和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头 以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这 可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定 要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。 英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”， 而美国的日期标示法则是 “March24 ，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两 种方式。明示的标记为cc ，后面加上收件 人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。 暗示的标记为bcc ，后加收件人或公司的名 字，只打印在复印件上，并且只有写信人和 收信人知道。
第十四页，共18页。
十三 附言(the postscript)
附言在抄送以下两行。如写信人想增加 些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应 尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉， 即在写信前，你未能很好地安排你的信件。 这可能会影响到你的信誉。
八 注意事项(the attention line)
注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention ，下面 一般要加上横线。当信件是写给特定的人 或主办部门时，则用此用语。它在开头称 呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文 以上中间。
第十页，共18页。
九 事由、标题(the subject line)
第十二页，共18页。
十一 附件(the enclosure)
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示 出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的 形式有: Enclosure ， Enclosures ，Encl.， Enc. 等。
二 案号和日期(the reference and date)
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref” 和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头 以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这 可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定 要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。 英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”， 而美国的日期标示法则是 “March24 ，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两 种方式。明示的标记为cc ，后面加上收件 人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。 暗示的标记为bcc ，后加收件人或公司的名 字，只打印在复印件上，并且只有写信人和 收信人知道。
第十四页，共18页。
十三 附言(the postscript)
附言在抄送以下两行。如写信人想增加 些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应 尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉， 即在写信前，你未能很好地安排你的信件。 这可能会影响到你的信誉。
八 注意事项(the attention line)
注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention ，下面 一般要加上横线。当信件是写给特定的人 或主办部门时，则用此用语。它在开头称 呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文 以上中间。
第十页，共18页。
九 事由、标题(the subject line)
第十二页，共18页。
十一 附件(the enclosure)
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示 出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的 形式有: Enclosure ， Enclosures ，Encl.， Enc. 等。
商务函电 第一章 PPT
3. Date 日期
• Usually comes one line below the sender’s address, BrE: day, month and year AmE: month, day and year • Prefer cardinal numbers (1,2,3,4…) rather than ordinal numbers (1st, 2nd, 3rd, 4th…) • A comma must be used before the year 8 June, 2005 / June 8, 2005 e.g. • A) March 2, 2010 (American style) • B) 2 March, 2010 (British style) avoid abbreviations (Jan. 25, 2004) or figures (2/4/2004).
1.full blocked style（全齐头式）
The Wilson Company 1377 Main Street Dallas, Texas 75226 U.S.A. February 5, 1999 Nippon International Trading Co. Ltd. 3 Nihonbashi, Honcho 3 Chome Japan Gentlemen: We’re sending you our latest pricelist …… We are looking forward to hearing from you soon.
希望对方回复信件时指明原信件号码，以便查阅。
File number, departmental code (or the reference initials) E.G Your ref.:2005/IB318 Our ref. :CS49/77005
《英文信件格式》课件
1 拼写和语法错误
在写信前要仔细检查拼写和语法，或者请他 人帮忙校对。
2 使用不当的缩写和术语
确保信件中使用的缩写和术语为常见且准确。
商务信函需要符合正式的 格式要求，包括信头、日 期、称呼等。
3 个人信件的格式
个人信件可以更加灵活， 但也要注意礼貌和清晰。
写作技巧和注意事项
1
简洁的表达
2
用简洁的语言表达自己的意思，避免重
复和啰嗦。
3
注意语气和态度
4
根据信件的目的选择合适的语气和表达 态度。
清晰明了的语言
避免使用复杂的词语和长句子，要让读 者能够轻松理解。
《英文信件格式》PPT课 件
通过本课件，我们将了解英文信件的重要性和基本要素，介绍常见的信件格 式和写作技巧，并提供示例和模板，同时还解决一些常见错误和避免方法。
信件的重要性
通过写信，我们可以有效地进行沟通和交流。信件可以用于商业、个人、求职等场景，对于建立良好的人际关 系和传达信息至关重要。
信件格式的基本要素
信头
信件的发件人和收件人信息，包括姓名、地址、 电话等。
日期
信件的撰写日期。
收件人地址
信件的收件人地址，要写清楚详细。
称呼
信件的开头，用于称呼收件人。
正文
信件的主体内容，要言简意赅件和邮件的区别
信件与邮件在格式和传递 方式上有所不同。
2 商务信函的格式
注意格式细节
确保信件格式正确，包括标点符号和段 落结构。
示例和模板
商务信函模板
尊敬的[收件人姓名]， 您好。
感谢信模板
亲爱的[收件人姓名]， 非常感谢您的帮助。
写给老师的信 模板
亲爱的[老师姓名]， 我想和您分享一些我 的想法。
英文书信及信封格式(课堂PPT)
beautiful country. I would also like to thank you
for your interesting discussion with me which I
have found very informative and useful.
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• During the entire visit, my delegation and I were overwhelmed by the enthusiasm expressed by your business representatives on cooperation with China. I sincerely hope we could have more exchanges like this one when we would be able to continue our interesting discussion on possible ways to expand our bilateral economic and trade relations and bring our business people together.
May 11,
• Dear Minister,
•
I am writing this letter to thank you for your
warm hospitality accorded to me and my
delegation during our recent visit to your
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Complimentary Closing
• 开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使 用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关 系或熟悉程度。
Letterhead(信头)
When copies of the letter are sent to others, type c.c. below the signature at the left margin.
Their names are listed on the letter below the signature, usually in alphabetical order by surname or in order of seniority.
A. Avoiding giving dates in figures only. （NOT 3/9/2002）
B. Give the full form of the year. (2007, NOT 07)
C. The Cardinal Number is recommended for the date figure.
‘Esq’ (Esquire) is sometimes used instead of ‘Mr.’ for certain classes of persons and should always follow the personal name.
‘Messrs’ (Messieurs) is used only for partnerships whose company names include a personal element.
5). The Salutation
The salutation is the polite greeting with which a letter begins. Its form depends upon the writer’s relationship with the receiver. The customary formal greeting in a business letter can be: “Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mesdames, Gentlemen, Dear Mr. xxx, My Dear (or dear) Mr. xxx”
Their names are listed on the letter below the signature, usually in alphabetical order by surname or in order of seniority.
A. Avoiding giving dates in figures only. （NOT 3/9/2002）
B. Give the full form of the year. (2007, NOT 07)
C. The Cardinal Number is recommended for the date figure.
‘Esq’ (Esquire) is sometimes used instead of ‘Mr.’ for certain classes of persons and should always follow the personal name.
‘Messrs’ (Messieurs) is used only for partnerships whose company names include a personal element.
5). The Salutation
The salutation is the polite greeting with which a letter begins. Its form depends upon the writer’s relationship with the receiver. The customary formal greeting in a business letter can be: “Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mesdames, Gentlemen, Dear Mr. xxx, My Dear (or dear) Mr. xxx”
《英文信件格式》课件
英文信件的构成
括称呼、正文内容、 结束语等
结尾：包括签名、日期、地址 等信息
附件：如果有附件，需要注明 附件名称和数量
信头和信尾
信头
•
写信人姓名和地址
•
收信人姓名和地址
•
写信日期
•
主题或标题
•
称呼语
•
正文
•
结束语
•
签名
•
附件
•
抄送
•
保密等级
•
紧急程度
邀请和回复
邀请信：开头问候，正文说明邀 请目的、时间、地点等，结尾表 达期待回复
邀请信：开头问候，正文说明邀 请目的、时间、地点等，结尾表 达期待回复
添加标题
添加标题
添加标题
添加标题
回复信：开头感谢邀请，正文表 达接受或拒绝邀请，结尾再次感 谢并期待见面
回复信：开头感谢邀请，正文表 达接受或拒绝邀请，结尾再次感 谢并期待见面
YOUR LOGO
THANK YOU
汇报人： 汇报时间：20X-XX-XX
•
主题行
•
信封
•
邮戳
•
回信地址
•
邮编
•
电话
•
电子邮件
•
网址
•
社交媒体账号
•
附件清单
信尾
结束语：如 "Sincerely,"
"Best regards,"
" Yo u r s f a i t h f u l l y, " 等
签名：手写签 名或电子签名
职位/职称：如 " M a n a g e r, " " D i r e c t o r, " " P r o f e s s o r, "
英文书信结构要素
英文书信结构要素（1 ）信头（Letterhead）。
信头包括发信人的地址和发信日期。
很多人不太注意保留信封，在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。
如果使用已经印好信头的信纸，就只要打上发信日期。
信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。
然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月5 日。
（2 ）封内地址（Inside Address）。
封内地址包括收信人的姓名和地址。
封内地址必须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。
封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。
（3 ）称呼（Salutation）。
称呼应与亲近程度相吻合。
最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman （美国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。
比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。
称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。
（4 ）正文（Body）。
正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。
如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：Mr.WilliamJ.Hall（5 ）结束语（Complimentary Close）。
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ii.The Reference
In business communication, reference are often made to previous correspondence. The reference may include a file number, departmental code or the initials of the signer of the letter to be followed by the typist’s initials. It’s format various according to different companies. If the letterhead does not provide a place for reference, they are typed immediately below the letterhead with ‘Your ref.’ preceding ‘Our ref.’
‘Esq’ (Esquire) is sometimes used instead of ‘Mr.’ for certain classes of persons and should always follow the personal name.
‘Messrs’ (Messieurs) is used only for partnerships whose company names include a personal element.
2). The Date & Reference
i. The Date The date should be placed below the letterhead to the right for indented style and to the left for block style.
A. Avoiding giving dates in figures only. （NOT 3/9/2002）
Unit One The Forms and PБайду номын сангаасinciples of
Business Letters
1). The Letterhead
A printed letterhead contains the company’s name, address, postcode, telephone number and fax number, etc. It is usually centered or at the right or left margin. When writing on blank paper, type only the address at the right or left margin. See page 4.
B. Give the full form of the year. (2007, NOT 07)
C. The Cardinal Number is recommended for the date figure.
D. Use a comma to separated the year and the month, but not the month and the date. (NOT June, 5, 2005)
See page 7.
4). The Attention Line
The Attention Line is used to direct the letter to a specific individual or section of the firm. It generally follows the inside address. Some times it is in form of ‘Attention of’ or ‘For the attention of’, as in the following example:
5). The Salutation
The salutation is the polite greeting with which a letter begins. Its form depends upon the writer’s relationship with the receiver. The customary formal greeting in a business letter can be: “Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mesdames, Gentlemen, Dear Mr. xxx, My Dear (or dear) Mr. xxx”
3). The Inside Name and Address The name and address of the receiver is typed at the left-hand margin at least two lines below the date. It appears exactly the same way as on the envelope, in single spacing, with the town in capital letters. Either the full name or the official abbreviation of a company is allowed. Follow the company’s own practice whether to use the definite article ‘the’ or not, and whether to use ‘Company’ or ‘Corporation’.
Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention： Mr. Cave
or Attention of Purchasing Manager
or For the attention of Mr. Liu