行政部工作手册.doc

1. 加州城市花园物业管理有限公司行政部职责机构图2．岗位职责1.0 行政部职责1.1 负责公司各类文件、规章制度、计划、总结的制定与草拟及打印工作。

1.2 负责统筹管理公司的行政、后勤、信息、公司车辆、办公设备及其他行政管理工作。

1.3 负责组织安排公司各类会议，传达会议精神。

1.4 负责处理公司的来往信函，对外信息发布及接待工作。

1.5 负责统筹管理公司的合同和档案资料。

1.6 负责或协助、组织、策划公司的有关活动，含公共关系的公关活动。

1.7 负责公司机密文件资料及信息的保密工作。

1.8 负责控制公司各项行政费用的开支。

1.9 负责提供相关资料及数据，配合财务的成本核算。

1.10 负责公司法律事务处理。

2.0 行政部主管岗位职责2.1 负责公司各类文件、行政制度、计划、总结的制定与草拟及打印工作。

2.2 负责统筹管理公司的行政、后勤、信息、公司车辆、办公设备及其他行政管理工作。

2.3 负责组织安排公司各类会议，传达会议精神。

2.4 负责处理公司的来往信函，对外信息发布及接待工作。

2.5 负责统筹管理公司的合同和档案资料。

2.6 负责或协助、组织、策划公司的有关活动，含公共关系的公关活动。

2.7 负责公司机密文件资料及信息的保密工作。

2.8 负责控制公司各项行政费用的开支。

2.9 负责提供相关资料及数据，配合财务的成本核算。

2.10 负责公司法律事务处理。

3.0 行政部内勤岗位职责3.1 在行政部主管领导下，负责行政部各类文件，资料档案的清理保管工作，负责各类文件资料的修改、打印。

3.2 负责对外来公文的签收、登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作；按规定程序及时、正确地办理各种资料的动态情况；按时收集好各类档案资料，不散失、不遗留，做好主卷归档，分类准确、装订工整。

3.3 按公司规定保管、使用公司行政印章和专用公章；按公司规定开具公司对内对外的各类介绍信、证明文书；参与公司公关活动。

3.4 负责统筹管理公司的合同和档案资料。

3.5 负责办公设备的管理，包括电话机、传真机、复印机、电脑、打印机等设备。

3.6 负责办公环境的管理及机关本部办公室的清洁卫生管理。

3.7 严格按工作程序办事，不散布、传播在工作中接触的公司或管理处资料、决策等属保密的事项。

3.8 负责公司办公室来人、来访的接待工作。

3.9 完成领导交办的其他工作。

4.0 行政部文化、宣传岗位职责4.1 在行政部主管领导下，负责做好物业管理和精神文明建设的宣传工作。

4.2 根据当前党和政府工作，国家时势及物管方面的工作，负责组织资料，协助并指导管理处不定期出版小区宣传栏。

4.3 负责对企业、企业形象标识系统进行策划、实施。

4.4 协助行政部主管安排公司各类会议工作，作好会议记录，并按要求编写会议纪要或决议。

4.5 负责组织以公司名义开展的联谊活动和体育竞赛；负责对外联系和协调对公司、社区重大活动以及新事物、新气象，通过新闻媒介及时宣传报道，塑造公司品牌。

4.6 负责组织《爱我加州》画刊的资料整体出版、发行工作。

4.7 负责组织完成公司安排接待的参观、来访，以及各类会议等工作。

4.8 严格按工作程序办事，不散布、传播在工作中接触的公司或管理处资料、决策等属保密的事项。

4.9 完成领导交办的其他工作。

5.0 小车驾驶员岗位职责5.1 负责公司车辆的安全管理与检查工作，确保车辆性能可靠，使用正常。

5.2 负责统一办理公司车辆的有关证照、年审等手续。

5.3 拟订公司车辆维护、保养计划，经行政部主任审核，总经理审批后，到公司指定的维修厂维修保养并验收。

5.4 树立良好的职业道德，严格遵守交通规则，严禁酒后驾车。

5.5 熟悉车辆性能，按时清洗车辆，保证所用车辆处于良好状态。

5.6 服从公司领导安排，保证按时、正常出车，发现不安全因素应及时排除，同时上报行政部主任，以便统筹安排，合理调配。

5.7 协助主任进行对外协调联系和衔接工作，参与公司公关活动，做好保密工作。

5.8 严格按公司有关规定出车，严禁公车私用，以职谋私。

5.9 完成行政部主任交派的其他工作任务。

3．岗位任职条件1.0 行政部主管任职条件1.1 遵守国家的法律、法规，遵守职业道德；有较强的事业心，克己奉公。

1.2 熟悉物业管理知识和国家相关法律法规及公司的质量方针目标；熟悉行政管理业务,并具有一定的行政管理工作经验，具备较强的公关能力和处理公司法律事务的能力。

1.3 有较强的语言文字表达能力，能拟定公司各类文稿，编写各类专题报告和工作计划、总结。

1.4 有良好的内外沟通和协调能力，有良好的亲和力。

1.5 具备大专以上学历；具备物业管理部门经理上岗证和相应职称证书；从事物业管理行政工作2年以上；会电脑操作；年龄50岁以下；身体健康，精力充沛。

1.6 能履行行政部主管的岗位职责。

2 .0 行政部文化宣传员任职条件2.1 遵守国家的法律、法规，遵守职业道德；有较强的事业心，克己奉公。

2.2 有较强的写作、绘画能力和对社区文化阵地进行策划的能力；能拟定公司各类文稿和编写专题报告；对社区文化宣传工作有独到的见解，有较强的创新意识。

2.3 具备大专以上学历，从事文化宣传工作3年以上，会电脑操作；年龄50岁以下；身体健康、精力充沛。

2.4 有良好的内外沟通和协调能力。

2.5 能履行文化宣传员岗位职责。

3.0 行政部文员（管理处主任室文员、部门内勤）任职条件3.1 遵守国家的法律、法规，遵守职业道德；有较强的事业心，克己奉公。

3.2 能熟练进行电脑操作，每分钟打字达80个以上；能拟写简单文稿；具备对文件档案进行分类管理的能力。

3.3 具备大专以上学历，年龄在28岁以下；身体健康、有活力。

3.4 有良好的内外沟通、协调能力和亲和力。

3.5 能履行文员（内勤）岗位职责。

4.0 行政部驾驶员任职条件4.1 遵守国家的法律、法规；遵守职业道德和交通规则；不酗酒。

4.2 有驾驶证（B照），从事驾驶员工作2年以上；具备高中学历；处事灵活、原则性强；年龄45岁；身体健康，精力充沛。

4.3 能履行驾驶员岗位职责。

4.公司内部管理标准作业规程1.0 目的规范公司内部管理工作，确保各部门内部管理高效有序。

2.0 适用范围适用于物业管理公司行政部、人力资源部、财务部、品质部、市场拓展部的内部管理工作。

3.0 职责3.1 总经理负责审批各部门的年度工作计划，并组织监控各部门总体工作质量。

3.2 公司各部门主管负责组织本部门年度工作计划、月度工作计划的制定、实施与控制，并对年度、月度工作进行总结。

3.3 各岗位员工依照各相关标准作业规程按计划进行工作。

4.0 程序要点4.1 工作职责：详见各部门标准作业规程。

4.2 工作计划的制定。

4.2.1 年度（半年度）工作计划：a) 每年6月15日和12月15日前，公司各部门根据公司中长期工作规划，结合本部门的业务分工编制出下一年度（半年度）工作计划，并经部门工作会议进行专项讨论通过。

b) 经讨论修改后的工作计划于6月25日和12月25日前上报公司总经理，申请公司经理办公会议修订、批准，并于每年的7月1日和1月1日前下发各部门执行。

c) 经批准后的年度（半年度）工作计划由各部门主管组织分配各岗位工作，将年度（半年度）工作目标分解到各个岗位，计划的完成情况作为各部门主管的绩效考评指标之一。

d) 年度（半年度）工作计划的内容应包括以下几部分：——编制的目的、依据和指导思想；——年度（半年度）工作目标；——主要工作实施说明；——保证措施；——工作计划完成时间表；——费用预算。

4.2.2月度工作计划：a) 每月月底前，各部门主管应根据公司批准后的年度（半年度）工作计划、公司新的要求具体编制出下月度工作计划。

b) 各部门的月度工作计划由部门主管组织各岗位员工具体实施，部门经理监控、计划的实施、完成情况。

c) 月度工作计划的内容应包括以下几部分：——月度工作目标；——主要工作实施说明；——工作计划完成时间表；——费用预算。

4.3 工作总结。

4.3.1年度（半年度）工作总结。

a) 每年6月30日和12月31日前，各部门主管应依据年度（半年度）工作计划、工作记录、档案及本部门月度工作小结，编制出年度（半年度）工作总结报告书，并召开部门工作会议讨论通过。

b) 年度（半年度）工作总结应以书面规范格式上报公司总经理。

c) 总经理应在每年的7月5日和次年的1月5日前召开公司经理办公会议对各部门年度（半年度）工作总结进行审议，并做出审议结论。

d) 审议结论作为各部门主管的绩效考评依据之一。

e) 审议可以结合年度管理评审一起进行。

f) 年度（半年度）工作总结的内容要求包括：——计划目标的逐项完成情况、完成数据；——主要工作措施的实施情况；——员工的绩效考评结果；——费用成本支出情况；——存在问题和下一步工作打算；——附录各种原始证据。

4.4 日常工作组织、布置、实施。

4.4.1 工作例会、专项会议、协调会议。

a) 管理处主任、各部门主管每周应定期召开工作例会。

工作例会是为日常工作安排、工作协调、工作小结的会议，应当按以下要求召开：——通报本周主要工作实施情况；——提出需要协助的间题、困难；——依据《绩效考评管理标准作业规程》和《行政奖罚标准作业规程》奖优罚劣；——布置下一周的各项工作。

b)专项工作会议是由管理处主任临时组织召开的为解决某一问题的专项工作会议。

会议应当按以下要求召开：——有明确的解决问题目标；——事先以书面通知形式知会相关人员；——有相关人员的主要发言记录；——有会议安排的结果。

c) 协调会议是由部门主管为协调各岗位之间的工作与相关平行部门的工作而召开的联席会议，一般情况下可结合工作例会与专项会议召开。

如果牵扯到与其他部门的业务支持，可邀请其他部门有关人员列席参加。

会议应当包含以下主要内容：——有书面通知；——有相关人员的主要发言摘要；——有结果。

d) 各类会议一般情况下由部门主管组织召开。

e) 会议均包括会前准备、会中组织与会后落实工作：会前准备一般包括会议材料、数据，会议地点的联系与确认，通知相关人员到会，并实行签到制度；会中要求有记录；会后要求有跟踪落实。

4.4.2工作的组织实施：a) 各岗位员工应当严格依据各自岗位以及公司相关标准作业规程实施专项工作；b) 各部门经理应经常督导各岗位员工按《标准作业规程》工作。

4.5 工作日常检查、监控。

4.5.1各部门主管应当依据相关标准作业规程对下属的工作进行日常例行检查。

4.5.2检查方式：包括部门主管对本部门员工每周情况进行检查及副经理对部门主管及员工每月工作情况的抽查。

a) 检查可以采用抽检的方式，部门主管每天至少应有一次以上是全面检查；副经理每月至少应有一次以上的全面检查。

b) 检查的原则工作应突出重点，不能流于形式，以下工作须重点检查：——重点部位、重要工作要重点、重复检查；——在会议上列出来的问题要重点检查；——对工作的执行结果要重点检查。