FS-QP-01_文件控制程序
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4.10文件ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ管理
4.10.1文控中心应编制“受控文件清单”，包括外来文件，注明版本，并在更改或补充时及时更新。
4.10.2各部门应列出本部门持有的受控文件清单及使用场所(或持有人)。
4.10.3文控中心应列出所有质量记录表格清单，注明表格的版本使用、保存期限。
4.10.4各部门所持有的受控文件不得随意转借或私自复印。
----工程技术文件/产品图纸
----产品套料表
d)记录表格
4.1.2外来文件的分类，具体如下：
a)客户提供的文件和相关的资料（包括技术标准和技术图纸等）
b)客户的订单
c)供应商提供的零部件规格书。
d)ISO9000族标准、RoHS指令和IECQ QC080000等有关的文件
e)产品质量和HSF方面的法律、法规及其他要求等
2范围
本程序适用于本公司质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系文件（内部的和外来的）的控制。
3职责
3.1文控中心负责内部质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系和工程技术文件的归口管理控制。
3.2文控中心负责管控产品及其HSF方面的法律法规、客户要求（标准）及ISO9000族标准、ROHS指令和IECQ QC080000等外来文件。
4.2文件的编号原则
4.2.1文件类别代号:
QM——质量手册
QP——质量管理和HSF过程管理程序文件
WI——作业指导书
ED——外来文件
R——记录表格
4.2.2公司、各部门的代号
XXX有限公司SKY(SHENZHEN FANS INDUSTRY CO., LTD)
工程部ENG(ENGINEERING DEPT.)
4.7.3非受控文件的发放和使用
a)非受控文件在发放前要经过管理者代表审批。
b)非受控文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于指导工作和生产，不得代替受控文件的有效版本使用，可不作回收。
4.8文件的更改
4.8.1文件需更改时，应由文件更改提出人填写“文件更改申请表”，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数、内控标准等）还应附有充分的证据。
市场部MKT(MARKETING DEPT.)
采购部PUR(PURCHASING DEPT.)
生产部PD(PRODUCTION DEPT.)
货仓部WH(WAREHOUSE DEPT.)
品质部QD(QUALITY DEPT.)
行政部AD(ADMINISTRITION DEPT.)
财务部FD(FINANCIAL DEPT.)
4.5文件的标识
4.5.1所有编写的文件都必须有文件名称、文件编号、版本、修改状态、页码等。
4.5.2受控文件必须加盖“受控文件”章,并标明发放序号等标志。所有受控文件必须每页加盖“受控文件”章。
4.5.3非受控文件必须每页盖上“非受控文件”的印章。
4.5.4保留文件、作废文件必须在每页上盖相应标识的印章，如作废文件盖“作废文件”章。
4.9.1每一份文件必须在发放新版本文件或取代文件之后，才能将旧版本作废回收。
4.9.2文件控制人员按文件发放记录回收作废版本文件，在“文件回收登记表”上进行登记，并及时标识进行作废处理，为了节约纸张，可以二次利用作废文件的纸张，但必须明显区分作废页面。
4.9.3为法律或知识积累的需要所要保存的一些作废文件，由文控中心统一保留一套完整文件，并对作废文件进行标识后妥善保存。
REVISION HISTROY修订情况
INDEX版次
DATE日期
STATUS状态
DESCRIPTION描述
A/0
2006-03-01
Valid有效
First release首次制定
1目的
保证公司质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系的唯一性，确保所有使用文件的各种场所和个人所持有的均是有效版本，避免出现混乱，使公司质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系有效运作。
4.7.2受控文件的发放、保存和使用
a)所有受控文件在发放前都必须经文控中心加盖“受控文件”章，编上受控序号后统一发放。
b)文件在发放时必须填写“文件发放登记表”进行登记和签收，各使用部门对受控文件应妥善保存，确保使用有效版本，不得私自复制。
c)当需要增加受控文件的份数时，需求部门填写“文件增领申请表”经部门主管批准后交文件中收，由文件中心统一发放。
XX- WI-XX
流水号
作业指导书代号
部门代号
如：《来料检验标准》可以编号为：QD-WI-01
d)记录表格的编号:
XX - XX-RXX
记录表格流水号（R：Record的缩写）
文件流水号
文件代号
e)其他类的作业指导文件可以参考上述的编号规则统一编号。
4.3文件的编写
4.3.1文件的编写必须按上述的编号规则及统一格式来进行编制。
3.3客户订单由市场部负责管理控制。
3.4各部门负责各自所使用的有效文件的管理控制。
4控制程序
4.1文件的分类
4.1.1内部质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系文件，具体如下：
a)质量手册
b)程序文件
c)作业文件
----生产作业指导书
----检验作业指导书
----检验标准
----设备安全操作规程
4.8.2文件的更改，除非有专门的规定，应由该文件的原制定部门进行更改，以及原审批部门进行审批，若指定由其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.8.3文件更改后，必须按本程序4.6条款规定的授权人审批。
4.8.4文件更改批准后，交由文件中心进行受控分发，并回收旧版无效文件。
4.9文件的作废与回收
4.6文件审批
4.6.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由管理者代表或以上级人员批准。
4.6.2各部门作业指导书（包括设备操作规程）由各部门主管或相关授权人审批。
4.7文件的发放
4.7.1文件的发放原则
a)受控文件发放到使用该文件的部门和个人，以及供方和外包方。
b)非受控文件发放到不直接用于指导工作和生产的部门和人员，如顾客、咨询人员等。
4.2.3文件编号规则
a)质量手册的编号:
SKY- QM
质量手册
公司代号
如：《质量手册》编号为：SKY-QM
b)质量管理程序文件的编号:
SKY- QP-XX
流水号
程序文件代号
公司代号
如：《文件控制程序》编号为：SKY-QP-01
c)作业文件的编号:
生产作业指导书、检验作业指导书、检验标准、设备安全操作规程等文件的编号：
4.10.5文件破损、污染不能使用的，可向文控部门申请以旧换新，受控号不变；如果丢失了，应填写“文件遗失申请表”，质量手册、程序文件需经管理者代表批准，其他文件由部门主管批准后，由文控中心补发，使用新的受控号，原受控号作废。文件属本公司无形资产，员工如果离开本公司，应交回领用或借用的所有文件。
4.10.6文件和资料可以呈任何媒体形式，为防止文件的丢失，对用媒体保存的文件，均应进行备份(或刻入光盘)，采用密码进行保护，限定查阅和使用权限。
4.3.2质量手册、程序文件和一些重要的内控标准由管理者代表组织编写。
4.3.3工程技术文件由工程部负责编写。
4.3.4生产部用于生产指导性技术文件（如生产作业指导书、设备操作规程）由工程部负责编写。
4.3.5产品检验用的检验卡和检验作业指导书由品质部负责编写。
4.3.6各部门所需的记录根据需要设计格式和所要填写的内容，并报文控中心审批，由文控中心按要求编号并统一管理。
6相关文件和记录
受控文件清单QP-01-R01
文件发放登记表QP-01-R02
文件回收登记表QP-01-R03
文件更改申请表QP-01-R04
文件增领申请表QP-01-R05
文件遗失申请表QP-01-R06
Production Dept.生产部
Purchasing Dept.采购部
Warehouse Dept.货仓部
MarketingDept.市场部
Financial Dept.财务部
Quality Dept.品质部
MR.管理者代表
Vice General Manager副总经理
GeneralManager总经理
PUBLICATIONS COMMITTEE编写委员会
FUNCTIONS部门
NAMES姓名
FUNCTIONS部门
NAMES姓名
Quality Dept.品质部
APPROVAL批准情况
FUNCTIONS部门
NAMES姓名
SIGNATURE签名
DATE日期
Administration Dept.行政部
EngineeringDept.工程部
4.4文件的评审
4.4.1编写的文件在发布前必须评审，参加评审的范围取决于文件的重要性、复杂性，凡跨部门的文件均应由文件编写的负责部门，在所涉及范围内组织评审，根据评审意见对文件加以修改。
4.4.2已发布实施的文件也要定期进行评审,评审其适用性，由文件所涉及到的部门参加评审，应根据评审意见对文件加以修改，对修改后的文件，应重新批准。
4.10.1文控中心应编制“受控文件清单”，包括外来文件，注明版本，并在更改或补充时及时更新。
4.10.2各部门应列出本部门持有的受控文件清单及使用场所(或持有人)。
4.10.3文控中心应列出所有质量记录表格清单，注明表格的版本使用、保存期限。
4.10.4各部门所持有的受控文件不得随意转借或私自复印。
----工程技术文件/产品图纸
----产品套料表
d)记录表格
4.1.2外来文件的分类，具体如下：
a)客户提供的文件和相关的资料（包括技术标准和技术图纸等）
b)客户的订单
c)供应商提供的零部件规格书。
d)ISO9000族标准、RoHS指令和IECQ QC080000等有关的文件
e)产品质量和HSF方面的法律、法规及其他要求等
2范围
本程序适用于本公司质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系文件（内部的和外来的）的控制。
3职责
3.1文控中心负责内部质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系和工程技术文件的归口管理控制。
3.2文控中心负责管控产品及其HSF方面的法律法规、客户要求（标准）及ISO9000族标准、ROHS指令和IECQ QC080000等外来文件。
4.2文件的编号原则
4.2.1文件类别代号:
QM——质量手册
QP——质量管理和HSF过程管理程序文件
WI——作业指导书
ED——外来文件
R——记录表格
4.2.2公司、各部门的代号
XXX有限公司SKY(SHENZHEN FANS INDUSTRY CO., LTD)
工程部ENG(ENGINEERING DEPT.)
4.7.3非受控文件的发放和使用
a)非受控文件在发放前要经过管理者代表审批。
b)非受控文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于指导工作和生产，不得代替受控文件的有效版本使用，可不作回收。
4.8文件的更改
4.8.1文件需更改时，应由文件更改提出人填写“文件更改申请表”，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数、内控标准等）还应附有充分的证据。
市场部MKT(MARKETING DEPT.)
采购部PUR(PURCHASING DEPT.)
生产部PD(PRODUCTION DEPT.)
货仓部WH(WAREHOUSE DEPT.)
品质部QD(QUALITY DEPT.)
行政部AD(ADMINISTRITION DEPT.)
财务部FD(FINANCIAL DEPT.)
4.5文件的标识
4.5.1所有编写的文件都必须有文件名称、文件编号、版本、修改状态、页码等。
4.5.2受控文件必须加盖“受控文件”章,并标明发放序号等标志。所有受控文件必须每页加盖“受控文件”章。
4.5.3非受控文件必须每页盖上“非受控文件”的印章。
4.5.4保留文件、作废文件必须在每页上盖相应标识的印章，如作废文件盖“作废文件”章。
4.9.1每一份文件必须在发放新版本文件或取代文件之后，才能将旧版本作废回收。
4.9.2文件控制人员按文件发放记录回收作废版本文件，在“文件回收登记表”上进行登记，并及时标识进行作废处理，为了节约纸张，可以二次利用作废文件的纸张，但必须明显区分作废页面。
4.9.3为法律或知识积累的需要所要保存的一些作废文件，由文控中心统一保留一套完整文件，并对作废文件进行标识后妥善保存。
REVISION HISTROY修订情况
INDEX版次
DATE日期
STATUS状态
DESCRIPTION描述
A/0
2006-03-01
Valid有效
First release首次制定
1目的
保证公司质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系的唯一性，确保所有使用文件的各种场所和个人所持有的均是有效版本，避免出现混乱，使公司质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系有效运作。
4.7.2受控文件的发放、保存和使用
a)所有受控文件在发放前都必须经文控中心加盖“受控文件”章，编上受控序号后统一发放。
b)文件在发放时必须填写“文件发放登记表”进行登记和签收，各使用部门对受控文件应妥善保存，确保使用有效版本，不得私自复制。
c)当需要增加受控文件的份数时，需求部门填写“文件增领申请表”经部门主管批准后交文件中收，由文件中心统一发放。
XX- WI-XX
流水号
作业指导书代号
部门代号
如：《来料检验标准》可以编号为：QD-WI-01
d)记录表格的编号:
XX - XX-RXX
记录表格流水号（R：Record的缩写）
文件流水号
文件代号
e)其他类的作业指导文件可以参考上述的编号规则统一编号。
4.3文件的编写
4.3.1文件的编写必须按上述的编号规则及统一格式来进行编制。
3.3客户订单由市场部负责管理控制。
3.4各部门负责各自所使用的有效文件的管理控制。
4控制程序
4.1文件的分类
4.1.1内部质量管理体系和电子电器禁用物质过程管理体系文件，具体如下：
a)质量手册
b)程序文件
c)作业文件
----生产作业指导书
----检验作业指导书
----检验标准
----设备安全操作规程
4.8.2文件的更改，除非有专门的规定，应由该文件的原制定部门进行更改，以及原审批部门进行审批，若指定由其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.8.3文件更改后，必须按本程序4.6条款规定的授权人审批。
4.8.4文件更改批准后，交由文件中心进行受控分发，并回收旧版无效文件。
4.9文件的作废与回收
4.6文件审批
4.6.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由管理者代表或以上级人员批准。
4.6.2各部门作业指导书（包括设备操作规程）由各部门主管或相关授权人审批。
4.7文件的发放
4.7.1文件的发放原则
a)受控文件发放到使用该文件的部门和个人，以及供方和外包方。
b)非受控文件发放到不直接用于指导工作和生产的部门和人员，如顾客、咨询人员等。
4.2.3文件编号规则
a)质量手册的编号:
SKY- QM
质量手册
公司代号
如：《质量手册》编号为：SKY-QM
b)质量管理程序文件的编号:
SKY- QP-XX
流水号
程序文件代号
公司代号
如：《文件控制程序》编号为：SKY-QP-01
c)作业文件的编号:
生产作业指导书、检验作业指导书、检验标准、设备安全操作规程等文件的编号：
4.10.5文件破损、污染不能使用的，可向文控部门申请以旧换新，受控号不变；如果丢失了，应填写“文件遗失申请表”，质量手册、程序文件需经管理者代表批准，其他文件由部门主管批准后，由文控中心补发，使用新的受控号，原受控号作废。文件属本公司无形资产，员工如果离开本公司，应交回领用或借用的所有文件。
4.10.6文件和资料可以呈任何媒体形式，为防止文件的丢失，对用媒体保存的文件，均应进行备份(或刻入光盘)，采用密码进行保护，限定查阅和使用权限。
4.3.2质量手册、程序文件和一些重要的内控标准由管理者代表组织编写。
4.3.3工程技术文件由工程部负责编写。
4.3.4生产部用于生产指导性技术文件（如生产作业指导书、设备操作规程）由工程部负责编写。
4.3.5产品检验用的检验卡和检验作业指导书由品质部负责编写。
4.3.6各部门所需的记录根据需要设计格式和所要填写的内容，并报文控中心审批，由文控中心按要求编号并统一管理。
6相关文件和记录
受控文件清单QP-01-R01
文件发放登记表QP-01-R02
文件回收登记表QP-01-R03
文件更改申请表QP-01-R04
文件增领申请表QP-01-R05
文件遗失申请表QP-01-R06
Production Dept.生产部
Purchasing Dept.采购部
Warehouse Dept.货仓部
MarketingDept.市场部
Financial Dept.财务部
Quality Dept.品质部
MR.管理者代表
Vice General Manager副总经理
GeneralManager总经理
PUBLICATIONS COMMITTEE编写委员会
FUNCTIONS部门
NAMES姓名
FUNCTIONS部门
NAMES姓名
Quality Dept.品质部
APPROVAL批准情况
FUNCTIONS部门
NAMES姓名
SIGNATURE签名
DATE日期
Administration Dept.行政部
EngineeringDept.工程部
4.4文件的评审
4.4.1编写的文件在发布前必须评审，参加评审的范围取决于文件的重要性、复杂性，凡跨部门的文件均应由文件编写的负责部门，在所涉及范围内组织评审，根据评审意见对文件加以修改。
4.4.2已发布实施的文件也要定期进行评审,评审其适用性，由文件所涉及到的部门参加评审，应根据评审意见对文件加以修改，对修改后的文件，应重新批准。