7文件资料管理程序
文件资料管理规章制度文案
文件资料管理规章制度文案第一章总则第一条为了规范、统一和加强文件资料的管理工作，保障文件资料的安全及完整性，提高文件资料的利用效率，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的所有工作人员，包括领导、职工等，具体执行单位为本单位的办公室。
第三条文件资料管理是指对本单位涉及各方面工作和活动所产生的文件资料进行规范、统一、科学和系统的管理。
第四条文件资料是指记录本单位各项工作和活动的文字、图片、影像、声音、数据等形式的信息载体。
包括但不限于公文、合同、协议、报表、档案等。
第五条文件资料管理涉及保密工作，本规章制度按照国家有关法律、规定、标准和相关要求制定，所有工作人员均应严格遵守。
第六条文件资料管理属于本单位的基本管理职责，各级领导干部要高度重视，加强对文件资料管理工作的组织领导。
第二章文件资料的归档管理第七条文件资料的归档管理是指根据文件资料的保管价值、用途、保密级别等不同特点，将文件资料进行分类、整理、编号、标识、存储等工作。
第八条文件资料的归档管理包括文件材料的鉴定、分类、整理、编号、归档、盘点、借阅等环节，必须严格按照规定进行。
第九条文件资料归档应按照保密级别、文件种类、时间顺序等原则进行分类，确保文件资料的整齐有序。
第十条文件资料归档时，应制定归档计划和归档方案，明确归档的范围、标准、程序等，确保归档质量。
第十一条文件资料的编号应采用统一的编码规则，标识清晰，易于识别和查找。
第十二条文件资料的存储应按照保密级别和保存期限进行规范管理，设立专门的文件室进行存储。
第十三条文件资料的盘点应定期进行，以确保文件资料的正确、完整和安全。
第十四条文件资料的借阅应按照相关规定进行，借阅人员应签订借阅登记表，并按规定时间归还。
第十五条文件资料的销毁应经过审批程序，进行记录登记，并按规定程序和方法进行销毁。
第三章文件资料的电子化管理第十六条文件资料的电子化管理是指将文件资料数字化、网络化、信息化，实现文件资料的电子化存储、检索、传输等工作。
文件及资料控制程序
文件及资料控制程序一、目的本文档旨在规定和实施文件及资料控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性，以及满足法规和公司内部要求。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制和管理，包括但不限于操作文件、质量文件、技术文件、管理文件等。
三、职责1、文件管理部门：负责文件的审核、批准、分发、存档、更新和废止。
2、文件使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、质量管理部门：负责文件的监督、检查和审核，确保文件与公司实际运作的一致性。
四、程序1、文件分类与编码：根据公司实际情况，将文件分为不同的类别，并为每个文件分配唯一的编码。
编码应包括文件类型、日期、顺序号等信息。
2、文件编制：由文件管理部门负责组织编写文件，确保文件的完整性、准确性和一致性。
文件编制应遵循公司政策和相关法规要求。
3、文件审核：文件编制完成后，应由相关部门进行审核，以确保文件的可行性和合规性。
审核人员应具备相应的专业知识和经验。
4、文件批准：经审核通过后，文件应由公司领导进行批准。
批准过程中应注重文件的合理性和可操作性。
5、文件发布：文件批准后，由文件管理部门负责文件的发布，确保文件的及时性和有效性。
发布时应按照公司规定进行登记和记录。
6、文件存档：所有文件应由文件管理部门负责存档，并确保存档的完整性和安全性。
存档时应按照公司规定进行分类和标识。
7、文件更新与废止：当文件需要更新或废止时，应由文件管理部门组织进行修订和废止程序。
更新或废止的文件应及时通知相关使用部门，以确保文件的最新性和有效性。
8、文件借阅与复制：文件的借阅与复制应由文件管理部门负责管理，并按照公司规定进行登记和审批。
借阅或复制过程中应确保文件的保密性和安全性。
9、文件销毁：当文件过期或不再使用时，应按照公司规定进行销毁处理。
销毁过程应确保文件的彻底摧毁和不可恢复性。
10、培训与宣传：针对新员工和其他相关人员，应对其进行文件控制培训，确保他们对文件的正确理解和使用。
文件资料管理程序 (whale)
编写：文件号：审核：版本/修改：A/1批准：页次：1/51.0目的本程序规定了与质量管理体系运行有关的任何媒体形式的所有文件和资料的控制要求及方法，确保各工作场所使用有效版本的文件。
2.0范围本程序适用于我公司质量管理体系运行有关的所有文件和资料的控制，也适用于顾客提供的图样或规范等外来文件的控制。
3.0定义狭义文件是指书面文件；广义文件是指书面文件、电脑软件、光盘（磁盘）、样品等。
本公司所指为广义文件。
4.0职责4.1质量部文控文员(DCC)负责受控文件的登记、发放(范围确定)、回收和组织外来技术文件的评审工作的汇总；4.2 质量部质量系统工程师(QSE)负责协调相关部门对QMS文件的编制，修改；5.0程序5.1 文件的编制和审批(如上描述)5.2 文件的编号及标识5.2.1文件的编制准则：a）质量手册（一级文件）b）程序文件（二级文件）c）管理办法、制度、规范、规程等（三级文件）d）技术文件和相关资料（包括外来文件和资料）（四级文件）e）与管理体系有关的记录表单5.2.1.1质量手册、程序文件、各部门编制的管理办法、制度、规范、规程，以及技术部编制的、外来的技术文件和相关资料，由质量部按如下要求对其进行编号，并建立《文件清单》。
各部门需严格执行文件的编号申请、受控登记、统一发放等。
编写：文件号：审核：版本/修改：A/1批准：页次：2/5一级文件：质量手册：CP- ISO/TS-2006CP---企业名称；ISO/TS---质量手册；2006---年份。
二级文件：程序文件：CP-QP -XX-1CP---企业名称；QP---程序文件；XX---ISO标准章节号；1-流水号.三级文件：管理办法、制度、规范、规程等：CP–QE-01；CP-QE-RS-01四级文件：技术文件、工艺文件等：JS-BM-LB01JS---部门简称；BM---文件类型，LB01---客户代码(客户代码在《客户名录》5.2.2文件的标识以印章来表示受控状态a）管理文件/技术文件发放给公司职能部门或供方，外协图样及外来法律、法规、技术资料−−“受控文件”。
文件资料管理程序
b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。
外部文件：顾客或公司外所输入的图纸与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家/行业标准）等；
文件形式：可以任何媒体形式存在（如：电脑数据软盘/软件、样品、声像、图纸、符号等）。
4职责
4.1文件之制订、审核、批准：
◆各使用部门若有发现文件份数不足需求、缺页、破损、字迹模糊或文件丢失等，可申请补发，补发需填写《文件发放申请审批表》，由部门主管/经理/总监审核，质量总监批准。
7
文件宣贯执行
各部门按文件要求指导、执行工作，并组织本部门员工学习相关的文件，在《培训记录》上作好相关学习或培训记录。
8
收集各使用
部门意见
编制部门负责收集各使用部门的反馈意见。
文件制订（修订）、审核、批准权限
文件类型
制订（修订）
审核
批准
一级文件
质量手册
质量部
管理者代表
大中国区总裁
二级文件
程序文件
该程序涉及的主要责任部门
部门经理
管理者代表
三级文件
产品图纸、BOM、零件图纸、材质规范、技术标准等涉及技术的文件
产品工程师（自行开发产品）
产品工程师
工程部经理
加工图纸、工序卡、工艺装备图、装配指导、包装规范，作业指导书，车间平面布置图、流水线布置等生产指导文件
1
文件需求与
外来接收、
总部引进
文件需求：
各部门根据质量控制、作业需要以及引进新产品的技术需要，确定所需的文件。体系所需文件的多少取决于人员的素质及过程的复杂性等。
外来接收、总部引进：
对于一般的外来文件，如职能部门在接收到客户资料、国家/国际标准等后，将文件传递到文控中心，统一由文控中心进行登记、编号、受控发放，发放时加盖“外来文件”印章。总部引进的技术文件，如图纸等需转化后方可使用。
文件和资料管理程序
文件和资料管理程序文件和资料管理程序是指一套用于管理和组织文件和资料的计算机程序。
随着科技的不断发展，各行各业的信息化水平也在不断提高，人们面对的文件和数据量也越来越大，传统的纸质管理方式已经无法满足现代社会的需求。
因此，开发一套高效、方便、安全的文件和资料管理程序对于提高办公效率、确保数据安全至关重要。
一、系统架构文件和资料管理程序的系统架构应当考虑到以下几个方面：1. 网络架构：考虑到多用户同时访问的需求，系统应支持客户-服务器架构，通过网络进行数据传输和管理。
2. 数据库架构：系统应建立强大的数据库，用于存储和管理各种文件和资料的元数据。
3. 界面架构：系统应提供友好的用户界面，方便用户浏览、搜索、编辑和管理文件和资料。
二、功能需求1. 文件上传和下载：用户可以通过系统上传文件，并设置相关属性，其他用户可通过搜索和浏览获取文件并下载到本地。
2. 文件版本管理：系统应能够对文件进行版本管理，保存历史版本，用户可随时查看和恢复历史版本。
3. 文件搜索和检索：系统应提供强大的搜索功能，用户可以通过文件名、关键词、作者等属性进行搜索和检索文件。
4. 文件分类和标签：用户可以对文件进行分类和打标签，方便后续的文件管理和检索。
5. 文件访问权限控制：系统应提供权限分级，不同的用户拥有不同的访问权限，确保文件的安全性和私密性。
6. 文件共享和协作：用户可以在系统中方便地共享文件给其他用户，并且可以同时编辑同一份文件，系统能够实时同步各用户的操作。
7. 文件备份和恢复：系统应具备文件备份和恢复功能，确保文件的安全性和可靠性。
8. 数据统计和报表：系统应提供一套完整的数据统计和报表功能，方便用户随时了解文件和资料的使用情况。
三、性能需求1. 响应速度：系统应保证快速响应用户的请求，尤其是在上传、下载和搜索等操作中，用户不应长时间等待。
2. 数据安全：系统应具备强大的数据加密和安全机制，确保文件和资料不被非法获取和篡改。
QZ-QP-07-01文件资料管理程序
文件修改目录制作：审核：核准：1目的建立一套统一的文件管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管、回收和报废等整个过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。
2范围适用于本公司质量管理体系文件和其它资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料、其它关注的系统等。
3 定义3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。
3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。
3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所推展所制订的对某一工作指引的文件。
3.4 表格：是为证明系统执行有效的记录。
3.5 外部文件是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来工艺文件（如客户提供图纸等）、外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规、CQC、TUV、BRC、RoHS等其它要求。
3.6 受控文件：是指所有使用的受控发放、更新及作废等控制文件。
3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。
3.8保密文件：涉及公司经营战略方向、产品专利技术资料、资金流动、人事薪资履历、体系受控文件等3.9 DCC：Document Control Center 文件控制中心，简称“文控中心”公司标头：四阶文件统一为4 权责4.1文控中心隶属于管理部，其工作由文控中心处理并直接由管理部主导，4.2文件的拟订和核决权限如下：备注：签名必须签出日期，月/日/年，例如：12/1/20114.3 文控中心负责对受控文件的发放、更改、回收、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。
4.4 各部门主管负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件的保管、更改。
5 作业程序5.1 文件的申请5.1.1 各部门根据管理需要，制订相关文件，填写《文件(更改、补发)申请单》经管理者代表批准后方可编写文件。
文件资料管理流程
文件资料管理流程文件资料管理是一项重要的任务，涉及到文件的创建、存储、检索以及销毁等多个环节。
一个良好的文件资料管理流程可以帮助组织高效地管理和利用文件资料，提高工作效率和信息管理的质量。
下面将介绍一个常见的文件资料管理流程。
一、文件资料创建二、文件资料存储文件的存储是文件资料管理的核心环节，主要包括文件的归档、传输和保管等。
首先，需要将文件进行归档，即按照一定的分类标准和顺序进行存放，例如按照时间、部门、项目等进行分类。
其次，需要确保文件的传输安全，可以使用加密、备份和存储技术来保护文件的机密性和稳定性。
最后，需要明确文件的保管责任人，并建立文件保管制度，确保文件的安全和可靠性。
三、文件资料检索四、文件资料利用文件的利用是文件资料管理的重要目标，主要包括文件的传阅、交流和使用等。
在文件的传阅和交流过程中，需要确保文件的安全和机密性，可以使用加密、权限等措施来保护文件的安全。
同时，还需要确保文件的有效性和可靠性，例如通过文件审批、会签等程序来保证文件的准确性和合法性。
在文件的使用过程中，还需要遵循一定的权限和规范，例如禁止外传、遵守文件保密政策和法律法规等。
五、文件资料销毁文件的销毁是文件资料管理的最后一步，主要包括文件的清理、销毁和备案等。
首先，需要对文件进行清理和整理，即对不再需要的文件进行筛选和处理。
其次，需要选择合适的方式来销毁文件，例如烧毁、碾压、化学处理等。
最后，还需要及时备案文件的销毁情况，并保留相关的证明和记录，以备查阅和审计。
综上所述，文件资料管理流程是一个涉及多个环节和程序的复杂过程，需要组织和个人共同努力来完成。
通过建立一个良好的文件资料管理流程，可以提高工作效率、提升信息管理的质量，促进组织的发展和进步。
文件资料管理程序
二级文件 文件资料管理程序实施日期 页 次 1 OF 7※ ※ 目 录※ ※章 节内 容 页 次目录 1 修改履历 2 1 目的 3 2 适用范围 3 3 定义 3 4 权责 3 5 工作程序3 5.1 文件的收集与编制 3 5.2 审核、批准4 5.3 编号4 5.4 归档、发行和修改5 5.5 回收、销毁文件 5 5.6 电子媒介文件的控制 5 5.7 文件的保存 5 6 表格表单 6 7 相关文件 68 流程图 7编 制审 核批 准签名 日期部门管理部 生产部技术部 品管部采购部 业务部财务部 签名 会 签日期二级文件文件资料管理程序实施日期页次 2 OF 7※※ 修 改 履 历 ※※日期章节修订内容修订后版本制/修订人核准人二级文件文件资料管理程序实施日期页次 3 OF 71. 目的1.1 使文件和资料处于受控状态。
1.2 确保对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本。
1.3 及时标示或回收作废(失效)的文件和资料。
2. 适用范围本公司所有质量管理体系文件、管理文件、技术文件、外来文件、其他文件、记录及资料均属覆盖范围之内。
3. 定义3.1 质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件。
质量手册：是质量管理体系纲领性文件。
程序文件：是质量管理体系运行的支持性文件。
3.2 管理文件包括管理部门发布的管理制度、教育培训文件、岗位职责、行政文件（通知等）。
3.3技术文件产品标准、图纸、工艺文件、设备技术资料、检验及作业基准书等文件。
3.4 外来文件包括顾客及供方提供的文件。
3.5其他文件标准中虽未规定，但在实际活动中可能需要的文件。
3.6记录阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件；3.7 资料包括书籍、法律法规、国际标准及国家标准等。
4. 权责4.1管理部负责文件资料的发行、保管、回收、销毁。
4.2 常务副总经理/管理者代表负责文件资料发放的批准。
4.3各部门负责相关文件的编制、更改及实施。
文件与资料管理流程
文件与资料管理流程文件与资料管理是一项重要的组织活动，它涉及到组织、收集、分类、存储、保护和检索文件与资料。
一个完善的文件与资料管理流程可以确保组织的信息系统高效运作，提高工作效率并确保信息安全性。
下面将详细介绍一个典型的文件与资料管理流程。
1.确认文件与资料管理的目标和范围在开始管理文件与资料之前，需要明确所管理的文件与资料的范围和目标。
确定需要管理的文件与资料的种类、数量以及其重要性和紧急性。
2.建立文件与资料管理团队建立一个专门的文件与资料管理团队，由经验丰富的管理人员和专业人员组成。
这个团队将负责协调并执行文件与资料管理流程。
3.评估和整理现有的文件与资料对现有的文件与资料进行全面评估和整理。
首先，需要确定哪些文件与资料是有价值的，并将其分类为重要、有用和一般等级。
然后，对这些文件与资料进行整理，包括删除重复、过时和无用的文件与资料，并建立合适的分类和归档系统。
4.建立文件与资料分类和归档系统根据文件与资料的种类和重要性，建立一个合适的分类和归档系统。
这个系统应该明确指定每个文件与资料的分类和位置，并且能够方便地进行检索和更新。
5.制定文件与资料管理政策和流程制定适用于组织的文件与资料管理政策和流程，并确保所有相关人员都了解和遵守这些政策和流程。
这些政策和流程应包括文件与资料的创建、修改、存储、保护和销毁等方面。
6.建立文件与资料管理系统建立一个能够支持文件与资料管理流程的系统。
这个系统应该能够自动化管理文件与资料的创建、修改、存储和检索等过程，并具备安全性和灵活性。
7.培训和有效使用文件与资料管理系统对文件与资料管理系统进行培训，确保所有相关人员都能够有效地使用这个系统。
培训内容包括如何创建、修改、存储、保护和检索文件与资料，以及如何遵守文件与资料管理政策和流程。
8.定期审核和更新文件与资料管理系统定期审核文件与资料管理系统的有效性和效率，并进行必要的更新和改进。
这可以包括改进分类和归档系统、优化工作流程、更新技术设备等。
文件和资料管理程序范本
文件和资料管理程序范本在当今的工作环境中，文件和资料的管理至关重要。
有效的管理程序不仅能够提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。
接下来，为您详细介绍一份全面的文件和资料管理程序范本。
一、目的明确文件和资料管理的目的是为了建立一套规范、系统的管理流程，以确保文件和资料的创建、收集、存储、检索、使用、更新和销毁等环节都能得到有效的控制和管理，从而满足组织的运营需求，并符合相关法规和标准的要求。
二、适用范围本管理程序适用于组织内所有部门和人员所涉及的各类文件和资料，包括但不限于行政文件、业务文件、技术文件、合同文件、财务文件等。
三、职责分工1、文件和资料的创建者负责按照规定的格式和内容要求，准确、完整地创建文件和资料，并确保其符合相关的法律法规、政策和标准。
2、部门负责人对本部门产生的文件和资料进行审核，确保其内容的准确性、完整性和适用性。
同时，负责指定专人负责本部门文件和资料的日常管理工作。
3、文档管理员负责对接收的文件和资料进行登记、编号、分类、归档和保管，建立文件和资料的索引和目录，以便于检索和查询。
同时，负责定期对文件和资料进行清理和销毁，确保存储空间的有效利用。
4、质量管理人员负责对文件和资料的管理流程进行监督和检查，确保其符合规定的要求。
同时，负责处理文件和资料管理过程中的不符合项，并采取相应的纠正和预防措施。
四、文件和资料的分类1、按照文件的性质分类可分为行政文件、业务文件、技术文件、合同文件、财务文件等。
2、按照文件的密级分类可分为公开文件、内部文件、机密文件等。
3、按照文件的保存期限分类可分为短期保存文件（1 3 年）、中期保存文件（3 5 年）、长期保存文件（5 年以上）等。
五、文件和资料的编号为了便于管理和检索，对每一份文件和资料都进行唯一的编号。
编号规则应明确、清晰，易于理解和操作。
例如，可以采用部门代码+文件类型代码+流水号的方式进行编号。
六、文件和资料的存储1、选择合适的存储介质根据文件和资料的重要性和使用频率，选择合适的存储介质，如纸质文件柜、电子存储设备（硬盘、光盘、云存储等）。
07文件与资料管制作业程序
修订 分发
记录、管制
回收旧版资料 销毁
文件类别 作业程序书
文件与资料管制作业程序
附件一：文件管制章样
（1）发行章
（2）补发章
文件编号 07
版本版次 O
页次 6/6
5.1.4 一、二阶文件制作，由相关部门指定专人制作，经管理代表审核后，送相关单位会
签，各会签单位在各文件之封面会签无异议后，由文管呈请核准后发行。
5.1.5 三阶文件制作不用制定封面，但格式内容原则上应包括公司名称、文件名称、文件 编号、制订日期、版本版次、页次、拟案、审核、核准等。
5.1.6 一、二、三阶文件须以版本版次管制，版本从 A-Z 开始,版次从 0-9，版本版次依序 为 A0,A1，……A9，B0，B1…依此类推，文件生效日期以文件发行日期为准。
件补发单】，经管理代表核准后交文管盖【补发章】（附件一）依 5.2 作业分发。
5.4.5 表单使用：原依旧版文件编号之四阶表单，若仍有库存者，可使用至清仓止。
5.5 外来文件之管理
5.5.1 外来文件包括国际，国家标准(如：ISO9001:2008 国际标准，相关国家环保法规， MIL-STD，UL 或 CSA 安规等)及客户或供货商提供之图面。
5.1.3.3 第三阶文件
KY 3---XX--- –ＸＸ
KY：代表控银公司
3： 代表第三阶文件
XX：代表部门
ＸＸ：代表流水号(０１-９９)
图纸、作业指导书
5.1.3.4 第四阶文件
KY 4 －ＸＸ –ＸＸ
KY:
代表控银公司
文件资料管理程序
1.目的规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。
2.范围适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。
3、定义无4.职责5.方法及过程控制5.1文件的分类，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。
；上级公司下发的各种管理制度等。
5.2文件的编码及格式，序号为三位数。
须经办公室审批、统一管理。
红头文件格式如下：红色文件头编号（小四宋体）文件名称（小二号黑体、加粗）文件内容（小四号宋体）签署人（四号宋体）（小四号宋体）天津万科物业管理有限公司（小四号宋体，中文数字）二○○五年六月七日5.2.2 部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。
部门/管理处简称如：办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青，如增加新部门/管理处，由品质管理部确定部门简称。
格式为：物业公司文件（小三号黑体、加粗）文件编号（四号黑体）文件名称（小二号黑体、加粗）文件内容（小四号宋体）（小四号宋体）天津万科物业管理有限公司（小四号宋体）部门/管理处名称（小四号宋体）签名：（小四号宋体，中文数字）二○○五年七月十五日注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。
XXXXX组织架构/职务说明书（三号黑体、加粗）部门/管理处简称—年度—编号（每年从01开始）（小四黑体）文件内容（宋体）编制：审核：审批：（宋体）年月日年月日年月日（宋体）A.文件表头样式B.管理处/部门可根据需要将管理制度分为“顾客关系”、“环境”、“职能”、“安全”、“工程”等类别，并通过文件编号予以区分，如：花园新城“客户关系”类文件编号为“TJVKWY（新城）- KXX（XX：为序号，从01开始）”。
C.版本控制：按体系文件控制方法执行。
5.3文件的发布，须请对方在《文件发放签收表》签收，并保存签收记录。
文件与资料管理流程
文件与资料管理流程1.0目的规范文件管制的权责及要求，建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保存与作废方式作为文件管制依据。
2.0范围本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。
3.0权责3.1 总经理:负责管理手册的核准。
3.2 管理代表:负责管理手册制定和程序文件的核准，并组织有关人员对现有文件定期进行评审。
3.3品管部文控中心：负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门：负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的核准。
4.0定义本公司管理体系文件分为四阶4.1一阶文件（质量环境手册、EICC手册、两化融合管理手册）：叙述品质政策与品质目标，环境政策与环境目标，两化融合方针与目标，涵盖ISO9001：2015国际标准、ISO14001：2015环境管理体系和ISO/TS16949：2009汽车质量管理体系和GB/T23001-2017信息化和工业化融合管理体系、EICC各项要求之纲要性文件。
4.2 二阶文件（程序文件）：管理责任、合约审查、文件管制等，管理手册内系统要求项包含之各项作业程序。
4.3 三阶文件（支援文件）：补充及相关之作业细则、标准、规范、管理规定等之工作指导性文件；4.4 四阶文件（表单）：记录品质/环境/两化系统有关活动之表格。
4.5外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。
4.6暂行文件：客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前之样品试做试行的受控文件。
5.0作业内容5.1文件编号5.1.1一阶文件编号规则QM-------------00----------------□□文件流水号手册号手册代号5.1.2二阶文件编号规则LD--------------QP----------------□□文件流水号程序文件代码公司代码5.1.3三阶文件编号规则XX--------------XX---------------□□□文件流水号部门代码WI 作业指导书、标准WM 作业办法和规范(流程)，其中原材料检验规范以物料编码为准。
文件与资料管理流程
1.目的：为保障公司内部管理的所有文件与资料均能达到有效管制，并确保所有文件与资料的充分性、适宜性和有效性，杜绝无效或过时作废的文件出现在作业现场，特制定本流程。
2.适用范围：适用于公司各管理体系的手册、流程、规范、作业指导书、技术文件、记录表单、外来文件及其他有必要保存的文件与资料,其管理范围为所有文件与资料的制订、归档、签发、使用、废止、销毁的全部过程。
3.相关责任方：3.1本文件的责任者：人事行政部系统组DCC3.2本文件的顾客：文件的使用者3.3本文件的相关方：最高管理者、管理者代表、各部门4.定义：4.1管理体系：建立并实现公司经营方针和经营目标的体系。
4.2管理手册：规定组织管理体系的文件，主要有：质量和环境管理手册、绩效管理手册等。
4.3管理流程：为进行某项活动或过程所规定的途径，即将一组相关联的活动通过特定的逻辑关系构成一个活动链，再配上需要的资源和实施方法，进而成为公司的主要活动规则。
4.4规范：阐明要求的文件，是对各管理流程中，某些活动进行的细化规定。
4.5作业指导书：具体工位的作业方法描述文件。
4.6ECN单：工程变更通知单。
4.7BOM表：针对某一产品展开的物料清单。
4.8资料：非文件但有必要保存的书面资料。
4.9记录：依据手册、流程、规范、作业指导书的各类数据和表单均属记录。
4.10档案：与各管理活动有关联性的文件、资料，经由各单位责任人予以分类整理后，并集中归档保存的，称为档案。
4.11受控文件：为本公司管理体系运作中的依据文件（包括内/外部文件），具指导作用，需作发放、回收记录及变更修订管理，发放前加盖“受控文件”印章标识。
4.12参考文件：不直接指导工作而只作参考或证明功能的文件，可按申请发放，但不作回收记录，不列入变更修订管理，不维护其有效性，发放前加盖“参考文件”印章。
4.13失效文件：已经注销或作废的文件。
4.14DCC：文件控制中心4.14.1DCC为公司文件与资料的主要控制与管理中心，设在人事行政部。
文件资料管理流程
文件资料管理流程
一般指与体系有关的文件资料 包括内部和外来的
各编写部门/人员:送文件到文管 中心:填写<文件资料归档表>
文管中心:核对资料,去除矛盾和重复
发放范 围内
借阅
发放
日常使用和保管
遗失
NO
YES
破损、缺页
补发申请
以久换新
补发
借阅者:填写<文件 借阅登记表>
文管中心:加盖受控章,填写 <文件资料发放登记表>
文件拥有部门:未经同意不得在 文件上乱涂乱改和私自复印
NO
有错或不适用
YES YES
修改
NO
换版
实施修改
收旧发新
量人部作落废—、一回个收有趣、，销有毁料，
文管中心: 填写修改一览 表作修改标记
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1 目的
规范公司能源管理体系文件和资料并进行控制。
2 适用范围
适用于公司能源管理体系要求有关的文件资料的管理，包括适当范围的外来文件。
3、名词和定义
3.1、文件：指信息及其承载媒体，典型的有纸或电子形式（如：手册、程序、作业指导书、图样、报告、标准、各种图表、记录、表单）。
3.2 、外来文件：指与能源管理体系有关的法律法规、有关产品的国家或行业的标准、顾客或供方提供的文件等。
3.3、能源管理手册：规定公司管理体系的文件。
3.4、程序文件：指为进行某项活动或过程所规定的途径。
作为第二层次管理体系文件。
注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。
注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”，含有程序的文件可称为程序文件。
3.5、作业指导书：是描述在公司内为完成某一过程而进行说明的文件(如生产准备工作、检验工作)，作为第三层次管理体系文件。
3.6、标准：指应达到某种程度的文件，如：产品标准，作为第三层次管理体系文件。
3.7、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件（如：能源绩效参数，能源检查结果、内部审核结果、校准数据）。
3.8、受控文件：指对文件的拟、修、废、审核、批准、更改、分发、回收等均应纳入程序，实行控制的文件。
3.9、非受控文件：指文件在发放以后不加以控制，修订或废止时，旧文件不须由拟定部门收回的文件。
注3 ：非受控文件仅作为参考用，无须按照文件和资料控制程序去执行。
3.10、废止：因生产管理状况等因素变化不再适用的，按规定程序审批后决定废除的文件，由拟定部门收回并进行适当标识或销毁。
3.11、附件：文件正文的辅助内容，帮助正确掌握和使用文件。
3.12、文件发行日期：指文件的发行时间。
3.13、文件实施日期：指文件生效日期。
3.14、发文号：指受控文件的分发登记号，避免文件相互间的串用，便于对文件的管理和控制。
4 职责
4.1生产运行部
a)能源管理体系文件的主控部门，负责能源手册、程序文件的编写；
b)负责受控文件的管理；
c)对三级文件的编写、使用、控制等进行监督和指导。
4.2生产厂和独立法人公司、各职能部门
a)负责本部门与能源有关的文件的管理、使用、上报、下发等工作；
b)总经办负责外来文件的管理
4.3生产车间
负责对文件的执行。
5 内容及要求
5.1 公司文件的系统结构、代号及编号。
5.1.1 公司文件的结构共分四层,：手册、程序文件、制度（作业指导书、规定等）、记录
5.1.2 第一层文件：手册的编号：
SOPONYSC －X X X X -X X
① — 第一层次文件手册的代号，SOPONYSC:索普公司能源管理手册 ②—文件发布年号，用4位阿拉伯数字序列表示，例“2014”； ③—版本、修改次数号，用英文字母表示，例“A/0，第零次修改。
5.1.3 第二层文件：程序文件的编号：
SOPONYCX —X X X X -X X
① — 第二层次程序文件的代号，SOPONYCX 代表：索普能源管理程序； ②—程序年号，如：2014
③程序文件序号，如：01、02***；
5.1.4 第三层文件: 除第一、二、四层文件外，其余全归第三层文件，外来文件不编号
SOPOWR- ××
① — 索普文件
② — 序号。
如：01、02***。
5.1.5 记录编号：
SOPOJL －××
② — SOPOJL:索普公司记录
②— 记录序号，如：01、02***。
6.2 文件的控制
6.2.1文件应在发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的.
6.2.2文件分为“受控”和“非受控”。
在文件的批准页上加盖状态标识章
②
① ① ② ③
② ① ③
② ①
状态标识章分为“受控”和“非受控”、“废止文件留用作参考资料”三种。
6.2.3归档保管及管理
a)在主控部门归档并保管。
b)编号和状态标识不齐全的文件，不能作为工作的依据，工作现场不允许执行失效版本的文件。
c)各门要指派专人负责本部门的文件管理，建立本部门的“受控文件清单”，确保受控文件清单的有效性。
d)公司文件、记录、表单等不允许随意涂改。
6.2.4当发生以下情况时，文件需重新修订或者换版：
a)当公司经营环境、产品结构、组织机构职能发生重大变动；
b)手册、管理体系文件依据的法规和标准有重要更改；
c)文件修订次数较多；
6.2.5外来文件及资料的控制与管理
a)外来文件及资料的接收与登记
无论是部门或个人以任何途径获得的外来文件及资料，应立即交本部门主管评审，原件交总经办档案室登记保存，部门留复印件。
7、记录
7.1、受控文件清单；
7.2、外来文件清单；
7.3、文件发放、回收、销毁记录表。