物资采购控制程序05

邦泰置业有限公司程序文件
物资采购控制程序
(BTF2—05)
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物资采购控制程序
1目的
通过对影响采购质量的关键环节实施控制，确保采购物资符合要求。

2适用范围
适用于对甲定物资采购过程的控制。

其中重大设备（单价5万元及以上或总价30万元及以上设备）的采购执行《设备采购工作规程》。

3工作职责
3.1董事长职责：
负责外墙面装饰材料材质、颜色的确定。

3.2总裁职责：
a)参与外墙面装饰材料材质、颜色的确定；
b)确定向供应商间接采购的物资；
c)负责《采购计划表》审批；
d)对推荐的合格供方进行确认；
e)确定合同供方。

3.3工程管理部经理职责：
a)负责供方评价标准的认可；
b)向总裁推荐和重新推荐合格供方；
c)组织对《采购计划表》的评审；
d)组织采购招标和采购协商谈判；
e)审核《采购通知单》。

3.4采购主管职责：
a)组织开展对供方的评价和重新评价；
b)建立《合格供方名录》；
c)向部门经理提出采购方式的建议；
d)编制《采购通知单》；
e)建立合格供方档案。

3.5预决算主管职责：
a)向部门经理提出物资采购价格的建议；
b)按《采购计划表》编制标书。

3.6总经理职责：
审批临时采购计划文件。

3.7分管副总经理职责：
a)审核临时采购计划文件；
b)审核临时《采购通知单》。

3.8材料采购员职责：
a)编制临时采购计划文件；
b)传递《采购通知单》，督促施工单位抓紧采购；
c)编制临时《采购通知单》；
d)向采购主管反馈采购物资的验证情况及随后所采取措施的信息；
e)跟踪供方履约情况，收集信息，完成对供方重新评价的基础工作；
f)组织对样品的检测、评价或试用。

3.9预决算员
审核临时采购计划文件。

4工作程序
4.1总则
4.1.1本公司的采购产品目前均为甲定物资。

4.1.2目前列入公司采购范围的甲定物资包括：
a)油毡瓦、檐沟、面砖、石材、铁艺、不锈钢、锅炉、泳池设备、弱电
系统等；
b)对房产品品质有重要影响的小型设备，如泵类等；
c)管材、天窗、百叶、门窗、雨蓬、玻璃栏板、户内开关、箱柜类、通风设备及消防设备等；
d)涂料、洁具和灯具、强电、表箱、五金配件、电线电缆、会所器材；
e)其它零星及急需物资等。

4.1.3若上述甲定物资尚未确定合格供方，或合格供方数量无法满足确定合同供方要求，应按4.2款要求评价和选择供方。

4.1.4若《产品交工标准》中有上述甲定物资以外的新设备、新材料，也应按4.2款要求评价和选择供方。

4.1.5公司根据供方按规定的采购要求提供产品的能力评价和选择供方。

4.1.6甲定物资的采购应坚持“经济、适用”原则，并非越昂贵、越高档就一定越好。

4.2供方的评价和选择
4.2.1向生产厂家直接采购
4.2.1.1生产厂家评价标准
生产厂家的评价标准通常包括：
a)正式注册并获得生产/经营许可证；
b)产品有检验合格证或企业建立了质量管理体系；
c)有符合要求的产品生产、供应能力；
d)有良好的售后服务能力和信誉。

针对特殊的甲定设备、材料，可以考虑增加一些评价标准。

评价标准应得到工程管理部经理认可。

4.2.1.2生产厂家的评价
采购主管对照供方评价标准，收集有关生产厂家的资料，了解其经营
资格、资质、信誉、生产供应能力、质量保证能力和价格等信息，在初步评价的基础上，向工程管理部经理推荐进一步评价的方法。

进一步评价的方法包括：
a)样品/样板评价。

向生产厂家发出业务联系函，请其提供样品给项目公司，由材料采购员组织对样品的检测、评价或试用。

必要时，请设计管理部经理参与对样品的评价。

涉及外墙面装饰材料材质、颜色时，应邀请董事长、总裁评价，包括对样板工程效果的验收，并由董事长最终确定。

b)现场评价。

组织考察组到生产厂家的生产现场，对其质量管理现状、生产设备、检测手段、生产现场管理、人员结构、供货能力等情况进行现场评价。

现场评价执行《供方考察工作程序》。

c)历史情况评价。

通过适当渠道对生产厂家以往向其它合作者提供同类物资的质量与信誉，如交货合格率、供货是否及时等进行评价。

4.2.1.3生产厂家的选择
采购主管根据对生产厂家的评价情况填写《供方评价表》，并报工程管理部经理审核。

对于符合标准要求的生产厂家，工程管理部经理应推荐为合格供方，并报总裁确认。

4.2.1.4采购同一物资可选择多个合格供方。

采购主管对所有经总裁确认的合格供方建立《合格供方名录》。

4.2.2向供应商间接采购
4.2.2.1供应商的选择
适用时，部分物资经总裁批准，可向服务质量高、信誉好的供应商采购。

采购前，同样应对供应商进行评价。

评价、选择流程同4.2.1.1—4.2.1.4。

4.2.2.2供应商的控制
采购主管应督促供应商对生产厂家进行调查、评价，编制评价报告，
并将其附在供应商的评价表后。

4.3采购计划
4.3.1材料采购员根据施工进度计划，督促施工单位及时提交月度物资需用计划，并根据其需求编制《采购计划表》。

《采购计划表》应明确物资名称、规格型号、数量、需用日期要求等。

4.3.2《采购计划表》经工程部经理、分管副总经理审核后，报工程管理部经理组织评审。

评审时，预决算主管提出采购价格的建议，采购主管提出采购方式的建议。

采购方式包括：
a)协商谈判；
b)公开招标；
c)邀请招标。

工程管理部经理将评审意见填写在《采购计划表》，报总裁审批。

4.3.3如采取招标方式确定合同供方，预决算主管负责按《采购计划表》要求编制标书，工程管理部经理组织采购主管和预决算主管实施采购招标。

如采取协商谈判方式确定合同供方，工程管理部经理组织采购主管和预决算主管与合格供方进行谈判。

招标或谈判结果须报总裁确认，以正式确定合同供方。

4.4委托采购
4.4.1确定合同供方后，采购主管编制《采购通知单》。

《采购通知单》须明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、生产厂家或供应商、验收条件、质量保证要求等。

通过供应商采购的，应注明生产厂家。

《采购通知单》须经工程管理部经理审核，以确保规定的采购要求是充分与适宜的。

4.4.2《采购通知单》加盖项目公司公章后，由材料采购员传递给施工单位，并催促施工单位抓紧与指定的生产厂家或供应商签定供货合同。

4.5零星及急需物资的采购
4.5.1对工程施工中零星或急需的物资，若需在合格供方外进行采购的，由材料采购员提出临时采购计划文件，明确采购物资的名称、规格型号、数量、验收条件、质量保证要求等。

该书面申请经预决算员、分管副总经理审核后，报总经理批准。

4.5.2材料采购员编制临时《采购通知单》（内容同4.4.1款），经分管副总经理审核，加盖公司公章后，传递给施工单位，并催促施工单位抓紧与指定的生产厂家或供应商签定供货合同。

4.6采购物资的验证
4.6.1施工单位根据供货合同规定的验收要求，对委托采购的物资进行检验。

监理根据其自身的职责参与检验活动。

4.6.2公司确保按《采购通知单》要求，对采购物资的验证程序和验证活动进行监督、检查，并形成适当的记录。

4.6.3采购物资的验证及随后采取措施的信息，应反馈给采购主管。

4.7供方的重新评价
4.7.1材料采购员在工程管理员协助下，对生产厂家或供应商的履约情况进行跟踪，收集进货检验记录、质保资料、产品使用情况以及来自施工、监理单位的评价信息，并于合同履行完毕后形成初步的重新评价意见，报采购主管对生产厂家或供应商进行重新评价。

重新评价供方的标准可扩展到：
a)合同履行能力；
b)沟通能力；
c)自我改进能力。

4.7.2在合同履行过程中，若生产厂家或供应商出现明显供货质量问题或供货能力不足时，材料采购员应建议采购主管提前对其进行重新评价，决定是否保留其合格供方资格。

4.7.3对于一个年度内未发生业务关系的供方，采购主管也应确保对其进行
重新评价。

评价标准除4.2.1.1以外，还应根据所掌握的信息扩展到对其创新能力的评价。

4.7.4重新评价时，采购主管须填写《供方重新评价表》。

符合评价标准的，工程管理部经理应推荐保留合格供方资格，并报总裁确认，否则取消合格供方资格。

4.7.5采购主管应建立合格供方档案，内容包括《供方评价表》、《供方重新评价表》及其能反映该供方的资质、信誉、能力、产品质量等的有关资料、记录。

5相关/支持性文件
5.1设备采购工作规程
5.2供方考察工作规程
5.3产品交工标准
6记录
6.1供方评价表
6.2供方重新评价表
6.3合格供方名录
6.4采购计划表
6.5 采购通知单。