第六章 机关行政

1、工作任务性的协调 2、管理事务的协调 3、协调领导机构内部的关系



（三）辅助决策工作 这是办公室的一项重要工作，也是办公 室工作人员充当领导参谋助手的首要任 务。办公室工作人员辅助领导机关或领 导者决策，包含四个方面的主要内容。 1、在领导机关或领导者决策之前，协 助他们进行调查研究，了解情况，掌握、 收集有关信息，为决策做好准备工作。


（二）综合协调工作 办公室的综合协调工作，从内容上看，有计划、 制度、信息、事务等多种协调工作之分；从总 体上看，是有内外或上下左右协调之别。为方 便起见，下面主要谈工作任务的协调、管理事 务的协调和领导机构的协调三个方面。就其特 点而论，前者主要是工作组织性质的，而后两 者则往往表现为关系的调整、疏通以及务管理就是对行政事业经费进行领拨、使用、 管理和监督的一系列活动。财务管理的目的， 在于合理分配和使用资金。行政机关、事业单 位的财务管理，包括财务计划、会计核算、财 务管理（收入、支出等）、财务监督和审计等 五个方面的内容。 （三）生活后勤管理 生活后勤管理，主要有房产管理、饭堂管理和 环境管理。
三、机关后勤事务管理及其改革



一、机关后勤事务管理的意义和原则 机关后勤事务管理是指对本单位的物资 和日常生活事务的管理，任务是为保障 机关正常运转提供良好的工作和生活条 件。 （一）后勤事务管理的意义 1、后勤工作是所在机关、单位其他部门 工作的基本条件 。




2、后勤管理是其他一切管理工作的重要保证 3、后勤管理是组织关心群众的纽带 （二）后勤事务管理的基本原则 后勤管理的基本原则，最主要的是热心服务、 方便群众和勤俭节约三条。 1、热心服务原则/2、方便群众原则 /3、勤俭 节约原则



（二）机关后勤体制改革面临的困难和矛盾 从目前的情况看，机关后勤体制改革也面临着 一系列的困难，一些矛盾是无法避免的。这表 现为： 一是市场机制的渗透与思想观念滞后的矛盾 / 二是机关行政经费的不足与干部职工服务要求 更高的矛盾。 /三是工作任务的加重与队伍素 质偏低的矛盾。 /四是后勤体制的转轨与制约 因素过多的矛盾。

1、房产管理/2、食堂管理 /3、环境管理 /4、服务后勤管理（服务后勤管理，主 要包括车辆管理、水电管理、医疗保健 管理和托幼管理）/5、协助接待工作
三、机关后勤事务管理的改革 （一）改革开放以来机关后勤事务管理的改革及 其成效 改革开放20年来，我国的政府后勤事务管理部门 不断解放思想，锐意进取，对机关后勤事务管 理进行了改革，推动了机关后勤事务管理的发 展。 我国的政府后勤事务管理的改革取得了显著的成 效。这表现在：一是确立了后勤是一门科学， 后勤服务劳动是商品、后勤工作也是经济工作、 后勤也需要人才等观念。二是后勤改革不断深 入，体制转轨逐步到位。三是服务矛盾得到缓 解，保障能力不断增强。四是队伍建设得到加
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2、计算机在行政活动中的应用 计算机信息系统具有极大的信息存贮容量和处 理能力（包括实时处理、分时处理等），同时 具有巨大的通讯能力和运用各种模型与分析运 算的能力。计算机在对大量信息进行复杂加工 的基础上，能够及时地指出发展趋势并分析其 原因，它的这种能力运用于行政人员的行政活 动中，主要发挥三方面作用：第一，由于计算 机的运用，行政人员可以避免大量的事务性工 作，把行政机构的职能重心放在思考和决策方 面。
第六章 机关行政
1、 行政办公室管理 2、公室管理的主要内容 3、 行政机关后勤事务管理 4、行政工艺设计及计算机运用
一、 行政办公室管理


（一）办公室管理的含义 办公室管理是指作为机关单位综合办事 机构的办公室，对本机关单位综合性的 日常事务、规章制度、工作秩序等所做 的管理。任何行政机关，都设有办公厅 或办公室，它们作为行政机关总枢的辅 助部分，是整个机关不可缺少的重要组 成部分。

如前所述，办公室管理的任务可以用“参与政 务、处理事务、搞好服务”这三句话来作总体 上的概括，如果细分下来，这些任务又可具体 分为日常性工作、综合协调工作、辅助决策工 作和领导者临时交办的工作四大类。 （一）日常性工作 办公室的日常性工作，也称为程序化工作，它 主要有如下九大项： 1、会议工作 /2、信息处理 /3、机关事务管 理 /4、公文处理 /5、文书档案工作 /6、信 访工作 /7、公关工作 /8、印章管理 /9、机


二、行政工艺设计的内容 行政工艺设计主要包括以下几个方面：（1） 行政自动化，包括行政中的人——机系统的设 计、特点、功能、运用、局限等。（2）行政 氛围，指行政人员的生理因素、行政体系中的 社会心理因素、物理环境因素等对行政效率的 影响。（3）行政工艺应用，以会议和办公室 的设计为例，包括行政文书、档案的设计与管 理，会议程序的科学化、合理化，会场、办公 室的布置，办公设备的配备等等。



（二）办公室管理的特征和任务 1、办公室管理的特征 办公室除与行政机关其他部门一样具有 服务、辅助、执行、管理等特征外，还 有自己鲜明的独有的特征，这就是它的 政策性、综合性、辅助性和服务性。 （1）政策性/（2）综合性/（3）辅助性 /（4）服务性



1、办公室管理的任务 作为行政机关总枢的辅助部分的办公室管理， 承担着“参与政务、处理事务、搞好服务”这 三大任务。 （1）参与政务，即协助领导进行决策和指挥。 具体说，就是在领导决策过程中，提供准确的 信息、资料，拟制方案等供领导者参考，在执 行决策过程中，利用自身的枢纽地位，收集反 馈信息，根据情况变化，及时提出调整、补充 性意见，为领导者灵活指挥和及时控制工作进 程提供依据，在决策贯彻落实后，组织好工作
（2）处理事务，即处理大量的、例行的日常事 务以及种种临时性、突击性的事务，诸如文电 起草印发、上下级公文处理、公务接待、会务 组织、来信来访、督促检查、外事活动等诸方 面事务。 （3）搞好服务，这具体体现在为机关行政领导 工作服务、为本单位各项工作提供条件与服务、 为机关全体工作人员的生活福利服务等方面。


改革的基本原则是，按照精简、统一、效能和 权责一致的原则，规范机关后勤管理职能，坚 持为机关服务的宗旨，不断提高后勤保障能力 的水平，正确处理改革、发展和稳定的关系， 与国家有关改革政策相衔接，积极稳妥地进行。 因此，机关后勤事务管理改革的方向可以概括 为： 一是推动机关后勤管理科学化。 /二是推动机 关后勤服务中心经营企业化。 /三是推动机关 后勤服务社会化，促进后勤服务联合。
3、办公室管理的作用 办公室管理由于承担了上述任务，被公认 为是综合性的枢纽管理，在整个机关行 政中具有重要作用，因而也就发挥着参 谋、助手、耳目等作用。 （1）辅助领导决策和处理问题的参谋作用 （2）协助领导管理信息的耳目作用 （3）协助领导者管理日常工作的助手作用
二、 办公室管理的主要内容

四、行政工艺设计及计算机在机关管理中的应用


一、行政工艺设计的意义 所谓行政工艺，是指在行政体系的行政流程中， 运用自然科学和社会科学的新成就，改进行政 管理的技术手段和技术条件，以实现行政体系 和行政人员的最佳状态和行政高效化的目的。 行政工艺最主要、最基本的内容可以概括为： 研究提高行政能量的技术手段和技术条件。因 而，行政工艺设计的重要意义体现为：第一， 有助于行政效率的提高。/第二，有助于行政 机构的改革，克服官僚主义弊端。/第三，有 助于保障行政人员的生理和心理健康。



2、在掌握情况、收集信息后，提出或协同有 关职能部门提出一个或几个决策方案，供领导 机关、领导者决策时参考、选择。 3、承担决策事务。在领导机关或领导者的决 策确定以后，办公室应履行自己的职责，迅速 地将领导的指示或决定记录、理整，并通过发 布文件或召开会议等方式把决策公布。 4、协助领导机关实施决策和检查决策的执行 情况。


第二，计算机的运用可以大大提高情报资料的 利用率，利用计算机建立公共数据库，将数字 转换成情报资料，做到情报资料在一定范围内 的共享，使行政人员能够协调一致地行动。 第三，计算机的运用使行政机构实现了动态的 行政信息处理，计算机通过高速地加工的能力， 不断把原有的信息和新输入的信息转换成反映 当时情况的定期报告，这项工作大大地增强了 行政决策工作的科学性和高效性。

就中国的办公室现状而言，要实现办公室自动 化，第一步是将计算机引入办公室，实现档案 、文件、报表的计算机处理。办公用计算机一 般有三大部分的功能：（1）用数据库语言实 现的报表查询和汇总处理；（2）用扩充实现 的彩色真放图分布、分布率统计；（3）文件 的收发登记处理，以及文件的索引和检索、查 询。


（三）机关后勤事务管理改革的方向 为适应建立社会主义市场经济体制和机构改革 的总体要求，1998年12月30日，经国务院同意， 国务院办公厅转发了国务院机关事务管理局， 中央机构编制委员会办公室共同制定的《关于 深化国务院各部门机关后勤体制改革的意见》。 这次深化改革的总体目标是：以邓小平理论和 党的十五大精神为指导，加强机关后勤管理规 范化、制度化建设，转换服务机制，促进服务 联合，逐步建立和完善与社会主义市场经济体 制相适应的机关后勤保障机制。





二、机关后勤事务管理的主要内容 后勤事务管理涉及的范围十分广泛，包括公用 设施、生活福利、美化保洁的规划建设、组织、 供应、分配、维修、保养等等，一般说来，较 大的机关单位的后勤事务管理，大致有五大类。 （一）物资管理 物资类的管理，主要有四个方面： 1、日常管理 /2、使用与维护保养管理 /3、 检查与检修管理 /4、物资设备的改造与更新


（四）领导者临时交办的工作
这类工作，虽不是办公室及其工作人员的主要任务， 但也是一种经常性的工作。这类工作，不分昼夜，也 不论节日假日，领导者随时都可能交下来，带有很大 的突然性，事先很难估计到，没有什么规律可言。说 办公室工作被动，指的多是这种工作。例如，上级机 关发来电报或挂来电话，要求在几天之内综合某方面 的工作情况上报，办公室就要立即组织人力，收集材 料，分工整理，送领导审批后按时上报。由于这些工 作大多是事务性，比较琐碎，又对时间要求较高，因 而容易滋生抱怨，这需要办公室工作人员提高思想认 识，以满腔的工作热情、主动、积极地报领导者临时 交办的事做好，让领导者可以腾出更多的时间，集中 更多的精力，去总揽全局，考虑本单位的大政方针。