文件材料立卷归档业务培训天津外国语大学

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XX大学文件材料立卷归档办法

XX大学文件材料立卷归档办法为了使我校文件材料立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据国家、教育部有关规定及《XX 大学档案管理办法》制定本办法。

一、立卷归档工作的管理1.档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录，是各单位历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。

各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定交档案馆集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。

2.文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。

即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。

在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

3.进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。

本校各处级单位均为立卷归档部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备一至二名专（兼）职文书立卷人员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。

档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

4.凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果，财务部门不得进行财务结算。

二、文件材料归档范围和归档时间（一）归档范围1.凡是能反映本校各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件（包括电子文件）、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质文字材料；其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料、各类校级的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；停止使用的印章等均属归档范围。

学校档案立卷归档制度模版（三篇）

学校档案立卷归档制度模版第一部分：引言1.1 目的本学校档案立卷归档制度的目的是规范学校档案管理工作，确保学校档案的安全性、完整性和可访问性，为学校的教学、科研和管理提供支持和保障。

1.2 适用范围本制度适用于学校各部门和相关人员对学校档案的立卷和归档工作。

第二部分：档案立卷制度2.1 立卷原则（1）档案立卷应按照学校档案管理规定和相关法律法规进行，不得随意改动或遗漏重要信息。

（2）档案应以活动为单位进行立卷，活动包括但不限于会议、培训、项目等。

（3）档案应按照时间顺序进行立卷，每个活动应有唯一的档案编号。

（4）档案立卷应进行积极备案，保证档案的及时、准确性。

2.2 立卷程序（1）活动结束后，活动主要负责人负责将相关资料整理并填写档案立卷申请表。

（2）申请表由活动主要负责人提交给档案管理部门，档案管理部门进行审核。

（3）审核通过后，档案管理部门将活动资料进行整理并归入档案库。

（4）档案管理部门将完成的档案进行标识和编号，并告知活动主要负责人。

（5）活动主要负责人负责将编号后的档案存放至指定位置，并填写档案存放登记表。

2.3 案卷管理（1）档案应按照活动的相似性进行分类存放，每类档案对应一个案卷。

（2）案卷应有明确的档案编号、案卷名称、存放位置等标识，以便于查找和管理。

（3）档案库应按照一定的顺序进行排列，每个案卷之间应有足够的空间，便于取阅和维护。

第三部分：档案归档制度3.1 归档原则（1）档案归档应履行相关法律法规的规定，保证档案的真实、准确和完整。

（2）归档的档案应经过梳理、整理和审核，确保档案质量和档案的一致性。

（3）归档的档案应按照一定的分类标准，方便后续的查阅和利用。

3.2 归档程序（1）档案管理部门按照一定的时间周期对已立卷的档案进行归档。

（2）归档前，档案管理部门应对档案进行梳理和整理，确保档案的一致性和完整性。

（3）归档完毕后，档案管理部门应对归档的档案进行标识和编号，并填写归档登记表。

天津外国语学院实物档案管理细则

天津外国语学院实物档案管理细则天津外国语学院在办学的历史过程中，形成了大量有价值的实物档案。

它们是学校档案的瑰宝，是办学传统的结晶，真实而形象地记录了学校创建、变迁、发展的历史进程。

为了搞好实物档案的管理，发挥其作用，依据《天津外国语学院档案管理办法》制定本细则。

一、实物档案管理的基本原则（一）本细则所称的实物档案指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

（二）实物档案实行分级注册，分层管理的原则。

凡具有反映学校特色(包括学校自身形成和从社会上收集两部分)并具保存价值的实物档案，集中存放在档案部门；具有局部特色并具保存价值的实物档案存于各学院。

（三）实物档案属于学校财产，任何部门或个人不得占为己有。

二、实物档案的归档范围（一）历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

（二）各级领导视察学校工作，为学校所写的题词、签名和赠送的书画。

（三）学校及其他职能业务部门不同时期的印章。

（四）学校从事教学、科研、管理等各项工作中，取得的重大成果所获得的奖章、奖杯和证书。

（五）在国际交往中，国际友人赠送的珍贵礼品和纪念品(包括名人字画、特制纪念盘、纪念章、纪念币等)。

（六）中外校友会和著名校友给母校的赠品。

（七）学校参加国家和省市地区举办的各项活动（包括文艺、体育比赛等）中获得的奖杯、奖旗、奖章及荣誉证书等。

（八）反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）。

三、实物档案的归档时间实物档案归档时间在每年年底由归档单位(包括各二级学院、系、部、处、室、馆、中心、所)移交至校档案部门，同时上交实物档案目录清单及说明(包括产生时间、地点、缘由等背景信息)。

四、实物档案的保管（一）凡属上述归档范围内的实物档案，必须将目录清单及说明报档案部门注册登记，并由档案室拍摄照片，标明存放地点，按规定存放。

天津市律师事务所业务档案立卷归档管理办法

天津市律师事务所业务档案立卷归档管理办法办法旨在规范律师事务所业务档案的立卷和归档管理，保障档案工作的质量，为业务活动提供保障。

一、定义1、律师事务所业务档案是指律师事务所实施法律服务活动所处理的所有档案，包括法律顾问资料和司法审判活动的档案，以及其他有关联的档案。

2、律师事务所立卷是指依照本办法的规定，把业务档案分类、整理，归入有关档案目录，按一定编排安排，装订成册存放在律师事务所档案室内，以便查找使用的过程。

3、律师事务所归档是指把立卷完成的业务档案存放在律师事务所档案室里，遵守本办法规定，建立和完善档案管理制度，保管和提供档案查询服务的过程。

二、立卷1、立卷目的立卷的目的是确保业务档案的准确、完整、规范，便于查找使用。

2、立卷要求（1）档案应依次排列，必要时可分类装订。

（2）档案封面、卷首应有立卷概要和序号，卷内页附有规定的封面记录和序号，卷内文件的页码连续、规范且正确，装订牢固。

（3）立卷应实行分卷，卷内页数不得超过100页，卷内文件应根据时间和内容排列整齐。

三、归档1、归档目的归档的目的是实行全面、科学、健全的档案管理，便于管理和查找，保护档案安全。

2、归档要求（1）律师事务所应当按照本办法的规定，建立规范的档案管理制度，归档时应加封档案包装，清晰标明档案的编号和内容。

（2）归档的档案须经审核，归档后应妥善保管，按照规定登记档案存放位置，确立档案管理规定，建立保管、查询档案制度，保障档案安全。

四、档案查询1、档案查询的渠道（1）律师事务所档案室：通过查询档案存放位置，到档案室检索档案文件，配合档案管理工作人员进行查询。

（2）网络检索：通过互联网检索系统，获取档案文件的编号、存放位置和档案内容等信息。

2、档案查询的要求档案查询应按照有关规定执行，对档案内容和用户保密，避免泄露档案机密内容。

五、责任1、律师事务所负责人应负责档案工作的领导和督促，确保档案管理及时、准确、便捷。

2、律师事务所档案室负责人应定期检查档案管理，加强档案保管、查询服务，并确保档案安全。

立卷整理归档制度(5篇)

立卷整理归档制度一、文书立卷整理是____工作的一项基本制度。

本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。

二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。

三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事(问题)一件，便于保管和利用。

1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件；3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。

7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；9、基建档案由基建部门，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；四、文书书写要求1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。

2、文字书写一律从左至右横写。

立卷整理归档制度（2）是指企业或组织为了管理和保存文件资料而制定的规章制度。

该制度旨在规范文件资料的整理、归档和保存，并确保文件资料的安全性和可查性。

立卷整理归档制度的主要内容包括：1. 文件分类和编号：按照一定的分类标准对文件进行分类，并为每个文件编号，以便于整理和查找。

2. 文件整理和归档：根据文件分类和编号的要求，对文件进行整理和归档。

审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知-审办发[1997]第267号

审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知（审办发[1997]第267号1997年1月1日）各省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅(局)，各特派员办事处，驻国务院部门审计局，有关部门内审机构，南京审计学院，新疆生产建设兵团审计局：《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》已经审定，现予发布。

请认真贯彻执行。

审计机关审计文件材料立卷归档作业规程第一条为了做好审计文件材料立卷归档工作，提高审计案卷质量，更好地为审计工作服务，根据《审计机关审计档案工作的规定》和其他审计工作规范，制定本作业规程。

第二条本作业规程所称审计文件材料，是指审计机关在履行审计监督职责和执行审计调查任务的过程中，收集、制作与使用的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

第三条审计机关实行审计文件材料立卷归档工作责任制。

审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责；审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责；审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。

做到谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档。

第四条审计文件材料立卷的原则(一)归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料。

(二)审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。

(三)审计文件材料的排列要符合规范化要求，一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。

第五条审计文件材料立卷的基本要求(一)为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷内容上，要做到“完整”与“精炼”。

天津外国语学院档案归档范围

天津外国语学院档案归档范围（2006年修订版）党委办公室1、校党委会、党委扩大会、常委会、书记办公会议的文件材料：(1)公报、决议、决定、纪录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件材料。

(2)讨论未通过的文件材料。

2、校党委会召开的党总支(直属支部)、各部、委、办、室领导会议，讨论通过的文件材料、会议记录。

3、本校召开的党员大会的讲话稿及记录。

4、上级党委召开的各种重要会议的文件材料。

5、上级党委颁发的指示、命令、决定、规定、准则、条例、通报、批转和领导指示性通知等文件材料。

6、同级党委和非隶属党委颁发的，需贯彻执行的办法、条例、规定等文件材料。

7、本校党委代上级草拟的文件并被采用的最后草稿印件。

8、本校党委颁发的指示、决议、规定、规章制度、通报、工作简报。

9、本校党委调查研究形成的重要报告、经验总结等材料。

10、本校党委的指示、报告与上级党委的批复、批示及下属各部门的请示、报告与本校党委的批复、批示(包括电话和口头的请示与批复)。

11、本校党委的工作计划、总结。

12、本校党委及下属各部门启用或销毁印章的文件通知、印模等。

13、上级党委对本校党委或本校党委对下属各部门机构的建立、合并、撤消、改变机构名称、改变领导关系的通知、决定、指示、批复等。

14、上级对本校党委或本校党委对下属各部门人员编制、职权范围、岗位责任等的决定、规定的有关文件材料。

15、本校党委处理群众来信来访形成的文件材料。

16、收发文登记簿、清退文件及销毁文件清册。

17、本校党委的大事记、历史沿革、概况介绍及反映党的重要活动的有关文件材料。

18、本校党委对各总支(直属支部)的建立、撤销、改选的决定、报告、审批材料等。

组织部、统战部组织部：1、上级颁发的有关组织、干部工作的指示、决定、规定、条例、准则、通报、办法及选举人大代表等相关材料。

2、本部制定的有关组织、干部工作的规定、办法制度等文件材料。

3、本校党委对各党总支(直属支部)的建立、撤销、改选的决定、报告及审批材料。

上级对本校党委或本校党委对下属各部门人员编制

5、本部有关民主党派、侨务、少数民族事务工作的计划、总结、报告、请示以及领导或上级的批复材料
6、本部汇总的统计报表、统计资料等文件材料。
。
*7、本校统战工作的重要会议记录。
8、本校有关人员参加政协会议的代表名单、登记表发言材料。
次年6月底以前归档
纪检
*1、上级颁发的有关党的纪律检查的指示、决定、规定、办法、条例、准则、通报及批转的文件。
8、本校纪委对全校党员进行纪律教育的报告、会议纪录等材料。
*9、本校纪委处理群众来信、来访的文件材料。
次年6月底以前归档
*10、上级党委或检查机关对本校党委或本校党委对其下属部门进行检查形成的文件材料。
监察室、审计室
宣传部
11、本室工作计划、总结。
12、上级机关下发的有关文件。
*13、本室形成的有关监察、审计的规章制度、决定、决议等材料。
重要文件。(2)对决议、决定的修改意见、一般汇报
*3、校长召集的专业性会议、座谈会、汇报会的会议次年6月底
记录等文件材料。
以前归档
校办公室
*4、上级召开会议的材料。
*5、上级机关的指示、决定、通报、通知、规定及规 *6、本校的决定、规定、通知、办法、通报、规章制
章制度等文件材料。
度。
*7、本校的请示与上级的批复、下级的请示与本校的批复
*(2)大会讨论未通过的文件、重要提案及办理情况、列席代表名单。 (3)会议参考文件、小组会议记录。
*2、本校工会委员会(包括扩大会)的会议记录、决议、决定、纪要及讨论通过的文件。
的文件、重要的照片、录音带、光盘等。
*3、上级召开会议的文件材料。(1)本校领导在会上的重要发言材料。(2)会议的决议、决定、报告等。

大学外语部关于试卷命题、考试、阅卷及成绩归档等的若干规定(试行)

大学外语部关于试卷命题、考试、阅卷及成绩归档等若干规定命题、考试、阅卷及成绩归档等是教学活动中的重要环节。

为增加命题、考试、阅卷及成绩归档等工作的科学性、规范性，特制定本规定。

第一章命题第一条考试命题以教学大纲为依据，起到引导学生温故知新、开拓思维的作用。

第二条试题的难易程度要适中，题型要多样，份量要足够；命题教师要同时出A、B两套试卷，A、B卷难易程度应相当，并且知识点相同覆盖量不超过15%。

第三条试题着重考察学生对所学语言知识、语言技能的掌握程度。

一般来说，语言知识题占10%，语言技能题占80%，综合题占10%；其中，大多数学生能完成的题目占85%，只有优秀学生能完成的题目占15%。

第四条命题措辞要严谨明确，避免出现歧义，造成误解。

同一份试卷中不应出现重复内容，近三年内试题的重复率一般不超过20%。

第五条考试包括闭卷考试、非试卷形式考试（如教改班学生的口语考试）两种形式。

第六条同大纲、同学时、同教材的课程，无特殊情况应当统一命题，统一评分标准。

凡实行统考的课程，应成立3人以上命题小组，负责命题工作。

第七条闭卷考试的试题，须另附参考答案和评分标准。

非试卷形式考试的试题应附评分依据。

第八条逐步建立、使用试题库（或试卷库），实现考教分离。

第九条试卷格式应按外国语学院和大外部统一要求执行。

（试卷格式可在外国语学院主页下载专区下载）第十条命题完成后，命题教师应签字报教研室和学院负责人审查，审查人签字后，方可印刷。

第十一条试卷应在考试前至少10个工作日连同试卷印刷单送交学院教学科，由学院教学科统一送教务处登记并印刷。

第十二条考试前任课教师可以带领学生进行全面的复习，但不得划范围、圈重点，更不得泄漏考题。

第二章考试第十三条每学期的课程考试为期末考试。

第十四条根据教学安排，由教务处确定各个年级考试时间。

第十五条文印室将试卷印好后，各教研室安排专人签字验收。

第十六条各教研室组织专人对试卷进行封装（每考场多装两份），如实填写试卷袋上的“试卷分发记录”，封装好后，试卷交专人统一保管，任何人不得自行保管试卷。

什么是立卷归档 [学院各部门档案立卷归档管理办法]

什么是立卷归档 [学院各部门档案立卷归档管理办法]学院各部门档案立卷归档管理办法一、根据《高等学校档案工作规范》、《z外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。

二、立卷归档基本原则1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。

2、凡属《z外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。

3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。

每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。

校综合档案室按立卷单位接收档案。

三、立卷归档的组织规范1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。

2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。

3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。

4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。

对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。

四、文件材料的立卷分工1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。

2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。

3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。

大学文件材料立卷归档工作规范(WORD10页)【范例】

大学文件材料立卷归档工作规范为规范学校文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合本校实际，特制定本规范。

一、归档范围的确定（一）归档范围确定的原则1．归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2．归档的文件材料必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文件材料的不同特点和成套性。

（二）各部门、各学院、直属业务单位归档范围，见《成都大学归档范围、保管期限及密级表》。

（三）凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。

（四）不归档的文件材料及处理，见《成都大学不归档文件材料及处理办法》(附件)。

二、立卷归档要求（一）实行部门和课题组立卷制度，保证案卷质量和归档材料齐全、完整、准确、系统。

（二）立卷分工：1．中共中央、国务院、省、地、市党委、政府以及教育部、教育厅下达的文、电材料，综合性的，由学校办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2．以党委、学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。

3．职能部门以党委、学校名义的发文，由主办单位立卷归档。

4．以职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档。

5．党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，分别由学校办公室立卷归档。

职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

6．校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，分别由学校办公室立卷归档；请示报告的原稿及批复、批转的复制件，由报文单位作为资料保存。

7．两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位作为资料保存。

8．各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档，并将其全部档案移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

文件材料立卷归档步骤

文件材料立卷归档步骤文件材料立卷归档步骤一、文件材料立卷的重要性文件材料的立卷是每个组织或个人管理文件时的基本环节，它能够确保文件的准确性、完整性并有助于日后的使用和查阅。

无论是企业、政府机关还是个人，都需要进行文件材料立卷及归档工作，以确保组织运作的顺畅和信息的稳定流动。

在文件材料立卷过程中，步骤的规范性和系统性十分重要。

下面将逐一介绍文件材料立卷和归档的具体步骤，以期帮助您更好地理解和应用这一管理方法。

二、文件材料立卷的步骤1. 准备工作：在进行文件材料立卷之前，首先要做好准备工作。

这包括了解立卷的目的和内容、整理需要立卷的文件材料、制定清晰的立卷计划等。

2. 分类整理：将待立卷的文件材料进行分类整理。

可以依据文件的形式、内容、时间顺序等进行分类，以方便立卷过程的进行和后续的查阅操作。

可以进行文件的重命名、标注和编号等处理，有助于提高文件的可管理性和可追溯性。

3. 汇总复核：将分类整理好的文件材料进行汇总复核。

在这一步骤中，需要仔细检查文件的数量、格式、顺序和内容的准确性，以确保立卷的完整和正确。

4. 编制目录：根据立卷的文件材料，编制相应的目录。

目录可以按照文件材料的类别或时间顺序进行编排，并在每个文件的标题、日期、档案编号等信息后面添加简要的说明和摘要，以方便后续的查找和使用。

5. 归档存储：根据编制好的目录，将立卷的文件材料进行归档存储。

可以使用文件柜、存储盒、云端存储等方式进行归档，根据需要设置相应的保密和备份措施，以确保文件的安全性和可持续性。

三、归档管理的好处文件材料立卷的目的是为了更好地管理文件，提高文件的利用率和组织运作的效率。

归档管理带来如下的好处：1. 整齐有序：文件材料立卷和归档能够让文件以一种整齐有序的方式存在，使得文件不会乱放、丢失或遗忘。

这有助于提高工作效率和减少管理成本。

2. 便于查找：文件材料立卷后，可以编制详细的目录和索引，有助于快速查找需要的文件和信息。

这对于日常工作和决策的支持具有重要意义。

天津外国语大学公文拟稿纸

天津外国语大学公文拟稿纸
天津外国语大学办公室制
填表说明：
1.需要校领导会签时，学校主要领导或主办部门分管校领导在签发一栏签名，并签署意见
和日期，其他校领导在会签一栏签名，并签署意见和日期。

2.需要部门会签时，各部门主要负责人依次在部门负责人审核一栏中签名。

3.发文单位如实填写主办部门填写一栏中所有项目。

没有内容的填“无”。

4.填写印发份数时，应在部门需要份数基础上增加2份（用于学校发文年终归档）。

5.主办单位应根据《天津外国语大学信息公开实施办法（试行）》勾选信息公开选项，除
涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。

未勾选的视为主动公开。

6.下发部门须填写准确，原则上下发各部门文件1份。

若同一部门下发超过1份，需将下
发份数注明。

文件材料立卷归档业务培训-天津外国语大学

（二）文件材料立卷宏观工作流程
网络环境下纸质文件立卷的宏观工作流程包位于卷内文件之前，使用档案管理软件打印卷内文件目录。
党办2014年编号文
（党群部门）
①3、部归门档日文常件预材立料卷应括归原两件。个方面：即文件实体辅助立卷和文件信息网
上立卷（利用档案管理信息系统平台）。 ③ 召开重要会议的全套文件材料；
要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。
必须注意几种固定的排列顺序：正件在前，附件在后；存本（印刷本）在前，定稿（签发稿）在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
④拟写案卷标题
案卷标题一般由责任者、年度、内容（问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字，可先用铅笔在案卷封皮上填写，最后由档案部门审查后统一打印粘贴案卷题目。
具体做法：每年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。
不同规模归档部门的预立卷操作
●处级部门，可以分科室分别做好文件材料的平时立卷工作，第二年统一由兼职档案员将案卷移交归档。
●科级部门，可由兼职档案员集中进行平时立卷归档工作。
4、新闻材料：学校向电视台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿或复制件、翻录件等。
5、大型活动：一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的大型活动等，在活动结束时，应由主办部门及时收集有关文件材料。
（二）文件材料归档时间
归档时间参照《天津外国语大学归档单位工作职责及归档办法》中关于归档时间的要求办理。 1、各党政部门和按年度归档的部门，应在次年六月底前归档； 2、各教学单位和按学年归档的部门，应在次年度寒假前归档； 3、科研、基建等部门，应在科研成果评定、基建项目完成后两个月内归档。

外国语学院学生档案管理规定

外国语学院学生档案管理规定为规范我院学生档案管理，实现学生档案管理的规范化、科学化，确保学生档案的安全，特制定《外国语学院学生档案管理规定》。

一、学生档案的保管学生档案由学院按专业、班级统保存管理，专人负责，专柜存放。

二、学生档案的归档学生档案应包括下列材料：1、入学前材料2、新生入学体检表3、学生情况登记表4、学生学年鉴定表5、专升本学生登记表6、学籍变动材料7、奖励材料8、处分材料9、团员材料10、员材料11、高校毕业生登记表12、毕业生体检表13、学士学位登记表14、学生成绩单15、毕业生就业通知书学生档案归档材料的内容必须认真进行审查，要求完整真实、准确清楚。

三、学生档案的借阅1、学生不得查阅或借阅本人及他人档案。

2、学生档案属机密文件，一般不予外借。

确因工作需要借出时，应严格履行借出登记手续。

在《档案借阅登记簿》上详细记录，说明借阅理由，注明归还时间，档案借出一般不得超过三天，期满后应及时归还。

查阅时禁止在档案上涂改、批注、删改；未经批准不得复制。

3、档案归还时，管理人员要逐一核对、清点档案内材料，如有丢失由借阅人负责。

四、学生档案的转递1、转专业学生档案由学院转至相关学院。

2、休学学生的档案转至休学后所属年级档案管理。

3、开除学籍、自动退学的学生档案，学生本人可将档案自行带走。

4、死亡学生的档案学院保管一年后，自行销毁。

5、学生毕业离校时，所有需要归档的材料要及时立卷；毕业学生档案通过机要文件形式转递，不得自带。

寄出档案因地址不详等原因退回的，学院保管一年。

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4、新闻材料：学校向电视台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿或复制件、翻录件等。
5、大型活动：一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的大型活动等，在活动结束时，应由主办部门及时收集有关文件材料。
（二）文件材料归档时间
归档时间参照《天津外国语大学归档单位工作职责及归档办法》中关于归档时间的要求办理。 1、各党政部门和按年度归档的部门，应在次年六月底前归档； 2、各教学单位和按学年归档的部门，应在次年度寒假前归档； 3、科研、基建等部门，应在科研成果评定、基建项目完成后两个月内归档。
⑥填写/录入卷内文件目录
位于卷内文件之前，使用档案管理软件打印卷内文件目录。
⑦填写卷内备考表
卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素水笔或钢笔填写。 1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 2、立卷人：由组成本卷的专兼职档案员填写。 3、检查人：由对案卷进行审核的责任者（各部门主管档案工作负责人）签名。 4、立卷时间：填写立卷的时间。
应归档文件材料
（1）本部门形成的文件材料 ① 本部门形成的制度、规章等有查考利用价值
的文件； ② 处理重要问题形成的文件材料； ③ 召开重要会议的全套文件材料； ④ 重要的请示、报告、总结、综合报表等。
（2）上级来文：直属或非直属上级机关颁发的属于本部门主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；
特别注意：“帐外文件”的收集归档
不同规模归档部门的预立卷操作
调配卷调配科
上级文件卷
人事处
工资滚动卷劳资管理科
年度考核卷
职称卷师资管理科
培训卷好处：方便平时文件的管理和利用，便
于第二年文件整理归档。
②检查调整
在平时预立卷基础上，将每类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准备组合成案卷。
③卷内文件排列
二、案卷移交归档基础理论
。
文件材料归档制度：是指将整理立卷的
文件移交档案机构或档案专门人员保存
的规定。
归档范围
归档制度归档时间
归档验收
归档手续
（一）文件材料归档范围
凡是本部门活动过程中形成的对学校及国家和ห้องสมุดไป่ตู้社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料，均属于归档范围。
请各部门从综合档案室网页下载《天津外国语大学档案归档范围》，作为参考进行立卷归档。
（四）文件材料归档手续
移交档案时，交接双方应当面检查清点数量。确定无误后双方须办理档案交接手续，填写移交清单。
要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。
必须注意几种固定的排列顺序：正件在前，附件在后；存本（印刷本）在前，定稿（签发稿）在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
④拟写案卷标题
案卷标题一般由责任者、年度、内容（问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字，可先用铅笔在案卷封皮上填写，最后由档案部门审查后统一打印粘贴案卷题目。
⑧填写案卷封皮
案卷封皮由全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、页数、归档号、档号八项组成。由档案部门统一填写。
⑨装订案卷
按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序，采用三孔一线法装订。装订前要求： 1、拆除金属物：去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物。 2、取齐：所有文件采取左上对齐的方式。 3、装订：用打孔机采用三孔一线的方法左侧装订。
（二）文件材料立卷宏观工作流程
网络环境下纸质文件立卷的宏观工作流程包括两个方面：即文件实体辅助立卷和文件信息网上立卷（利用档案管理信息系统平台）。
（三）文件材料立卷微观工作流程
①部门日常预立卷
定义：各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。
（三）文件材料归档验收
归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案部门根据有关标准进行验收，不符合要求者，档案部门有权退回，限期整改后重交。
1、归档文件材料用纸规格要求统一，一律使用A4型或 16开。 2、分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序，卷内目录录入准确。 3、归档文件材料应归原件。若不能归原件，则可归一份复印件（加盖立卷单位红章），并注明原件出处。 4、备考表签字或盖章等手续必须完整。
例: 党办2014年编号文人事处2014年工资滚动卷英语学院2013-2014年度国家奖学金卷图书馆2014年工作卷
（党群部门）（行政部门）（教学单位）（教辅部门）
⑤卷内文件编号
为了固定卷内每份文件的顺序位置和方便查阅，卷内文件顺序应用阿拉伯数字统一编号。
凡是有文字的页面都必须编写页号，任何一卷的页号均从“1”开始，其中卷内目录、备考表均不编页号，案卷的张数不超过200页。
TIANJIN FOREIGN STUDIES UNIVERSITY
兼职档案员培训课件
文件材料立卷归档基础理论
第一部分文件材料立卷基础理论第二部分案卷移交归档基础理论
一、文件材料立卷基础理论
（一）文件材料立卷制度（二）文件材料立卷流程
（一）文件材料立卷制度
文件材料立卷，也叫组卷，它是归档部门(各职能部门和教学单位)将办理完毕的具有查考和保存价值的一份份文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，依据文书立卷特征将它们整理成一组组文件集合体——即案卷的工作。
具体做法：每年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。
不同规模归档部门的预立卷操作
●处级部门，可以分科室分别做好文件材料的平时立卷工作，第二年统一由兼职档案员将案卷移交归档。
●科级部门，可由兼职档案员集中进行平时立卷归档工作。
“帐外文件”，指未经本单位收发文登记的文件材料。
1、会议文件：学校召开的各种重要会议所形成的文件；学校领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、载体的文件材料。
2、规章制度：学校及内部机构制定的重要的规章制度、办法等。
3、声像材料：国家及上级机关领导人来学校视察、处理工作；学校领导在公务活动中形成的各种声像材料。