内部控制文件培训PPT 采购与付款循环

协、外包质量安全，致损及公司权益、商誉、客户安全与健康保障、 或公司遭诉讼与经济赔偿风险；
4.采购产生无合约保障的法律纠纷； 5.未实际定期审核对已列入为合格供应商审核、评鉴、查核程序；
稽核室
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供应商管理—主要依据与表单
依据资料：
1.供方评定和采购管理程序； 2.合同管理规定； 3.印鉴、印章管理制度； 4.核决权限表；
稽核室
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采购验收—主要依据与表单
依据资料：
1.产品检测管理程序、抽样标准、 入厂检验标准； 2.入厂检验规范、核决权限表；
使用表单：
1.采购订单、
2.验收入库单、
3. 送货单；
稽核室
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采购验收—作业程序
1.检验工作程序： 2.进货检验判定依据：公司各类物资入厂检验标准或规范、及供应商 提供的送货单、入厂检验报告、产品图纸、技术标准等； 3.进货检验规定：
完成完整评估流程达标后，经由相关权责单位核准，方可列为合格
供应商，进行采购作业；
稽核室
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供应商管理作业
稽核室
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供应商管理—主要风险点
1.未建立供应商征信数据，登记有关交易情形、财务及信用状况；
2.未实际审核供应商的生产状况及其质量要求；
3.未定期对供应商进行复审、评鉴，致无法确保公司各类物资及外
资信(质)认定，提供权责主管市场成本、目标成本的调研报告；
5.财务 部 门 ：召集各 部 门 召开项目外包工作的审核会议，确定外包工作内容及成本控制目
标；
6.仓储部门：负责委外加工品的收发货；
稽核室
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委外加工—主要风险点
1.未能于规定期限完成交货验收，延误生产及销货交期，造成损失；
2.委外加工未经适当评估； 3.存货库存数量与账列数不符；
类归档予以存查； 稽核室
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供应商遴选—控制重点
1. 供应商之遴选是否符合公司的程序； 2. 是否确实建立合格的供应商基本数据，且购买之厂商是否为评估合 格之厂商； 3. 新增供应商审批表应于呈权责主管核准并登录为合格供应商，才可 以进行正式采购交易；
4. 新供应商应进行实地审核、评鉴、查核，填写供应商评估调查表，
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采购价格管理(询比议价作业)
稽核室
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询比议价—目的与权责单位
目的：
确保有效地管理所有物资采购程序，符合公司要求，使询比议 价、采购作业有所遵循；
权责单位：

采购部门负责询价、比价、议价及采购作业；

以上职能中询价、比价须与议价、定价职能分离，定价应由有 权权责部门负责
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稽核室
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需求请购作业
稽核室
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需求请购—目的与权责单位
目的：
确保有效地管理所有物资请购程序，符合公司要求，使请 购作业有所遵循；
权责单位： 1.需求单位：提出请购需求； 2.采购部门：负责审核请购需求判断是否需要购买；
稽核室
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需求请购—主要风险点
1.物资的请购未考虑安全库存量； 2.各请购单未经核准即进行采购作业； 3. 请购需用日期不明确，造成物资不能及时满足客户要求；
风险：
未建立供应商征信数据，登记有关交易情形、财务及信用状况； 未建立合格的供应商基本数据，且购买之厂商是否为评估合格厂商； 未实际审核供应商生产状况及其质量要求、落实实地审核、评鉴、 查核，填写供应商评估调查表，完成完整评估流程； 供应商评鉴评分标准不客观；
稽核室
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供应商遴选—主要依据与表单
稽核盘点中发行的缺失应要求供应商限期改善；
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 5.委外加工项目应根据验收入库单所列信息，准确办理入库手续； 6.委外加工合同、委外加工协议中应叙明质量标准，交货日期计算、收料规定；
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稽核室
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采购验收作业
稽核室
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采购验收—目的与权责单位
目的：
制定物资验收程序，以确保购入物资符合需求，并据以管制供应商
行采购；
3.需求部门请购物资时，是否依据生产用量计划、安全库存、库存状况及是否
有替代料做考虑；
4.采购计划应先确认库存状况后，并经应经权责主管核准；
5.紧急请购应查明原因是否为不可抗力及为何进行需用紧急请购作业；
6.请购单未妥善归档；采购订单应连续编号，并应依序号归档；若有缺号或遗
漏，应追查原因，以确保记录的完整性； 稽核室
交货质量，使验收作业有所遵循；
权责单位：
1.品保、委外申请部门：负责所有物资、委外加工产品质量检验； 2.仓储部门：负责所有物资的出入库管理，保证数量的准确性；
稽核室
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采购验收—主要风险点
1.供应商所送物资与采购需求、采购订单不符；
2. 进出厂区之车辆未经保安查验，送货内容与送货单不符； 3.进货质量未经品保部门或委外申请部门检验； 4.进货验收单未经权责单位人员负责签核； 5.不具实验收，给公司造成损失；
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询比议价—控制重点
1.询价、比价、议价采购作业的执行须得权责单位的认可与核准后方可执行； 2.工程发包及重大资产采购须采取招投标方式，并签署采购、技术、售后服务、
质量保证等合约，并经权责主管核准；
3.工程发包采购应经供应商的报价、比价及议价后，呈权责主管签核后 方 可 实
施；
4.采购合同交货时间采用分批交货方式的，应采用电子文件或单据进行记录； 5.采购物资为特殊性物资或特殊要求的，应会同相关部门协同办理； 6.供 生 产 使用的机器设备 以 外的重大（达实收资本额百分之二十或规定金额以
表时，应先查明否有库存可供调拨使用；若有，则进行协调，将既有库存作有效的运 用；若无，仓储单位、行政管理单位根据安全库存量与库存实物情况手工填写月统购 表，经权责人批准后交采购部门； 19
稽核室
需求请购—控制重点
1.请购单据是否详细填写需求之产品规格型号、数量及需求日期等讯息；
2.若有指定物资厂牌者须备注说明；所有请购需求须经权责主管核准后方可进
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供应商管理—控制重点
1.采购部门是否详实建立供应商数据并实时更新档案；
2.采购部门是否定期评核供应商； 3. 在异常情形发生时，是否确实了解原因，并评估可控性； 4.供应商之产品异常是否尽力解决；
5. 对供应商的付款条件与其资本净值、应付账款余额、交
易额之间的合理性与平衡性；
稽核室
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对国家授权的计量试验室，不再做服务质量评价；
合格供应商评定，当顾客在合同中指定供方时，公司可将其纳入合格供应商一览表； 对评估达标的供应商建立数据库，在与评估达标的供应商洽谈签订年度供应协议后，列为合格
供应商，建立合格供应商一览表，对稳定性长期合作的合格供应商做ERP系统建档；
采购部门将所收集的供应商资料及供应商评估表以各类物资、外协、外包做分
教育训练—内控
——采购与付款流程
稽核室：XXXX
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采购循环作业流程图
稽核室
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采 购 循 环 各 作 业 目 录
目的与权责部门 作业风险提示 依据与相关表单 作业流程简介 风险控制重点
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稽核室
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供应商遴选作业
稽核室
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供应商遴选—目的与权责单位
目的：
确保所遴选供应商符合公司合格供应商要求，使供应商遴选作业有 所遵循；
依据资料：
供方评定和采购管理程序； 核决权限表；
使用表单：
供应商评估调查表；
年度供应协议；
合格供应商一览表；
稽核室
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供应商遴选—作业程序
供应商信息收集：各类物资及外协、外包供应商的信息获取 引进、评价合格供应商时，综合考虑因素，
供应商依重要性分类 ；
供应商资料收集、初审；供应商样品及实地评估： 对为本公司提供服务的供方，如运输公司、检测等，也应经评价合格后方可向本公司提供服务，
稽核室
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委外加工—控制重点
1.经询价完成的供应商目录，供应商数据、价格若须变更，非经适当核准程序
不得为之；
2.委外供应商应为公司评鉴合格的供应商； 3.委外申请部门应随时查询未结案的订单数据，查核及督促供应商的交货进度； 4.委外供应商在生产过程中，生管部门应指派专人定期或不定期进行稽核盘点，
经权责人批准后交采购部门，实施采购；
4. 一般物资请购：仓储单位在接获需求单位的已经适当核准的采购月统购表时，应先
查明是否有库存可供调拨使用；若有，则进行协调，将既有库存作有效的运用；若无， 仓储单位根据安全库存量与库存实物情况手工填写月统购表，经权责人批准后叫采购 部门；
5. 辅助物资请购：仓储单位、管理单位在接获需求单位的已经核准的适当采购月统购
权责单位：
采购部门：负责对供应商评定、基本数据的建立及供应商档案归档管理； 品保部门：负责对供应商进行评核、监督供应商质量状况及供应商送样测试等； 技术部门：负责采购标准的编制和提供；
制造部门：负责对供应商的交期进行考核；
项目部门：负责协助对供应商实施实地评监及考核； 稽核室
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供应商遴选—主要风险点
使用表单： 1.供方年度业绩评定表； 2.供应商年度供方评定记录； 3.纠正/预防措施处理单； 4.合格供应商一览表；
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供应商管理—作业程序
1、所有物资、委外加工供应商管理 2、重要类物资采购选择长期合作的策略性供应商 3、如需增加供应商，收集相关的企业信息，现有的合格供应商、相关单位、各分 公司及相关人员、各种媒体或企业自荐都可成为供应商信息来源的途径； 4、供应商初步评审\供应商临时评审和调整 5、采购部门每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写供方年度业绩评定表，评价 时按百分制......； 6、经年度或不定期评审后，达不到合格供应商标准的取消合格供应商资格 ,采购 部门应及时提请更新合格供应商一览表 稽核室