档案管理办法.pdf

（一） 档案管理人员必须有严格的保密观念， 保证公司档案的绝 对安全。
第三章 档案Baidu Nhomakorabea保管
第八条 归档后的档案由办公室统一保管。 各部门、 项目部临时保管 的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。
第九条 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、 排列和编号。 档 案管理员要熟悉档案情况， 主动了解公司各项工作对利用档 案的需求， 积极做好提供利用工作， 为公司各项业务的开展 提供依据性资料。
第十条 办公室要严格按照“八防” （防火、防盗、防潮、防鼠、防 虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技 术保护并定期检查档案保管情况。
第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。
第四章 档案的借阅和保密
第十二条 第十三条 第十四条 第十五条
第十六条
档案资料一般不外借。 需要外借的档案， 借阅人应办理借 阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主 任批准；重要档案（机密文件、证照等） ，需经公司总经 理批准。 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档 案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案， 须 经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借 阅。 借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、 协助，严禁擅离岗位。 借阅人员要爱护档案， 按期归还。借阅人员不得擅自拆散、 调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复 印。私自复印者，公司经查证属实后给予 “严重警告处分”。 预期归还者，档案管理人员应及时催收。 如延长借阅时间， 须办理续借手续。 档案的保密
档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强对公司档案的管理， 促进对各类档案的共享和有效 利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司本部及项目部对工程、文书、 声像、实物 等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归 档、保管等。
第三条 职责分工 （一） 办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档 案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的 施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培 训。 （二） 财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件 的前提下，负责公司会计档案的管理， 并接受办公室的监督、 检查。 （三） 各部门应指定本单位的档案管理人员（兼）并报公司办公室 备案。 （四） 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和 移交工作。
背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完 整。 第八条 交接档案的要求 （一） 交接的资料必须完整； （二） 交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程， 做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备； （三） 归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真 件一般不得作为归档资料， 如遇特殊情况需总经理助理批准； （四） 交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由 移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材 料报总经理助理审批方可归档； （五） 档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作 标准 （六） 卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号 从“ 1”开始。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双 面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标 一律在右下角； （七） 交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清 单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方 各执一份（如有需要可提供电子版） 。 （八） 对工程资料档案的特殊要求： 1 、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续 要完备。文字材料尺寸规格应采用 A4 幅面（ 297mm*210mm）， 图纸应采用国家标准图幅 （图纸一般采用蓝晒图 , 竣工图应是 新蓝图）； 2 、用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折 叠成 A4 幅面，图标栏要露在外面； 3 、所有竣工图均应加盖竣工图章； 4 、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸 的案卷，文字材料排前，图纸排后。
后，原件必须在 7 日内交办公室， 由办公室负责外来文件的 统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可 留存复印件。 除了项目技术性文件外， 其他内部受控文件在 成稿后，原稿由公司办公室归档。 （二） 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议 等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应 把整理审定完毕的档案资料移交办公室保管。 （三） 在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计部保存外， 公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等） 应在 7 日内交办公室保存。项目的各类批文、证照原件，在 办理结束后三日内移交办公室保存。 第七条 立卷归档的要求 （一） 归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科 学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。 （二） 案卷要求 1 、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。 案卷标题要简明 确切，保管期限要准确，装订要整齐。 2 、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案 卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并 履行签字手续。 3 、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌， 便于保管和利用。 4 、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字 迹应清楚、准确。 （三） 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈 赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 （四） 影像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、
第四条 档案的分类 公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工 程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的具体 管理见附件一至附件七。
第二章 档案立卷、归档
第五条 办公室及各职能部门的档案 （资料）管理员应定期（每月一 次）进行档案的收集。
第六条 立卷归档的时间 （一） 各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件