秘书综合技能实训手册(整理)

人文学院

秘书综合技能实训手册

学期： 2012年-2013年第2学期班级：文秘

学号：

姓名：

任务模块

任务模块一：绘制企业组织结构图与工作说明书

（一）写出你的实训单位及实训岗位

实训单位：杭州恒茂食品有限公司（地址：浙江省杭州市萧山区商业城商城中路80号）

实训岗位：行政部办公室文员

（二）画出实训单位的组织结构图

任务模块二：办公室日常事务

（一）制作你实训岗位两天的工作备忘录

工作备忘录

备注：★表示重要紧急程度较高

1、发给：市场部经理——李明浩

来自：行政部文员——

日期：2013年6月18日

主题：杭州佑康食品集团有限公司来访行程安排

内容：杭州佑康食品集团有限公司总经理李先生一行三人将于2012年6月18日下午3点抵达杭州，与我公司总经理会面，将于2012年6月20日下午离开。望做好行程安排。

2、发给：行政部文员——

来自：销售部经理——黄莱

日期：2013年6月19日

主题：举行销售规模扩大会议的通知

内容：6月20日下午总经理将就扩大分公司的销售规模举办会议，望及时通知分公司销售部门人员按时参加，准备好相关材料。

（二）制作办公用品管理基础文件

1、写出实训单位办公用品管理所涉及的基础文件清单

办公用品领用表、物品领用申请单、办公用品领用申请步骤一览表、办公用品领用申请单、

2、为实训单位制作以上所说的文件

办公用品领用表

领用部门：月份：

物品领用申请单

办公用品领用申请步骤一览表

（三）制作接待方案：你的实训单位要接待来洽谈业务的客户团队，请你编制一份接待工作安排表与接待计划表。

关于桐乡宏星有限公司来我公司洽谈业务的接待计划表

关于桐乡宏星有限公司来我公司洽谈业务的接待工作安排表

任务模块三：会议安排

（一）你的实训单位将召开一次会议，请你编写会议筹备方案。

杭州恒茂食品有限公司2013年上半年销售工作总结会议筹备方案

一、会议主题

面对机遇，2012年上半年销售部门面对市场的需求和竞争做出的一系列经营措施，并取得突出成效。为了在下半年里取得更大的突破，我们要总结前期工作的经验，齐心合力，共同探讨、研究制定新的方案销售方案以适应市场变化的需求。

二、会议的时间、地点

会议时间：2013年6月22日

上午9：00——11：30 下午3：00——5：00

会议地点：杭州萧山帝豪商务酒店0205会议厅

三、参加会议人员

参加会议的人员包括：总经理、副总经理、销售部的管理阶层全体职员、各部门主要领导人员

四、会议议程

会议由副总经理主持

上午：

（1）销售部部长对上半年的销售情况做出总结

（2）总经理对这半年的销售情况和相关报告

（3）其他部门人员代表对这半年来的主要工作进行总结

下午：

（1）小组讨论，用头脑风暴的方式对半年来去的工作成效和不足提出见解（2）销售主体小组进行讨论，提出可行性方案

（3）副总经理进行总结报告

五、会议议题

1、对上半年的销售工作进行讨论总结经验和不足

2、各领导对工作提出大体方向和指导

3、讨论下半年的销售方案

4、会议表彰

（1）宣布工作先进集体、先进个人表彰决定；

（2）宣布突出贡献奖

（3）为先进集体和先进个人颁发奖状、证书

六、会议分工

成立筹备小组：秘书组，接待组，会务组，安保组，交通后勤组。具体的工作安排如下：

秘书组：确定与会对象，发邀请函，预订车票，预订宾馆房间，预订会场，制订会议的预算。负责人：王明

会务组：会议通知的发放，对会场进行布置，会议文件资料的准备，会议设备和用品，安排会议记录，会签到工作。负责人：李晓豪

安保组：确保每一位与会者的安全，同时还要保证会议进行时的安全。负责人：杨精羽

接待组：负责会议的接待工作，包括安排与会者的食宿，带领与会者参观游览桐乡乌镇。负责人：苏芳芳

交通后勤组：负责与会者车辆的使用，在会议期间的引导工作，会议过程中茶水的准备，购买会议需要的设备等。包括各地人员的到达桐乡，及我方人员的来往。负责人：周彬

七、接待规格

对等接待

八、会议材料的准备

销售部的销售报告表

总经理的报告

各部门代表的报告

副总经理的总结报告

公司上半年的销售计划和销售总结表

八、会议经费预算

捌万柒仟叁佰元整。

附件：

１．会议通知、回执单

２．会议安排日程表

３．会议经费预算明细表

杭州恒茂食品有限公司

二○一三年六月二十二日附件3：

会议经费预算明细表

车票：（代表）1200元/张*10人*2次=24000元

（我方）500元／张*10人*2次=10000元

宾馆房间：580元/间*10间*5天=29000元

会议厅：680元/天*5天=3400元

餐费：

第一天：欢迎宴：3000元，晚餐：3000元

第二天：早餐（客房服务），午餐：1000元晚餐：1500元

第三天：早餐（客房服务），午餐：1000元晚餐：1500元

第四天：早餐（客房服务），午餐：1000元晚餐：1500元

总计：13500元

车费：200元/部/天*5部*4天=4000元