网络采购管理制度

网络采购管理制度

一、目的

积极响应上级管理部门网络采购要求，充分利用网络采购优势，规避人为采购风险，规范网络采购管理，降低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本规范适用于亨通智能精工装备有限公司网络采购的过程管理。

三、定义

（一）网络采购：是指以网络媒体和网络技术为载体，经过大型、正规网络商城询价，采取网上交易的形式，在实际交易中完成采购的行为。

（二）网购平台：指基于互联网，为促成买卖双方交易而建立的平台。京东商城、天猫商城、苏宁易购或信誉有保障的生产厂家官网进行网上采购。

四、主体内容

（一）网络采购范围

（二）亨通光智能精工网络采购供应商选型

1、所选网店应提供合法、有效的增值税专用发票。

2、从天猫商城或京东商城上官网旗舰店、天猫商城或京东商城上的其他正规网店进行购买，但必须选择信誉度在五钻以上，评分在4.8分以上的网络电商。

3、做好网络供应商统计工作，建立健全的网络供应商数据库。网络采购员在已建立的合格供应商名录中挑选供应商，以提高采购效率，保证采购质量。

4、采购部应积极开发并引入更优质的网店供应商，以降低采购成本。

5、网络供应商按采购物料分类，每个类别应不低于2家供应商。

（三）网络供应商管理

1、采购部负责在公司许可的网络平台，进行注册公司采购账号。如京东商城。账号：亨通智能精工网络采购。

2、采购部指定专人负责网络采购过程实施，包括采购下单、网络付款申请、发货/到货跟踪、网络验收异常处理等；财务部负责网络采购款项的支付，账号管理。

（四）网络采购流程

1、需求部门可以根据采购部提供《网络合格供应商名录》，在采购申请时可以从网络供应商中选择对应物品；

2、采购部网络采购负责人根据物品类别，符合网络采购范围的优先进行网络采购。

3、网络采购员询比价完成，并下单后，填写《网络付款申请单》，审批后交财务部进行付款；

4、财务部根据签字审核后的《网络付款申请单》进行付款；

5、付款完成后，采购员负责跟进网络供应商发货以及到货事宜；

6、网购物料到货验收出现异常的，对口采购员负责进行异常处理；

7、无质量问题，网络采购物品不允许退换货；确实出现异常需要退换货的，网络采购员负责协调处理。

（五）网络采购实施（以京东采购为例）

1、采购员接收到OA采购申请单，并在OA系统中确认网络采购申请单；

2、根据采购人的采购申请单上附带网址，在京东商城选型（选型商店必须为京东自营店），并把采购单上所需采购加入购物车，点击去购物车结算，在此界面需确认，所采购物料是否为京东自营，付款方式是否为公司转账，开票信息是否为公司信息，确认无误后，点击去结算，形成京东送货订单号。

3、对订单进行截图打印一份，并根据订单金额制作付款申请单。确认所写金额核实无误后，把订单截图与付款申请单及采购单附在一起交由部门主管，财务主管，公司负责人审批，审批完成后，把付款申请单交由财务部付款，订单截图及采购单带回。财务付款后，京东会发邮件提醒网络采购员收到订单并安排出货。

4、物料到库后，仓库人员根据采购单及京东订单截图进行验收，验收无误后，联系采购申请人至仓库核实，取走并在京东订单上签字。签字后的订单及采购申请单交由网络采购员存档。

5、网络采购员根据采购单信息及订单金额在SAP系统中维护合同。供应商选择“上海圆迈贸易有限公司”。合同及订单维护完成后，通知仓库根据订单作来料登记并入库。

6、异常处理

验收时发现物品损坏等质量异常，联系京东退货，并重新购买。退货金额请选择退至公司开户行账号，退款到账后，截图并打印交由财务部核查。开票异常或对账异常，联系京东对亨通KA客户经理处理，TEL:XX。

（五）网络采购合同管理事宜

鉴于网络采购的发起初衷就为提升效率、降低成本，并且网络采购单的透明度，所有网络采购可以不需要进行合同确认，通过网站直接下单，金蝶K3系统中进行订单补录，凭总经理签字审批的付款申

请单，执行付款，接收货物入库即可。

（六）网店评价管理

1、由采购部负责组织对供应商进行绩效评估并汇总评分结果，

需求部门负责对供应商交货能力及质量评价，采购部门负责产品价格及成本降低和服务评价。若网店供应商绩效总分连续2 次低于80 分，

经核准，从合格网店供应商名录里删除。

2、网店供应商绩效评估表:

3、网络供应商的考核评估的周期为每季度开展一次；根据评分结果后续管理，评分不合格的直接淘汰，并更新《网络合格供应商名册》。

五、其他

本规范自发布之日起开始实施，采购部负责解释和修订。

附件一：《网络合格供应商名册》

附件一：

网络合格供应商名册

备注：本名册，根据考核周期，季度考核完成后更新一次。