秘书培训2第三讲_会务工作(精品)

（2）保卫工作
重要人员的人身安全；重要文件； 会场和驻地； 会议设备； 与会者私人贵重物品等。
实训题：
王俐这次受李总委托，作为会务组 和后勤组的召集人，责任重大。如会场 布置、会议座位安排、会议气氛布置之 类的事，最好不要让她分心，请你代她 处理这三件事，主要是：
1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置 的草图。
首先，请领导确定在主席台就坐 人员的准确名单；其次，确定其 中身份最高的人员就座于主席台 前排中央，其他人员按先左后右、 一左一右顺序排列，如下图： ⑤ ③ ① ② ④ （单数） ④ ② ① ③ ⑤（双数） ⑥
会场人员座次安排：横 排法，即按照会议人员 名单，以姓氏笔画或单 位名称笔画为序，从左 至右横向依次排列；竖 排法，即将横排法中从 左至右改为从前至后纵 向排列；左右排列法， 即将横排法中从左至右 改为以主席台为中心， 向左右两边交错排列。
（3）会场气氛布置
会场气氛直接影响到与会者的情绪， 这关系到会议的效果。营造良好的 会场气氛，是秘书人员创造力和想 像力的重要表现。
会标 将会议的全称以醒目的标 语形式悬挂于主席台前上方，即 为会标。会标能体现会议的庄严 性，激发与会者的积极参与感。
会徽 即能体现或象征会议精神 的图案标志，一般悬挂于会场前 上方中央位置。会徽可以是组织 已定徽标，如党徽、国徽、团徽、 警徽等，也可以向社会公开征集， 如北京 2008 奥运会会徽“中国 印”。
2，座位如何安排，说出理由一并画出草图。 3，并说说你打算如何将这次恳谈会的气氛布置到最好效果。
第二节 会议记录和会议简报
天 目 湖 风 景 区主 会场： 大会即将开始， 上 百 人 的 会 场气 氛热烈。
按照安排，王俐主要负责这次会 议记录。下面是她随着会议进程 的记录：
龙城旅游有限责任公司2010年业务恳谈会会议记录
会议事务处理规定
（一）
节
会议计划检查要点： 项目 会议名称
会议时间 会议主题和议题 与会单位和人员
审核备注
人数
主持人及工作 人员 会议资料
（一） 会议筹备及活动审核要点：
议程安排
会议应发资料 会议记录安排 幻灯或录影设备 会场预订 制作来宾名册 纪念品的制作与发放 预订回程票
会场布置
宴会及座位顺序 安排 新闻摄影 酬谢金 住宿安排 胸章名牌 看板和标示板 支付食宿费用及 出纳
（一）会场布置
要根据会议的规模、 性质和需要来布置。 不同的布置形式， 体现的意义、气氛 和效果均不相同。
（1）会场布置方式
相对式：
主席台与代表席采取上下面对面方 式，突出主席台的位置。分为礼堂 形、教室形、弦月形。
教室形会场
弦 月 形 会 场
全围式
： 不 设 专 门 的主 席 台 ， 所 有 与会 者均围坐于一起。 分为圆形、椭圆 形、长方形，多 边形。
半围式：
介于相对式与全围式之间，设有主 席台，但在其正面和两侧安排代表 席，这样即突出了主席台的地位， 又有融洽的氛围，比较适合中小型 工作会议。分为马蹄形、 T 字形、 巩桥形。
分散式：
将会场分为若干个中心，每一中心 都有一个主桌，在一定程度上，即 能突出主桌的地位和作用，又给与 会者提供多个交流的机会，气氛较 为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、 V字形。
其他 灯光，要注意灯光的亮度，一般主 席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮； 色调，要注意不同色调会给与会者不同 的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明 快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会 议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严 肃端正，适合一般工作会议；
旗帜，重要的会议宜在会场内外 插一些旗帜以烘托气氛；标语， 简洁明快的标语口号能振奋与会 者精神，强化会议主题；花卉， 适当的花卉能给人清新活泼之感， 既能点缀会议氛围，又能减轻与 会者长时间的疲劳。
（二）会议的值班与保卫工作
会议要有严密的值班和保卫工作， 中大型会议，秘书要有24小时值守， 以保证会议顺利结束，并随时应付 各种突发事件。
奥运会安保16亿美元
（1）值班工作
坚守岗位；会中协助搜集有关信息 和资料；控制与会无关人员随便出 入会场；督导专职服务人员的具体 服务工作；备有公司及各部门领导、 后勤服务主管人员的电话通讯录； 协调会中各种矛盾等。 波茨坦会议
其中，主席台是会场的中心，一 般大中型会议都应设主席台。布 置主席台时，前排必须是通栏， 后排可根据需要安排通栏或分栏 式；主席台上可设讲台、话筒， 以突出发言的重要性；重前安排好会议座位，有利于会议 和各项活动井井有条的进行。 主席台座次的安排：主席台座次安 排，既是一项技术性工作，也是一 项严肃的政治性工作，秘书人员一 定要极其认真负责地对待。
时间：2010年10月15日上午9时 地点：天目湖风景区一号会议室 出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部 门经理；客户代表。
主持人：陈大鹏（公司副总经理）
记录人：王俐（总经理办公室秘书）
一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到 这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2010年业务恳谈会， 实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各 位领导和来宾，他们是…… 二、宋董事长致欢迎辞。
第二讲
第一节 会务管理
会务工作
这里就是天目湖 风景区了，这次 会议就要在这里 召开……
天目湖风景区会务组办公室：
王俐：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来 了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定 不能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董 事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。 现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责 会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向 书格式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好 先签一份意向书，为进一步合作打基础。后勤组 要与他们风景区的服务部门加紧配合，一一落实 客户的各项服务；特别是会议的值班与保卫工作， 那是丝毫差错也不能出的地方，一定要亲自实地 审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单， 两个组要一一对照落实，填好后交给我，若有什 么落实不了的，我好赶紧上报处理。“