差旅费用管控的五大方法

摘要：设计一套人性化的制度、事前规划好出差、加深对业务的理解、入手一款高效的差旅软件，寻找稳定优质的供应商资源；以上五点可助您差旅开支大幅缩减。

1、设计一套人性化的制度：公司差旅政策是公司差旅必不可少的指导方针，公司相关负责人要对出差流程、差旅费报销流程、差旅费报销标准、差旅费预算、出差人员管理、出差人员ROI评估等与出差相关的费用、流程设计出一套相对完善的制度标准作为员工遵循的依据。差旅政策的制定要均衡考量效益以及员工满意度，切不可一边倒。作为财务小白，若不清楚差旅制度如何设计，可以自行百度下差旅费管理办法2016年最新版作为参考，该办法为国家为规范机关公务人员的差旅而制定的差旅费标准，其中对住宿费、伙食费、交通费都做了严格的声明。若觉得机关的差旅费标准不符合你们公司的需求，也可参考下上市公司的差旅费规定，可以根据模板匹配公司的具体情况进行设计。

在制度设计时我们要给予更多的人性化考量，相比于对违规员工惩罚或者不报销而言，对合规员工的奖励往往会让员工的满意度有更大的提升，同时效率也更高。

2、事前要有合理规划：控制差旅费用支出一般不通过降低公司预定宾馆和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。例如，财务部通过调研发现销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下可能

是第一天下午出发，当晚发生住宿一晚，第二天白天客户处拜访，第三天早间赶回上海。但如果提前对拜访安排进行了解，并合理规划做到当天往返那么公司就可节省近两天的房租。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定在南京拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。

3、加强对公司业务的理解，为特殊情况制定特殊流程：多数企业常会碰到员工出差发生预算超标的情况，但随之而来的又常是一些貌似合理的原因。例如，销售部员工和公司高层领导一同拜访客户，住宿标准肯定是“就高不就低”，那对于基层销售部员工则会超出预算。又如销售部同事常常为了尽快拿下客户订单而发生业务招待费超标的情况。对这些特殊场景要设置特殊的制度标准，以免引起员工反感。当然光讲员工满意度也是不可行的，我们还是要严格执行制度标准，做好合规管理的工作。

4、入手一套高效的差旅管理软件：

所谓的高效差旅软件应该定义为：审批效率高、差旅成本低、员工满意度高行业内有很多的差旅平台或者差旅公司，他们能提供专业的差旅方案，可以与航司签订相对低廉的协议价。然而仅此一个并不能充分满足公司的差旅管控需求。除了机票之外，差旅当中还有很多费用我们是可以管到的，比如商务宴、酒店预定、租车等等；差旅的很多流程我们也是可以实时知晓的，比如员工的出差申请、差旅过程当中的地理位置，差旅进程等等。在这里向大家推荐全程费控，

集成了出差申请、差旅预算管理、机票酒店餐饮采购、报销审批以及差旅后的财务报表为一体。用一个app即可将公司的所有差旅相关流程装进口袋，做到全方位的费用管控。最主要的是这款软件能做到灵活化配置，并不是千篇一律的通用软件，因此可以充分满足企业的个性化定制需求。

5、找几家合适的供应商资源：

机票、酒店、餐饮、租车、银行、第三方支付机构、会场、旅游公司。

这些都是差旅当中的供应商环节，如果能与这些供应商达成长期稳定的合作关系，势必会给公司的差旅费带来较大的减免。当然，如果是有专门的服务公司可以提供一个差旅供应商采购的平台那就更好了，而全程费控则具备了这种条件，全程费控的供应商资源已经覆盖了全国各地，同时还会根据企业的需求进行国际化拓展，确保企业出差员工在全球的任何一个角落都能利用到家门口的服务。

在这里，也向大家推荐一下商务卡

商务卡，有的地方叫公司卡(Corporate Card)专为公务使用而设计的信用卡，是由公司向银行提出申请，以提供员工出外洽公时刷卡花费之用。员工使用公司卡签帐后，账单由公司直接缴付，可节省传统员工报帐及请款之手续。而公司的会计部门可根据银行每月所整理出的消费清单对帐，省掉许多麻烦，或更进一步争取数量折扣。商务卡具有双币种、全球通用的调整。通过使用商务卡我们可以将消费的决定权交给员工，同时也能让相关费用透明化管理。