第七章控制职能1

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管理小故事:扁鹊的医术
❖ 魏文王问名医扁鹊说:“你们家兄弟三人,都精于医术,到底 哪一位最好呢?”
扁鹊答说:“长兄最好,中兄次之,我最差。” 文王再问:“那么为什么你最出名呢?”
❖ 扁鹊答说:“我长兄治病,是治病于病情发作之前。由于一般 人不知道他事先能铲除病因,所以他的名气无法传出去,只有 我们家的人才知道。我中兄治病,是治病于病情初起之时。一 般人以为他只能治轻微的小病,所以他的名气只及于本乡里。 而我扁鹊治病,是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经 脉上穿针管来放血、在皮肤上敷药等大手术,所以以为我的医 术高明,名气因此响遍全国。”
美国国家航天管理局(NASA)中负责哈勃项目的 官员,对望远镜制造过程中的细节根本就不关心。 事后航天管理局中一个由6人组成的调查委员会的 负责人说:“至少有3次有明显的证据说明问题的 存在,但这3次机会都失去了。”
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为什么要进行控制?
哈勃望远镜的例子说明了什么? 一件事情,无论计划做得多么完善,
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开篇案例
更让人觉得可悲的是,如果有一点更 好的控制,这些是完全可以避免的。镜 片的生产商是Perkings-Elmer公司, 使用了一个有缺陷的光学模板来生产如 此精密的镜片。具体原因是,在镜片生 产过程中,进行检验的一种无反射校正 装置没有设置好。校正装置上的1.3毫 米的误差导致镜片研磨、抛光成了错误 的形状。但是没有人发现这个错误。
如果没有令人满意的控制系统,在实 施过程中仍然会出问题。因此,对于 有效的管理,必须考虑到设计良好的 控制系统所带来的好处。
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•控制基础
❖本部分讲以下三个问题: ❖一、控制的概念 ❖二、控制的过程 ❖三、控制的类型
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• 控制的概念
❖ 1、什么是控制? ❖ 控制是指按计划标准来衡量
1. 个人观察实地观察
2. 统计报告 3. 口头汇报 4. 书面报告
5. 建立管理信息系统
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•控制对信息的要求:
•及时 •可靠 •适用
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三、鉴别并分析偏差
在衡量实际绩效后,若没 有偏差发生,或偏差在规 定的“容限”之内,则该 控制过程只需前两个阶段 即可完成。但是如果有偏 差,且超出范围,就要采 取措施加以纠正,并鉴定 出偏差的大小和方向。
❖ 文王说:“你说得好极了。”
❖ 思考:这个小故事对于我们理解不同类型的管理控制的作用有 何启示?
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预先控制、过程控制、事后控制
控制系统在考核输入——转换— —输出各个阶段的业绩时,按照这三 个阶段对控制工作进行分类,形成3 种基本的控制类型: 1.输入阶段的预先控制; 2.转换阶段的过程控制; 3.输出阶段的事后控制 。
作为标准。一般有时间标准、生产率标准、消耗 标准、质量标准、行为标准等。
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理想的控制标准
比较理想的控制标准是可考核的标准。 控制标准的制定应满足以下几个方面的要求:
① 要使标准便于对各部门甚至每个人的工作进行衡量, 当出现偏差时,能找到相应的责任单位或责任人。 ② 建立的具体标准都应该有利于组织整体目标的实际; ③ 标准应与未来发展相结合,应有利于组织的长期兴旺 发达; ④ 标准要根据工作而定,不能根据完成工作的人来制定; ⑤ 标准应是经过努力可以达到的, ⑥ 标准应具有一定的弹性,当环境发生变化时有一定的 适应性,特殊情况能够做到例外处理。
正式组织控制是指依据组织明文规定的政策、程 序并通过正式的组织机构进行控制。
群体控制是指不通过正式控制过程进行的控制。 它基于非正式组织的价值观念和行为准则,由员 工组成参与并采取的控制行动。
自我控制是指个人有意识地去按某一行为规范进 行活动。
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有效控制应当具备的条件
一、对于计划和形势的定制化控制(控制要考虑其
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控制的过程
控制过程的基本工作可分为四个 阶段: 确定控制标准; 衡量实际成效; 鉴别并分析偏差; 采取纠正措施。
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一、确定控制标准
标准:是一种作为模式或规范而建立起 来的衡量单位或具体尺度。 控制标准的制定是控制能否有效实施的 关键。对照标准管理人员可以判断绩效和 成果,标准是控制的基础,离开标准实施 控制只能流于形式,对工作绩效和成果的 评估会变得毫无意义。
❖ 由于反馈环节少,故反应快、控制效率高、应变 能力强;
❖ 即使个别控制环节出现了失误或故障,也不会引 起整个系统的瘫痪。
❖ 缺点:难以使各分散系统相互协调,难以保证各 分散系统的目标与总体目标一致,从而危及整体 的优化,严重的甚至会导致失控。
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•3.分层控制
❖ 是一种把集中控制和分散控制结合起来的 控制方式。它有两个特点:
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开篇案例
经过长达15年的精心准备,耗资超过 15亿美元的哈勃(Hubble)太空望远 镜最后在1990年4月发射升空。但是, 美国国家航天管理局(NASA)仍然发 现望远镜的主镜片存在缺陷。由于直径 达94.5英寸的主镜片的中心过于平坦, 导致成像模糊。因此望远镜对遥远的星 体无法像预期的那样清晰地聚焦,结果 造成一半以上的实验和许多观察项目无 法进行。
❖ 1、集中控制 ❖ 即由组织的控制中心进行直接的
集中统一的控制。如企业中的生产指 挥部、中央调度室等。 ❖ 这种控制方式适合于规模不大的 组织。
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•2、分散控制
❖ 当组织规模十分庞大,地点分散且距离较远时, 就宜采用分散控制方式。
❖ 优点:对信息存贮和处理能力的要求相对较低, 易于实现;
艺术。
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• 关键点标准的类型
➢ 1、实物标准(如产品数量、货运吨里数) ➢ 2、费用标准(如单位产品的成本)。 ➢ 3、资本标准(如投资回报率) ➢ 4、收益标准(以货币衡量的销售额) ➢ 5、计划标准(方案和预算) ➢ 6、无形标准 难以数量和有形的东西表示的标准。 ➢ 7、指标标准。这是以可以考核的数量或质量目标
❖ 一是各子系统都具有各自独立的控制能力 和控制条件,从而有可能对子系统的管理 实施独自的处理;
❖ 二是整个管理系统分为若干层次,上一层 次的控制机构对下一层次各子系统的活动, 进行指导性、导向性的间接控制。
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正式组织控制、群体控制和自我控制
根据控制源不同,可将控制工作分为正式组织控 制、群体控制和自我控制3种类型。
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开篇案例
具有讽刺意义的是,与许多NASA项目所不同的 是,这次并没有时间上的压力,而是有足够充足 的时间来发现望远镜上的错误。实际上,镜片的 粗磨在1978年就开始了,直到1981年才抛光完 毕,此后,由于“挑战者号”航天飞机的失事, 完工后的望远镜又在地上待了2年。
总标准:预先确定的目标和计划 具体标准:对工作成果进行计量的关键点。
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关键点控制原理
关键点:管理者必须选取工作中的某些环节, 对它们实施监督,以保证整个工作按部就班 地进行。
关键点控制原理: 有效的控制需要着重关注那些对于依据计
划进行的绩效评估而言显得非常关键的因素。 选取关联控制点的能力可能上升为一种管理
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•事后控制
事后控制: 这是指从已经发生的结果中获取信 息,将它与控制标准进行对照,找出偏差,分 析原因,采取纠正措施。
具有滞后性的特点,但可为未来计划的制定和 活动的安排,以及系统持续的运作提供借鉴。
这种控制只对未来的活动有效。“亡羊补牢”
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• 三种控制实质上是一个周期的不同阶段:
工作状况,并纠正所发生的偏差, 以保证计划目标的实现。
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控制的作用
控制在管理中的作用有两方面: 1. 检验作用,它检验各项工作是否
按预定计划进行,同时也检验计 划的正确性和合理性; 2. 调节作用,在计划的执行过程中, 对原计划进行修改,并调整整个 管理过Βιβλιοθήκη Baidu。
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计划、形势,并与组织结构相适应)
二、对于管理者自身的定制化控制 三、指明关键控制点例外情形的控制设计(关注
到预定绩效之外的例外情形的控制) 四、寻求控制的客观性 五、确保控制的灵活性 六、使控制系统与组织文化相匹配 七、实现控制的经济性 八、制定可引导修正措施的控制方法
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•有效控制系统的基本原则
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•四、采取纠正措施
一般认为,造成实际工作结果出现 偏差的原因可以归纳为以下几类。
计划操作原因,是指计划执行者自身的原 因造成偏差,
外部环境发生重大变化原因。 计划不合理原因,是指计划制定时不切合
实际,标准基于错误的假设和预测制定的 而难于达到。
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• 控制的类型
一、控制要反映计划要求 二、控制要与组织结构相适应 三、控制应突出重点,强调例外 四、控制应具有及时性 五、控制应具有客观性 六、控制应具有准确性 七、控制应具有灵活性 八、控制应具有经济性
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•有效控制系统的特性
准确性:• 标准合理性: 适时性:• 战略高度: 经济性:• 强调例外: 灵活性: •多重标准。 通俗性:
这是一种面向未来的控制。 这种控制建立在对未来将出现的情况的预测基础
上。
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•过程控制
v 过程控制:也称事中控制、现场控制或同步控制。 是在系统进行到转换过程中,即企业生产或经营的 过程中,对活动中的人和事进行指导和监督,以便 管理者在问题出现时及时采取纠正措施。
v 现场控制的控制对象是下属的活动。
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控制技术和方法
❖ 一 预算控制 ❖ 二 生产控制 ❖ 三 控制与管理信息系统 ❖ 四 其他控制方法
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预算控制
预算是一种以货币和数量表示的计划,是用数字 来表示预计的结果。预算种类包括:
✓ 1.收益预算——以货币单位表示的收入。 ✓ 2.经营费用预算——经营费用支出计划。 ✓ 3.投资费用预算——资本支出预算。 ✓ 4.现金预算——对一定时期内的现金收支进行预测,估算
输入阶段
•运营阶段
•输出阶段
• • •
前 馈 控 制
事 前 控 制
•控
制 循
•工作开始 •之前



•预先控制


制 现 场 控
即 时 控
•工作进行 •之中
•工作结束 •之后
反 馈 控 制
事 后 控 制
•新的工作
•开始
•过程控制
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•事后控制
•预先控制
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•集中控制、分散控制和分层控制
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二、衡量实际成效
控制过程的第二阶段是将实际工作成绩与 控制标准进行比较,并做出客观的评价, 从中发现二者的偏差,为进一步采取有效 的控制措施提供全面准确的信息。 管理者首先要收集必要的信息,然后开始 比较衡量。 这时应该考虑的是衡量什么与如何衡量这 两个问题。
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常采用几种收集信息的方式:
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•输入
•反馈 •转换过程
•输出
•预先控制
•问 题 发 生 前 , 预测/预计问题
•过程控制
•问题发生时, 对其进行纠正 的管理问题
•事后控制
•问 题 发 生 后 , 加以纠正的管 理问题
•管理控制系统
•图7-2 控制的基本类型
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预先控制
预先控制:也称事前控制或前馈控制。是在问题 发生前做出预测,防止问题在随后的转换中出现。 预先控制集中注意进入组织的各种资源或工作的 投入。
•控制的目的
在现代的管理活动中,控制工作 要达到2个方面的目的:
1、解决“急症问题” 2、解决“慢性病症”
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控制与计划
计划与控制是同一事物的两个方面。 计划与控制的效果相互依赖,密不可分的。 控制是指监视各项活动以保证它们按计划进 行并纠正各种重要偏差的过程。 控制是依据计划检查衡量计划的执行情况, 并根据偏差,或调整行动以保证使按计划进行; 或调整计划使活动与计划相吻合。 计划是控制的前提,控制则是完成计划的保证。
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