会计档案管理办法2013

1.0目的
为了加强会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《企业档案管理规定》、《企业档案工作规范》和《会计档案管理办法》的规定，制定本办法。

2.0本企业财务部，依照本办法管理会计档案。

2.1会计部门负责人负责会计档案工作的指导、监督和检查。

2.2会计部门负责人必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、
查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

2.3会计档案管理岗位负责会计档案的归档整理及管理。

2.4会计档案是指记录和反映经济业务、经营成果的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算
专业资料及其附件、重要史料和证据。

3.0会计凭证类
3.1记账凭证及其附件：
3.2原始凭证：
3.2.1外来原始凭证：汽车、船、飞机和火车的票据、从供货单位取得的普通发票、增值税专用
发票、银行收付款通知单等。

3.2.2自制凭证：入库单、验收单、领料单、成本计算单、出库单、借款单、收据、工资费用分
配单、折旧计算表等。

3.3汇总凭证：工资汇总表、生产领料汇总表等。

3.4其他会计凭证。

4.0会计账簿类：
4.1总账：按总账科目设置登记的账簿
4.2明细账：按二级科目设置的明细账：其他货币资金、短期投资、应收票据、应收账款、预
付账款、其他应收款、材料、库存商品、待摊费用、长期投资、固定资产、累计折旧、在建工程、无形资产、短期借款、应付票据、应付账款、预收账款、其他应付款、应付职工薪酬、应交税费、应交增值税、应付利润、其他应交款、长期借款、长期应付款、专项应付款、实收资本、资本公积、盈余公积、利润分配、其他业务收入、其他业务支出、管理费用、财务费用、投资收益、营业外收入、营业外支出明细账。

4.3日记账：现金日记账、银行存款日记账
4.4固定资产卡片
4.5辅助账簿（表）及各种统计报表，如应收票据、应付票据台账、专用统计台账等。

4.6其他会计账簿
4.7财务报告类：
4.7.1资产负债表：月度、年度
4.7.2损益表：月度、年度
4.7.3现金流量表：月度、年度
4.7.4利润分配表：年度
4.7.5会计报表附注：年度
4.7.6所得税汇算报告：年度
4.7.7年度审计报告：年度
4.7.8文字性说明报告
4.8其他类：
4.8.1银行存款余额调节表、现金盘点表、监管记录
4.8.2银行对账单
4.8.3会计档案移交清册
4.8.4会计档案保管清册
4.8.5会计档案销毁清册
4.8.6法律案件文书、民事判决书、调解书、审计报告、验资报告、评估报告
4.8.7税务相关文书
4.9合同类：
4.9.1融资类合同：短期借款、长期借款合同、信用证、租赁、监管等合同
4.9.2外购设备、安装合同
4.9.3外包建筑工程、监理合同，工程决算书，自建工程预算书、决算书
4.9.4外购一般材料合同、外购电力合同、加工承揽合同
4.9.5外购大宗原材料、代理业务、仓储保管合同
4.9.6运输合同
4.9.7借出款项、物资合同
4.9.8债权、债务转让合同
4.9.9技术开发、转让、咨询、服务合同
4.9.10保险合同
4.9.11销售合同
4.10会计电算化存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档
案一并管理。

4.11电算化会计档案包括以下几种：
a)机制会计档案。

包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表等纸介质
档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

b)机读会计档案。

包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子
数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据、会计数据库、账套。

c)计算机系统档案。

包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算
机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、
磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

d)各种电子表格，各种电子文档资料，扫描件。

包括资金日报表、支票购用登记表、应收票据
登记表、应付票据登记表、固定资产及折旧明细表、无形资产及累计摊销表、借款明细表、各类统计表、与客户及供应商对账表等。

5.0会计凭证装订
5.1每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

5.2会计凭证装订实行谁制作谁粘贴、装订的原则。

5.3原始凭证与制作的会计凭证用胶水粘贴，粘贴排列有序、不超过装订线、不能单边过厚，粘
贴牢固。

摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针）。

对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅，保持数字完整；美观大方.
5.4凭证与凭证之间不能发生粘连，凭证与原始单据的边缘要保持整齐划一，不能参差不齐。

5.5每册凭证厚度在5CM左右。

5.6凭证附件本身厚度超过5CM的，另行装订，并在凭证右上角注明“附件另行装订”，在装订
的附件封面上注明日期、所属“凭证号”的附件。

5.7凭证装订按凭证序号顺序整理整齐装订。

检查凭证编号是否齐全。

如有颠倒要重新排列，发
现缺号要查明原因。

检查附件有否漏缺。

5.8按凭证序号顺序由不同人员制作的，合成一册装订。

5.9用“两孔引线法”或“三针引线法”装订。

装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上两或三个针
眼，实行两孔、三眼一线打结，结扣应是活的。

并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位。

使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
5.10装订成册的凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制格式，封面规格略大于所附记账凭证。

5.11对一些保管价值明显不同的凭证，如记载本单位重大生产经营活动、外事、对私改造或工
资名册等，应抽出单独装订，但要在原记账凭证上注明抽出凭证的名称、数量、去向，并由立卷人签名盖章。

5.12抽出的原始凭证组卷可按年度形成日期排列装订，编号可以同本年其它凭证一起编序号，
但必须在目录上注明保管期限，同时要在相互的案卷上注明档号，以便备查。

5.13独立抽出的单据，按记账凭证的大小折叠整齐，按时间顺序编写页号，加上封面装订成册。

5.14凭证封面填写（按凭证封面格式打印）
a)立卷单位：单位全称
b）类别：凭证（代码：PZ）
c)案卷名称：会计凭证
d)起止时间：本卷凭证的起止的日期
e)卷内起止号码: 本卷凭证的起止号
f)凭证张数：本卷凭证张数
g)附件张数：本卷凭证的附件张数
h)目录号：CK-PZ-年度月份-第N卷（CK-PZ-201105-01）
i)案卷号：本卷凭证在本月凭证总卷中的第N卷
j)保管期限：15年
k)归档时案卷号：本卷凭证在本月凭证总卷中的第N卷
l)会计主管人员：财务负责人名
m)复核人员：凭证装订复核人名
n)装订人员：装订人名
o)会计凭证封面格式：
p)凭证封面立面：本月共N卷，第n卷，本卷凭证的起止号，年度，月份，目录号q)凭证封面立面格式：
r)凭证归档时间为每月业务处理完毕后归档，按月、按卷号顺序排列入凭证柜，正面竖立摆放，以便于调阅。

5.15会计账薄的装订
a)各种会计账薄年度结账后，除跨年使用的账薄外，其他账薄应按时整理立卷
b)按账薄启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续
c)按会计账薄封面、账薄启用表、账户目录、该账薄按页数顺序排列的账页、会计账薄装订封
底的顺序装订，账薄启用表、账户目录填写全（可打印）
d)保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、
封底，装订成册
e)多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装
订在一起。

f)订本式账薄要在封面上粘贴一张标签，注明立档单位、案卷标题、起止年月、保管期限、案
卷号等，标签格式可参照文书档案封面。

g)活页式账薄立卷整理时要去掉账夹、抽去空白账页，凡有文字的账页均应编页号于正面右上
角、反面左上角，并加具案卷封面（使用会计档案案卷封面，电算化账薄暂使用立信会计专用案卷封面），封面要填写清楚完整。

案卷标题拟写格式与财务报告相同。

h)按形成的账薄，一册一卷，每本账薄在原封面右上角贴会计档案“小标签”，并按标签上内容
填写。

j)对多个账户的账薄，其题名可只写主要的2—3个或项目类
k)在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。

l)会计账薄应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

m)实行电算化的单位，打印纸质会计档案。

按以上要求装订。

n)对跨年度使用的账薄，应不超过五年，并放在终止年度。

o)排列要求：历年账薄的排列顺序应尽量一致，按保管期限顺序排列。

5.16账薄启用表填写：
a)单位名称：填写单位全称
b)账薄名称：总账、***明细账、现金日记账、银行存款日记账
c)账薄编号：本年度所有账薄册数顺序编号及总册号
d)账薄页数：本册账薄内账页页数（非张数）
e)启用日期：本年度开始的公历第一日
f)经管人员：账薄登记责任人（账薄打印人）
g)接管人、移交：年内登记接管人，年内登记交出人，年内未交接的不填
h)会计负责人：填写单位财务部负责人名
i)印花税票粘贴处：购印花税票贴好
j)单位公章：盖上单位公章
5.17账户目录填写：
a)顺序号：从1开始编排到本册账薄最后科目的顺序号
b)科目代码：总账科目为一级代码，明细科目为长代码（全代码）2221.01.01
c)名称：科目全称，如：应交税费-应交增值税-未交增税
d)页号：本科目所占本册账薄的页号，如：1-25，26-35…92-100。

e)账户目录格式：
5.18会计报表装订
a)会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

按季装订成册。

b)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折
角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；
c)会计报表装订顺序为：卷皮封面、卷内目录、会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计
报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底、备考表、卷皮封底；
d)按保管期限编制卷号。

同一年度的财务报告先排年报、再排季报、最后排月报。

5.19会计报表封面填写：
a)单位名称：公司全称
b)地址：公司所在地址
c)年：报表所属年度
d)季：报表所属季度
e)月：报表所属月份
f)单位负责人：本公司法定代表人
g)财务负责人：本公司财务负责人
h)制表：制作报表人
i)会计报表目录号：CK-BG-2011-N
j)会计报表封面格式：
5.20会计报表卷内目录同合同类
5.21其他类装订
5.21.1合同类装订
a)分类：合同按第六条第四项第8项分类，按客户、供应商；
b)卷内文件排列：分年度时间排序装订
c)合同编号：使用企业合同编号；
d)立卷：以卷的形式整理的方法；
e)序号的录入：按照阿拉伯数字1、2、3、4、、、、、一个序号一份文件按次序录入。

f)文号的录入：企业合同编号；
g)责任者的录入：案卷负责单位或部门简称；
h)文件题名的录入：文件题名全名，文件题名过长，可以提取主题词录入。

如“xxx公司xxx设
备合同”、“xxx公司xxx材料合同”、“xxx公司xxx设备合同”；
i)日期：按照该文件的落款日期为准，采用阿拉伯数字标注，以落款是1995年1月2日为例，
如：2011-05-20；
j)页号的录入：从该文件的文书处理单页数开始，无文书处理单的以该文件页数为始。

在录入最后一个文件时，文件的起止页数要写清楚，如：1-3，4-7。

k)备注的录入：如本卷有特殊需要说明时，可以在备注中注“*”字号，具体内容填写在备考表中。

如：*。

l)卷内文件目录录入字体的要求: ①卷内文件目录标题采用小一号宋体字，②卷内各小项名称采用标准四号宋体字，③录入文件时一律采用小4号宋体字。

m)卷内目录制作与纸型: 表格采用电子表格（EXCEL）表格式，用A4纸型。

n)填写卷内目录格式：
卷内文件目录
o)卷内备考表，备考表的填写：卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。

置卷首。

p)卷内备考表格式：
q)编制案卷封面
5.21.2每月银行存款余额调节表按账号附银行对账单保存，年终装订成册。

填写目录，粘贴封面。

目录包括账号、开户行、页码。

5.21.3收款收据存根按类别整理排序，用打号机在每本票据右上角编号。

填写《会计档案交接
案卷封面
登记簿》，注明票据类别、本号、票据编号。

按十本为一扎交档案室。

5.21.4银行存款余额调节表、银行对账单、收据等比照合同归档。

5.22会计报表、会计账簿年度终了上年全部业务处理完毕后归档，其他类日常整理上年全部业
务处理完毕后归档。

5.23使用软件作账的，应当保存打印出的纸质会计档案。

5.24使用软件作账的应用磁盘、光盘、等磁性介质保存备份会计档案。

5.25磁盘、光盘、等磁性介质保备份、保管在电子账务管理中规定。

5.26会计档案的借阅
5.2
6.1会计档案财务部管理的，应建立会计档案借阅登记表，将借阅人姓名、单位、日期、数
量、内容、归还期等情况登记清楚。

当年会计凭证由财务部负责档案管理人员办理查阅，已转移到公司档案室的会计凭证，由公司档案室负责办理查阅。

5.2
6.2财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档
案，必须办理有关借用手续。

5.2
6.3外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，填写会计档案借阅申请表，经财务部
领导批准后，方可办理借阅手续。

5.2
6.4单位内部人员借阅会计档案，应填写会计档案借阅申请表，经分管领导批准后，办理借
阅手续。

5.2
6.5借阅会计档案人员，不得转借他人，不准在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。

5.2
6.6借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经财务部领导批准。

需要
复制会计档案的，也应经财务部领导批准后，由档案管理人员负责办理。

5.2
6.7审计部门、税务部门阅档案也必须经本部门领导同意，并做好登记手续。

5.2
6.8经批准借阅会计档案，应限定期限，并由会计档案管理人员按期收回。

5.2
6.9归还时管理人员应当面销号，行销号签字手续。

归还借阅档案，要认真检查档案资料是
否与原件相符，有无缺页或损坏。

5.2
6.10档案管理人员应热情周到地为借阅人员提供档案利用服务，加强业务指导与监督。

严禁
擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。

5.2
6.11档案管理人员及借阅档案者，要严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重，给予
批评教育、罚款直至追究法律责任。

5.27会计档案的借阅填写：
a)序号：按照阿拉伯数字1、2、3、4、、、一个序号一份文件按次序录入。

b)借阅日期：填借阅日期，格式：2011-5-21
c)档案题名：借阅的档案名，如：会计凭证、发票、报表等
d)借阅用途：填写借阅用途，如：财务审计、税务检查、融资等
e)借阅时借阅人签名：借阅时借阅人签名
f)归还日期：还回档案日期，格式：2011-5-15
g)归还时借阅人签名：归还时借阅人签名
h)备注：填写借阅人所属单位、部门、归还是原状还是有破损等其他事项
i)用油性笔或炭素笔填写
5.28会计档案的借阅登记表格式：
5.29会计档案的审批借阅填写：
a)序号：按照阿拉伯数字1、2、3、4、、、一个序号一份文件按次序填写。

b)档案题名：借阅的档案名，如：会计凭证、发票、报表等
c)借阅用途：填写借阅用途，如：财务审计、税务检查、融资等
d)复印：是否复印，复印份数
e)借出日期：档案借出日期，格式2010-5-21
f)归还日期：应归还日期
g)备注：要说明的事项
h)主管领导意见：档案主管领导对借阅事项的批示
i)签字：主管领导签名
j)日期：签字日期
k)借阅人所属单位或部门：单位全称，内部部门名
l)借阅人签字：借阅人签名
m)日期：借阅申请日期
5.30会计档案的借阅审批格式：档案借阅审批表
5.31.1对档案室所保管的档案进行严格管理，认真执行档案借阅手续。

5.31.2提供具有保密性质的档案，要严格领导审批制度。

5.31.3对档案中清理出来的文件、材料要及时销毁。

5.31.4严格档案库房、办公室的管理，做到人走门一定锁好，每天要进行检查。

5.31.5档案人员要严格执行保密纪律，档案及时入库管理，不乱丢乱放。

5.31.6档案员因病因事，库房钥匙由财务部主管领导指定专人保管。

在此期间，非特殊情况一
般不借阅，急需者，由财务部主管领导指定二人进库，按其规定办理借阅手续。

5.32档案库房管理规定。

5.32.1库房内档案、资料的存放，科学有序、整齐、美观，指示目标明显、清楚，方便利用。

5.32.2非本室人员不得随意进入库房，必须进入时，要由档案管理人员陪同。

5.32.3库内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，以及其他物品。

5.32.4档案库房要保持清洁，并注意掌握库内温度。

5.32.5做好防虫、防鼠、防尘、防光、防潮工作。

每年打两次药，以防害虫侵蚀档案。

5.32.6电源和防火设备经济检查，消除隐患，保证安全。

5.32.7档案管理人员如发现库房有不安全因素及时报告，有效处理。

5.32.8档案库房至少每周切底清扫一次，保持室内清洁卫生。

5.33会计档案移交
5.33.1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当
由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

5.33.2移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封重
新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

5.33.3会计工作人员因调动或者其它原因需要长期离职的，要办理会计档案移交手续。

办理交
接手续时，要由会计主管人员或单位领导负责监交，移交人应整理应该移交的各项资料，编造会计档案移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、财务报告、现金、有价证券、印章等，对未了事项写出书面说明。

不能把会计档案“包扎成捆，自负其责”；接替人也不能“另起炉灶，重新立账”。

应根据移交人所造清册逐一清点核对，交接双方认为确无问题时，方可在交接清单上签名或盖章。

交接清单一般一式三份，分别由移交人、接办人和财会部门保管。

5.33.4单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成
的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

法律、行政法规另有规定的，从其规定。

5.33.5单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、
复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

5.33.6单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可
查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续
5.33.7单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后
的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

5.33.8建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接
受单位，并按规定办理交接手续。

5.33.9单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

5.33.10移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷
号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

5.33.11交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双
方的单位负责人负责监交。

交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

5.34会计档案移交清册填写说明：
a)顺序号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。

b)类别：主要指会计档案的种类。

如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。

c)案卷题名：指会计档案案卷的具体名称。

如：会计账簿类的总账、现金日记账等。

d)起始、终止日期：指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止时间。

e)凭证编号：填写记账凭证的编号。

f)卷内张数：主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。

g)保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。

会计档案的保管期限一般有：永久、长期、25年、
15年、10年、5年等。

h)已保管期限：指会计档案形成至移交时，已保管的期限。

i)备注：指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。

如：卷内某页文件不清楚、残破、缺页
漏张等，以示查阅或鉴定时特别注意
j)会计档案移交清册格式：
5.35会计档案销毁
5.35.1保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
a)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案
的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

b)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

c)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

d)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档
案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

e)保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单
独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

5.35.2会计档案销毁清册填写：
a)单位名称：档案属单位，全称
b)序号：按照阿拉伯数字1、2、3、4、、、一个序号一份文件按次序填写
c)档案类别：按档案分类填写
d)档案名称：档案具体名称
e)起止年月日：档案起始日期，终止日期
f)目录号：销毁的档案目录号
g)案卷号：销毁的档案案卷号
h)应保管期限：销毁的档案应保管年限
i)已保管期限：销毁的档案已经保管年限
j)页数：档案页数
k)备注：需要说明事项
l)财务负责人签字：单位财务负责人签字
m)档案负责人签字：档案管理人签字。