文件管理控制程序
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件管理控制程序文件(2024)
引言：文件管理控制程序文件是计算机操作系统中的重要组成部分，用于管理和控制计算机系统中的各类文件。
它起着连接用户和计算机硬件设备的桥梁作用，通过对文件的创建、删除、修改、查询等操作，提供了高效、有序的文件管理手段。
本文将从文件概述、文件管理原则、文件的创建与删除、文件的修改与查询、文件的共享与保护等五个大点详细阐述文件管理控制程序文件的相关内容。
概述：文件是计算机系统中存储数据的一个逻辑单元，它能够持久地保存用户的数据。
文件管理控制程序文件是操作系统提供的一种机制，用于管理和控制计算机系统中的各种文件。
文件管理控制程序文件通过提供统一的接口，使用户可以方便地对文件进行操作，包括文件的创建、删除、修改、查询等功能。
同时，它还具备文件的共享与保护等特性，保障了文件在多用户、多任务环境下的安全性和可靠性。
正文：一、文件管理原则1.透明性原则：用户对文件进行操作时不需要了解文件的具体存储细节，只需通过简单的接口完成操作，降低了用户的认知难度。
2.完整性原则：文件管理控制程序文件应保证文件的完整性，即文件存储的内容应与用户的期望一致，不发生数据丢失或损坏的情况。
3.可靠性原则：文件管理控制程序文件应具备较高的可靠性，能够在面对各类异常情况时保持稳定运行，不因发生错误而导致系统崩溃。
4.效率性原则：文件管理控制程序文件应具备高效的文件操作能力，能够迅速响应用户的操作请求，提供快速的文件访问速度。
5.安全性原则：文件管理控制程序文件应具备一定的安全机制，保障文件的共享与保护，防止未经授权的访问和意外修改。
二、文件的创建与删除1.文件的创建：a.指定文件名和文件类型：用户需要为新文件指定一个唯一的文件名，并确定文件类型，如文本文件、图像文件等。
b.确定文件存储位置：用户可以指定文件存储的路径和目录结构，也可以由系统自动分配一个合适的位置。
c.建立文件控制块：系统会为每个创建的文件分配一个文件控制块（FCB），用于记录文件的相关属性和位置信息。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件文件管理控制程序文件是一种用于管理和控制计算机系统中文件的软件程序。
它提供了一种组织、存储和访问文件的方法，以确保数据的安全性和有效性。
文件管理控制程序文件的标准格式通常包括以下几个方面：1. 文件结构：文件管理控制程序文件通常由多个文件组成，每个文件都有其特定的结构和格式。
文件结构可以是顺序结构、索引结构、链式结构等。
不同的文件结构适用于不同的文件管理需求。
2. 文件命名规则：文件管理控制程序文件的命名规则是确保文件能够被准确识别和查找的重要因素。
命名规则可以包括文件名长度限制、文件名字符限制、文件名后缀等。
合理的文件命名规则可以提高文件管理的效率和可靠性。
3. 文件存储和组织：文件管理控制程序文件需要提供一种有效的文件存储和组织方式，以便快速定位和访问文件。
常见的文件存储和组织方式包括目录结构、文件夹结构、文件索引等。
这些方式可以根据文件的属性、类型、大小等进行分类和组织。
4. 文件访问权限控制：文件管理控制程序文件需要提供一种权限控制机制，以确保只有经过授权的用户可以访问和修改文件。
权限控制可以通过用户身份验证、访问控制列表、访问权限设置等方式实现。
这样可以保护文件的机密性和完整性。
5. 文件备份和恢复：文件管理控制程序文件应该提供文件备份和恢复功能，以确保文件数据的安全性和可靠性。
文件备份可以通过定期备份文件到备份介质，如硬盘、磁带等，来避免数据丢失。
文件恢复可以通过从备份介质中还原文件来恢复数据。
6. 文件共享和协作：文件管理控制程序文件应该提供文件共享和协作功能，以便多个用户可以同时访问和编辑同一个文件。
文件共享可以通过网络共享、云存储等方式实现。
文件协作可以通过版本控制、冲突解决等机制保证多人同时编辑文件的一致性。
7. 文件查询和检索：文件管理控制程序文件应该提供文件查询和检索功能，以便用户可以根据文件的属性、内容等进行快速查找和定位。
文件查询和检索可以通过关键字搜索、元数据过滤等方式实现。
文件管理控制程序
文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。
规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。
3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。
具有制定、修订及发放的可追溯性记录。
修订后须重新发放并记录。
文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。
文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。
3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。
发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。
3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。
管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。
1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。
三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。
四阶文件：相关记录。
3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。
4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。
三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。
岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。
外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文件管理控制程序
XXX食品集团有限公司管理文件控制程序文件编号：1 目的和适用范围1.1 目的：确保与一体化管理体系相关的各单位、部门和人员得到和使用的文件清晰、有效，易于识别，并控制其分发，防止使用作废的文件。
1.2 适用范围：一体化管理体系所要求的管理类文件，包括：质量、环境、职业健康安全管理文件，法律、法规文件等。
2 相关文件《一体化管理手册》Q/21YJ01《产品实现的策划程序》Q/21YJ02-10《工作环境控制程序》Q/21YJ02-09《职工健康管理程序》Q/21YJ02-403 职责本程序实行两级控制：即公司和项目经理部、分公司3.1 公司办公室3.1.1 控制以公司和本室名义印发的管理文件的全部工作程序；3.1.2 归口管理公司适用的法律、法规，搜集与本室业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；3.1.3 评审以上文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单"和“作废文件通知单”；3.1.4 作为本程序和文件的主管部门，负责本系统以及各配合部门的工作检查和指导。
3.2 项目经理部、分公司3.2.1 控制本部名义印发的管理文件的全部工作程序；3.2.2 搜集施工所在地政府部门的法令、法规、规章等外部文件；3.2.3 控制承包项目的建设单位、监理、质监站制发的管理类文件；注；属于工作技术类的通知、函件等由技术研发部控制3.2.4 评审上述文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。
3.3 各配合部门3.3.1 控制需以本部门名义印发的管理类文件的全部工作程序；3.3.2 搜集与部门业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；3.3.3 适时对上述文件进行评审，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。
4 工作程序4.1 文件的审核、批准和界定文件拟稿后应加附“文件印发审批单”（附录A），由拟稿部门首先审稿并送相关部门或有关领导会签，再交办公室由负责人或指定的人员核稿和界定是否受控。
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的对公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件适用、有效，而不被误用，并确保相关场所使用的文件都是有效版本。
2．范围适用与质量管理体系有关的文件控制，包括以纸张、计算机磁盘、光盘、或其它电子媒体为载体的文件的控制（包括外来文件的控制）。
3．职责3.1 行政部总体负责质量体系文件的管理。
3.2 行政部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。
3.3 行政部组织各部门编制程序文件，部门主管评审后，经部门主管审核后报管理者代表批准。
3.4 各职能部门负责本部门归口条款的第三层次文件的编制，部门主管或管理者代表批准。
3.5 行政部负责文件的发放、更改、回收、销毁等工作，各部门负责控制本部门的使用文件。
3.5 外来文件（指国际、国家标准、行业标准、顾客或供方的文件等）由相关部门主管领导或管理者代表确认后，根据工作需要确定分发范围和数量。
3.6 其它各部门负责管理各自的文件和资料。
3.7 各部门制定的文件，正版统一由行政部管理。
同时，还应作好公司及其它部门文件发放的工作。
3.8 行政部负责结合内部审核，组织对现有体系文件进行评审与更新。
4．程序4.1文件分类1. 第一层：质量手册，是纲领性文件。
2. 第二层：程序文件，是指导性文件。
3. 第三层：管理类、检验类、技术类，是可操作性文件。
第三层次文件是作为部门运行质量管理体系的常用实施细则，包括：①管理标准、工作标准（质量方针、质量目标的管理规定、管理制度、岗位职责和任职要求等）；②检验标准（原材料检验规程、制程检验规程、最终产品检验规程等）；③技术标准（技术标准、作业指导书、工艺流程、操作规程等）；4. 第四层：质量记录，是体系有效运行的证据，具有可追溯性。
记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。
4.2文件的编号1.质量管理体系文件的编号规则①质量手册FSZF-QM，FSZF表示公司名称，QM表示质量手册。
文件管理控制程序(IATF16949)
修改记录1目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。
2适用范围本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。
3定义3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件;第四层次：形成文件的记录。
外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。
主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。
3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如：文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。
3.3受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。
3.4非受控文件：指受控范围之外的文件。
1.6适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。
如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。
1.7标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。
如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。
3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。
4职责4.1质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。
4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。
负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。
负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。
4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。
文件控制程序(含记录)
引言概述：正文内容：一、文件访问控制1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。
2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。
这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。
二、文件备份与恢复1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。
这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。
2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。
此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。
三、文件版本管理1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。
这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。
2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。
这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。
四、文件变更控制1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。
这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。
2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。
这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。
五、文件追踪与审计1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。
这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。
2. 审计功能：文件控制程序可以生成审计报告，记录所有对文件进行的操作，包括访问、修改、删除等。
这对于合规性和安全性检查非常重要。
总结：文件控制程序(含记录)是一种重要的文件管理工具，它可以确保文件的安全性、可靠性和可访问性。
文件管理控制程序
1 目的本程序规定对管理体系文件进行控制的方法和要求，确保在文件的使用处可获得和使用适用文件的有关版本。
2 范围本程序适用于公司管理体系文件，包括质量手册、程序文件、管理规定、其他作业文件及记录，不包括产品图样、技术文件和外来技术标准的控制。
3 定义3.1 文件：信息及其承载媒体。
3.2 受控文件：按规定发放并实施动态更改控制的文件。
3.3 非受控文件：按规定发放但不实施动态更改控制的文件。
4 职责4.1 总经理批准发布《质量手册》。
4.2 管理者代表负责审核《质量手册》并批准发布程序文件。
4.3 行政人事部负责文件的归口管理，包括：发放、更新、回收、销毁和原稿的保存。
负责编制并及时更新《现行有效文件清单》。
4.4 各部门负责各自职责范围内的作业文件以及表单样式的编制、使用和保管。
5 流程图文件控制流程图（见附录A）6 流程说明6.1 管理体系文件的分类a)质量手册：规定组织质量管理体系的文件；b)程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径的文件；c)管理规定：包含公司制度和指令d)作业文件：有关任务如何实施和记录的详细描述；e)记录表式：用于记录管理体系所要求的信息和数据的文件；f)技术文件（包括技术标准、图纸等）和工艺文件（包括工艺规程、操作规程等）；以及检验和计量文件；g)外部文件：外部机构发行的文件（包括国家标准、法律、法规以及顾客来图样等）。
6.2 管理体系文件的编制6.2.1文件的标识和编号规定公司代号（QT）质量手册(QM)、程序文件(QP)、管理规定（MR）、作业文件(WI)、记录表式(F)a)质量手册：QTDQ/QM 2008；b)程序文件同一章节顺序号（01、02……）标准章节号程序文件代号公司代号c)管理规定QT /同一部门管理规定顺序号（01、02……）部门代号管理规定代号公司代号d)作业文件QT / WI同一部门作业指导书顺序号（01、02……）部门代号作业指导书代号公司代号e)记录表式文件编号相应文件引出的记录表式的顺序号（01、02……）记录表式的代号注：表式代号标注在表式右上角。
管理性文件控制程序
管理性文件控制程序管理性文件控制程序是组织在机构或企业中用于管理和控制文件的一套规范和程序。
它涵盖了文件的创建、保存、修改、审批、发布、参阅、存档和销毁等各个环节，以确保文件的顺利流转和管理。
本文将详细介绍管理性文件控制程序的要素和实施步骤，以帮助机构或企业建立一个高效、规范的文件管理体系。
一、文件控制程序的要素1. 文件创建与命名：文件的创建与命名是文件管理的起点，应当遵循规范的格式和命名规则。
例如，可以采用统一的标准格式，包括文件名、文件类型、版本号、创建人和日期等信息，以方便文件的识别和查找。
2. 文件保存与分类：文件保存时需指定合适的存储位置和保存方式，确保文件的完整性和安全性。
同时，应根据文件的内容和属性进行分类和归档，使文件管理更加有序和高效。
3. 文件修改与审批：文件的修改应进行审批流程，确保修改的合理性和准确性。
审批程序可根据文件重要性和内容复杂性进行不同层级的审批，以保证文件的质量和安全。
4. 文件发布与参阅：发布文件时，需明确合适的发布渠道和方式，确保文件能够准确传达给相关人员。
同时，应为员工提供参阅文件的途径和权限，以方便他们获取所需的信息。
5. 文件存档与销毁：文件存档是为了长期保存和备份，对于一些重要的文件，应进行多备份和安全存放。
而对于一些已经过时或无效的文件，应按照规定的销毁程序进行安全销毁，以避免信息泄露和滥用。
二、管理性文件控制程序实施步骤1. 确定文件管理责任：机构或企业应明确文件管理的责任人或部门，并制定相应的管理制度和流程，包括各个环节的职责和权限，确保文件管理的连续性和高效性。
2. 建立文件分类和命名规则：根据机构或企业的具体情况，建立适合的文件分类和命名规则，为文件的创建、保存和查询提供统一的标准。
3. 制定文件审批和发布制度：建立文件审批和发布的流程和规范，明确文件的审批人员和审核标准，以确保文件的质量和正确性。
4. 设定文件存储和归档策略：确定合适的文件存储位置和方式，建立文件归档的规则和周期，并确保文件的备份和安全性。
文件控制管理程序
XXX 有限公司程叙文件文件控制管理程序目录1、目的2、范围3、相关文件4、职责5、工作程序6、报告和记录文件编号：版本：页码：1/14受控状态受文部门日期修改码页次修改单号修改内容简述修改人备注4-1-11.目的对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。
2.范围合用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
3.相关文件无 4.职责4.1 总经理负责质量手册的批准和发布。
4.2 管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。
4.3 各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。
4.4 各部门经办人员负责各类文件的编制、采集(包括外来)文件和统计。
并指定兼职 资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。
4.5 行政办公室负责文件的文档登记、保管、 借用、更改、 回收和销毁(包括外来文件) 等管理工作。
5.工作程序5.1 行政办公室负责制订 文件控制管理程序，相关部门程序要求实施。
5.2 文件控制的流程。
5.3 文件的分类5.3.1 质量手册---是本公司质量体系描述的纲领性文件。
5.3.2 程叙文件---是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。
5.3.3 其他管理性和技术性文件(第三层次文件) ---如管理性的有：规章制度、管理办 理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、 工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。
5.3.4 外来文件等--- 国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、合用法规和标 准，顾客提供的工程规范等，被本公司采集引用的文件。
5.4 文件的编写导则5.4.1 本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟(编)写人、审核人、批准人的签 名方为有效。
文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。
外来文件被采用必须要 有提供部门领导的认可签名。
文件管理控制程序
1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。
3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。
负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。
3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。
3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。
3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。
3.5 总经理：批准质量/环境手册。
4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。
4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。
4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。
4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。
4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。
4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。
4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。
文件管理控制程序
文件管理控制程序 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
1．目的：
为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止失效/作废文件的误用，特制定本程序。
2．范围：
本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。
3．职责：
3．1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布，管理者代表负责第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布，各职能
部门的主管经理负责第三层次文件作业指导书的批准发布。
3．2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。
3．3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理。
4．程序内容
5、相关文件：
《质量手册》
《记录控制程序》 SHY(Q+E)2-05
6、引用表格
《文件发放范围一览表》 SHY(Q+E)4-09-01 《文件发放登记表》 SHY(Q+E)4-09-02
《文件更改审批单》 SHY(Q+E)4-09-03
《体系文件更改状况清单》 SHY(Q+E)4-09-04 《外部标准目录》 SHY(Q+E)4-09-00 《文件评审记录表》 SHY（Q+E）4-09-16。
什么是文件管理控制程序？
文件控制程序1 目的确保管理体系有关文件的充分性和适宜性，确保各相关场所使用的文件为现行文件的有效版本。
2 范围本程序适用于与本公司管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理负责批准发布公司的方针、目标和指标，管理手册。
3.2管理者代表负责组织相关部门进行手册的编写与修改；负责管理手册的审核；负责程序文件、主要管理文件的批准。
3.3企管科负责体系文件的归口管理。
3.4各部门负责本部门相关文件的管理。
4 程序4.1文件的分类及控制4.1.1管理体系文件分为三层：第一层：管理手册（包括公司的方针、目标、指标）；第二层：程序文件；第三层：包括各部门为使管理体系正常运转所制定的部门管理制度、应急预案、工作标准、岗位职责、操作规程、各种记录、表格、报告、清单、方案、计划等与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件。
4.1.2体系文件由企管科归口管理，各部门建立本部门的受控文件清单。
4.1.3外来与管理体系有关的文件统一由相关导入部门审核，管理者代表批准，由企管科编目、存档、发布实施；相关导入部门负责文件的跟踪，当文件换版时，确保使用的文件是有效版本。
4.2文件的编号4.2.1管理手册编号编号规则：公司代号-管理手册代号-年号版本号/修改次数；公司代号：AAAA；管理手册代号： SC；年号：2008；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改（见4.4.1）。
例如： AAAA-SC-2008 A/0 表示AAAA有限公司管理手册2008年第A版，第0次修改。
4.2.2程序文件编号编号规则：公司代号-程序文件代号-序号版本/修改次数公司代号： AAAA；程序文件代号：CX；序号：该要素的第几个程序文件；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改。
例如： AAAA-CX-01 A/0：表示AAAA有限公司管理体系的第1个程序文件，第A 版,第0次修改。
4.2.3第三层文件编号规则：部门简称—年号-序号版本/修改次数部门简称：表示由该部门组织编制，具体见4.2.6；年号：表示该文件下发年号；序号：表示该部门的第几个文件；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改。
文件管理控制程序06949
1 目的为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围质量体系文件的编制、管制方法。
供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。
确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
3 定义注释受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
体系文件：质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向质量目标：在质量方面所追求的目的。
质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素（过程）。
程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。
作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
4 职责总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回综合办。
综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
文件控制职责表5文件格式及文字要求公司所有体系文件必需加页眉，格式如下。
四级表单可不加页眉但必须加公司台头。
文件字体：公司所有文件一律为宋体黑色字，文件名称为二号字，正文内容序号题目为粗体四号字，正文内容为四号字，表单内容可根据需要采用四号或五号字。
文件文件签批格式，在文件末页按以下方式编制： 审核： 批准：日期： 日期： 日期： 6 作业程序 编码原则：公司名称文件级别部门类别流水号XX—XX—XX—XXXX注释：公司名称：JH部门类别：总经理∕管理者代表GM；行政人事部：HR；财务部FD；生产部PM；销售部SD；品质部QC；技术部TD；采购部PD；仓库STD。
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1、目的通过对质量管理体系文件的控制管理，确保本公司质量管理体系符合ISO9001:2015& ISO 13485:2016、GMP、QS标准及符合中国法规、美国、欧盟国家、加拿大和其它产品输出目的国要求，确保质量管理体系文件的分类编号﹑编制﹑审批﹑发放管理﹑有效性控制﹑保管和更改等活动在受控状态下进行；并保证各文件使用场所的受控文件为最新有效版本；2、范围适用于公司所有质量管理体系文件的管理与控制。
3、定义3.1 受控文件：供公司内外部使用的，受更改、标识、版本、版序、格式、字体等控制的文件；3.2 DCC: Document Controlling Center 文件控制中心；3.3 外来文件：指从外部获取并由本公司直接引用的文件，如国家﹑行业﹑地方标准﹑法律法规和客户提供的文件﹑资料及供货商提供的产品标准/检验报告等；3.4 外发文件：提供给供方、顾客、检测机构、第三方审核机构、中国各级监管机构（食品药品监督管理局、质量技术监督局、工商局、知识产权局等）、其它国家监管机构等的质量管理体系文件或企业资质证书等文件；3.5 认证证书：企业资质证书、产品证书、人员培训类证书（外训）等；3.6 DMR:是指包括医疗器械成品的程序和规范的完整记录；3.6.1每个产品的DMR应包括以下信息或指明所在位置;器械规范包括相应的图纸、组成、配方、组件规范和软件规范；生产加工规范包括相应的设备规范、生产方法、生产程序、生产环境规范；品质保证程序和规范，包括接收标准和使用的质量保证设备；包装和标记规范，包括使用和处理方法，以及安装、维护和服务的程序及方法;4、职责4.1 文控中心负责公司质量管理体系文件的管理与控制，并对文件的编号、公布、发行及有效性负责。
4.2 各部门负责对其使用的受控文件进行控制；4.3 文控中心负责质量管理体系文的回收、保存和销毁的归口管理；4.4 文控中心负责外发文件的回收（必要时）、登记、发放进行控制；4.5 管理者代表（后简称管代）或其转授权人负责外发文件的审批；5、程序5.1文件的分类公司将管理体系的文件（以下简称文件）分为以下5类1）质量手册（一级文件） 2）程序文件（二级文件） 3）作业指导书、管理办法、品质与生产的规范文件（三级文件） 4）表格类（四级文件） 5）外来文件5.2 质量管理体系文件的编制﹑审批；5.2.1 文件审批权一览表5.2.2 各类文件的日期书写统一按年月日的顺序书写；书写方式如：2015-04-28或2015.04.285.2.3 文件编码方法文件类别编号说明举例备注质量手册BD-QM-编号部门代码：工程 R&D资材：PMC品质：QC BD-QM-001或BD-GMP-001程序文件BD-QP/部门代码-编号BD-QP/DCC-001序号文件级别文件类型编制审核批准备注1 一级质量手册指定人员管理者代表总经理2 二级程序文件各部门部门经理管理者代表3 三级作业文件各部门部门经理管理者代表4 三级产品技术文件（产品作业指导书，管理办法、品质与生产的规范类文件）、外来文件各部门/部门经理/管理者代表5 四级质量记录表格各部门部门经理管理者代表补充说明：以上各类文件审批人不在岗时，可由其代理人或管理者代表签名后生效；三级文件BD-WI/部门代码-文件类别代码-编号生产：PC财务：FD采购：PD业务：SD人力资源：HR文控中心：DCC外来文件： WL文件类别代码：管理办法：AM操作规范/操作规程：OS作业指导书：IT技术类文件：TD检验类文件：QC编号：文件产生的序号BD-WI/QC-OS-002四级文件BD-部门代码-QR-编号BD-DCC-QR-003备注：编号定义为文件的序号5.3 质量管理体系文件的有效性控制5.3.1文件分类控制5.3.2 文件版次规定5.3.2.1 为确保公司质量管理体系文件的有效性能够得到控制，对于“质量手册”“程序文件”“作业文件”“表格”等文件,采用版本和版次控制：5.3.2.2 以A/1.A/2.A/3……表示版本和版次，其中A 表示版本，用A ……表示；0．1．2．……表示文件的版次；0：表示未经修改，1：表示修改一次，2：表示修改两次。
如A2表示A 版本，修改两次。
5.3.2.3 版本升级规定:A 当文件修改次数超过9次时,整份文件升版,如当前文件为A/9时.再修改版本整份文件升为B/0. C 当质量管理体系发生重大变化时,整个体系文件共同升版。
5.3.2.4质量手册、程序文件、作业文件正文的字体为 “宋体五号”，标题的字体为“宋体三号，加粗”。
5.3.2.5 程序文件的书写内容顺序及章节编号： 1 目的2 范围3 定义4 职责5 程序6 相关文件7 相关记录注：以上字体采用宋体小四号加粗。
5.3.2.6 作业性文件内容包含公司名称、公司LOGO 、文件名称、文件编号、版本，文件内容根据内容要求进行编写，但同一文件的格式需一致，可套用程序文件格式。
5.3.2.7 表单记录内容包含公司名称、公司LOGO 、表格名称、文件编号、版本、编号、填写日期、填写内容、审核等。
类别 定义控制方法 说明 受控原版加盖印章的签字原件作为复制用途受控副本受控原版的复印件其上加盖蓝色“受控文件副本”印章，作为公司内使用的合法文件。
公司内不允许使用“受控文件副本”印章变黑的非法复印件,以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件非受控副本 受控原版的复印件 作为提供给客户或公司以外的人员使用的合法文件。
5.4 质量管理体系文件的发放及保存5.4.1受控文件有：质量手册、程序文件、作业指导书、管理办法、品质与生产的规范文件、表格类资料；5.4.2程序文件、作业文件、作业指导书在打印前应先填写《文件发放变更通知单》按《文件发放变更通知单》的要求填写相关项目，并描述对该文件发放的原因说明；《文件发放变更通知单》由文件编制的编制部门人员填写、部门主管审核、部门负责人或管代批准后，给文控中心，同时索取文件编号方可打印出来签名编制、审核、批准后交文控中心发放同时附电子文档。
5.4.3 文控中心制定《文件发放回收记录表》，将质量手册、程序文件、作业指导书、管理办法、品质与生产的规范文件、表格类资料的复印件正面加盖蓝色“受控文件副本”印章并统一发放；各部门在接收到受控文件时应在《文件发放记录表》上签收；文件原件由文控中心保存；5.4.4 文控中心存档的受控文件电子档每月定期用移动硬盘备份一次；5.5 质量管理体系文件的更改5.5.1在公司质量管理体系运作过程中，如需更改文件，需填写《文件发放变更通知单》由总经理（管代）批准后,由部门实施更改，更改后由文控中心按5.4发放同时收回旧版文件；《质量手册》和《程序文件》及《作业文件》在更改后，应在《文件发放变更通知单》上填写修订记录。
更改后的文件应在文件封面注明修改的内容、修改后的版次、修改人及修改日期；5.5.2 文件的更改由进行原文件审查和批准相同职能的人或部门进行审核和批准；5.6 质量管理体系文件回收、废弃。
5.6.1质量管理体系文件更改后，当新版本受控文件发出，即自动作废旧版本。
文控员应向文件持有人收回已失效的受控文件副本，并于其上加盖“作废文件”蓝色印章，然后进行销毁处理。
妥善地将该失效文件受控正本存放在文控中心，其受控原版要保留3年。
在原版上加盖“作废”印章,同时写上作废日期，登记在《文件发放回收记录》上。
对发放至公司外部的受控文件，如不便回收时，应及时通知文件持有者作废处理。
5.6.2质量管理体系文件废弃后,其“受控文件”副本加盖“文件作废”印章后可予以销毁或用其背面（其中产品图纸、流程图不可做单面纸使用）.5.6.3已经保存到期的失效正本文件，由文控中心填写《文件(含表单)制订、修改、废止申请单》，经管理者代表批准后进行销毁处理。
5.7 质量记录的归档保管所有关于质量管理体系文件管理的质量记录由文控中心归档保管。
5.8 外来文件的管理5.8.1标准、法律法规等外来文件的收集更新由管代监督执行,每月检查一次,是否有更新,若有更新由管代视更新的外来文件内容，在必要时安排相关部门人员培训或组织更新相关文件及资料。
5.8.2 法律法规类外来文件由文控中心填写《外来文件登记表》，并在文件正面加盖蓝色“外来文件”印章，由管代负责审批后生效。
外来文件保存在文控处，其他人员借阅外来文件需填写《文件借阅申请表》.5.8.3客户提供的文件资料由接收人交给文控中心进行分类编号登记填写在《外来文件登记表》中，如因生产或工作所需，必须分发客户提供的资料给相关部门时，文控中心将需发放的外来文件复印且盖上“外来文件”受控章，并登记在文件发放记录表进行分发，同时收回旧版本，以示有效版次；5.8.4供方提供的资料由接收人交给文控中心，文控员将文件提交给管代审批，审批生效后再登记填写在《外来文件登记表》中，此类文件以文件名称登记，暂不另给编号；5.8.5所有外来文件永久保留，随时更新，文控中心对有更新要求的外来文件应每年组织跟踪一次最新有效版次，填写《外来文件登记表》，及时获取﹑更新和发放最新版本的外来文件，确保公司使用的外来文件为最新有效版次。
5.8.6公司所有已审批的外来文件文控中心根据需要归口。
外来文件的编号规则:WL-QC-□□□(注:WL为文控代号;QC为品质部代号;□□□为文件的流水号)，为更好地对外来文件进行分类，外来文件中的作业指导书/生产工艺流程图的编号规则：BD-WL-R&D-□□□(注：BD为公司名称缩写 WL为文控代号;R&D为工程部代号;□□□为文件的流水号)。
5.9 证书的管理5.9.1公司所有认证的证书（质量证书、企业证书、人员培训证书等）都需归口到文控中心管理，证书接收人将证书交给文控中心，文控中心进行登记，并复印、扫描存档，同时将证书的原件（除人员证培训证书外）提交给财务部保留；5.9.2 文控中心将扫描后证书的电子文档共享并于一个工作日发钉钉通知至各相关部门，国内产品注册类等证书还需复印一份给运营商的管理人员，由其负责新旧版本对其客户的发收；5.10 临时文件的控制临时文件是因某些原因暂不能确定成为正式文件但又需要为各部门临时使用之文件，公司的临时文件，包括从打样、试产到量产阶段临时产生的产品图纸、规格书、作业指导书文件之类的临时性文件；使用期限管控采用以下方式：5.10.1由编制部门在临时文件上规定使用期限，过期自动作废，文控文员依5.4节流程执行，在最后有效期当天，文控员应收回次日过期的临时文件并做加盖作废文章处理。
若在临时文件有效使用期内，发行了正式的文件，则此临时文件被取代，文控依正式文件的收发方式回收临时文件；5.10.2 临时文件的编号依正式文件的编号原则进行编号，版次栏位标示“临时文件”以区别正式文件；5.10.3 若为特定的过程或因特殊要求而产生的临时性文件，可根据实际情况规定临时文件的使用期限；5.11 文件管理5.11.1文件受控正本统一由文控中心归档保存，除更改以外不得使用。