第九章 经贸信函的翻译

66 Royal Mint Street
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London El 8Lg
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Dear Sirs,
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The British Embassy here has given us your address and has advised us
to contact you directly.
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• （2）全齐头式（Full Blocked Style） • 全齐头式分段时，包括信内地址人的姓名、
地址、写信日期、以及正文均从左边定格 开始，每行对齐平行，成一垂直线。在正 式的信函中段与段之间一般要空一行。
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China National Import & Export Corp.
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Shanghai Branch
商务英语信函的格式（续）
• (8)The attention line 致收信人 • 当发信人希望将信件递交给对方公司的某个特定
收信人时，可在信内地址之下两行称呼之上两行 处添加这一项，并加以底线以引起充分注意。 • 如For the attention of Mr. Blair 或Attention/Attn: Mr. Blair。 • (9)The subject line 主题 • 主题一项用来简要介绍信件正文的内容，以使收 信人能快速获得关键信息。主题项一般在称呼下 两行处，前加Subject字样或以黑体字打印。
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1040 North Zhuzhou Road
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Shanghai, P. R. China
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15 December, 2011
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Dockland Computer Service Ltd
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66 Royal Mint Street
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London El 8Lg
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Dear Sirs,
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The British Embassy here has given us your address and has
种格式的区别。
商务英语信函的格式（续）
• （1）缩行式（Indented Style）
• 缩行式的信头、信内地址在换行时，下一行要 比上一行向右缩进2-3个字母，信的正文每段开 始一般都缩进4-6个字母，正式信段与段之间通 常要空一行。结尾套语可居中，也可置于中间 偏右。
• 值得一提的是，缩行式现在不太常用。
商务英语信函的格式（续）
• （4）The Salutation称呼敬语 • 称呼敬语位于封内地址下两行。 • 如知道对方姓名，就用Dear
Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓， • 如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear
Madam, 也可用：To whom if may concern • 如对方职务较高，则最好用其职务名称，
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• (11)The enclosure 附件
• 当信函中包含附件（如支票、帐单等）时，应在信函左下 角署名下两行处印上Enclosure 或Encl.字样。如有必要， 还应注明具体的附件内容和份数。
• 如: Encl. Commercial Invoice (3 copies)
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Insurance Policy
商务英语信函的格式（续）
• (10)The identifying initials 经办人代号
• 经办人代号由书信口述人或撰写者和秘书或打字员姓名首 字母组成，通常打印在署名下两行紧左页边处。口述者或 撰写者姓名首字母在先，和秘书或打字员姓名首字母以冒 号或斜线隔开。可全部大写或小写，或仅前者首字母大写。 如 JB/GS, JB:GS或JB/gs, JB:gs。
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London El 8Lg
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Dear Sirs,
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The British Embassy here has given us your address and has advised
us to contact you directly.
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We are interested in importing microcomputer components and would
hearing from you.
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Yours truly
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Zhang Wei
•
Branch Manager
商务英语信函的格式（续）
• （3）改良齐头式（Modified Block Style） • 改良齐头式的特点：段落不缩进；日期、
结尾套语、签名部分等置于中间偏右；其 它部分每行开头都从左边定格对齐。
advised us to contact you directly.
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We are interested in importing microcomputer components and
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般从距日期两行信纸左页边写起。其写法类似 于信封的写法，地址按从小到大的顺序书写： • 1）收信人姓名、职务 • 2）收信人公司名称 • 3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号 • 4）所在城市/城镇、州名称及邮编 • 5）国家名称
• 如：Personal Manager • Great Western Publishing Co. Ltd. • 7777 State Street, Room 456 • Chicago, IL60606 • U.S. A.
商务信函的种类（续）
• 从商务信函的具体使用功能来讲，又可分 为：
• 来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺 函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、 致歉函、慰问函、唁函、推销函。
商务英语信函的格式
• 1、尽管不同的商务书信目的不同，但一般 都包括以下几个必要部分：
• （1）The Heading or Letter-head信头 • 信头部分通常包含： 发信人的公司名称、
• 注意：
• 月份最好不用数字表示以避免误解，如 04/03/2005在英国人看来是指2005年3月4 号，但美国人会认为是2005年4月3号，因 为各个国家在标示日期时的习惯不同。
商务英语信函的格式（续）
• （3）The Inside Name and Address 信内地址 • 信内地址是收信人所在公司的名称和地址，一
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•
We thank you in anticipation of your help and look forward to hearing from
you.
•
Yours truly
•
Zhang Wei
•
Branch Manager
商务英语信函的格式（续）
商务英语信函的格式（续）
• (7) The Signature署名 • 署名一般是手写体签名，署名和结束敬语
对齐，通常紧左页边写，相隔两行间距。 署名包括名字和职务，起首字母都要大写。 有时也会签上公司的名称。 • 上述7项构成商务书信的必要部分，除此以 外，特定的商务书信还可以包括其他的一 些选择部分。
• 一封正式的商务书信都包括开头、主体和 结尾三部分。
商务英语信函的格式（续）
• (6) The Complimentary Close结束敬语 • 结束敬语往往和称呼语相呼应。 • 如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam",
结束敬语就用Yours faithfully；称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就用 Yours sincerely, Yours truly, 或 Yours cordially。
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商务信函的作用
• 在一切依赖于信息交换的日益激烈的商业 竞争中，在电子商务服务日益迅捷、技术 日益发达的今天，商务英语信函作为商务 活动中相互交流的一种重要方式在国际商 务交际中起着举足轻重的作用，一是索取 信息或传递信息，二是处理商务交流中有 关事宜，三是联络与沟通感情。
商务信函的种类
• 商务信函的种类包括： • 商洽函 • 询问函 • 答复函 • 请求函 • 告知函 • 联系函
商务英语信函的格式（续）
• (12)The copy notation 抄送 • 有时商务书信除了递送给对方，也同时抄
送给第三方。 • 通常的做法是，在署名或附件下两行紧左
页边印上cc或CC 及要抄送的第三方名称。 如CC: Mr. George Blair, Sales Manager。 但要注意的是，在美国等一些国家的商业 界，现在基本上是用影印件来抄送，所以 也用Xerox代替CC。
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China National Import & Export Corp.
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Shanghai Branch
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1040 North Zhuzhou Road