加强声像档案管理工作刻不容缓

（一 ） 声 像 设 备 存 在 着 “一 硬 一 软 ”的 现 象 “一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展 及
工 作 需 要 ，机 关 、企 事 业 单 位 的 声 像 设 备 有 了 很 大 改 善 。 在 调 查 的 !"! 个 单 位 中 ， 仅 有 #! 个 单 位 没 有 声 像 设 备，占 !$%，&’%的单位都有 ! 台以上 的 声 像 设 备 ，设 备 总 数 达 "’! 台 （架 ）。 从 总 体 讲 ， 声 像 设 备 可 算 比 较 “硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有 !(! 个单位没 有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占 "#%， 致 使 有 的 设 备 闲 置 ，没 人 会 用 ，难 以 充 分 发 挥 作 用 ；有 的 设 备 存 放 在 科 室 或 个 人 手 中 ，没 有 合 理 利 用 ；有 的 设 备 使 用 人 员 不 明 确 或 频 繁 变 动 ，设 备 不 能 有 效 地 利 用 。 从 而 形 成 了 “硬 件 硬 、软 件 软 ”的 现 状 ，而 且 “软 ”的 方 面 直 接 影 响 了 “硬 ”的 方 面 作 用 的 发 挥 ，最 终 造 成 一 些 重 要 活 动 没 能 及 时 摄 录 ，档 案 没 能 完 整 保 存 下 来 ，给 以 后 声 像 档案的产生及归档留下了隐患。
业务天地 $、 保 管 条 件 差 ，声 像 档 案 难 以 长 久 保 存
声 像 档 案 的 保 管 条 件 比 纸 质 档 案 要 求 更 严 格 。而 调 查 发 现 ，只 有 广 播 电 视 局 、韩 村 河 村 等 少 数 几 个 单 位 设 置 了 声 像 档 案 室 或 配 备 了 声 像 档 案 专 柜 ，其 余 各 单 位 都 将 声 像 档 案 存 放 在 文 书 柜 内 与 其 它 档 案 混 存 ，不 具 备 恒 湿 、恒 温 、防 磁 等 保 存 要 求 。 致 使 一 些 照 片 变 黄 褪 色 ，底 片 粘 连 变 质 ，磁 带 受 损 等 ，不 利 于 声 像 档 案 的 长 久 保 存之 晚 矣 ！
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上 的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。
一 次 宣 传 档 案 法 、贯 彻 档 案 法 的 很 好 的 机 遇 ，运 用 多 种 形式，增强单位人员的档案意 识 。 档 案 人 员 要 通 过 宣 传 档案法，促使单位领导明确作 出 任 何 个 人 无 权 擅 自 带 走 任 何 技 术 档 案 和 业 务 资 料 的 规 定 ；此 外 ，档 案 人 员 要 把 好档案转移关。笔者主张，目 前 存 于 各 并 入 单 位 档 案 室 的档案应就地封存，不因单位 人 员 分 流 而 转 移 。 单 位 之 间档案转移待疾病控制中心机构调整结束后再做定夺。 但如果调入监督所的人员有特殊原因确需带走档案的， 应书面向档案室提出申请，报请站科两级领导批准后， 办理相关的档案转移手续。再 有 ，调 出 人 员 需 要 带 走 由 科室保存的、与其监督业务密切相关的技术资料档案 的 ，在 得 到 主 管 站 长 和 科 室 领 导 的 批 准 后 ，也 要 通 知 档 案室，档案人员要参加和监督 其 资 料 转 移 的 全 过 程 ，科 室要备有档案转移目录，要由经手 人 、科 主 任 、档 案 人 员 三方签字。
随着社会的 发展及办公条件 的 改 善 ，在 机 关 工 作和各类活动中 形成了大量的声 像 档 案 。为 了 更 好
地 保 护 好 、利 用 好
这 些 生 动 、形 象 的
特 殊 载 体 档 案 ，我
们 就 房 山 区 !"!
个立档单位的声
像档案管理情况
进 行 了 调 查 。 调 查 发 现 ，声 像 档 案 普 遍 存 在 着 归 档 不 完
事 实 证 明 ，摄 录 人 员 “弱 ”的 一 面 影 响 了 “强 ”的 一 面 发 挥 作 用 ，加 上 认 识 上 的 误 区 ，造 成 了 声 像 档 案 管 理 上 的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关—— — 形成 和 归 档 不 把 好 关 ，待 用 时 再 靠 档 案 员 去 催 要 或 档 案 馆 去 征 集 ，那 只 能 是 “亡 羊 补 牢 ”了 。
整 、保 管 条 件 差 、管 理 混 乱 等 问 题 ，直 接 影 响 了 档 案 的 完
整 和 声 像 档 案 的 保 管 及 利 用 。声 像 档 案 管 理 严 重 滞 后 于
档 案 工 作 的 整 体 发 展 水 平 ，已 到 了 非 抓 不 可 的 程 度 。 因
此 ，采 取 有 效 措 施 ，加 强 声 像 档 案 管 理 工 作 刻 不 容 缓 。
#、 收 集 渠 道 不 畅 ，声 像 档 案 馆 、室 藏 匮 乏 区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用 的 基 地 。但 目 前 馆 藏 声 像 档 案 极 为 匮 乏 。基 层 单 位 中 有 近 四 分 之 一 的 照 片 档 案 散 存 在 个 人 或 科 室 内 部 ，没 有 集 中 统 一 管 理 。正 是 由 于 多 年 来 沿 袭 下 来 的 声 像 档 案 分 散 保 存 ，难 以 及 时 完 整 归 档 统 一 管 理 ，致 使 基 层 档 案 室 声 像 档 案 不 齐 全 ，档 案 馆 的 声 像 档 案 也 就 没 了 来 源 。 源 头 没 控 制 住 ，加 之 征 集 措 施 不 得 力 ，渠 道 不 畅 ，造 成 今 天 的 匮乏。 (、 区 域 性 重 大 活 动 档 案 失 控 ，声 像 档 案 流 失 严 重 众 所 周 知 ， 每 次 区 里 或 基 层 单 位 组 织 重 大 活 动 ，召 开 重 要 会 议 ，都 安 排 人 员 摄 录 像 ，形 成 了 许 多 有 价 值 的 声 像 档 案 。 其 中 一 些 在 报 刊 上 刊 登 或 印 成 图 书 、画 册 对 外 发 行 ，但 在 档 案 馆 （室 ）却 找 不 齐 这 些 原 始 档 案 。 分 析 原 因 ：一 是 多 个 单 位 同 时 参 与 的 大 型 活 动 ，档 案 管 理 不 集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调 的 ，各 自 负 责 一 块 工 作 ，相 应 形 成 的 档 案 材 料 缺 乏 协 调 、 统 一 、集 中 ，活 动 结 束 后 ，档 案 材 料 也 各 归 东 西 ，声 像 （包 括 文 书 、实 物 等 ）档 案 流 失 在 所 难 免 ；二 是 从 筹 备 到 结 束 没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案 管 理 、服 务 工 作 ，也 造 成 档 案 材 料 流 失 ；三 是 有 关 专 业 人 员 档 案 意 识 不 强 ，加 之 缺 乏 有 效 的 管 理 ，形 成 的 档 案 不 及 时 归 档 ，用 完 之 后 就 归 为 已 有 或 是 下 落 不 明 ，又 造 成 档案的流失。
业务天地
声像档案是
加
!
强
李
声
都
像
档
案 管 理
刻 不
工容
作缓
指 国 家 机 构 、社 会 组织以及个人在 从事各种活动中 形成的对国家和 社会有保存价值 的 照 片 、 底 片 、影 片 、唱 片 、录 音 带 、 录像带等不同材 料为载体，以影 像 、 声 音 为 主 ，并 辅以文字说明的 历 史 记 录 。声 像 档 案是一个单位档 案的重要组成部 分。
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!、 积 极 充 电 ，为 档 案 业 务 的 拓 展 做 好 准 备 卫生防病与监督体制的改革改变了以往卫生防疫 站以卫生执法为桥梁和枢纽 的 工 作 模 式 ，为 疾 控 中 心 重 新构建了疾病预防、控制、服务 和 科 研 新 框 架 ，开 辟 了 技 术 服 务 新 领 域 。与 之 相 适 应 ，档 案 业 务 必 然 会 有 所 拓 展 ， 会出现新的内容。档案人员 对 此 要 有 充 分 的 认 识 ，要 加 强对以前未曾涉及的卫生防 病 业 务 知 识 的 学 习 ，特 别 是 应着重学习有关慢性非传染 性 疾 病 防 治 、 劳 动 卫 生 、卫 生检验与质量控制、救灾防病及重大疫情的应急处理、 健康教育等业务知识，以便 了 解 和 掌 握 这 些 相 关 的 业 务 活 动 可 能 产 生 哪 些 档 案 ，以 及 它 们 的 内 容 和 特 点 。当 然 ， 学习的同时还应多深入科室，了解和掌握第一手材料。 只有这样，档案人员才能对 这 些 新 出 现 的 业 务 技 术 档 案 进行科学的管理。
（二） 摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种 误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档 案 的 工 作 ，并 决 定 着 声 像 档 案 的 数 量 和 质 量 。 调 查 反 映 出 在 摄 录 人 员 中 存 在 着 “一 强 一 弱 ”的 现 状 。“强 ”表 现 在 所调查单位的 ))$ 名摄录人员中，有专职 !*" 人，兼职 #&’ 人 ，平 均 年 龄 $* 岁 ，大 专 以 上 文 化 程 度 的 占 ’#%。 队 伍 强 大 、年 龄 适 中 、文 化 程 度 较 高 这 是 “强 ”的 一 面 ； “弱 ”表 现 在 ))$ 人 中 ，专 业 工 龄 ! 至 * 年 者 $&! 人 ， 占 &"%，* 年 以 上 者 仅 占 !)%。 经 过 专 业 培 训 的 共 "& 人 ，仅 占 !"%，其 中 ! 至 $ 个 月 短 训 （摄 录 专 业 ）的 "" 人 ，专 科 毕 业 # 人 ，有 &)%的 人 都 属 “自扌赞 ”。 专 业 工 龄 短 、专 业 知 识 及 技 能 普 遍 较 低 这 是 “弱 ”的 一 面 。
作 者 单 位 ：北 京 市 卫 生 防 疫 站 《北京档案》!""# 年第 ! 期
他 们 一 直 误 以 为 只 有 上 级 来 文 、 红 头 文 件 才 是 档 案 ，而 他 们 在 公 务 活 动 中 形 成 的 照 片 、录 音 、录 像 带 等 ，认 为 拍 完 、录 完 就 算 完 成 任 务 了 ，不 需 要 归 档 保 存 ；另 一 种 是 部 分 人 误 以 为 谁 拍 的 照 片 就 归 谁 ，送 往 报 社 、电 台 的 用 完 就 算 完 了 ，怎 么 处 理 这 些 声 像 档 案 属 于 个 人 行 为 。 由 于 这 些 同 志 缺 乏 全 局 观 念 ，档 案 意 识 不 强 ，仅 考 虑 个 人 或 本 部 门 工 作 方 便 ，致 使 部 分 声 像 档 案 长 期 在 个 人 或 科 室 内 部 保 存 ，不 移 交 档 案 室 或 档 案 馆 统 一 保 存 。 特 别 是 随 着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失， 致 使 单 位 档 案 不 齐 全 完 整 ，严 重 影 响 了 声 像 档 案 的 长 久 保护和开发利用。