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新编秘书实务课第5章 会议组织与服务99页PPT
5．会议地点 会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要 是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。
6．会议方式 会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各 种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、 电话会议等。
7．会议结果 会议结果，即会议结束时实现目标的情况。
电子教案模版配色（1）
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
会议结果
会议方式
会议人员
会议地点
会议活动的 基本要素
会议名称
会议时间
会议议题
Hale Waihona Puke 第五章 会议组织与服务第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。
（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
第五章 会议组织与服务
第一节 会议概述
四、会议的种类
1．按会议的规模。可以划分小型会议、中型会议、大型 会议、特大型会议
2．按会议内容。可以划分综合性会议、专题性会议 3．按会议的性质。可以划分决策性会议、非决策性会议 4．按会议所跨的地域范围。可以划分国际性会议、全国
性会议、地区性会议、个体性会议 5．按会议的职级。可以划分股东会议、董事会、高级管
例1：“2019年环境污染与大众健康学术会议”，此会议名称显示了时 间、内容、性质；
例2：“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”的会议名称 则显示了单位、时间、性质；
例3：“四川长虹2019年度股东大会”则显示了单位、时间、范围、规 模、性质、参加对象。
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第五章 会议组织与服务
6．会议方式 会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各 种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、 电话会议等。
7．会议结果 会议结果，即会议结束时实现目标的情况。
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第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
会议结果
会议方式
会议人员
会议地点
会议活动的 基本要素
会议名称
会议时间
会议议题
Hale Waihona Puke 第五章 会议组织与服务第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。
（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
第五章 会议组织与服务
第一节 会议概述
四、会议的种类
1．按会议的规模。可以划分小型会议、中型会议、大型 会议、特大型会议
2．按会议内容。可以划分综合性会议、专题性会议 3．按会议的性质。可以划分决策性会议、非决策性会议 4．按会议所跨的地域范围。可以划分国际性会议、全国
性会议、地区性会议、个体性会议 5．按会议的职级。可以划分股东会议、董事会、高级管
例1：“2019年环境污染与大众健康学术会议”，此会议名称显示了时 间、内容、性质；
例2：“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”的会议名称 则显示了单位、时间、性质；
例3：“四川长虹2019年度股东大会”则显示了单位、时间、范围、规 模、性质、参加对象。
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第五章 会议组织与服务
新编秘书实务课件-第六章 秘书的日常事务工作-PPT课件
1. 办公室的种类 （1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间 15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟 通不便且及资源浪费较大。 （2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留 出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作 区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间 联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。 (3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等 往往租用公寓式办公室。
第六章
秘书的日常事务工作
学习目训练
第六章
秘书的日常事务工作
学习目标
通过本章学习，你应能够：
1. 2. 3. 4. 5. 6.
了解秘书日常事务工作的内容 学会合理地布置工作环境 为领导设计较为合理的日程安排 正确处理接听电话事务 处理邮件 做好印信与保密工作
电子教案模版配色（1）
第六章
秘书的日常事务工作
引入案例
李秘书该如何处理此事？
内容（略，请见教材第149-150页）
第六章
秘书的日常事务工作
主要内容
第一节 第二节 第三节 办公环境的管理 安排领导工作日程 接打电话与处理邮件
第四节 保密与印信工作
第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
一、办公室概述
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
一、安排领导日程的意义
有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导 工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个 单位的工作效率。
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
二、日程表的编制
第六章
秘书的日常事务工作
学习目训练
第六章
秘书的日常事务工作
学习目标
通过本章学习，你应能够：
1. 2. 3. 4. 5. 6.
了解秘书日常事务工作的内容 学会合理地布置工作环境 为领导设计较为合理的日程安排 正确处理接听电话事务 处理邮件 做好印信与保密工作
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第六章
秘书的日常事务工作
引入案例
李秘书该如何处理此事？
内容（略，请见教材第149-150页）
第六章
秘书的日常事务工作
主要内容
第一节 第二节 第三节 办公环境的管理 安排领导工作日程 接打电话与处理邮件
第四节 保密与印信工作
第六章
秘书的日常事务工作
第一节 办公环境的管理
一、办公室概述
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
一、安排领导日程的意义
有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导 工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个 单位的工作效率。
第六章
秘书的日常事务工作
第二节 安排领导日程
二、日程表的编制
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第二，预订机、车票也有一定的讲究。要根据航班 的具体时间安排领导乘哪班比较合适，而如果是火 车，要尽量做到不换乘，因为在异地换乘很容易换 错。秘书在把日程表交给领导的时候，一定要在日 程表上注明交通工具如飞机起飞、轮船起航的时间， 以防意外发生。秘书在平时就要注意学习预订和购 买车票、机票、船票的办法以及如何兑换外币等， 这样，才能保证工作的顺利进行。
资料组负责各种会议文件的印刷、保管、 发放、回收以及文件的汇集、归档等；组 织组负责与会人员的编组、签到以及代表 选举和代表资格审理等事宜；保卫组负责 会议的安全与保密工作。
❖ 第三，会议文件的准备。会议文件包 括开幕词、闭幕词、工作报告、交流 材料以及领导人讲话等。
❖ 第四，会场布置工作。首先，要确定会 场桌椅的摆放形式，明确划分会场的区 域，落实主席台和其他与会者的座位。 其次，要保证会议室里的照明、通风、 录音、录像、麦克风、空调等设备是否 齐全和有效。最后，可以适当地摆放些 花卉装点会场。
会议通知
会议名称：临时董事会 日期：10月22日 下午2点~5点 地点：远洋天地宾馆五层502会议室 内容：商讨在京津杭设立分公司的事宜 与会者：各部门负责人 联系人：总裁办公室丁聪 电话：87652314转886 截止日期：10月21日
2、做好会议期间的服务工作
❖ 第一，接待与会人员。要事先熟悉有关与 会人员的单位、职位等情况，才能使接待 工作更加顺畅。
1、日程安排内容
领导的出差安排、会议安排、 约会安排等都是要上日程表的内 容，秘书对这些事情要做到心中 有数，才不会在安排的时候出错。 近期计划要尽量做到越细越好， 而中长期的计划只要把重要的事 情不遗漏即可。
2、日程安排的注意事项
第一，事先征得领导的意见。 第二，再次确认，及时提醒。 第三，既要做安排，还要顾体力。 秘书在为领导做安排的时候，一定要考虑劳 逸结合。 第四，做好日程安排的保密工作。 第五，不私自为领导预约。
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
THANKS
感谢观看
秘书实务ppt课件
• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
秘书与会务工作课件
对组织和参与人员进行总结和 评价，为今后工作提供借鉴。
案例二：某公司重要客户接待方案
1. 确定接待目的和对象 与客户建立良好的沟通和合作关系 加强与客户的联系和信任
案例二：某公司重要客户接待方案
01
02
03
为公司业务发展提供机 会和支持
2. 策划接待方案和行程 安排
制定详细的接待计划和 行程安排表
协助领导处理会议中出 现的问题与矛盾
传达领导意图，及时反 馈会议进展情况给领导 及相关人员
做好与其他部门的协调 工作，确保会议顺利进 行
保障会议安全
01
02
03
04
协助领导制定会议安全方案与 措施
检查会议场地安全设施与设备 ，确保无安全隐患
安排专人负责会议期间的安全 保卫工作
密切关注会议进展，及时处理 突发情况，确保会议安全有序
4. 做好接待实施和协调工作
在客户到达前做好各项准备工作，确保接待环节顺畅无阻
在接待过程中密切关注客户的需求和反馈，及时调整和完 善服务内容
案例二：某公司重要客户接待方案
在客户离开前做好送行工作，确保客户离开的顺利和安全。
5. 做好接待评估和总结工作
分析接待效果和反馈，收集意见和建议，为今后工作提供借鉴和 改进方向。
02
会务工作是秘书工作的重要内容之一，要求秘书具备较 强的组织协调能力、时间管理和应变能力，以确保会议 的顺利进行。
03
秘书与会务工作的关系是相互依存、相互促进的，秘书 工作的质量直接影响着会议的效果，而会务工作的顺利 进行也离不开秘书的参与和协助。
02 秘书在会务工作中的作用
协助领导策划会议
协助领导确定会议主题与议 程
注重细节
2秘书实务第三讲 会务工作
四、李总经理讲话：我公司自1996年成立以来，
一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重 的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此 业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老 客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方 面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发 展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面， 请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一 下过去的2009年我公司的业务情况……
之间，设有主席台， 但在其正面和两侧安 排代表席，这样即突 出了主席台的地位， 又有融洽的氛围，比 较适合中小型工作会 议。分为马蹄形、T 字形、巩桥形。
分散式：
将会场分为若干个中
心，每一中心都有一 个主桌，在一定程度 上，即能突出主桌的 地位和作用，又给与 会者提供多个交流的 机会，气氛较为轻松 和谐。分为圆桌形、 方桌形、V字形。
出理由，并画出你所布置的草图。 2，座位如何安排，说出理由一并画出草 图。 3，并说说你打算如何将这次恳谈会的气 氛布置到最好效果。
第二节 会议记录和会议简报
• 天目湖风 景区主会 场： • 大会即将 开始，上 百人的会 场气氛热 烈。
• 按照安排，王俐主要 负责这次会议记录。 下面是她随着会议进 程的记录：
（2）保卫工作
重要人员的人身安全；
重要文件； 会场和驻地； 会议设备； 与会者私人贵重物品 等。
实训题：
王俐这次受李总委托，作为会务组和 后勤组的召集人，责任重大。如会场布 置、会议座位安排、会议气氛布置之类 的事，最好不要让她分心，请你代她处 理这三件事，主要是：
1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说
纪念的日子，能够邀请到这么多领导和 佳宾，济济一堂，参加我公司2010年业 务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。 下面，请让我介绍在主席台就坐的各位 领导和来宾，他们是…… 二、宋董事长致欢迎辞。
秘书与会务工作课件
会议文件的准备与分发
文件类型
准备会议所需的文件，如会议通知、议程、背景资料等。
分发方式
确定文件的分发方式，如纸质或电子版，确保参会人员及时获取。
PART 04
会议中的服务与支持
会议签到与接待
签到
确保参会人员准时签到，记录参会人员 名单，以便后续核对。
VS
接待
为参会人员提供热情周到的接待服务，包 括指引、安排座位等，确保会议顺利进行。
秘书的职业素质与能力
职业素质
忠诚、守密、细致、高效、负责等。
能力要求
组织协调能力、沟通表达能力、文字处理能力、应变能力等。
PART 02
会务工作的内容与流程
会务工作的定义与内容
总结词
会务工作是组织和管理会议的一系列活动，包括会议策划、安排、协调和实施等。
详细描述
会务工作涉及会议的筹备、组织和管理，包括确定会议主题、邀请与登记参会人 员、安排会议日程、协调场地与设备、布置会场、接待与签到、会议记录与纪要 整理、会议总结与效果评估等。
PART 03
会议策划与准备
会议目的与议程的确定
会议目的
明确会议的主题、目标，确保会议的 顺利进行。
议程安排
根据会议目的，制定详细的议程，包 括时间安排、讨论主题等。
会议场所的选择与布置
场所选择
根据会议规模、需求选择合适的场所，确保设施完备、环境 舒适。
布置要求
根据会议性质、目的布置会场，包括座位安排、横幅悬挂等。
PART 06
现代秘书与会务工作的挑 战与发展趋势
现代秘书面临的挑战与机遇
挑战
随着科技的发展，秘书工作需要不断适应新的办公模 式，如远程办公、在线会议等；同时，秘书还需要处 理大量的信息和数据，提高工作效率和准确性。
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