测绘成果及资料档案管理制度

测绘成果档案管理制度

一、目的、依据

为规范测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果、资料档案的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》制定本制度．

二、适用范围

对测绘成果及资料档案的管理适用于本管理制度．

三、管理规定

〔一〕业务规定

1.测绘成果及资料档案必须按要求归档．归档的资料必须齐全、完整，分类整理立卷，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准．

2、测绘成果及资料档案应当根据国家要求，制定归档范围及保管期限表

3.不得搜自改变档案分类、组卷、编号方法．

4.永久、长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存．

5.测绘成果及资料档案的接收、移交，必须附有交接清单，严格清点和履行签字手续

6、数据载体每年轮流抽取不少于30%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复抢救‘

7.接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库．当年接收的档案必须当年完成归档工作

8.所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记．做好保密、防虫、防霉、防盗、防潮、防火等工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见．

（二）档案归档规定

1.凡是在公司各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围

2.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件资料，均应整理立

卷后归档，由档案室统一管理，不得分散在部门或个人手中．

3.每月30日以前各部门必须将上月档案材料按要求整理立卷移交档案室．

4.凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录．做好向档案室移交的准备工作

5.立卷归档的文件材料种类、份数、页数应完整齐全，每份文件的印件与底稿．正件与附件、请示与批复、转发文件与原件不得分开，文电要合一整理．

6.部门移交案卷时应经档案室工作人员验收，移交时应屐行移交手续，琪写移交清册．各类档案在装订前，应去掉金属物，取齐下沿和左沿，大张、小页、破损文件应折受裱朝，文书档案以件为单位采用专用装订卡钉左侧装订．案卷封面书写工整，编号排列规范有序．

〔三）档案借阅／利用规定

1.档案室档案、资料主要供本公司领导和工作人员使用，外单位人员苗要借阅j利用，须凭单位介绍信，并经公司相关领导同意后，方可查阅．

2.借阅／利用档案、资料须事先琪写《档案借阅／利用登记表》，必须在档案室进行，未履行登记手续的，档案室不予提供档案、资料．

3.凡借阅／利用本公司重要的机密档案成在一定范围内控制使用的档案，必须经单位领导同意．

4.公司档案严格控制借出，如确因工作雷要，应经本公司领导批准．借出时间一般不得超过三天，确需继续借阅／利用，必须办理续借手续，借阅利用期问，要确保档案的安全．

5.凡摘抄本司档案材料，应写明年代、卷号、张号，并认其校核．出其证明材料．要加盖公章，方能有效。如需要复制，须经公司领导同意。

6.利用档案者，必须注意保守机密，不得任意泻漏和向外公布．

7.借阅／利用档案，必需注意保护档案不得在文件材料上圈点．批注、勾画、污损，更不得拆卷抽取；撕毁原件，违者将依据《档案法》规定追究责任．借阅／利用档案者有义务将利用效果反馈给档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务．

城口县智恒规划勘测设计有限公司