第八章--文书立卷归档和档案工作PPT课件

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立卷、归档和档案工作概述(ppt 36页)

码填写备考表用于记录卷内文件有关情况。卷内文件是否完整、有无损坏、
备考缺张缺页或重张重页等情况均应记录，并由立卷人签名及注上填写
表日期，以示负责。同时不管有无情况，均应放入备考表，日后备用
填
文件上的金属装订物如钉书针、回形针等一律拆除，以防日久锈蚀
写技术装订线左（右）侧有字的文件，左（右）加边取齐，右（左）边折目处理叠
拟定标题装订成册
秘书学概论
编目定卷办理移交
节目录
卷内目录
实例表格
案卷目录
案卷封面
卷内备考表
案卷目录封面
案卷目录备考表
秘书学概论
节目录
归档的作用
归档是文书工作最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，可说是文书工作和档案工作的结合部，是交接环节。
单位文件的归档是档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。
档案：就是指过去和现在的国家机构、社
会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案工作：就是用科学的原则和方法管理档案，
为党和国家各项工作服务的工作。
秘书学概论
章目录
年度文书立卷归档工作汇总表
标
整名称，即卷内文件的种类，写在标题的末尾。一般要全标出
题
单位名称和组织机构名称。前为归属单位，后为本单位名称
案卷标题。书写时应排列匀称，笔划工整，整齐美观
秘密等级。要填写卷内密级最高的文件的密级
装
填写封皮起讫日期。分别填写卷内最早和最晚两个文件的成文日期
订要规卷内文件张数。以最后一张号填写

文书档案整理培训教材(PPT 83张)

13、案卷级整理过程中应注意的
案卷厚度一般要求50页，太厚的订，从案卷题加以区分，如年度会等。
有金属物的一定要去掉，有些文式无金属的可不拆，塑料一般无大装订。但办公用的塑料夹必须剔除
三、归档文件整
将归档文件以件为单位进行装订
编号、编目、装盒，使之有序化的
归档文件是指立档单位在其职能
完毕，应作为文书档案保存的各种
件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的， “〔〕”号。
全宗号：档案馆给立档单位编制的年度：文件形成年度，以四位阿拉年，如1978。保管期限：归档文件保管期限的简件号：文件的排列顺序号。件号包件号，分别在归档文件整理和档案移交件号的编制方法为：在分类方案的最低件排列顺序从“1”开始标注。馆编件机构(问题)：作为分类方案类目的
⑤编目：归档文件应依据分类序编制归档文件目录。归档文件目录设件号、责任者期、页数、备注等项目
6、拟写案卷题名
○○×××××××××××× ×××××××××××××× ××
内
责任者（通讯者）+（时间）+问题+文
责任者写全称或规范化简称，忌“本局
时间用阿拉伯数字，忌“99年” 、“
问题应系统归纳或重点列举，忌 “20 “2006年政府文件” 适当借用“关于”等辅助介词
7、填写案卷封面
机
案卷题名
文
8、填写卷内备考表
本
填写本出、销
9、装订成卷
“三孔一线”
下对齐、右对齐
10、案卷排列与编号
不同的分类方法决定了案卷排用“保管期限——年度——组织机方法，案卷排列应在同一保管期限排列，然后在同一年度内按机构或管期限内的案卷从“1”开始大流水

文书档案立卷归档工作指导

谢谢
2014年文书档案立卷归档工作指导
文书档案立卷归档的定义
文书立卷——指文书部门对本机关在工作中形成的、办理完毕的、有查考保存价值的文件，按照其形成过程中的联系和一定规律组成案卷，又称组卷或编立案卷。
归档——机关的各个文书立卷单位将文件整理立卷后，逐年移交给学校办档案科集中保管，这就是归档工作。
档案组卷工作的主要内容包括：档案的分类、案卷的排列和案卷目录、卷内目录的编制。
（二）组卷工作的原则
1、充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。 2、同类问题最好整合，特别是页数较少的，如学生竞赛获奖材料，如果材料多，可以按照级别、奖项分别组卷；如果材料少，则按照各类获奖材料组合成一卷即可。 3、事务性及不重要的文件材料不立卷，每卷一般不超过 200页（前提是不阻断一份材料的完整性）。
（三）组卷工作的方法
1、分类要求首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则，即正确
设置类目，做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。其次，文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。
（三）组卷工作的方法
2、标题拟定标题一定要完整，要包含作者、时间、事宜、名称。
如：首都师范大学2014年档案工作会议文件材料
2、 “文件日期”：指文件的形成时间（落款时间）。
（二）细则
卷内目录中需要注意的是：
3、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内目录填写细化到院系一级；案卷内容涉及到院系的，卷内目录填写细化到个人。
三、归档程序
流程图
系统录入填写完整上报电话告知学校办公室档案科审核系统审核、电话反馈、确认到档案科取封皮封底打印、整理、签字到档案科完成交接手续

档案管理人员培训PPT归档文件整理

在实际操作中就注意：
组件时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。
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四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
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归档文件整理方法
分类
装订排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材料，反映本单位主要工作职能活动的，有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准。
（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
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如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。

第十五讲-文书立卷和归档

案卷目录
• 8.在档案管理软件中录入卷内文件目录
• 9.打印卷内文件目录、案卷封面及目录打印
• 10.填写备考表 • 11.装订 • 12. 完成归档工作
文书写作课程
〔一〕分类
• 就是在文件收集齐全的根底上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。分类有四个环节：
• 分年度、 • 分机构、 • 分问题、 • 分期限。
立卷。本年度作上一年度的总结、决算、报表等,应放入上年度立卷。 • (5)有两个内容的跨年度文件(如涵盖本年度工作总结及下年度工作方案的
文件),应视其内容的侧重点,将其归入主要内容所针对的年度立卷。 • (6)跨年度的会议文件,应放在会议开幕年立卷。 • (7)跨年度的基建等工程文件,应放在工程竣工的年度立卷。科研工程文件,
文书写作课程
2.分机构——“机构〞立卷分工
• 就是按其形成或承办部门分类， • 首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门
分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。
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3.按问题特征立卷
• 问题特征其实也就是公文内容所反映的主题，包括事件、人物、事物、问题等。按问题特征立卷，就是将有关于某一事件、人物、事物或问题的公文组合在一起，形成一个案卷。
文书写作课程
2.维护文件之间的固有联系
• 立卷时坚持联系原那么,也就是尊重历史事实形成的客观性,维护文件之间的固有联系,可以从以下方面去把握:
• 按机关工作的管理周期,将一项工作或工程、一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等从开始至结束形成的文件,完整而系统地组合成一卷或数卷,保持文件之间的整体性和联系性;

档案工作PPT课件

四处收集材料带来的工作量。

▪ （一）整理单位 ▪ 文件材料的整理单位为件或卷。一事一份文件的为一件，文件正本与定
稿为一件，正文与附件为一件、转发文与被转发文为一件，来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。一事多份文件（文件要同一保管期限和同一密级）的为一卷，卷要建立卷内目录。收发文处理单应随原件存档。 ▪ （二）整理原则 ▪ 文件材料整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 ▪ （三）归档文件质量要求 ▪ 归档文件材料应归原件，若无原件，则可归一份复印件（具有凭证作用的复印件要加盖立卷单位公章）。 ▪ 归档文件应齐全完整，已破损的文件应修补，易褪色（如热敏纸）的文件应归复印件。 ▪ 文件材料的形成时间（年月日）、签字、盖章等手续必须齐全。
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十、做好档案工作，为大家提供优质服务
▪ 为大局服务,为各级领导服务,为广大职工服务,是档案工作者的根本任务,也是档案工作坚定不移的努力方向.而服务创新对档案部门来说,既是一个永恒的主题,又是当前一项非常紧迫的任务
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很开心有机会跟各位交流，多谢各位老师！
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三、文书档案的含义
▪ 文书档案是指单位及个人从事党群、行政、教学、科研、外事等管理活动形成的，办理完毕的，对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录。
▪ 文书档案实行文件形成部门整理立卷、归档制度。各单位应确定一名档案员，具体负责和组织文书档案的整理、归档工作。
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▪ 文书档案管理实施细则中明确规定：单位领导人和承办人员办理完毕、属于归档范围的文件材料，应及时交付本单位有关部门或档案员，以便整理、归档。个人不得保存应该归档的文件材料。工作人员调离工作岗位或离退休时，应将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交本单位相关人员或档案员。

文书档案立卷归档操作说明

文书档案立卷归档操作说明一、收集范围根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，收集的归档文件材料应组件齐全、内容完整，做到真实、准确、系统。

二、组卷（一）卷的构成。

各部门文书档案以卷为单位进行立卷归档。

归档文件一般以一个事由归一卷，按文件形成先后顺序排列。

（二）卷内文件排序。

正本（红头文件）与定稿（包括法律法规重要文件的历次修改稿）为一件，正本在前，定稿在后；转发文与被转发文本为一件，转发文在前，被转发文在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；来文与复文（请示与批复，函与复函等）为一件，复文在前，来文在后；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；收文处理用纸与来文为一件，收文处理用纸在前，来文在后；内部请示、报告（签报用纸）为一件。

三、分类方法按照“年度－机构－保管期限”三级分类。

（一）按年度分类。

将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度。

临时性机构形成的文件，视情况可以按年度立卷，也可以放在工作结束的年度立卷。

（二）按机构分类。

将文件按其形成或承办部门分类，涉及多个部门形成的文件归入文件主办部门，其他部门将相应的复制件归档。

（三）按保管期限分类。

根据《国家体育总局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》每卷保管期限分为永久、30年、10年。

不同年度、不同保管期限的文件不得混淆。

四、修整（一）凡是破损，字迹难以辨认的文件材料要进行修补复制。

（二）不得用废纸打印文件、立卷归档（若不慎有用废纸打印的情况，应用铅笔将废弃一面划掉）。

（三）过小的纸张应加贴A4衬纸；装订部位有字迹或过窄应加贴纸边，胶水应干透；纸张大于卷面的文件应折叠整齐。

文书档案分类与整理精品PPT课件

❖ 对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
❖ 装订方式和用品：常用的有三种 1、线装：缝纫机轧线 2、粘接式：包角 3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行
短期：2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
五、归档文件的排列
❖ 是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
（一）同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
❖
管理处…永久、长期、短期
❖
……
2002年：办公室…永久、长期、短期
❖
人事处…永久、长期、短期
❖
管理处…永久、长期、短期
❖
……
❖ 2003年：……
❖
❖ 例2：2001年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期 ……
2002年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期 ……

档案分类与整理教材ppt(56张)

间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用
按《归档文件整理规则》进行整理
归档文件的整理单位——件的界定
一般以每份文件为一件文件正本与定稿、文件处理单为一件正文与附件为一件原件与复制件为一件转发文与被转发文为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件来文与复文可为一件
文件修整
为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。一般包括：修裱规格较小或破损的文件；复制字迹模糊或易褪变的文件；折叠超大的文件；去除文件上易锈蚀的金属物。
立卷整理——以卷为管理单位
案卷是由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位
立卷就是业务承办部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程
《文书档案案卷格式》 GB/T 9705 –2008
企业综合档案室
行
党
经
生产
科学
设
基
干
政群营技产技备本会部
管工管术品术仪建计职
理作理管类研器设类工
类
类
类
理类
究类
类
类
类
❖工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）
3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。
全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档文件的形成年度；保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；件号指归档文件的排列顺序号。

档案管理PPT课件

金石档案
产生时间：始于商代
特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟鼎文，，所以又称为金文。坚固耐久，但比较笨重。
简牍档案
产生时间：商周特点：书写在竹片或木板上
缣帛档案
产生时间：几乎与简牍档案同时产生。特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。
纸质档案
产生时间：汉代特点：书写方便，便于传递和保存，造价低廉。
3.档案发挥作用的规律性档案对机关的作用和社会作用的双重性档案机密性的递减律档案科学文化作用的递增律实现档案价值的条件
A、受社会发展水平的限制 B 、受公众对档案认识水平的限制 C 、受档案管理水平的限制
四、档案工作的内容和性质
1.内容六环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。八环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检 2.性质档案工作是一项管理性的工作
A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作档案工作是一项服务性的工作档案工作是一项政治性的工作
第二章迈出坚实的第一步：做好档案的收集工作
一、平日做个有心人——做好文书立
一）立卷对文书工作和档案工作的意义 1.保持文件之间的历史联系，便于查找利用 2.保护文件的完整与安全，便是保管
(4在)经办过结跨的年一度年办立理卷完。毕的文件，可放在处理的主
(5写)为成某年项度工或作内或容某针次对会年议度收立集卷的，在而关应材放料在，使不用按年
二、归档——档案工作的起点
• 1.归档——文书部门或业务部门将文件整理按照规定的时间移交给档案室集中保管。
2.归档范围
(1)需要立卷归档的文件材料凡是本单位在工作活动中形成的，经过办理完毕的，具价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、以及编制的图表、簿册、有关的照片等文件和材料归档保存。

文书档案管理培训课件材料

二、档案的作用
1、凭证作用从档案的形式上看，档案保留了当事人的笔迹、印章、声音、形象，也可以直接用来证实有关事实 2、参考作用档案也是我们总结经验、吸取教训、开展工作的有益参考。
三、档案工作的内容
1、广义的档案工作是指一切与档案有关的工作活动，包括档案事业管理、档案教育、档案科研、档案法规等工作内容； 2、狭义的档案工作专指档案的业务工作，即具体对档案文件进行整理、保管、开发利用的工作。主要由收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用等六环节组成。
二、档案统计工作
主要介绍统计工作的内容：数量统计，业务管理工作质量统计（归档率，完整率，准确率），开发利用工作统计，档案工作条件统计。
谢谢
(2）分类方法 A.按“年度-内设机构-（问题）-保管期限”的分类方法。即先将归档文件按年度分类，然后每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类；或者把同一机构形成的文件按问题分类，最后才按保管期限分类。 B.按“年度-（问题）-保管期限”的分类方法。即先将归档文件按年度分类，然后每个年度下按保管期限分类；或者在每个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类。
四、文书工作和档案工作
1、互相影响、相互补充文书工作和档案工作的关系非常密切、缺一不可。基层部门形成、积累的文件材料是档案工作的物质基础，没有它，档案工作就无法开展；且各部门文书工作的好坏、归档文件材料的质量，也会直接影响档案工作进展。
各部门的文件材料归档后，通过档案人员的加工整理，反过来又为各部门工作提供服务，为新的文件形成提供素材。文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延续，两者互相依存、互相制约、互相促进，但是不能互相取代和混淆。
档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成。

国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则

国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则文章属性•【制定机关】国务院•【公布日期】1957.02.28•【文号】•【施行日期】1957.02.28•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则（国家档案局制定1957年2月28日国务院批准试行）第一章总则第一条为了贯彻执行1956年4月16日国务院关于加强国家档案工作的决定，建立和健全文书立卷工作和档案室工作，以适应社会主义建设事业的需要，特制定本通则。

第二条文书立卷工作和档案室工作是国家机关中一项专门工作，是进行机关工作和科学研究的一个必要条件。

因此，各级国家机关、企业单位、事业单位、部队和人民团体，（以下简称各级国家机关）的领导人员、文书工作人员和档案工作人员，都应该重视这一项工作。

第三条机关工作中所形成的文书材料，只有处理完毕并由文书处理部门立成案卷以后才能向机关档案室归档。

第四条国家对机关档案室工作的基本要求是：在集中统一的原则下管理本机关的档案，保护国家机密，维护档案的完整和安全，并且进行科学的整理，使档案便于本机关当前的和国家长远的利用。

第五条机关档案室的任务：（一）接收、整理、保管和统计档案材料；（二）负责鉴定和销毁档案材料的具体工作；（三）管理档案材料的借出和阅览，并主动地组织利用档案材料；（四）按照规定把档案材料移交给中央的或者地方的国家档案馆；（五）其它属于档案工作的事项。

第六条机关档案室整理、保管、鉴定和销毁档案材料，必须以全宗（一个机关在工作中所形成的全部档案）为单位进行。

第二章文书材料的立卷和归档第七条承办人应该把办理完毕的文件，及时地交给文书立卷人员立卷；立卷人员接到文件以后，应该及时地归入案卷。

第八条立卷应该根据案卷类目进行；暂无案卷类目的，应该根据文件之间的联系和重要程度，灵活运用文件的名称、问题、时间、地区、收发文机关、作者等特征进行。

案卷类目的编制方法如下：（一）案卷类目的编制工作可以在上年底或本年初进行；（二）案卷类目可以由机关的所有立卷单位共同编制一个，也可以分别单独编制；（三）在编制案卷类目的时候，应该根据本机关的工作任务、工作计划和档案材料保管期限表拟制条款，条款力求具体、明确并符合立卷的要求；（四）案卷类目由条款组成，必要的时候，案卷类目的条款还可以按照工作性质或者组织机构分类；（五）案卷类目的类及其条款，应该根据重要程度和相互间的联系进行排列，并需编上顺序号；（六）案卷类目只限当年有效，第二年需要重新审查、修改或者补充。

文书档案管理PPT课件

档案门类代码·年度：汉语拼音首字母“WS”，文件形成年度，用四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017年。
保管期限:国家档案局8号令颁布后为永久、定期30 年、定期10年，分别以代码Y、 D30 、D10标识
机构(问题):分类方案类目的机构(问题)的简称。汉语拼音首字母标识
件号：单件归档文件在分类方案的最低一级类目内按件排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，在前面又0补足，如0001,0026
授课：XXX
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（二）归档文件收集
1.收集原则
“以我为主”为原则，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。
2.企业收集归档工作依据
2012年12月17日发布施行的国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》
文书档案管理
2021/3/25
授课：XXX
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一、档案工作
1．档案工作的含义
管理档案和档案事业的活动。（档案工作基本术语）
广义上,指整个档案事业,包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活动、档案历史和发展研究等等。
狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档
2021/3/25
授课：XXX
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3 有关定义
3.1归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材料和电子文件材料。
3.2整理：是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。

《档案的收集》PPT课件

完毕的有查考利用价值的文件材料，按照国家有关法规的规定，定期移交给档案室集中保存的过程。文件立卷归档属于文书部门的任务，它是文书工作最后一个环节，同时也是档案室工作的第一个环节，可以说归档是文书工作和档案工作的“结合部”。档案室的收集工作是建立在归档工作基础上的，没有归档工作，或归档制度不幢全．就没有完整的档案和健全的档案工作。
点评：文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。钟苗自作主张缮印50份文件，违反了规定，也浪费了纸张。
精选PPT
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案例2
钟苗有一份公司年度总结要校对。她觉得两个人读校能更快一些，于是请办公室新来的小王与她一起校对，钟苗读原稿，小王看校样，很快他们就把文稿校对完了。钟苗高兴地拿着校对好的文稿给办公室主任再看看，只见主任看着看着眉头便皱了起来，钟苗连忙问：“主任，有什么问题吗？”主任说：“怎么有两个人名，音对字不对，这不是闹笑话吗？”钟苗探过头去一看，果然是错的。
点评：校对时，一定要精力集中，逐行逐字，甚至每个标点也不能马虎，特别要注意容易出差错的同音异体、字形相近的字，人名、数字、地名要反复校准。
精选PPT
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案例
天地公司办公室收到上级主管部门的一份“关于加强安全保卫工作的通知”，行政经理批示，由保卫部牵头，办公室、宣传部协助开展安全保卫工作。钟苗先将文件交宣传部负责人传阅，并让其阅毕后转交保卫部负责人。保卫部负责人阅毕后，将文件转交办公室负责人时，由于其到湖北参加会议，便由该部门的小张暂时保管并代为转交。隔了几天，当钟苗过问文件的传阅情况时，文件却找不到了。
文件数量增长的原因：
社会实践的丰富现代技术的发展双套制保管方法工作程序繁杂
针对原因控制的措施