非生产性采购管理办法

非生产采购管理总则

一、目的

为规范非生产采购过程，提升采购效率，制定本总则。

二、適用範圍

本管理总则自采购需求开始至验收付款结束。适用于公司所有产品非生产采购支出项目。

非生产采购对应会计科目包括：品牌、市场、销售，研发过程中的技术合作费、软件、专业服务、测试认证，售后非材料采购。

三、職責分工

1、需求部门

●在公司整体战略指导下，输出业务整体规划

●负责采购项目的立项、立项审批、推荐供应商资源、业务实施、验收评估等，对实施效果负责

●供应商信息收集、资料反馈

2、运营中心

●供应商信息审核

●组织招标、招标规范性管理

●参与大项目谈判

●发起合同评审

●协助合同用印

●负责合同档案管理

●组织协调合同验收

●提交付款\建立付款台账

3、供应链

●负责采购商务谈判

●洽淡规范性管理

●负责招标商务模块输出\商务谈判

●组织输出合同模板

4、产品线商务

●组织合同评审、对合同规范性负责

5、经管

●监控资金支出及过程风险管控

6、质量

涉及到安全与产品质量，输出质量标准，并根据质量标准对供应商引入、服务过程进行质量审核与质量验收。

7、相关部门

根据采购内容参与供应商评估、合同评审与验收。

四、采购流程

（一）采购分类

指定采购：客户指定采购、其他原因指定采购

独家采购：指采购产品或服务为垄断资源，只有一家供应商满足需求

公平采购：指采购产品或服务通过多家供应商竞争确定合作方

（二）采购流程

1、采购分级

严禁分拆申请采购。业务单位提前规划，同类产品或服务在半年内2次以上自主采购，相关管理部门介入审计。

序

采购金额采购方式说明

号

1 1万元以下

（含1万）

需求部门

自主采购

需求部门：《非生产请购单》、验收报告

运营中心：付款

2 5万元以下

（含5万）

需求部门

自主采购

需求部门提供建立Vendor Code（如无）、《非生产请购单》、《洽淡结

论审批表》、合同、项目验收报告

运营中心：付款

3 100万元以

下（含100

万）

供应链采

购

需求部门：需求部门提供供应商（如无）、《非生产请购单》

供应链：《洽谈结论审批表》、《合同》

运营中心提供：Vendor Code（如无）、

《合同-盖章版》、合同验收、付

款

4 100万元以

上

运营中心

招标

需求部门：需求部门提供供应商（如无）、标书-技术部分

运营中心提供：《Vendor Code》（如无）、《招标策划》、《招标文件》、《招

标结论表》合同验收、付款

供应链提供：标书-商务部分、《评分表》、

2、采购总流程图

3、采购总流程关键活动描述

序号关键活动

名称

责任单位输出文件说明

1 采购立项需求部门《非生产请购

单》需求部门提供经领导审批的《非生产请购单》至运营中心。

要求：1、需求、效益、预算、验收标准描述详细准确。运营中心收到请购单后沟通采购需求,判断采购方式

指定采购填写《指定采购请购单》

2

匹配供应商资源

需求部门、 供应链、 运营中心

Vendor Code

需求部门提供3家供应商、供应链与运营中心同步提供供应商资源。

指定采购\独家采购则忽略

3 商务谈判 供应链

报价单 供应链根据业务需求向至少三家供应商询价、议价，运营中心参与大项目谈判，需求单位负责澄清、解释需求。

4 招标 运营中心

《标书》 《评分表》《招标策划》《招标结论审批表》 标书由运营中心牵头、组织招标小组共同编制。其中，技术标书、

技术评分表由需求部门提供,商务报价表和商务评分表由供应链输出。

运营中心发出标书、组织评标，开标、定标

5

招标洽谈结论审批

供应链

《招标洽淡结论审批表》 洽淡项目:供应链输出《洽淡结论审批表》，并与供应商沟通输出《合同、合同附件》给运营中心助理

招标项目:由运营中心输出《招标结论审批表》, 视情况组织商务谈判

6 签订合同 运营中心 《合同用印审批表》《合同》 助理填写《合同用印审批表》发起合同评审\盖章\归档

7 跟进交付 需求部门

需求部门负责跟进供应商按照合同或订单要求完成交付 8 验收

运营中心

验收报告 根据验收要求与验收标准，运营中心组织协调相关部门进行合同验收，执行部门输出《评估报告》

9 执行付款 运营中心

助理根据验收结果与供应商沟通开发票、付款

3、招标/商务洽淡流程

（1）、招标/商务洽淡流程图

(2)招标/商务洽淡关键活动描述

序号关键

活动

名称

责任

单位

输出文

件

活动要点说明

1 匹配

供应

商资

源

运营

中心

供应商

清单

匹配供应商资源须遵循如下要求：

1.招标项目至少要有3家供应商，并保证供应商符合我司采购项目的技术、

质量、交货期及服务等要求。

2.与拟邀标供应商已进行必要的技术沟通，确保各供应商已知晓我司采购

项目的技术要求、交货时限要求、质量及售后服务要求，确定其愿意参

与我司采购项目的投标。

3.供应商相互之间应具有竞争力。

2 组织

招标

策划/

组织

洽谈

策划

供

应链

策划方

案

1.招标/洽谈策划由供应链牵头、招标小组共同进行。

2.招标策划方案须在开标前按审批权限完成审批。

3.所有招标项目及复杂程度高的洽谈项目须输出书面策划方案。

4.策划方案内容包括但不限于：价格分析/目标价，评标方式/评标标准，中

标预案，商务相关及交期要求，风险分析及风险防范措施，关键节点及

分工安排，KPI指标，罚则，招标结果执行规则等。其中评标标准应在截

标后、开标前制定。

3 编制

招标

文

件、发

标

运营

中心

标书

1.标书由运营中心牵头、组织招标小组共同编制。其中，技术标书由需求

部门提供。标书文件包括但不限于：投标邀请书、投标须知、项目说明

及要求（品种、数量、质量、规格、技术要求等）、报价清单（包括付款

条件）、品质及服务承诺、廉洁共建要求。

2.如招标小组对招标文件无法达成一致意见，应提交需求部门负责人和运

营中心负责人协商解决，如意见仍有分歧，应继续提交上一层主管领导

审批，通过审批后的标书方可发放

3.书面招标项目的招标文件由运营中心编号后发放，发放形式可采用投标

人自取、传真、邮寄、电子邮件、网上招标系统等。

4.标书发放后，原则上不允许更改截标时间，特殊情况下经采购小组一致

同意后可更改截标时间。

4 标前

（商

务/技

术）沟

通

招标

小组

1.标前沟通必须由招标小组统一安排，小组任何成员不得私自接触供应商。

2.沟通必须对各供应商一视同仁、公平对待。

3.沟通形式包括但不限于面谈、电话、电子邮件等。

5 收回

投标

书

运营

中心

应标文

件

1.书面招标时：

●运营中心接收标书时须检查标书封装、标注等是否符合要求。符合要求

的方可接收，否则应退回并告知改正措施。

●超过截标时间送达的投标书，原则上不予接收，或者在该投标书封面上

注明接收时间并请供应商签字确认，待招标小组共同商议后再决定处理

方式。

●在截标时间之前，允许供应商对投标书提出补充、修改。

2.网上招标时：

招标经理应在投标截止时间前查看供应商投标情况，并应及时提醒供应

商进行投标。

6 开标/

评标/

定标

运营

中心

评分表

1.开标

●最终投标供应商必须要有3家（含）以上才能开标，否则项目自动废标

或者待补充供应商资源。

●对于书面标所有招标小组成员都必须参加开标，确因故不能参加者，须

经所在部门部长同意后方可委托他人参加。