XX煤矿大型固定设备“一台一档”档案管理办法

XX煤矿大型固定设备“一台一档”

档案管理办法

矿属各单位：

设备档案是设备选型、使用、管理、维修的重要依据，为了加强我矿大型固定设备档案管理，使档案管理规范化、系统化、制度化、程序化，使档案内容全面、真实、合理、有效，做到有人收集、整理、管理技术资料，关键时刻能便捷、快速、准确的查到历史资料，保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，为事故处置赢的宝贵时间，特制定本管理办法，望各单位执行。

一、档案规定管理范围

本档案规定管理的范围包括提升绞车（郭家山副立井绞车、白家焉副立井绞车、XX主斜井绞车）、主提升皮带机（主斜井强力皮带输送机、二采强力皮带输送机、南强力皮带输送机、三采强力皮带输送机）、主扇风机（郭家山主扇、白家焉主扇）、地面固定空气压缩机（郭家山压风机房、白家焉压风机房）、地面固定瓦斯抽放设备（郭家山瓦斯抽放泵站）、井下中央排水设备（中央水泵房、二采水泵房、郭家山+450水平泵房）及控制系统。

二、一台一档档案内容

设备档案包括如下内容:

1、制造厂的技术检验文件、合格证、煤安标志、技术说明书、图纸、装箱单。

2、设备安装验收移交书。

3、安装基础图及土建图。

4、设备结构及易损件、主要配件图纸。

5、设备附件及工具清单。

6、设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。

7、性能检测、检验、探伤资料及记录。

8、设备技改、更新技术资料。

9、设备缺陷记录及事故报告单(原因分析处理结果)。

10、设备操作规程(包括:岗位职责、主要技术特征、操作程序、维护保养项目等)。

11、设备检修规程(包括:检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等)。

12、其他有关需要保存的资料。

三、一台一档档案的收集制度

1、前期资料的收集

设备的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案室，统一积累和集中保管。主要收集设备购置申请表、技术调研论证报告、招投标文件、订货合同、验收记录、装箱单、设备使用说明书、操作手册、线路图、验收清单、供应商资质等相关资料文件，并将其分类整理，按档案管理程序归档。

2、使用过程中资料的收集

主要收集设备运行过程中的安装调试记录及验收报告、操作作业指导书、历年使用记录、历次性能检验记录、更换零部件记录，重大故障及处理记录，大型设备停产检修期间的检修计划、记录、总结等，认真从使用

单位收集起来，并整理归档。

3、调拨（报废）审批文件的收集

设备调拨或报废，应将调拨或报废申请表及相关批准文件收集归档。设备转移使用单位时,设备档案应一同转交。特殊的有参考价值的设备报废后，根据需要其档案可以另行保存。

四、一台一档档案的整理制度

1、所有进入档案室保管的图纸，档案管理员必须经过整理、清点编号、装订，登记造册后入柜妥善保管。

2、图纸入档案室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。

3、所有底图按设备类别清点、编号，确保准确无误。底图的修改应由机电科技术负责人签名(盖章)批准，注明修改日期。资料作废、销毁，应由档案管理员提出，由机电科组织技术人员分别核实，确定无保存价值者，列出清单，经机电科负责人批准后方可销毁。

五、一台一档档案的日常管理制度

档案室是单位档案存放的重要场所，因此必须采用必要的措施，以保证档案文件的储存和安全，强化对档案文件的科学管理，特制定以下制度：

1、熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。已破损和字迹退色的档案，应及时复制。

2、档案柜具要编制顺序号，排列整齐，便于工作。

3、档案室钥匙要专橱保管，不准随身携带，门窗要及时关闭上锁。

4、注意档案室内外的温湿度，要根据室内外温度湿度情况，随时通风，除湿降温。

5、档案室内要有数量充足的消防器材，工作人员要熟练地掌握使用方法，室内严禁吸烟。严禁存放易燃品及其他物品。

6、室内要经常打扫，柜具要定期擦试，随时放置防虫、防鼠药品，保持室内清洁卫生。

7、非经允许，外人不得随便进入档案室，因工作需要进入时，经领导批准，由本室人员陪同。

8、对档案室档案资料的调出归还，执行档案室借阅制度，并要有严格的检查登记制度。未经批准，任何人不准将档案带出档案室，要严格遵守保密制度。

9、检验报告、检修记录、事故分析等资料由档案管理员作分类整理，集中统一管理。

10、设备经改装或改造后，图纸应及时修改。

11、凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。

12、严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。

六、一台一档图纸资料的借阅管理规定

1、档案管理员认真按《资料借阅登记表》填写名称、张数、借阅时间、用途等项，借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。

2、绝密文件借阅，档案管理员需报请机电科负责人批准后方可借阅。

3、无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。

4、设备原版说明书和线路图等重要技术资料一般不得外借，确因工作需要，可在履行有关档案管理规定手续后借用复印件。

5、设备使用部门经机电科负责人批准，根据需要可以保存复印资料，如说明书、操作手册等。

6、借阅人要爱护档案资料，不得涂改、剪裁、抽取和污染档案资料。

7、资料借阅时间规定为10 天内，借阅期满，档案管理员应催收。需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由机电科按其损失作估价赔偿。

8、非为我矿服务的外单位人员不得借阅我矿的设备档案资料，为我矿服务的人员，经机电科允许，可在资料室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出资料室。外单位人员因工作需要，需将档案资料带出资料室，应经机电科领导批准。

9、本单位人员调出本矿或办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到资料室办理归还手续。否则，办公室不得办理调动或退休手续。

七、一台一档技术档案保密及销毁制度

1、档案工作人员要严格执行保密规定，增强保密观念，保证机密档案绝对安全。

2、档案工作人员不准向其他人员随意泄露保密档案的内容。要做到：不该说的不说，不私抄档案资料，不将档案借给无关人员，不领无关人员进入档案库房。

3、进出档案室要随时关好门窗；下班后，档案必须入柜，不得堆放在办公桌上，档案员要保管好档案室、柜的钥匙，档案柜平时要锁好。节假日期间做好安全防护工作，以防止档案的丢失。

4、严格执行档案借阅制度，借阅和查阅档案必须履行登记、手续，防