办公用品管理PPT课件
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办公室5S标准PPT课件
5S现场执行标准
办公室篇
团队改善 全员行动 提升素养
1
一、基础整理、整顿
1、办公桌整理标准 2、办公室物品定置线标准 3、办公区域通道线、定位线 4、桌面、抽屉整理 5、各类线路整理 6、文件柜整理 7、文件夹整理 8、空调整理 9、窗帘整理 10、晨会召开
二、各类标识制作、管理图 制作
1、办公人员定置图 2、座位牌 3、办公室管理看板 4、照明开关标识 5、办公室门推拉标识 6、电话标识 7、办公桌抽屉标识 8、固定资产标识
6、文件柜内物品分类存放
无 不 要 物 ， 分 类 物 品 标 识 清 晰
1、红色线划分 2、分类标识
13
一、基础整理、整顿
7、文件夹标识
各文件夹整齐划一，标识清晰、统一
1.文件夹标识宽：3cm、 长:20cm； 2.外框线粗：2.25磅、黑色， 内线粗：4.5磅，线型:外粗内细； 3.Logo高：0.6cm、宽：2.6cm; 4.“工艺文件”黑体三号，加 粗，可分为多行打印；
张贴标准： 1、标识内容为固定资产编号、 台帐编号、名称、部门、用户； 2、张贴于图示位置。
25
附： 可自行打印的标识
备注：除以下所列不干胶类的标识外，其他特殊材料标识一律发外制作， 不允许自行打印。
26
生活垃圾回收
注意事项： 1.饮料瓶、方便面纸盒、塑料袋等等； 2.本垃圾桶不得放置工业垃圾与可回收废品； 3. 垃圾桶早晚各清理一次，每天全面冲洗一次； 4.生活垃圾必须袋装话；
19
3、办公室管理看板
办公室管理看板中必须有的内容 如下： 组织架构；人员去向管理；管理 制度；员工绩效栏；月\周重点工 作计划等 其他内容根据各单位重点监控指 标确定。
办公室篇
团队改善 全员行动 提升素养
1
一、基础整理、整顿
1、办公桌整理标准 2、办公室物品定置线标准 3、办公区域通道线、定位线 4、桌面、抽屉整理 5、各类线路整理 6、文件柜整理 7、文件夹整理 8、空调整理 9、窗帘整理 10、晨会召开
二、各类标识制作、管理图 制作
1、办公人员定置图 2、座位牌 3、办公室管理看板 4、照明开关标识 5、办公室门推拉标识 6、电话标识 7、办公桌抽屉标识 8、固定资产标识
6、文件柜内物品分类存放
无 不 要 物 ， 分 类 物 品 标 识 清 晰
1、红色线划分 2、分类标识
13
一、基础整理、整顿
7、文件夹标识
各文件夹整齐划一，标识清晰、统一
1.文件夹标识宽：3cm、 长:20cm； 2.外框线粗：2.25磅、黑色， 内线粗：4.5磅，线型:外粗内细； 3.Logo高：0.6cm、宽：2.6cm; 4.“工艺文件”黑体三号，加 粗，可分为多行打印；
张贴标准： 1、标识内容为固定资产编号、 台帐编号、名称、部门、用户； 2、张贴于图示位置。
25
附： 可自行打印的标识
备注：除以下所列不干胶类的标识外，其他特殊材料标识一律发外制作， 不允许自行打印。
26
生活垃圾回收
注意事项： 1.饮料瓶、方便面纸盒、塑料袋等等； 2.本垃圾桶不得放置工业垃圾与可回收废品； 3. 垃圾桶早晚各清理一次，每天全面冲洗一次； 4.生活垃圾必须袋装话；
19
3、办公室管理看板
办公室管理看板中必须有的内容 如下： 组织架构；人员去向管理；管理 制度；员工绩效栏；月\周重点工 作计划等 其他内容根据各单位重点监控指 标确定。
5s管理ppt课件
员工形象塑造
5S管理有助于塑造员工良好的形象和 气质，提高服务水平，树立企业良好 形象。
在办公室中的应用
办公环境改善
实施5S管理可以改善办公室环境 ，提高员工的工作效率和舒适度
。
文件资料管理
通过5S管理对文件资料进行分类 、整理和归档，可以提高工作效
率和资料的可查找性。
节约资源成本
5S管理强调节约成本和资源，在 办公室中实施5S管理可以有效降
5S管理PPT课件
目录
• 5S管理概述 • 5S管理的内容 • 5S管理的实施步骤 • 5S管理的应用 • 5S管理的优势和挑战
01
5S管理概述
5S管理的定义
5S管理是一种起源于日本的管理方法，包括整理（ Sort）、整顿（Straighten）、清扫（Sweep）、清洁 （Sanitize）和素养（Sustain）五个方面。 整顿是指将整理后的物品按照一定的规则和标准进行摆 放，方便取用和管理。
03
5S管理的实施步骤
制定5S管理计划
01
明确目标
确定5S管理的目标，包括提高工作效率、降低成 本、改善工作环境等。
02
制定计划
根据目标制定详细的5S管理计划，包括实施时间 、人员分工、资源配置等。
宣传和培训
宣传推广
通过海报、宣传册、内部通讯等方式宣传5S管理 的理念和好处，提高员工的认识和参与度。
培训教育
组织员工参加5S管理培训，学习相关知识和方法 ，了解如何Fra bibliotek实际工作中应用。
实施5S管理
整顿
对整理后的场所进行整顿，合 理安排物品的位置，标识清楚 ，方便取用。
清洁
维持整理、整顿、清扫后的状 态，保持工作场所的整洁和美 观。
秘书事务管理之办公用品管理
动态调整
根据实际使用情况和业务需求，定期 调整库存量，保持合理水平。
库存盘点与清查
定期盘点
对库存进行定期盘点，确保账目与实物相符，及时发现并处理异常情况。
清查制度
建立清查制度，对长期未使用的物品进行清理和处理，保持库存的流动性。
05
办公用品的维护与保 养
文具的维护与保养
笔
定期清洗笔芯，保持笔身干净，避免摔落导致损 坏。
02
发放不及时
由于缺乏有效的库存管理，导致办公用品发放不及时，影响工作进度。
03
解决方案
建立规范的发放流程，明确发放责任人，确保办公用品及时、准确地发
放到员工手中。同时，加强库存管理，确保库存充足，避免影响正常工
作。
使用问题
使用不规范
由于缺乏对员工使用办公用品的管理和培训，导致员工使用不规范，造成浪费和损坏。
碳粉
用于激光打印机。
03
纸张
用于打印、复印等。
04
色带
用于老式打印机。
办公设备类
电脑
用于处理文件、数据等。
打印机
用于文件打印。
复印机
用于文件复印。
扫描仪
用于文件扫描。
办公家具类
办公桌
员工工作用的桌子。
书柜
存放文件和书籍的柜子。
办公椅
员工坐的椅子。
储物柜
用于存放个人物品的柜子。
其他类
电话：用于通讯交流 。
使用规定
专人管理
指定专人负责办公用品的 管理，确保用品的合理使 用和及时补充。
正确使用
员工应正确使用办公用品 ，避免浪费和不当使用。
爱护公物
员工应爱护公物，对办公 用品进行妥善保管，避免 损坏和流失。
根据实际使用情况和业务需求，定期 调整库存量，保持合理水平。
库存盘点与清查
定期盘点
对库存进行定期盘点，确保账目与实物相符，及时发现并处理异常情况。
清查制度
建立清查制度，对长期未使用的物品进行清理和处理，保持库存的流动性。
05
办公用品的维护与保 养
文具的维护与保养
笔
定期清洗笔芯，保持笔身干净，避免摔落导致损 坏。
02
发放不及时
由于缺乏有效的库存管理，导致办公用品发放不及时，影响工作进度。
03
解决方案
建立规范的发放流程，明确发放责任人，确保办公用品及时、准确地发
放到员工手中。同时，加强库存管理，确保库存充足，避免影响正常工
作。
使用问题
使用不规范
由于缺乏对员工使用办公用品的管理和培训，导致员工使用不规范，造成浪费和损坏。
碳粉
用于激光打印机。
03
纸张
用于打印、复印等。
04
色带
用于老式打印机。
办公设备类
电脑
用于处理文件、数据等。
打印机
用于文件打印。
复印机
用于文件复印。
扫描仪
用于文件扫描。
办公家具类
办公桌
员工工作用的桌子。
书柜
存放文件和书籍的柜子。
办公椅
员工坐的椅子。
储物柜
用于存放个人物品的柜子。
其他类
电话：用于通讯交流 。
使用规定
专人管理
指定专人负责办公用品的 管理，确保用品的合理使 用和及时补充。
正确使用
员工应正确使用办公用品 ，避免浪费和不当使用。
爱护公物
员工应爱护公物，对办公 用品进行妥善保管，避免 损坏和流失。
怎样收纳整理物品ppt课件
课件•收纳整理概述•物品分类与筛选•空间规划与布局目录•收纳工具与技巧•维护与更新策略•实例分析与讨论收纳整理概述定义意义分类法原则归纳法美观法标识法收纳整理应用场景衣柜、书房、厨房、卫生间等各个空间的收纳整理。
桌面、文件柜、书架等的收纳整理，提高工作效率。
行李箱、背包等旅行用品的收纳整理，方便携带和使用。
书桌、书架、文具盒等的收纳整理，提高学习效率。
家庭收纳办公收纳旅行收纳学生收纳物品分类与筛选按物品性质分类按使用频率分类按归属地分类030201物品分类方法物品筛选标准必要性实用性美观性保留与舍弃决策保留决策对于必需、实用且美观的物品，应予以保留。
舍弃决策对于不必要、不实用或不美观的物品，应予以舍弃。
可采用捐赠、二手出售、回收等方式处理。
犹豫不决时的处理方法对于犹豫不决的物品，可暂时存放在一个指定区域，给自己一段时间思考后再做决定。
空间规划与布局空间分析与评估空间布局原则垂直空间利用分区布局充分利用高度空间，使用吊柜、壁橱等高处储物设施。
灵活多变010204空间利用技巧使用收纳盒、收纳袋等储物工具，将零散物品分类整理，方便查找和使用。
采用定制家具和嵌入式储物设施，充分利用角落和不规则空间。
利用墙面、门后等垂直空间，安装挂钩、置物架等收纳设施，增加储物空间。
选择具有收纳功能的家具和家电，如带有储物功能的床、沙发和餐桌等。
03收纳工具与技巧常见收纳工具介绍01020304收纳箱收纳篮挂钩真空压缩袋实用性美观性便携性环保性收纳工具选择原则创意收纳技巧分享垂直空间利用分区分类收纳隐藏式收纳一物多用维护与更新策略分类整理在清理过程中，将物品按照类别进行分类整理，便于查找和取用。
设定清理周期根据物品使用频率和易损程度，设定合理的清理周期，如每周、每月或每季度进行一次全面清理。
检查物品状态检查物品是否损坏、过期或不再需要，及时处理或替换。
定期清理与检查物品更新与替换策略评估需求更新清单替换原则1 2 3养成归位习惯简化生活定期整理保持整洁有序生活习惯实例分析与讨论卫生间收纳使用浴室置物架、三角架等，将洗浴用品、化妆品等分类放置。
收纳整理PPT课件
ERA
收纳整理定义与意义
定义
收纳整理是指将物品分类、归纳 、整理，使其有序化、美观化的 过程。
意义
提高空间利用率，减少浪费；方 便查找和使用物品，提高效率； 营造整洁、舒适的生活环境，提 升生活品质。
收纳整理原则与方法
原则
分类明确，归纳有序；空间利用最大化；易于查找和使用。
方法
分类收纳，将同类物品放在一起；使用收纳盒、收纳袋等工具进行收纳；利用 空间高度，使用置物架等增加收纳空间；定期清理不需要的物品，保持整洁。
根据物品的性质和使用需 求，将空间划分为不同的 区域，如储物区、展示区 、常用物品区等。
垂直空间利用
充分利用垂直空间，例如 使用墙面置物架、吊柜等 ，增加收纳容量。
灵活调整布局
根据实际需求和使用习惯 ，灵活调整收纳布局，提 高空间的适应性和便利性 。
空间利用最大化
选用合适的收纳工具
定期整理与优化
根据物品的大小和形状，选用合适的 收纳盒、收纳袋、挂架等收纳工具， 提高空间利用率。
品。
柜内收纳
02
在衣柜、书柜等柜内安装分层隔板或收纳盒，将物品分类存放
，保持整洁有序。
桌面收纳
03
使用桌面收纳盒、笔筒等小物件，将桌面上的文具、化妆品等
小物品整齐地收纳起来，保持桌面整洁。
05
家居收纳实例分析
BIG DATA EMPOWERS TO CREATE A NEW
ERA
客厅收纳方案展示
衣柜内部空间优化
使用衣柜分层架、抽屉式收纳箱等工具，对衣柜内部空间进行合理 划分，方便分类收纳衣物。
床下空间利用
购买合适尺寸的收纳箱或篮子，将不常用的季节性衣物、床上用品等 收纳在床下空间。
收纳整理定义与意义
定义
收纳整理是指将物品分类、归纳 、整理，使其有序化、美观化的 过程。
意义
提高空间利用率，减少浪费；方 便查找和使用物品，提高效率； 营造整洁、舒适的生活环境，提 升生活品质。
收纳整理原则与方法
原则
分类明确，归纳有序；空间利用最大化；易于查找和使用。
方法
分类收纳，将同类物品放在一起；使用收纳盒、收纳袋等工具进行收纳；利用 空间高度，使用置物架等增加收纳空间；定期清理不需要的物品，保持整洁。
根据物品的性质和使用需 求，将空间划分为不同的 区域，如储物区、展示区 、常用物品区等。
垂直空间利用
充分利用垂直空间，例如 使用墙面置物架、吊柜等 ，增加收纳容量。
灵活调整布局
根据实际需求和使用习惯 ，灵活调整收纳布局，提 高空间的适应性和便利性 。
空间利用最大化
选用合适的收纳工具
定期整理与优化
根据物品的大小和形状，选用合适的 收纳盒、收纳袋、挂架等收纳工具， 提高空间利用率。
品。
柜内收纳
02
在衣柜、书柜等柜内安装分层隔板或收纳盒，将物品分类存放
，保持整洁有序。
桌面收纳
03
使用桌面收纳盒、笔筒等小物件，将桌面上的文具、化妆品等
小物品整齐地收纳起来，保持桌面整洁。
05
家居收纳实例分析
BIG DATA EMPOWERS TO CREATE A NEW
ERA
客厅收纳方案展示
衣柜内部空间优化
使用衣柜分层架、抽屉式收纳箱等工具，对衣柜内部空间进行合理 划分，方便分类收纳衣物。
床下空间利用
购买合适尺寸的收纳箱或篮子，将不常用的季节性衣物、床上用品等 收纳在床下空间。
秘书事务管理之办公用品管理
2、监督中发觉库存问题，需缩短监督时间 间隔，确保库存符合企业要求。
3、每个月核查一次入库、出库和库存情况 ，了解物品使用情况，预防物品过分使用。
4、定时检验库存统计卡，并随时调整库存 情况，降低浪费
秘书事务管理之办公用品管理
第29页
领用流程 填写领用申请表 发放用具 更新库存统计
秘书事务管理之办公用品管理
第31页
文具用具领用统计卡
部 门
工作内容
分 类
品名
规格
1
2
3
4
月份 5678
累备 9 10 11 12 计 注
秘书事务管理之办公用品管理
第32页
秘书事务管理之办公用品管理
谢谢！！
第33页
8、将接收货物按照办公用具存放要求存放好
9、订立物品发放制度，确定物品发放人。
秘书事务管理之办公用品管理
第19页
第三节 办公用具管理与发放
秘书事务管理之办公用品管理
第20页
进行库存管理有什么作用？
1、确保资金不被无须要库存占用 2、尽可能节约库存空间 3、监督个人和部门使用情况 4、维持一定库存以确保组织顺利运作 5、如有办公用具方面资产损失，可利用准
部门：
序号 名称
规格
1
2
3
4
5
6
7
制表人： 审核：
品名
数量
单价
总计
核准：
秘书事务管理之办公用品管理
第17页
办公用具订购单
风光旅游企业
序号 1 2 3 4 5 6 7
名称
累计
制表人：
规格
审核：
品牌
数量 单价
核准：
总计
3、每个月核查一次入库、出库和库存情况 ，了解物品使用情况，预防物品过分使用。
4、定时检验库存统计卡，并随时调整库存 情况，降低浪费
秘书事务管理之办公用品管理
第29页
领用流程 填写领用申请表 发放用具 更新库存统计
秘书事务管理之办公用品管理
第31页
文具用具领用统计卡
部 门
工作内容
分 类
品名
规格
1
2
3
4
月份 5678
累备 9 10 11 12 计 注
秘书事务管理之办公用品管理
第32页
秘书事务管理之办公用品管理
谢谢！！
第33页
8、将接收货物按照办公用具存放要求存放好
9、订立物品发放制度，确定物品发放人。
秘书事务管理之办公用品管理
第19页
第三节 办公用具管理与发放
秘书事务管理之办公用品管理
第20页
进行库存管理有什么作用？
1、确保资金不被无须要库存占用 2、尽可能节约库存空间 3、监督个人和部门使用情况 4、维持一定库存以确保组织顺利运作 5、如有办公用具方面资产损失，可利用准
部门：
序号 名称
规格
1
2
3
4
5
6
7
制表人： 审核：
品名
数量
单价
总计
核准：
秘书事务管理之办公用品管理
第17页
办公用具订购单
风光旅游企业
序号 1 2 3 4 5 6 7
名称
累计
制表人：
规格
审核：
品牌
数量 单价
核准：
总计
现代办公用品 ppt课件
印机等，如图1-6所示。
第
随着网络技术的发展和普及，传统打印机也插上网
络的翅膀得到更加充分的发挥。“网络打印”这个概念早
1 在6年前就已经提出，虽然在业界并没有一个明确的定义
章 现
，但从它的名字上来说，网络打印机至少应该能够实现在 网络上打印。也就是说把这台打印机放在网络上，接上网 线，安装相应的软件就能实现打印，而不用直接连在任何
打印机是用来打印文字和简
第 单的图形，要想精确地绘图
1
，如绘制工程中的各种图纸
章 ，就不能用打印机，只能用
现 代
专业的绘图设备绘图仪，如 图1-5所示。
化
办
公
图1-5 绘图仪
打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一。打
印机分为击打式和非击打式两大系列产品。击打式以针式
点阵打印机为主，非击打式则包括激光、喷墨及热升华打
现代办公用品
办
各种用纸 书写用品
公 桌上用
设具
备 文件管理
的 财务用品
分
办公设备 数码周边
类 硒鼓墨盒
生活用品
家具电器
复印纸
相片打印纸
各 喷墨打印纸 热敏传真纸
种 电脑打印纸 用 电脑打印标签
纸
书 写 用 品
记事贴 签字笔 中性笔 圆珠笔 按动笔 会计笔 水彩笔 荧光笔 记号笔 白板笔 铅笔 笔芯 橡皮 修正液 修正带 笔记本
票据夹 风琴包 11孔保护袋 渡美PVC单层网
格拉链袋 渡美双层透气网
格拉链布袋 公文篮 18C抽杆夹 塑封膜 装订胶片 打孔器 起订器 文件框 文件柜 文件盘 文件栏
挂快劳 胸卡绳 卡片袋 雄鹰胶圈 装订夹条 装订胶圈 装订夹 索引卡 磁条 磁粒 磁钉 文件夹 书立
办公用品管理教学课件
办公用品管理教学课件
目录
Contents
• 办公用品管理概述 • 办公用品的分类与用途 • 办公用品采购与库存管理 • 办公用品使用与维护 • 办公用品成本控制与优化 • 办公用品管理案例与实践
01 办公用品管理概述
定义与特点
定义
办公用品管理是指对办公过程中所需的各种物品进行计划、采购、保管、发放 、使用等一系列组织、控制和监督工作的总称。
回收利用
对可回收利用的办公用品进行回收处理，减少浪费和环境污染。
06 办公用品管理案例与实践
企业A的办公用品管理实践
总结词
精细化管理模式
详细描述
企业A采用了一套精细化的办公用品管 理模式，从采购、库存、领用、报废 等各个环节进行全面管理，确保了办 公用品的合理使用和成本控制。
企业B的绿色办公用品策略
供应商选择
对比市场上的供应商， 选择质量可靠、价格合
理的供应商。
采购订单
根据需求制定采购订单 ，明确采购物品、数量
、规格等信息。
到货验收
对采购的办公用品进行 验收，确保质量合格、
数量准确。
库存管理
01
02
03
04
入库管理
对入库的办公用品进行登记， 记录入库时间、数量等信息。
出库管理
根据各部门需求，发放办公用 品，并记录出库时间、数量等
通过集中采购的方式，提高采购规模，降低采购成本。
比价采购
对不同供应商的价格进行比较，选择性价比最高的产品。
长期合作
与优质供应商建立长期合作关系，享受批量采购的优惠价格和稳定 供应。
使用成本优化
节约意识
培养员工的节约意识，倡导节约文化，减少不必要的浪费。
目录
Contents
• 办公用品管理概述 • 办公用品的分类与用途 • 办公用品采购与库存管理 • 办公用品使用与维护 • 办公用品成本控制与优化 • 办公用品管理案例与实践
01 办公用品管理概述
定义与特点
定义
办公用品管理是指对办公过程中所需的各种物品进行计划、采购、保管、发放 、使用等一系列组织、控制和监督工作的总称。
回收利用
对可回收利用的办公用品进行回收处理，减少浪费和环境污染。
06 办公用品管理案例与实践
企业A的办公用品管理实践
总结词
精细化管理模式
详细描述
企业A采用了一套精细化的办公用品管 理模式，从采购、库存、领用、报废 等各个环节进行全面管理，确保了办 公用品的合理使用和成本控制。
企业B的绿色办公用品策略
供应商选择
对比市场上的供应商， 选择质量可靠、价格合
理的供应商。
采购订单
根据需求制定采购订单 ，明确采购物品、数量
、规格等信息。
到货验收
对采购的办公用品进行 验收，确保质量合格、
数量准确。
库存管理
01
02
03
04
入库管理
对入库的办公用品进行登记， 记录入库时间、数量等信息。
出库管理
根据各部门需求，发放办公用 品，并记录出库时间、数量等
通过集中采购的方式，提高采购规模，降低采购成本。
比价采购
对不同供应商的价格进行比较，选择性价比最高的产品。
长期合作
与优质供应商建立长期合作关系，享受批量采购的优惠价格和稳定 供应。
使用成本优化
节约意识
培养员工的节约意识，倡导节约文化，减少不必要的浪费。
办公用品管理PPT课件
（五）印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选 择合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低，避免不必要的浪费。
2020/2/29
19
二、其他事项
（一）办公用品的交接与回收
员工因离职或工作岗位变动时，需进行办公用品及办公设备的交接或回 收。移交人需逐项列出物品清单，填写《办公用品移交登记表》，办公室派
9
2020/2/29
培训内容安排：
Ⅰ.办公用品分类与采购计划 Ⅱ.一般办公用品的发放及领用 Ⅲ. 办公用品使用及其他事项
Ⅳ.课程回顾与案例分析
10
Ⅱ.一般办公用品的发放及领用
一、个人办公用品的发放
(一) 新员工入职按标准配备笔一支、笔记本一个、文件夹一个等。 （二） 公司副总级别以上人员领用办公用品，由办公室登记后领用。 （三） 除以上情况以外，其他人员不得领用本月未申购的办公用品。
（三）精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养， 最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
2020/2/29
18
（四）办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用．贵材贱用。复印 纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用； 纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公 用品的最大使用效率。
Ⅳ.课程回顾与案例分析
5
Ⅰ 办公用品分类与采购计划
一、办公用品分类 R
办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、
固定资产
饮水机、照相机等
办公用品
办公家具：各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、 沙发、茶几等
一般办公用品
一般消耗品：笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、 文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、 长尾夹、记号笔、电池、白板笔等
2020/2/29
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二、其他事项
（一）办公用品的交接与回收
员工因离职或工作岗位变动时，需进行办公用品及办公设备的交接或回 收。移交人需逐项列出物品清单，填写《办公用品移交登记表》，办公室派
9
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培训内容安排：
Ⅰ.办公用品分类与采购计划 Ⅱ.一般办公用品的发放及领用 Ⅲ. 办公用品使用及其他事项
Ⅳ.课程回顾与案例分析
10
Ⅱ.一般办公用品的发放及领用
一、个人办公用品的发放
(一) 新员工入职按标准配备笔一支、笔记本一个、文件夹一个等。 （二） 公司副总级别以上人员领用办公用品，由办公室登记后领用。 （三） 除以上情况以外，其他人员不得领用本月未申购的办公用品。
（三）精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养， 最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
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（四）办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用．贵材贱用。复印 纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用； 纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公 用品的最大使用效率。
Ⅳ.课程回顾与案例分析
5
Ⅰ 办公用品分类与采购计划
一、办公用品分类 R
办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、
固定资产
饮水机、照相机等
办公用品
办公家具：各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、 沙发、茶几等
一般办公用品
一般消耗品：笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、 文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、 长尾夹、记号笔、电池、白板笔等
最新办公室日常事务管理办公用品管理主题讲座课件
第四，收货
当收到供应商的货物后 对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物; 查明货物的数量、质量应当符合要求; 查明合格与不合格，合格进行入库，不合格则要 求重新发货 签收并将交货单送会计部门。
第五，入库
1. 采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签 字表示货物进库。要求写明部门、日期、物品名称、规格型号、 摘要、单位、数量、单价、金额 、经办人。
批准，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供 应商
复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。
订购单样式：P122-123
知识链接：请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。 请示分为请求指示性请示和请求批准性请示两种。
• 请示的写作要求 （1）标题写明“发文事由+请示”二字。关于XXX的请示 （2）结构清楚，段落分明；
• 中国办公用品网：http: • 中国114办公用品网: • 中国文具网信息网： • 中国文具网：
练习写作 询价函
格式 标题：
发文单位+事由+询价函 主送机关：
较低的最初费用。费 用能被不断获得的利 润补偿。
租用协议通常包括维 护和修理。
新设备出现在市场上 时，能更换和升级。
租期几年将显 得更加昂贵。
租用协议把公 司锁定在昂贵 租期合同上。
第二，选择供应商，采购员进行比较、筛选
考虑货品质量与交货时间； 考虑货品的价格； 最后考虑售后服务； 安全可靠性。
顶格写明XXX 公司 正文： 写明询价目的和事项； 具体购买的办公用品的名称、规格、价格、数量等 报价时间和地址； 供应商复函时应该提供的材料； 结算方式 联系方式 结语
望贵单位给予函复，盼复
练习写作 询价函
秘书事务管理之办公用品管理
司或部门的办公用品需 求，包括常用的办公用品和可 能需要的非常用办公用品，确 保采购计划的全面性和实用性
。
预算计划
根据公司的预算和实际需求，制 定合理的采购预算计划，确保在 满足需求的同时有效控制成本。
时间安排
合理安排采购计划的时间节点，包 括采购申请、供应商选择、订单签 订、到货跟踪等环节，以确保采购 工作的顺利进行。
库存盘点与整理
定期盘点
办公用品应定期进行盘点，核 对物品的实际数量与账面数量 是否一致，确保库存的准确性
。
不良品处理
对于库存中发现的损坏、过期 的物品应及时进行处理，保证
库存的品质和安全性。
库存整理
定期对办公用品库存进行整理 ，确保库存整齐有序，提高货
物的取用效率。
04
办公用品使用管理
领用规定制定
提高员工自我管理意识
通过培训和宣讲， 提高员工对办公用 品管理的重视程度
通过制定合理的考 核指标，引导员工 养成良好的办公用 品使用习惯
鼓励员工参与到办 公用品管理中来， 提出改进意见和建 议
THANK YOU.
供应商选择与谈判
供应商筛选
通过市场调研和对比分析，挑 选出符合要求的优质供应商， 确保采购到质量可靠、价格合
理的办公用品。
供应商谈判
与筛选出的供应商进行谈判， 就价格、质量、交货期、售后 服务等方面进行沟通和协商， 以达成最优质的合作方案。
合同签订
在谈判完成后，与供应商签订 正式的合同，明确双方的权利 和义务，以确保双方的利益得
2023
《秘书事务管理之办公用 品管理》
目 录
• 办公用品管理体系建设 • 办公用品采购管理 • 办公用品库存管理 • 办公用品使用管理 • 办公用品维护与保养 • 办公用品管理改进
办公用品管理、领用和发放课件
办公用品管理的重要性
提高工作效率 有效的办公用品管理可以确保员工在工作中所需的物品得到及时供应，避免因缺少必要的办公用品而影响工作效率。 控制成本 合理的办公用品采购和库存管理可以有效降低企业的运营成本，避免浪费和过度采购。 提升企业形象 整齐划一的办公用品可以展现企业的专业形象，提升企业的品牌形象和市场竞争力。
办公用品管理、领用和发放课件
汇报人姓名
汇报时间：12月20日
Annual Work Summary Report
#2022
O1
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catalogue
O2
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目 录
办公用品管理概述
O1
定义与特点
办公用品管理是指对办公过程中所需的各种物品进行计划、采购、保管、发放和控制等的一系列活动。 定义 办公用品管理具有全面性、系统性和规范性的特点，需要综合考虑企业需求、成本效益和环保可持续发展等多方面因素。 特点
办公用品的发放规定与流程
O5
办公用品应定期发放，确保员工工作需要得到满足。
定期发放
根据员工岗位和工作需求，确定发放的办公用品数量。
定量发放
确保发放的办公用品质量合格，无损坏、无瑕疵。
质量保证
发放规定
清点与核对
办公用品管理员对申请的物品进行清点，核对无误后进行发放。
申请与审批
员工根据工作需要，向部门负责人提出办公用品申请，经审批后进入发放流程。
办公用品管理的历史与发展
早期的办公用品管理较为简单，主要是以纸张、笔等简单的物品为主，管理方式也较为传统。
早期阶段
随着科技的发展和信息化程度的提高，办公用品的种类和品质也得到了极大的丰富和提高，办公用品管理也逐步走向现代化和专业化。
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A，12 B，56 C，30 D，40 2、当2月18日需要重新订购C6信封时
，订购员应该订购多少包？ A：30 B：12 C：40 D：28
23
库存监督工作说明
1、根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔 ，并采用各种不同的库存监督行动
2、监督中发现的库存问题，需缩短监督时间间隔 ，保证库存符合企业要求。
3、每月核查一次入库、出库和库存情况，了解物 品使用情况，防止物品过度使用。
4、定期检查库存记录卡，并随时调整库存情况， 减少浪费
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办公用品的领用
领用流程 填写领用申请表 发放用品 更新库存记录
25
办公用品的领用注意事项
1、领用办公用品时，要填写《办公用品领用登记 表》，由领用人详细填写领用物品的名称、数量 、用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签 字，做到“谁领用、谁签字、谁负责”
3
思考
如果你是一家新公司的办公室主任，请你 列出本公司需采购的办公用品清单，并进 行分类。
4
思考 为什么要设置办公用品库存
6
1、保证大量办的公资用品金库不存被控不制必作要用的库存占用 2、保证空间不被用来存储不必要的货物 3、监督个人和部门对物品的使用 4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作 5、监督任何偷窃和破坏造成的损失 6、可利用准确的库存进行估价。
8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好
9、订立物品发放制度，确定物品发放人。
14
办公用品管理与发放
15
进行库存管理有什么作用？
1、保证资金不被不必要的库存占用 2、尽可能节省库存空间 3、监督个人和部门的使用情况 4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作 5、如有办公用品方面的资产损失，可利用
2、专人发放 3、规定发放时间。可依单位办公用品管理规定办
理 4、用品发放可对重要部门实行倾斜 5、及时更新库存卡
26
文具用品领用记录卡
部 门
工作内容
分 类
品名
月份
规格
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
1 1
合备 1 计注 2
27
最小库存量 （安全库存） 15令
单位数量：令（1令=500页）再定货量 25令
日
接收
期
发放
数量 发票号 供应商 数量 领用 人
1-1 30 S193
3
初萌
领用 部门
行政部
余额 10
20再定货量＝日用量*运送时间+最小库存量
实战演练（接上页）
1、自2月18日发放物品后，库存控制 卡上的剩余库存是多少包？
准确的库存估价 6、监督任务偷窃和破坏造成的损失
16
思考：
如何更好对办公用品进行管理？
17
办公用品的库存管理
1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全 2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先
出的原则。 3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别
4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取 物时发生事故的危险
办公用品管 理
事务管理——复习指导要点 办公用品与设备的使用与管理
1.知识要点 学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设 备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。
2.技能要点
学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能 够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。
2
认 识 办 公 用 品
5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领 用。
6、储藏间要通风良好，保持干燥 7、照明良好，便于查找。
18
办公用品入库清单
入库时间：
物 项目
数量
品
纸张
装订机
文件夹
总计：
规格
单价 金额
制表人:
19
制表时间:
学会填写库存记录卡（一）
库存记录卡
库存参考号 B4
纸最大库存量 100令
项目：A4白文件纸
11
办公用品采购申请单
部门：
序号 名称
规格
1
2
3
4
5
6
7
制表人： 审核：
品名
数量
单价
总计
核准：
12
办公用品订购单
风光旅游公司
序号 1 2 3 4 5 6 7
名称 合计
规格
品牌 数量
单价
总计
制表人：
审核：
核准：
13
办公用品的入库
3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的 订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将 签收后的交货单送财务部
4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人 员要签字表示货物进库。
5、财务部收到发票后，对照《交货单》、《入库单》和《订 单》，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总 经理批准后付款。
6、接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》 的接收项目中。
7、接收后，要及时更新库存余额。
7
获得办公用品使用权的方式
购买 租用
直接购买 电话订购 传真订购 网上订购
9
办公用品采购流程
交货单
申请 审批 招标 签合同 入库
申购表 订货单 选择供应商
1、价格、费用 2、质量、交货 3、服务、位置
10
付款
订货单 交货单 入库单
办公用品的申请和订货
1、由需要购买货物的人填写公司内部的《采购 申请单》，说明需要货物的理由和细节，经过部 门领导批准后交给采购人员 2、由采购人员通过《办公用品订购单》向供应 商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单 经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并 签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的 供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准， 并复制一份给财务部，做为付款的通知。
，订购员应该订购多少包？ A：30 B：12 C：40 D：28
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库存监督工作说明
1、根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔 ，并采用各种不同的库存监督行动
2、监督中发现的库存问题，需缩短监督时间间隔 ，保证库存符合企业要求。
3、每月核查一次入库、出库和库存情况，了解物 品使用情况，防止物品过度使用。
4、定期检查库存记录卡，并随时调整库存情况， 减少浪费
Байду номын сангаас24
办公用品的领用
领用流程 填写领用申请表 发放用品 更新库存记录
25
办公用品的领用注意事项
1、领用办公用品时，要填写《办公用品领用登记 表》，由领用人详细填写领用物品的名称、数量 、用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签 字，做到“谁领用、谁签字、谁负责”
3
思考
如果你是一家新公司的办公室主任，请你 列出本公司需采购的办公用品清单，并进 行分类。
4
思考 为什么要设置办公用品库存
6
1、保证大量办的公资用品金库不存被控不制必作要用的库存占用 2、保证空间不被用来存储不必要的货物 3、监督个人和部门对物品的使用 4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作 5、监督任何偷窃和破坏造成的损失 6、可利用准确的库存进行估价。
8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好
9、订立物品发放制度，确定物品发放人。
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办公用品管理与发放
15
进行库存管理有什么作用？
1、保证资金不被不必要的库存占用 2、尽可能节省库存空间 3、监督个人和部门的使用情况 4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作 5、如有办公用品方面的资产损失，可利用
2、专人发放 3、规定发放时间。可依单位办公用品管理规定办
理 4、用品发放可对重要部门实行倾斜 5、及时更新库存卡
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文具用品领用记录卡
部 门
工作内容
分 类
品名
月份
规格
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
1 1
合备 1 计注 2
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最小库存量 （安全库存） 15令
单位数量：令（1令=500页）再定货量 25令
日
接收
期
发放
数量 发票号 供应商 数量 领用 人
1-1 30 S193
3
初萌
领用 部门
行政部
余额 10
20再定货量＝日用量*运送时间+最小库存量
实战演练（接上页）
1、自2月18日发放物品后，库存控制 卡上的剩余库存是多少包？
准确的库存估价 6、监督任务偷窃和破坏造成的损失
16
思考：
如何更好对办公用品进行管理？
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办公用品的库存管理
1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全 2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先
出的原则。 3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别
4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取 物时发生事故的危险
办公用品管 理
事务管理——复习指导要点 办公用品与设备的使用与管理
1.知识要点 学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设 备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。
2.技能要点
学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能 够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。
2
认 识 办 公 用 品
5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领 用。
6、储藏间要通风良好，保持干燥 7、照明良好，便于查找。
18
办公用品入库清单
入库时间：
物 项目
数量
品
纸张
装订机
文件夹
总计：
规格
单价 金额
制表人:
19
制表时间:
学会填写库存记录卡（一）
库存记录卡
库存参考号 B4
纸最大库存量 100令
项目：A4白文件纸
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办公用品采购申请单
部门：
序号 名称
规格
1
2
3
4
5
6
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制表人： 审核：
品名
数量
单价
总计
核准：
12
办公用品订购单
风光旅游公司
序号 1 2 3 4 5 6 7
名称 合计
规格
品牌 数量
单价
总计
制表人：
审核：
核准：
13
办公用品的入库
3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的 订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将 签收后的交货单送财务部
4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人 员要签字表示货物进库。
5、财务部收到发票后，对照《交货单》、《入库单》和《订 单》，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总 经理批准后付款。
6、接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》 的接收项目中。
7、接收后，要及时更新库存余额。
7
获得办公用品使用权的方式
购买 租用
直接购买 电话订购 传真订购 网上订购
9
办公用品采购流程
交货单
申请 审批 招标 签合同 入库
申购表 订货单 选择供应商
1、价格、费用 2、质量、交货 3、服务、位置
10
付款
订货单 交货单 入库单
办公用品的申请和订货
1、由需要购买货物的人填写公司内部的《采购 申请单》，说明需要货物的理由和细节，经过部 门领导批准后交给采购人员 2、由采购人员通过《办公用品订购单》向供应 商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单 经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并 签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的 供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准， 并复制一份给财务部，做为付款的通知。