发运记录管理规程

目的

建立发运记录管理规程

范围

发运记录管理

责任

质量管理部部长、销售部部长、监控员、仓库保管员

内容

l、发运记录管理的目的：保证可以追溯产品销售的去向，确保必要时能以最快的速度召回有关的产品。

2、发运记录的内容

2.1产品名称

2.2批号、规格

2.3数量(件数)

2.4收货地点、收货单位

2.5发货人、发货时间

2.6检验单号

2.7收货人联系电话、备注。

3、发运记录填写要求

3.1记录及单据的填写要求

3.1.1字迹清楚、内容真实、完整、详尽，不得用铅笔填写。及时填写，不得提前或滞后。

3.1.2不得随意撕毁或任意涂改，确实需要更改时，应划去在旁边重写，并在划处签名、注明日期。

3.1.3签名要填全名，不得只写姓氏。

3.1.4按表格内容填写齐全，不得空格，漏项。

4、发运记录的收集

4.1每个月由销售部负责收集，并与收发货台帐进行核对，不得有误，必要时要与实物、帐、卡核对，确保没有损失。

4.2收集后要逐页复核，特别是关于产品去向及产品特征的项目，如有疑问需及时与有关文件或发货、运输凭证相核实，并将情况注于备注栏下，核对人签字后归档。

5、发运记录的保存

5.1记录要有专人、专柜保管。

5.2注意防火、防盗、防遗失。

5.3记录要保存三年。

6、记录的销毁：每年由销售部将超过贮存期限的记录列出明细表，经质管部负责人批准，签字后销毁，并及时填写销毁记录。