浅谈物资管理信息化在物资管理中的应用

浅谈物资管理信息化在物资管理中的应用

【摘要】物资管理信息化与管理工序有机结合，使得施工企业的成本控制、质量保证和管理机制变得高效、规范、先进和卓有成效。本文分析了物资管理信息化的意义与问题，并提出了相应的优化措施。

【关键词】物资；信息化；施工企业

一、物资管理信息化的意义

以往施工单位材料记账全部采用手工模式，即手工完成填写入库单、登记材料台账、填写出库单等工作。建筑材料品种多、数量大、供应商复杂，器材部门的工作量非常大，往往不能及时准确地进行库存材料统计，极易造成材料采购混乱。利用物资管理信息平台，建立企业内部统一的、标准的物资计划、采购、供应、收发料、消耗分析、周转料管理、废旧物资回收等物资管理模式，减少了随意性、人为性和盲目性，使施工企业项目物资管理的规范化、标准化水平得到质的提升。具体表现在如下几个方面：

一是优化和规范了物资供应管理业务，实现了“一个项目、一个库存、一个价格”，实现了物资计划、采购、质检、合同审核、货款支付和分级审批等物资供应主要环节相互监督、相互制约的分段管理制度。利用物资管理信息系统的控制，任何一个环节未按规定程序实行审核、审批，相应的业务均不能向下一个环节运行，有效地规范了物资采购行为。

二是建立了统一的物资编码库，物资名称得到了规范，物资统计信息更加准确和真实。实现了在整个项目范围内库存资源的有效调配和调剂。统计报表即时准确，为管理决策及时提供科学依据，真正实现数据资源共享。实现了财务、物装、设备维护等业务的无缝链接，各模块不再是相对独立的信息孤岛，全面实现各种信息、数据的共享，避免了重复劳动，提高了工作效率。

三是强化价格动态管理，通过物资价格的定期加权平均，对材料标准价格实行及时更新，加大了物资价格动态管理的力度，改变了计划价格与市场价格脱节的现象。实现线上实时监控采购价格。同一物料不同供应商的物资价格，线上通过物料账实时更新，并可对更新结果进行对比和实施对每笔业务的价格审核、审批，实现价格的动态监控，堵塞采购漏洞。

四是实现物资收发料动态管理，对仓储物资动态、周转天数等进行实时统计，及时反映物资收发存动态、超储、积压和不合理库存物资信息，有利于对库存资金的分析，优化了库存结构，加速了资金周转，为部门决策提供了依据。

二、物资管理信息化问题

（一）物资管理方法和手段落后

现行的工程施工管理方法多停留在传统意义上的、粗放式管理阶段，完全不能符合企业管理现代化的要求。在工程物资的采购、运输、保管、使用等一系列环节中缺乏科学评价和相应的配套程序，极易导致施工紧张和物资短缺，拆东墙补西墙；现场物资调派也不能做到机动运用、灵活掌捉，造成资源浪费或效率低下。现代经济学原理告诉我们，工程的建成都是生产资料价值形态的转移，正是在这种转移中产生了投入与产出的价值比。合理资源的调配、管理才能使得这种价值形态转移最大化

（二）粗放式的管理现场造成物资消耗定额不准确、缺乏配套管理程序，造成物资管理低效益

长期实践表明工程施工现场的物资消耗定额脱离实际，高低没有明线；此外也有一些物资没有消耗定额，以致造成部分物资消耗失控。长期以来我们多实行物资供给制，养成了“张口、伸手”的惯性思维，企业管理中缺少物资节约意识，片面追求产值，忽视工租质量和物化劳动的节约。此外，即时制定了物资消耗定额，但制度得不到有效执行、贯彻；第三是物资管理上没有明确的奖罚制度，总之管理上的疏忽或执行力的缺乏导致物资管理中的低效率、高成本。

三、物资管理信息化管理优化

（一）建章立制，规范标准

制定切实可行的《物资信息化管理办法》及考核标准和运作流程。建立物资信息化组织机构，制定计划员、保管员、系统管理员等业务人员岗位标准、岗位责任制等，并及时组织计划员、保管员等相关人员开专题会议贯彻学习，按照信息化管理办法逐条解读，统一操作标准。以制度化、规范化确保物资信息化工作的顺利开展。

（二）分工明确，责任到人

物资信息化是一个系统工程，点多面广。操作的步骤比较多，涉及到的人员比较多，上联采购处，下到使用处，环环相扣，前一环节出现错误，后面环节就无法操作。针对这些特点，我们按照信息化工作操作流程，对每一个操作步骤都进行了明确的分工，责任到人。哪个环节、哪项步骤出现操作错误，直接就能找到责任人，对其进行考核，进一步增强了每位职工的责任心。各个环节都能按标准要求操作，确保整个项目运转正常。

（三）实现物资采购信息化

通常情况下，施工企业的信息化物资采购要经过网上招标、网上拍卖、网上报价、网上产品目录、电子合同这五个关键步骤。施工企业在物资采购的过程中必须遵循以下措施：

1.必须尽可能地提高采购效率，降低采购成本。通过网上招标，打破时间和空间的限制，扩大消息覆盖域，增加承包商、供应商的数量，加大相互竞争，从而迫使其降低利润，突破传统采购模式的局限。

2.网络监察系统实时监控，采购过程必须做到公开化、透明化。参与者要能够从电脑屏幕上看到整个招投标的动态过程，使采购过程更直观、更规范。

3.要促进采购管理的科学化，使决策依据更加充分。物资的需求信息、询报价信息、审批信息、合同信息等必须永久保存在系统中，以方便各级经过授权的管理人员可以随时调阅、查询、分析，实现了采购数据的永久追溯。

4.电子盖章技术必须确保合同安全合法。这样才能避免法律纠纷，同时也便于将来合同的管理和查询。

（四）重视库存管理信息化

建筑材料容易与外界产生化学反应，而且材料与材料之间也会发生化学反应，因此，不同的建筑材料应该选择不同的放置地点。例如氢氧化钙，又名熟石灰极易与水发生反应，钢材也会在水氧中降低使用寿命，水泥石灰等害怕雨水冲击，而且水泥被雨水冲击过后也不能够使用，因此，对于材料的存放一定按照不同材料不同安放，避免材料存放不当造成工程的损失。将购买的建筑材料相关信息、规格型号、采购数量等录入计算机，管理人员按照电脑统计出来的数据进行安置，财务人员会进行审核输入的信息，如果发现问题，材料管理人员要及时更正，审核完毕后进行签字确认。材料要输出时，先有仓库管理人员填写取料单据，经过施工部门审核后，再进行材料输出，而且要对输出的材料信息要录入电脑中，这样可以掌握材料输出情况，一旦材料即将短缺，系统会反映，保证工程施工效率不受影响。而且电脑系统会统计出每一天每月材料使用情况，方便管理人员对材料盘点，也方便财务对于材料数据的了解，核对账目变得更加方便快捷。对于管理比较成熟的工程项目，要适时的引入适时引入企业资源计划管理思想，即ERP。它可以实现对企业的全方位管理，实现建筑材料管理与财务一体化，可以提高工程管理的水平，提高工程施工质量。

（五）在物资信息管理中，不能忽略对废旧物资的管理

废旧物资在工程项目中占的比重很大，这些废旧物资有一部分可以再利用，为企业创造效益。因此，物资管理部门要将废旧物资录入信息系统中，帮助管理人员及时准确的得知废旧物资的信息，做好废旧物资的回收和处理工作。要做好废旧物资的管理工作，可以对废旧物资进行信息化管理并将废旧物资进行资金的重组，在这一方面，工作人员需要点算好当前库存中的废旧物资，将每一项物资就纳入信息管理中，并将废旧物资的信息表整理好，让上级领导部门根据信息表

决定废旧物资的去向，是变废为宝还是变卖处理，将当前仓库中的废旧物资进行全面的资金重组。