加强煤炭企业档案管理工作论文

加强煤炭企业档案管理工作的几点思考【摘要】本文针对当前煤炭企业档案管理存在的三个基本问题，提出了加强档案管理人员队伍建设、建立健全企业档案管理奖惩体系、加大依法治档的宣传教育力度、加强档案管理硬件设施建设四个方面的建议，以更好地发挥档案资源对企业现实工作的最大服务效用。

【关键词】煤炭企业;档案管理;问题及对策

档案作为历史的记录，知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息。企业档案是企业各项经营管理活动的真实记录，是企业各种机密的总汇，特别是煤炭企业的档案资料在煤炭资源获取、开发、管理、利用、技术管理、安全生产、税收管理等方面具有不可估量的开发利用价值。永安煤业公司长期以来一贯重视档案资源的收集管理和开发利用，档案软硬件设施、管理日殝完善。但是，随着社会的发展和科学技术日新月异的变化，煤业公司的档案工作存在缺陷日趋明显，成为进一步提高公司档案管理水平的瓶颈。

１．档案工作存在的问题

(1)档案管理人员素质参差不齐。公司现有档案管理人员具有中级职称1人，助级职称1人，下属单位档案管理人员大都是兼职的，没有参加过正规的档案管理业务培训，不具备档案专业职称，所以整个档案管理人员队伍素质参差不齐。

(2)个别单位（部门）档案意识不够强，档案管理的规章制度执

行不够到位，赏罚不够有力。

(3)有些单位（部门）的档案归档不及时。由于各单位档案资料均是本单位工作过程的反映，即所谓“自家之事”，再加上有些相关人员要经常使用这些档案，所以年度终了时档案资料没有及时归档现象时有发生，时间一长重要档案资料就有可能外漏或丢失。

2.加强煤炭企业档案工作的几点建议

2.1加强档案管理人员队伍建设

对档案管理人员，公司要克服“重使用，轻培养”的倾向，要下大力培养提高档案管理人员素质，努力加强档案管理人员队伍建设。一是加强档案管理人员队伍政治素质。煤炭企业的档案既是企业的各种机密，更是企业的各种财富，所以作为档案工作者，首先要有较高的政治素质，有坚定的政治立场，在一定的企业忠诚度，能够自觉维护企业利益，按照党和国家的方针、企业的各项规章制度办事，严守企业秘密，对工作任劳任怨，忠诚企业，否则技术机密外漏，档案资料流失，就有可能给企业造成巨大经济损失。二是加强档案管理人员队伍的职业道德教育。档案管理工作整天与纸张、数字打交道，工作枯燥无味，若是档案人员的工作责任心差，职业道德缺失，重要档案可能就会因库房管理不善而毁损，也可能因档案人员为一点蝇头小利而外漏，所以要加强档人员的职业道德教育，提高政治敏锐性，坚守道德底线。三是加强档案管理人员的业务素质。煤业公司的档案主要涉及科技档案、文书档案和会计档案，所有档案管理人员首先必须参加正规的、系统的档案管理专业

培训，熟悉企业档案的相关理论，掌握档案管理专业知识，按照企业档案形成的规律和特点，完整、准确、系统地收集、管理各专业档案资料。四是建立一支结构合理的企业档案人员队伍。档案工作既是一项实用性、专业性很强的工作，又是一项管理性的工作，尤其是现代企业档案工作已发展成为一门由多层次、多门类业务、多学科知识组成的专业，如生产矿井的生产技术档案主要在采掘技术人员手中保管，基建矿井的档案主要在筹建处保管，所以，要搞好档案工作不仅需要档案专业人才，还需要行政管理人才，也需要采掘、土建、电脑等专业人才。所以，公司应全盘考虑配齐配强配好下属单位兼职档案管理人员队伍，做到结构合理，归口正确，责任到人。同时，还应定期组织参加业务培训，提高业务素质和档案管理能力。

2.2建立健全企业档案管理奖惩体系

做好档案工作是功在当代，利在千秋的好事。下属单位领导在思想上是重视档案资料的收集、整理、归档等工作的，但是在执行落实上，往往口头交办的多，检查督办的少，会议要求的多，考核奖惩的少。要改变这种局面，建议建立健全以下几项管理制度。

2.2.1建立档案日常（月度或年度）收集、整理、按时归档责任承诺制度

在档案还未归档前，相关资料大部分都分散在生产、土建、财务、劳工、党群等部门的经办人员手中，只有到年度终了时，经办人员才会陆续把手中的资料进行整理、移交、归档。在这个环节，

最容易发生重要资料因保管不善丢失毁损现象，主要是因为时间跨度较大（如一个采区的服务年限达5-6年，一个新井建设时间也要5-6年，生产、地质等纸图资料使用时间长，频次高），经办人员（即使用人员）思想上重视不够，重要资料日常保管、归集不及时，方法不正确，档案资料乱丢乱放，导致要整理归档时已无从可找。当然也不排除有心术不正者，把重要资料占为己有后说是不见了，没看到等等，结果单位只能对此不了了之，而没有做深入的原因调查和责任追究。特别要关注“关键岗位人员”工作调动、离职、辞职等时期档案资料的移交工作，防止档案随人走或档案“私有化”。如某矿地质专业人员将矿井上水平未开采完的储量信息以高价卖给私人后下海走人，企业对此失察、失究。所以，要建立档案日常（月度或年度）收集、整理、按时归档责任承诺制度，把档案资料经办人员列为“特岗人员”，签订经手档案保全承诺书，与经济福利待遇挂钩，让每一位经办人员都有责任负责保全所管理的全部资料，让每一位离开企业的人员都有义务移交所有档案资料。对没有按时、完整将经办或使用档案资料归档的责任人，责成如期归档或给予较重经济处罚，如取消半年、年终效益奖等，对档案资料移交齐全的经办人员给予经济奖励，做到赏罚分明。

2.2.2严格执行落实借阅毁损、保管过失责任追究制度

档案资料最容易毁损的第二个环节就是保管和借阅过程。目前公司的档案资料大部分是纸质档案，还有一部分是音像资料档案。由于南方湿度大，梅雨天气多，若是档案库房的防潮、防蛀等“八

防”工作没做好，纸质档案就有可能造成纸张粘结、字迹变淡模糊，或者被“书虫”蛀蚀等等，最终造成档案损毁。另外在档案的借阅过程中，纸质档案由于保管年限长，纸质变差、变脆，翻阅时纸张可能会不小心撕破或因借阅次数多了而磨损，同时可能会因为电脑病毒、磁带发霉、影碟机磁头质量等造成音像资料损毁。所以要建立借阅毁损、保管过失责任追究制度，制定纸质档案的借阅审批程序、翻阅方式方法，如翻阅纸质档案必须戴白色棉手套，播放音像资料前必须对播放设备进行清洗、杀毒等。对档案在保管、借阅过程中发生损毁的，要追究责任，严肃处理，杜绝那种“大事化小，小事化了”的现象，从而提高档案保管、借阅者的责任心，延长既有档案资料的使用服务年限。

2.3要加大依法治档的宣传教育力度

做好档案工作平时看不出成绩，但是“养兵千日，用于一时”，在资源获取、协调企地关系等关键时候却可以为企业争得主动权。首先要在企业广大干部职工中广泛宣传档案法规，增强人们的档案意识和法治观念。宣传对象要以专业档案管理人员、矿厂领导和涉档人员（生产技术、财务、文秘、工会等相关人员）为重点，突出档案法规条文和档案、档案工作在企业经营管理中的地位和作用。同时，对那些严重违犯法规受到法律制裁的案件，在档案工作中成绩显著受到表彰的典型事例加大宣传力度，使每个职工真正懂得档案是企业的宝贵财富，保护档案人人有责，做到自觉地用档案法规规范自己的行为。其次要尝试建立档案丢失毁损风险防控机制。档