档案信息资源共享模式与运行机制

档案信息资源共享模式与运行机制

[摘要]现在，档案信息资源开发利用还是一个新领域。本文从档案实际出发，着重探讨了这一领域中档案信息及档案信息资源等有关概念以及以市级、区县级档案馆为主体实施构建的档案信息资源共享模式：档案信息咨询共享模式，网络档案信息资源共享总模式、网络档案信息资源共享分模式三种模式的实施，框架。以期对今后我国档案信息资源共享理论与实践的发展有所促进。

[关键词]档案信息资源共享模式

当今社会已经发展进入了信息社会，信息已成为了等同甚至超过物质和能源的重要资源，信息资源的开发利用已成为了经济、社会发展的重要一环。在这样的环境下，借助计算机，微电子和通讯技术等信息技术实行信息化改造也就成为了各行业发展的关键。同样，信息化也为档案发展带来了机遇与挑战。档案作为一种信息资源，以往要利用档案信息往往要翻阅其纸质载体，现在通过计算机输入，扫描，电子文档生成等多种方式可以使档案信息脱离纸质等实物载体而以电子信息的形式存在，这样就可以通过计算机对档案信息进行存储和检索，通过网络对信息进行传递，大大提高了档案信息的利用效率，另外如果电子信息的真实性得到了保证，对档案的发展将带来一次质的飞跃。目前，各档案单位、部门都在进行档案信息化工作，拥有了一定规模的档案信息资源，但相对独立，分散，如何更好的利用档案信息资源呢？档案信息资源共享就是一种有效的解决方法。下面作者将以保存档案，掌握档案信息资源的主体——档案馆为研究对象，探讨市级、区级档案馆（包括专业档案馆）的档案资源信息共享模式及运行机制。

一、档案信息资源及档案信息资源共享的描述

（一）档案信息资源的描述

笔者认为，一定数量的来源于档案内容的信息集合就构成了档案信息资源。这里讨论的信息是指以电子信息形式存在的信息，它由计算机存储与显示，通过数据库进行查询，通过网络进行传输。档案信息主要来自于档案数字化（计算机输入、扫描）后形成的电子信息，也可以是直接由计算机软件生成的电子文档。结合实际情况，档案信息主要有以下几种形式，

1。档案目录信息。它主要指描述档案信息的信息，主要是指档案的目录信息，如档案的案卷目录信息，文书档案的文件级目录信息等。它主要依托于以往的档案检索工具——案卷目录，文件目录。

2。档案专题信息。它往往以少量的档案信息就能反映档案的主要内容，这主要针对婚姻档案，执照档案等专业档案或是针对某一个专题内容而整理收集的档案信息，如知青档案信息，独生子女档案信息，满足人们对特定档案信息的利用需求。

3。档案全文信息。表现为包含档案大部分或全部内容信息的电子文件。如将文书档案内容通过打字输入电脑，文书档案经扫描后经过软件识别生成的电子文本文件，直接由电脑办公软件生成的电子文档等都是包含档案全文信息的电子文件。另外，笔者认为，照片、文书档案经过扫描生成的图象文件，录象档案经转换生成的影音文件等也都属于这一范围。

档案具有机密性，因此档案信息也具有机密性，按照信息的开放程度，笔者将它分为：

1。公开档案信息，主要是指向社会公众开放的档案信息，如年满30年开放档案的信息，公民都可以查阅。

2。非公开档案信息，需要依照查询者权限提供相应能够访问的信息。

（二）档案信息资源建设

首先，档案信息资源建设同档案资源的建设是分不开的，对于档案馆来说就是要优化馆藏，丰富馆藏内容。其次，就是做好档案资源的数字化工作，生成档案信息资源。可以通过扫描，打字输入等方式完成，必要时可以与专业信息公司合作。第三，就是要建立规范的数据格式标准，档案移交单位能将移交进馆档案的目录等电子数据同档案馆的数据库数据格式保持一致，档案馆数据库可以转化和导入，从而避免了重新输入。

（三）档案信息资源共享的描述

从整个档案系统而言,同一专题的档案信息,可能会存在于不同地区的档案馆内,档案信息资源共享就是指打破地域限制,不仅实现馆际档案信息的互相利用,而且互相补充,互为完善,共同构成向社会开放的信息系统（摘自cnki学术定义[《谈数字化条件下的档案信息整合》《档案与建设》2005年徐佳]）这里笔者还认为，从利用目的出发，将同一专题的档案信息进行整合也是一种资源共享

的方式。另外，同一专题的档案信息也不仅仅局限于档案专题信息，如知青、婚姻档案信息等，还可以延伸拓展为拥有相同特征的档案目录信息甚至全文信息，如文书档案案卷目录信息，非典时期照片档案等，至于是否要共享这些档案信息则要取决于实际的档案需求。

档案资源共享系统还可以细化描述为一个以档案利用需求中心,以信息技术为基础,以档案信息资源的横向与纵向整合与共享为手段,以实现档案资源共享为目标的一种信息共享系统。

（四）档案信息资源共享的意义

1。解决跨区查询档案难的问题，准确定位所需档案。

笔者在档案接待利用工作中经常遇到所查档案属地含糊的利用者，如有的利用者需要查婚姻档案但是却忘记了办理地点，不得已只好到相关的区档案馆逐个查找。还有的利用者查阅知青档案，但是却不清楚知青档案所在的区县，查找全无头绪。如果将全市的知青或者婚姻档案信息资源全部整合共享的话，将极大的方便利用者，快速查到其所需档案所在的区县档案馆。如果以后电子信息有效性的问题得以解决，将可以为档案利用者提供一站式服务，档案利用者只要到一个档案馆就可以查询全市的档案相关信息，并得到有效凭证。

2。整合档案信息资源，方便统计、编研等工作开展。

如果整合了各档案馆的目录信息，全文信息（整合的标准、技术问题这里暂不讨论），例如整合了文书档案目录信息，非典、保持党员先进性教育活动档案等将有助于市档案局及有关机关部门及时进行档案统计，编研等工作。

另外可以和进一步与其他业务主管部门进行数据的新旧衔接。如市民政系统已经实现了全市婚姻登记联网，新登记的婚姻档案数据直接由网络数据库存储，但是旧的婚姻档案一般都已移交给档案馆，并大多由档案馆全部进行了数字化，如果将存储在各个区县档案馆的婚姻档案数据库整合并与市民政局的婚姻档案数据库合并的话，将使得整个上海市的婚姻档案变得完整，极大的方便婚姻登记机关开展婚姻登记审核等业务工作，提高工作效率。这将使档案工作与业务工作更紧密的联系起来，更好发挥档案服务的作用。

3。加强馆际交流与合作

通过档案信息资源共享系统各区县档案馆将可以开展跨区的档案交流与合作。