行政前台作业指导书
前台工作作业指导书
一楼前台工作内容及注意事项前台肩负着体现公司形象的责任，做好前台工作尤为重要，一楼前台人员需做好以下八项工作：第一、接待来访客人。
前台人员应始终面带微笑、热情地接待客人，并及时地提供服务。
1、访客进大门时，立刻起立，对客人微笑表示欢迎。
主动礼貌问清客人的拜访对象、拜访事宜、身份等。
（凡是走进大厅要知道是找谁，做什么，坐在那儿等谁，要心中有数，不清楚一定要问清楚）2、迅速地联系受访对象，告之访客单位、身份或姓名及拜访目的。
3、依指示行事a、若在大厅接见，请来访者就座，奉茶或咖啡，告诉访客拜访对象已知来访，立刻或几分钟后来。
若等候时间长还应观察是否需要更换茶水。
（当客人走后，要及时收走杯子并清洗干净）b、若请上楼那么应及时协助客人提行李、开电梯门，阻止他人用客梯运载货物，集体乘电梯时要注意控制人数保证不超载。
c、受访对象若没时间接见或不便接见，应想办法委婉地谢绝访客，必要时可请访客留下名片、资料等代为转达，双手接下后，礼貌送客。
4、有重要客人如参观团，政府领导人来参观时，在来之前应做好准备工作，如到二楼打开大厅上方的射灯，洗手间放卫生纸方便客人使用，客人走后可收起来。
注意事项：1、要保持沉着冷静的心理。
来访的客人，各式各样、形形色色，前台人员应以不卑不亢、微笑的态度接待每一位来宾，时时刻刻注意维护公司的形象。
2、要胆大。
面对各式各样，不同阶层的客人，大方热情地与之谈话，不为某些人的气势嚣张而畏惧。
3、要有迅速敏捷的洞察力。
我们应该热情地接待每一位来宾，但并不是都能满足每一位来宾的要求。
必须正确的了解来访者的工作目的、要求、判断其语言的真实性，再给予满意的答复。
第二、接电话。
前台的电话主要是接听公司内部人员的，须注意以下两点：1、听到电话铃响，应及时（不超过三声）的拿起话筒接听，并礼貌。
答作之与地．2、认真倾听对方电话内容，必要时可根据接听的内容仔细认真的做好书面记录，以便其他前台人员都清楚要做的事情。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书一、任务背景及目的行政专员是负责协助管理层进行日常行政工作的重要岗位。
为了提高行政专员的工作效率和规范化水平，制定本作业指导书，旨在明确行政专员的职责和工作流程，确保工作的高效进行。
二、职责和要求1. 行政事务管理：负责办公室日常行政事务的管理，包括文件管理、文件归档、会议安排等。
2. 办公设备维护：负责办公设备的维护和保养，及时处理设备故障，并与相关供应商进行沟通和协调。
3. 行政支持：为公司员工提供行政支持服务，包括办公用品采购、差旅安排、会议室预订等。
4. 文件处理：负责公司文件的处理和管理，包括文件的复印、打印、扫描等工作。
5. 数据统计和分析：根据需要，负责收集、整理和分析相关数据，并提供相应的报告和建议。
6. 公司文化宣传：协助组织公司内部活动，提高员工的凝聚力和归属感。
三、工作流程1. 收集和处理文件：根据公司规定，及时收集、处理和分发公司内部和外部的文件，确保文件的安全和机密性。
2. 会议安排：根据领导的安排，及时安排和组织会议，包括会议室预订、会议材料准备、会议记录等。
3. 办公用品管理：负责办公用品的采购和库存管理，及时补充和更新办公用品，确保员工的正常工作需求。
4. 差旅安排：根据员工的差旅需求，及时安排机票、酒店预订和交通接送等，确保员工的出差顺利进行。
5. 设备维护和报修：负责办公设备的维护和保养，定期检查设备的工作状态，及时处理设备故障，并与供应商进行沟通和协调。
6. 数据统计和分析：根据需要，收集、整理和分析相关数据，并生成相应的报告和分析结果，为管理层提供决策依据。
7. 公司文化宣传：协助组织公司内部活动，包括员工生日会、团建活动等，提高员工的凝聚力和归属感。
四、工作技巧和注意事项1. 熟练掌握办公软件：熟练掌握常用的办公软件，如Microsoft Office套件，能够高效地处理文件、制作报告和表格等。
2. 细心和耐心：处理文件时要细心和耐心，确保文件的准确性和完整性，避免遗漏和错误。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书标题：行政专员作业指导书引言概述：行政专员是企业中非常重要的岗位之一，负责协助管理人员进行日常行政工作，保障企业正常运转。
为了提高行政专员的工作效率和质量，制定一份行政专员作业指导书是非常必要的。
一、工作职责1.1 管理日常办公事务：包括接待来访客人、接听电话、处理文件资料等。
1.2 协助安排会议和活动：负责会议室预订、会议材料准备、会议记录等。
1.3 维护办公环境：保持办公室整洁，定期清理办公用品和设备。
二、文件管理2.1 文件归档：按照规定的文件分类和编号系统进行归档，确保文件整理有序。
2.2 文件传递：负责文件的传递和转交，确保信息的及时传达。
2.3 文件保密：对涉及公司机密的文件进行保密处理，避免泄露风险。
三、行政支持3.1 行政协助：协助管理人员处理日常行政事务，提供必要的支持。
3.2 行政报告：定期向管理层提交行政工作报告，汇报工作进展和问题。
3.3 行政支出管理：负责行政支出的核算和管理，确保预算控制和合理使用。
四、沟通协调4.1 内部沟通：与各部门及员工保持良好沟通，协调解决问题。
4.2 外部联系：与合作伙伴、客户等外部人员进行有效沟通，维护良好关系。
4.3 信息发布：负责公司内部通知和公告的发布，确保信息传达准确及时。
五、自我提升5.1 学习提升：持续学习行政管理知识和技能，不断提升自身素质。
5.2 沟通能力：加强沟通协调能力，提高处理问题的效率和准确性。
5.3 团队合作：与同事协作配合，共同完成工作任务，提高团队凝聚力。
结语：行政专员作业指导书是行政专员工作的重要参考依据，通过规范工作流程和要求，提高行政专员的工作效率和质量，为企业的正常运转和发展贡献力量。
希望每位行政专员都能认真遵守指导书的要求，做好自己的工作，为企业发展添砖加瓦。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书标题：行政专员作业指导书引言概述：行政专员是公司管理中不可或者缺的一环，他们负责处理公司日常行政事务，协助管理层进行决策。
为了提高行政专员的工作效率和准确性，制定一份行政专员作业指导书是非常必要的。
本文将从五个方面详细介绍行政专员作业指导书的内容和重要性。
一、工作流程1.1 管理日常事务：包括接听电话、处理文件、安排会议等日常行政事务。
1.2 协助管理层：协助管理层进行会议安排、文件整理、信息采集等工作。
1.3 处理突发事件：处理突发事件如突发会议、紧急文件等，保证公司正常运转。
二、文件处理2.1 文件分类：根据文件内容和重要性进行分类，建立清晰的文件管理系统。
2.2 文件整理：及时整理文件，确保文件的完整性和准确性。
2.3 文件存档：建立文件存档制度，保证文件的安全性和可查性。
三、会议安排3.1 会议筹备：协助管理层确定会议议程、安排会议时间和地点。
3.2 会议通知：发送会议通知并跟进预会人员的确认。
3.3 会议记录：记录会议内容和决议，及时整理并发送给预会人员。
四、信息采集4.1 采集信息渠道：建立信息采集渠道，包括互联网、行业报告、同行竞品等。
4.2 信息筛选：筛选有价值的信息，整理成报告或者简报供管理层参考。
4.3 信息更新：及时更新公司信息，保持信息的准确性和及时性。
五、工作效率提升5.1 学习提升：持续学习行政管理知识，提升自身能力和水平。
5.2 时间管理：合理安排工作时间，提高工作效率。
5.3 沟通协调：与同事和管理层保持良好沟通，协调工作进度和任务分配。
结语：行政专员作业指导书是行政管理中的重要工具，能够匡助行政专员提高工作效率和准确性，确保公司日常行政事务的顺利进行。
制定和执行作业指导书，可以提高公司整体管理水平，为公司的发展和运营提供有力支持。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书一、任务背景和目的行政专员作为公司行政管理的重要角色之一，负责协助管理层完成日常行政事务和运营支持工作。
为了提高行政专员的工作效率和规范化水平，制定本作业指导书，旨在明确行政专员的职责和工作流程，提供具体操作指南，确保工作的准确性和效率。
二、行政专员的职责和工作流程1. 办公室日常管理- 负责办公室设备、办公用品的采购、维护和管理，保证办公环境的正常运作。
- 组织会议、培训和活动的筹备工作，包括场地预订、物资准备、会务安排等。
- 管理文件和资料的归档、存档，确保文件的完整性和机密性。
2. 行政支持和协调- 协助管理层处理日常行政事务，如行程安排、会议安排、文件起草等。
- 负责与外部合作伙伴的沟通和协调，保持良好的合作关系。
- 协助管理层进行数据分析和报告撰写，提供决策支持。
3. 人事管理支持- 协助人力资源部门进行招聘、入职和离职手续的办理。
- 维护员工档案和人事信息的更新，确保信息的准确性和保密性。
- 协助管理层进行员工绩效考核和薪酬福利管理。
4. 公司形象维护- 负责公司宣传资料的设计和制作，确保宣传资料的质量和效果。
- 维护公司网站和社交媒体的更新和管理，提升公司形象和品牌知名度。
- 协助组织公关活动和市场推广活动，提升公司的声誉和影响力。
三、行政专员的工作指南1. 了解公司的组织结构和各部门的职责，熟悉公司的行政管理制度和流程。
2. 熟练掌握办公软件和办公设备的使用方法，提高工作效率和准确性。
3. 保持良好的沟通和协调能力，与各部门和员工保持密切联系，及时解决问题和提供支持。
4. 注意保密工作，严格遵守公司的保密规定，确保公司信息的安全和机密性。
5. 学习和提升自己的专业知识和技能，不断提高自身的综合素质和能力。
6. 注意个人形象和仪表，保持良好的职业道德和工作态度，树立良好的职业形象。
7. 遵守公司的工作时间和纪律，按时完成工作任务，不迟到、早退或旷工。
8. 善于总结和反思，及时发现问题和不足，提出改进措施，不断完善工作流程和方法。
行政前台作业指导书
类别作业指导书协同行政专员版次2017.09.15所属部门行政部名称行政前台审核田蕾核准共九页直属上级一、岗位说明公司前台是在办公室直接领导下的服务岗位，可以称为公司的第一张脸，它体现着公司的形象，是公司的一张名片。
而前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位，它是公司对外联络的一个窗口，也是沟通公司各部门与办公室工作之间的桥梁。
前台的工作质量的好坏关系到公司的整体形象和业务开展的质量，同时公司的前台接触信息量很大，而这些信息对于公司的发展是很重要的，如何利用好前台工作人员对这些信息的接收、归纳、分解以至处理的过程，是公司管理中非常重要的一环。
本指导书是从前台的业务素质、仪容规范、职能范围及职业规划等方面进行阐述，同时也是岗位人员职业操守的学习宝典。
主动热情快捷尊重礼遇当你在一天中第50次、100 次、200 次说“您好、谢谢”时，客人仍然是第一次听到。
二、仪容仪表规范1、笑脸相迎，礼貌待客是岗位工作的基本要求，端庄、素雅的仪容仪表可以体现公司的良好风貌。
上班时间穿着公司统一发放的工作服，但须保持干净、整洁、无破损。
2、头发经常清洗，保持清洁，长发应盘起或扎起，不允许过长的头发。
3、化淡妆，指甲不能太长，指甲油用淡色，不宜用香味强烈的香水。
4、上班前不能喝酒或吃有异味的食物，保持口腔清洁，口气清新。
5、坐姿：工作场所不应翘腿，及坐在桌子、工作台及设备上。
6、站姿：腰背挺直，胸膛自然，双臂自然，交谈时不得把手交叉抱在胸前。
三、社交礼仪1、见面礼仪1.1微笑微笑要自然大方、真诚友善、恰到好处，它显示真诚、信任、魅力与修养。
微笑是世界通行的语言1.2握手双腿立正，上身略往前倾，伸出右手。
握手顺序：一般是向尊者和女士先伸出手——“尊者居前”。
宾主之间：客人抵达时，主人先伸手以示欢迎；客人告辞时，客人先伸手表示主人就此留步。
1.3介绍基本原则：先向年长者介绍年轻者，先向身份高者介绍身份低者，先向女士介绍男士，先向客人介绍主人。
行政办公作业指导书
行政办公作业指导书第1章办公基础素养 (4)1.1 基本礼仪 (4)1.1.1 工作时间 (4)1.1.2 仪表仪容 (4)1.1.3 言行举止 (5)1.1.4 接待来客 (5)1.2 办公环境布置 (5)1.2.1 办公桌椅 (5)1.2.2 办公设备 (5)1.2.3 环境卫生 (5)1.2.4 绿植摆放 (5)1.3 文件资料管理 (5)1.3.1 文件分类 (5)1.3.2 文件命名 (5)1.3.3 文件存储 (5)1.3.4 文件备份 (5)1.3.5 文件销毁 (5)1.3.6 文件保密 (5)第2章日常办公流程 (5)2.1 上下班打卡规定 (6)2.1.1 员工应严格遵守公司规定的上下班时间，保持良好的工作秩序。
(6)2.1.2 上班时间：周一至周五，上午9:00至12:00，下午13:00至18:00。
(6)2.1.3 上下班打卡：员工需在规定时间内使用公司指定的打卡设备进行打卡。
迟到或早退需向直属上级报告原因。
(6)2.1.4 严禁代打卡、串岗打卡等违规行为，一经发觉，将严肃处理。
(6)2.2 请假、出差、加班申请流程 (6)2.2.1 请假 (6)2.2.2 出差 (6)2.2.3 加班 (6)2.3 办公用品领用与报销 (6)2.3.1 办公用品领用 (6)2.3.2 报销 (6)第3章会议组织与管理 (7)3.1 会议类型及筹备 (7)3.1.1 会议类型 (7)3.1.2 会议筹备 (7)3.2 会议通知与议程安排 (7)3.2.1 会议通知 (7)3.2.2 议程安排 (8)3.3 会议记录与跟踪 (8)3.3.1 会议记录 (8)第4章文件收发与处理 (8)4.1 收文处理流程 (8)4.1.1 有关部门收到文件后，应立即进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、密级、紧急程度、收文日期等。
(8)4.1.2 根据文件内容，有关部门负责人对文件进行分类，确定文件处理方式，如传阅、呈报、办理等。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书一、任务背景随着企业规模的扩大和业务的增加，行政工作的重要性逐渐凸显。
作为行政专员，你将承担着协助管理层进行日常行政工作的责任。
为了确保行政工作的高效运行，特编写本作业指导书，旨在明确行政专员的职责和工作流程，提供详细的操作指南。
二、职责描述作为行政专员，你的主要职责包括但不限于以下几个方面：1. 文件管理：负责公司文件的收发、归档和保管工作。
确保文件的安全性和机密性，保证文件的整洁有序。
2. 会议安排：协助安排公司会议，包括会议室预订、会议通知发送、会议材料准备等工作。
确保会议的顺利进行，会议记录的准确保存。
3. 差旅安排：负责员工差旅的安排和预订，包括机票、酒店、交通等。
确保员工出差期间的舒适和安全。
4. 办公用品采购：负责办公用品的采购和库存管理，确保员工的工作需求得到及时满足。
5. 综合事务处理：处理员工的日常事务，包括但不限于接待访客、接听电话、处理文件复印、传真等。
三、工作流程为了保证行政工作的高效运行，以下是行政专员的工作流程：1. 接收任务：根据上级安排，接收并确认行政任务。
2. 任务分解：将任务拆分为具体的子任务，并制定完成时间和优先级。
3. 资源准备：根据任务需求，准备所需的资源、文件和资料。
4. 执行任务：按照任务分解的子任务，逐一完成工作内容。
5. 检查和修正：在完成任务后，进行检查和修正，确保任务的质量和准确性。
6. 上报和汇报：将任务结果上报给上级，并向相关人员进行任务汇报。
四、操作指南为了更好地完成行政工作，以下是一些操作指南：1. 文件管理：- 收发文件：根据文件的类型和重要性，选择合适的传递方式，如邮件、传真或快递。
- 文件归档：按照公司规定的文件分类和编号规则，将文件进行归档。
- 文件保管：确保文件的安全性和机密性，定期备份和存档，防止文件丢失和泄露。
2. 会议安排：- 会议室预订：根据会议的规模和需求，选择合适的会议室，并提前预订。
- 会议通知发送：向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等信息。
【最新文档】前台作业指导书-实用word文档 (7页)
本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！== 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ ==前台作业指导书篇一：公司前台工作指导书前台文员工作规范手册一、职位概要：做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。
二、工作职责：1. 总机电话的转接；2. 来访客人才接待，并通报相关部门；3. 传真、快递、邮件、报刊接收和分发；4. 复印机、传真机的管控、日常维护和报修；5. 前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S维护；6. 更新和管理员工电话号码等联系方式；7. 每日报纸的整理，公司宣传册的补充；8. 接待用品、清洁用品的申购、管控；9. 完成领导交办的其他工作。
三、任职要求：1. 18周岁以上，大专科以上学历，熟悉商务礼仪规范；2. 青春靓丽、仪表大方，富有亲和力、有责任心、做事细心，有耐心等；3. 普通话标准，声音甜美；4. 熟练使用各种办公自动化软件。
四、仪容仪表规定：1. 上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；2. 上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；3. 保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；4. 上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；5. 保持手部干净。
指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；6. 禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。
7. 上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
五、工作纪律规定：1.2.3.4. 每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开；因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。
不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠\嬉戏打闹等行为。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书一、任务背景行政专员是公司内部的重要职位之一，负责协助管理层进行日常行政工作的组织和执行。
为了提高行政专员的工作效率和准确性，制定本作业指导书，旨在明确行政专员的工作职责、操作流程和标准规范，以便能够更好地完成工作任务。
二、工作职责1. 文件管理- 负责公司各类文件的收发、归档和管理，确保文件的完整性和安全性。
- 对重要文件进行备份，并建立合理的文件存档系统，方便查阅和检索。
- 定期清理档案室，将过期文件进行销毁或者归档处理。
2. 会议组织- 协助安排公司内部会议，包括会议室预订、会议通知发送、会议材料准备等工作。
- 跟进会议记要的编写和分发，确保会议决议得到及时执行。
- 负责会议室设备的维护和管理，确保会议的顺利进行。
3. 办公用品采购- 根据公司的需求，及时采购办公用品和设备，并与供应商进行沟通和商议。
- 管理办公用品库存，及时补充和更新，确保员工的工作需求得到满足。
- 控制办公用品采购成本，寻求合理的采购渠道和价格优惠。
4. 行政支持- 协助管理层进行日常行政工作的安排和协调，包括会议安排、出差安排等。
- 处理员工的行政需求和问题，提供及时的支持和解决方案。
- 协助制定和执行公司的行政制度和规范，确保公司的运营秩序和效率。
三、操作流程1. 文件管理流程- 收文：接收公司内外来文，进行登记和分发。
- 发文：根据需要，制定发文计划，准备发文材料并进行发文。
- 归档：将收发文的原始材料进行整理和归档，确保文件的安全性和可查阅性。
2. 会议组织流程- 会议准备：根据会议目的和议程，安排会议时间、地点和参会人员，并发送会议通知。
- 会议材料准备：采集和整理会议所需的材料和资料，并及时发送给预会人员。
- 会议记录：指定会议记录人员，记录会议的讨论内容和决议，并及时分发会议记要。
3. 办公用品采购流程- 需求确认：与各部门沟通，了解办公用品的需求和规格，并制定采购计划。
- 供应商选择：寻觅合适的供应商，并与其进行谈判和合作商议。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书一、任务背景行政专员是企业中负责协助管理层进行日常行政工作的重要岗位。
为了确保行政专员能够高效、准确地完成工作任务，制定一份行政专员作业指导书是必要的。
本指导书旨在明确行政专员的工作职责、工作流程以及注意事项，确保行政专员能够按照标准化的流程进行工作，提高工作效率和质量。
二、工作职责1. 协助管理层完成日常行政工作，包括但不限于文件管理、会议安排、行程安排等。
2. 负责公司文件的归档和管理，确保文件的安全、完整和易于查找。
3. 组织和协调公司内外部会议，包括会议室预订、会议材料准备、会议记录等。
4. 安排管理层的行程，包括出差安排、会议安排、日程安排等。
5. 协助管理层处理日常办公事务，如办公用品采购、文件复印、文件传递等。
6. 协助管理层进行数据整理和分析，提供相关报表和数据支持。
三、工作流程1. 文件管理流程a. 收到文件：行政专员收到来自各部门的文件，包括纸质文件和电子文件。
b. 文件分类：行政专员根据文件的性质和重要性进行分类，如合同文件、报告文件、日常文件等。
c. 文件归档：行政专员将文件按照分类归档，确保文件的安全和易于查找。
d. 文件传递：根据需要，行政专员将文件传递给相关部门或个人，并记录传递的时间和接收人。
e. 文件销毁：对于过期或无用的文件，行政专员负责进行销毁，确保信息安全。
2. 会议安排流程a. 会议预订：行政专员根据管理层的要求，预订合适的会议室，并记录会议时间和地点。
b. 会议材料准备：行政专员根据会议议程，准备会议所需的文件、报表和资料。
c. 会议通知：行政专员向相关人员发送会议通知，包括会议时间、地点和议程等。
d. 会议记录：行政专员参与会议并负责记录会议内容和决议，确保会议纪要的准确性和完整性。
e. 会议后续工作：行政专员根据会议决议，协调相关部门进行后续工作，并跟进工作进展。
3. 行程安排流程a. 出差安排：行政专员根据管理层的出差需求，预订机票、酒店和交通工具，并制定详细的行程安排。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书一、任务背景和目的行政专员是负责协助管理层进行日常行政工作的重要角色。
为了确保行政工作的高效执行和标准化操作，制定一份行政专员作业指导书是非常必要的。
本指导书旨在明确行政专员的职责和工作流程，提供详细的操作指南，以便行政专员能够准确、高效地完成各项任务。
二、行政专员职责1. 文件管理- 负责文件的收发、分发和归档，确保文件的安全和完整性。
- 管理电子文档库，确保文件的及时上传和更新。
- 协助准备会议文件和报告材料，确保准确性和及时性。
2. 会议协调- 协助组织会议，包括会议室预订、会议通知、会议材料准备等工作。
- 跟进会议议程，记录会议纪要，并及时分发给相关人员。
- 跟进会议决议的执行情况，协调解决问题和推动进展。
3. 行政支持- 协助安排差旅和出差事宜，包括机票预订、酒店安排、交通安排等。
- 协助处理行政事务，如办公用品采购、设备维护、快递收发等。
- 协助组织员工活动和庆典，提供必要的支持和协调。
4. 数据统计和报表- 负责收集、整理和分析相关数据，编制报表和统计图表。
- 协助编制年度预算和月度财务报告，确保准确性和及时性。
- 提供行政支持部门所需的数据和报表，协助决策和规划。
5. 信息管理- 负责维护和更新员工信息数据库，确保信息的准确性和完整性。
- 协助管理员工考勤和请假记录，提供相关报表和数据。
- 跟进员工培训和发展计划，协助组织培训活动和评估效果。
三、工作流程1. 文件管理流程- 收到文件后，核对文件的完整性和准确性。
- 分发文件给相关人员，并记录分发情况。
- 归档文件，确保文件的安全和易查性。
2. 会议协调流程- 收到会议通知后，及时预订会议室和设备。
- 协助准备会议材料，包括议程、报告材料等。
- 参与会议并记录会议纪要。
- 分发会议纪要和决议，并跟进执行情况。
3. 行政支持流程- 收到差旅和出差申请后，核对申请的准确性和完整性。
- 协助预订机票、酒店和交通工具。
- 跟进差旅和出差的进展情况，并提供必要的支持和协调。
行政专员作业指导书
行政专员作业指导书一、任务背景随着企业规模的扩大和业务范围的增加，行政工作变得愈发繁杂和复杂。
为了提高行政工作的效率和质量，确保各项工作能够有序进行，特制定本作业指导书，以指导行政专员开展日常工作。
二、任务目标本作业指导书的目标是帮助行政专员了解并掌握日常行政工作的各项要求和流程，确保行政工作的顺利进行，提高工作效率和质量。
三、任务内容1. 文件管理- 确保各类文件的及时归档和存档，建立完善的文件管理系统。
- 按照公司规定的文件命名规范进行文件命名，确保文件的易查找性。
- 定期清理档案室，将过期文件进行销毁或移交给档案管理部门。
2. 会议组织- 协助安排和组织各类会议，包括会议室预定、会议资料准备、参会人员通知等工作。
- 确保会议室设备的正常运行，提前做好会议室布置和设备调试工作。
- 撰写会议纪要并及时分发给与会人员，跟进会议决议的执行情况。
3. 差旅管理- 协助安排员工的差旅事宜，包括机票预订、酒店安排、交通接送等。
- 确保员工差旅费用的控制，合理安排出差行程，提供差旅费用报销的支持。
- 统计和分析差旅费用情况，提出节约成本的建议。
4. 办公用品采购- 根据各部门的需求，及时采购办公用品和设备，确保办公用品的充足供应。
- 与供应商进行有效的谈判和合作，争取最优惠的采购价格和服务。
- 建立办公用品库存管理制度，定期盘点库存，及时补充不足的物品。
5. 人事档案管理- 负责员工人事档案的建立和管理，包括员工入职、转正、离职等手续。
- 确保员工档案的完整性和准确性，及时更新员工的个人信息。
- 做好员工档案的保密工作，确保档案资料的安全和机密性。
6. 公司活动组织- 协助组织公司内部和外部的各类活动，如年会、团建、庆典等。
- 策划和执行活动方案，包括场地预定、活动流程安排、物资准备等。
- 跟进活动的效果和反馈，及时总结经验并提出改进意见。
四、工作流程1. 接收任务：行政专员从上级领导或相关部门负责人处接收任务，并明确任务的具体要求和期限。
前台文员岗位作业指导书
办公用品领用
CE-AD-907-[2005]0801-A 公司办公用品管理制度及相关制度
严格、详细的登记记录
名片印刷，月印刷费用汇总
CE-AD-914-[2005]0801-A 公司印刷品管理制度及相关制度
严格审核，完整、准确的汇总表
电话分机表更新发放
根据该办公位对应员工
完整、清晰的分机表
各类表单的收集，如公出单、请假单
岗位名称 所属部门
编制 编制日期
岗位 / 部门的核心价值
前台文员 行政部
2005/11/20
汇报对象 职类职级 晋升方向
批准人
修订日期： 行政经理 助理
行政专员/主任/相关适合岗位
规范管理,提升公司形象；控制成本；后勤保障
岗位工作目标 主要岗位职责
来电接听,访客接待 面试安排 信件收发，月邮资费用汇总
CE-HR-201-[2005]0801-A 员工手册及相关规章制度
规范、有效的表单收集
月考勤汇总 胸卡制作，离职人员胸卡收集 协助技术部数据录入 行政经理交办的其它事务
CE-HR-201-[2005]0801-A 员工手册及相关规章制度 CE-HR-201-[2005]0801-A 员工手册及相关规章制度
根据技术部经理要求操作 根据具体要求操作
完整、严格、细致的汇总表 及时的胸卡制作/收集
高效、优质完成要求工作 高效、优质完成要求工作
工作权限
1、根据公司规定，审核邮寄件的发送；2、根据公司规定，审核名片的审核资格；3、监督日常考勤
任职资格
1、学历要求：大专以上学历 2、要求：熟练使用WORD，EXCEL等办公软件。 3、工作经验：一年以上相关工作经验 4、其它：热情主动；思维敏捷；大方得体
行政前台作业指导书
一、岗位说明公司前台是在办公室直接领导下的服务岗位，可以称为公司的第一张脸，它体现着公司的形象，是公司的一张名片。
而前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位，它是公司对外联络的一个窗口，也是沟通公司各部门与办公室工作之间的桥梁。
前台的工作质量的好坏关系到公司的整体形象和业务开展的质量，同时公司的前台接触信息量很大，而这些信息对于公司的发展是很重要的，如何利用好前台工作人员对这些信息的接收、归纳、分解以至处理的过程，是公司管理中非常重要的一环。
本指导书是从前台的业务素质、仪容规范、职能范围及职业规划等方面进行阐述，同时也是岗位人员职业操守的学习宝典。
主动热情快捷尊重礼遇当你在一天中第50次、100次、200次说“您好、谢谢”时,客人仍然是第一次听到。
二、仪容仪表规范1、笑脸相迎，礼貌待客是岗位工作的基本要求，端庄、素雅的仪容仪表可以体现公司的良好风貌。
上班时间穿着公司统一发放的工作服，但须保持干净、整洁、无破损。
2、头发经常清洗，保持清洁，长发应盘起或扎起，不允许过长的头发双腿立正，上身略往前倾，伸出右手。
握手顺序：一般是向尊者和女士先伸出手一一“尊者居前”。
宾主之间：客人抵达时，主人先伸手以示欢迎；客人告辞时，客人先伸手3、 化淡妆，指甲不能太长，指甲油用淡色，不宜用香味强烈的香水。
4、 上班前不能喝酒或吃有异味的食物，保持口腔清洁，口气清新。
5、 坐姿：工作场所不应翘腿，及坐在桌子、工作台及设备上。
6站姿：腰背挺直，胸膛自然，双臂自然，交谈时不得把手交叉抱在胸前、社交礼仪 1、见面礼仪 1.1微笑微笑要自然大方、真诚友善、恰到好处，它显示真诚、信任、魅力与修养微笑是世界通行的语言1.2握手表示主人就此留步。
1.3介绍基本原则：先向年长者介绍年轻者，先向身份咼者介绍身份低者，先向女士介绍男士，先向客人介绍主人。
在正式的场合，以介绍双方的姓名、单位、职务为主。
1.4名片递送参加社会活动，交换名片可以在与他人握手之后进行；递送名片时，面带微笑，双手递呈，同时说“请多指教”、“以后多联系”等，以表示诚心诚意行为举止是心灵的外衣。
前台作业指导书
5、如果各部门发生临时用车的，由用车人必须详细填写《用车计划表》中的各项内容，前台人员根据计划安排车辆，填写派车单。派车单由直接领导签字后予以派车。
6、派车原则参照《公务车管理制度》执行。
7、派车完成后，前台人员应在《用车计划表》备注项中注明使用车辆。
8、公务车司机收车后前台人员第一时间提醒司机将钥匙及填写完整的《派车单》交回前台。前台人员应将公务车钥匙放入固定抽屉内，并检查《派车单》是否填写完整（出收车公里数、收车时间、实际行车路线），不完整的应立即要求司机补填，若发现派车单中公里数或行车路线存在问题时，应汇报给行政人事部负责人。
5、若来电者要找的人暂时不在工作岗位，应明确告知来电者“xx（姓加职位）现在不方便接听电话，如果方便的话您可以留下联系方式并向我留言，我会第一时间向他转达，您也可以直接拨打他的手机，如果不急，您也可以稍后来电。”若可以转告则应填写《来电备忘录》稍后把事情转告给相关人员。若事情不方便转告，则要填写《来电备忘录》，将姓名、联系方式、所属单位登记清楚，等相关人员回岗后尽快告知其情况，及时回复电话。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
类别作业指导书协同行政专员版次2017.09.15 所属部门行政部
名称行政前台审核田蕾核准共九页直属上级
一、岗位说明
公司前台是在办公室直接领导下的服务岗位，可以称为公司的第一张脸，它体现着公司的形象，是公司的一张名片。
而前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位，它是公司对外联络的一个窗口，也是沟通公司各部门与办公室工作之间的桥梁。
前台的工作质量的好坏关系到公司的整体形象和业务开展的质量，同时公司的前台接触信息量很大，而这些信息对于公司的发展是很重要的，如何利用好前台工作人员对这些信息的接收、归纳、分解以至处理的过程，是公司管理中非常重要的一环。
本指导书是从前台的业务素质、仪容规范、职能范围及职业规划等方面进行阐述，同时也是岗位人员职业操守的学习宝典。
主动热情快捷尊重礼遇
当你在一天中第50次、100次、200次说“您好、谢谢”时，
客人仍然是第一次听到。
二、仪容仪表规范
1、笑脸相迎，礼貌待客是岗位工作的基本要求，端庄、素雅的仪容仪表可以体现公司的良好风貌。
上班时间穿着公司统一发放的工作服，但须保持干净、整洁、无破损。
2、头发经常清洗，保持清洁，长发应盘起或扎起，不允许过长的头发。
3、化淡妆，指甲不能太长，指甲油用淡色，不宜用香味强烈的香水。
4、上班前不能喝酒或吃有异味的食物，保持口腔清洁，口气清新。
5、坐姿：工作场所不应翘腿，及坐在桌子、工作台及设备上。
6、站姿：腰背挺直，胸膛自然，双臂自然，交谈时不得把手交叉抱在胸前。
三、社交礼仪
1、见面礼仪
1.1 微笑
微笑要自然大方、真诚友善、恰到好处，它显示真诚、信任、魅力与修养。
微笑是世界通行的语言
1.2 握手
双腿立正，上身略往前倾，伸出右手。
握手顺序：一般是向尊者和女士先伸出手——“尊者居前”。
宾主之间：客人抵达时，主人先伸手以示欢迎；客人告辞时，客人先伸手表示主人就此留步。
1.3 介绍
基本原则：先向年长者介绍年轻者，先向身份高者介绍身份低者，先向女士介绍男士，先向客人介绍主人。
在正式的场合，以介绍双方的姓名、单位、职务为主。
1.4 名片递送
参加社会活动，交换名片可以在与他人握手之后进行；递送名片时，面带微笑，双手递呈，同时说“请多指教”、“以后多联系”等，以表示诚心诚意。
⏹行为举止是心灵的外衣。
⏹美不是在脸孔上，是在姿态上……
⏹有哪样的慧心，必有哪样的姿态
2、电话
2.1 声音清晰，吐字准确，语速适中，语气亲切，言简意赅。
2.2 判断自己不能处理时，应马上将电话转给相关部门。
2.3 职场用语：
听到铃响，至少在第三声铃内接听；
接电话用语：“你好，星港地产公司，请问您找哪位？”。
接待用语：你好，这是……，请问有什么可以帮您……请稍候。
“您好”，“对不起”，“请稍等”，“请原谅”。
三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声。
3、乘车
上下车顺序：应请尊长、女士、来宾先上车、后下车。
由主人亲自驾车的，主人应该后上车，先下车，以方便照顾客人。
4、接访
4.1 对外交往应有礼有节，不卑不亢，礼貌大方，简朴务实。
4.2 迎接客人或领导时应走在左前方，送别客人或领导时应在侧后方。
4.3 造访他人时，应站立作自我介绍，并说明来意，对方邀请后方可入座。
5、日常办公
进入领导办公室，要先轻轻敲门，听到应答再进，并随手关门。
6、电梯
6.1 出电梯时，如果别人挡住梯门，应礼貌地说：“对不起，请让一下”。
6.2 乘坐电梯要礼让尊长、领导、女士和客人。
出入电梯时，要主动按住按
钮或梯门，请他们先进或先出。
7、宴请
7.1 宴请客人要注意座次，以主人右侧为尊。
7.2 领导致辞祝酒时，应停止谈话和其他活动，碰杯时低职位者酒杯需低于对方酒杯二分之一。
7.3 宴请结束后，未经领导许可不得擅自提前离席。
四、岗位纪律规定：
1.每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开，下班时关闭主灯，保留基础照明。
2.因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗须有人代岗后方可离开；
3.就坐时姿态要端正，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。
4.工作时间不得在椅上前俯后仰摇腿跷脚，或趴在工作桌上晃动桌椅，值岗中严禁出现嬉戏打闹等行为。
5.交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺访客。
五、商务礼仪
5.1咨询业务
“先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司
XXX先生(女士)为您服务吧，他可以全面、专业地解释您
所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等”。
5.2推销产品
与本公司关联的业务则转接相关部门人员；
无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢；
5.3找人
先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？……请您稍等。
注：①不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人；
②通话简明扼要，不应长时间占线；
③结束时应说“谢谢！”，任何时候都应礼貌道别，且待对方切断电话，再放下听筒；
④公司所有员工的手机号码未经本人同意不得外泄；
⑤每星期更新“员工联系电话一览表”，及时掌握员工最新通讯方式；
5.4客户来访
客户或来访者进门，前台应立即起身微笑接待，并致以问候或欢迎辞。
A.单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”
B.来者二人，标准问候语则为：“二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”
C.来者为三人以上，标准问候语则为：“各位好！”或“大家好!”
D.对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！”
E.未能及时处置的重要事宜应做好登记（访客登记簿）工作，并及时转办相关人员。
5.5看到客户点头或听到客户说“你好”之后；
a)引导客户或来访者到接待室就座，并随时用手示意。
途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；
b)客户落座后，递上温水，随后送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请稍等”。
c)引导访客进入领导办公室，要先轻轻敲门，征得同意后，方可开门。
d)进入后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。
注：①服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为客户服务。
②倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。
看到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。
原则上，倒水次数不超过三次；
③如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等；
④在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区；
⑤客户离去时，应面带微笑道别，及时清理水杯及烟灰缸。
温馨提示--------交往有度
关心有度
距离有度
私人距离：0.5M
服务距离：0.5-1.5M
引领距离：1.5M
展示距离：1-3M
待命距离：3M
三、工作流程及规范
1、早8：20分前到岗，门禁处于自动开闭状态，打开职场工作照明、空调。
2、进入领导办公室，目视浏览办公桌，查看昨晚餐具、茶具使用情况，并做出合理处置。
3、配合保洁人员共同完成各领导办公室环境卫生后退出。
4、仪容检查、对镜整衣。
5、对职场各工作区域巡视，包括VIP 室。
6、保持前台周边接待区域的整洁，物品摆放整齐有序，及时更换桶装水、烟灰缸。
7、接待区地面干净、整洁，无明显污渍、异味，且烟灰缸内不超三个烟蒂。
8、每日到岗后，首先打开电视宣传片，进入领导办公室查看签批文件，并及时转交相关人员。
9、配合保洁人员对服务区内的桌椅、烟缸、茶杯等的清洁、花木浇水摘除枯叶。
10、负责接听前台电话，做好重要事件的记录和传达工作，并及时登记。
11、负责收发管理报纸、信函、及各类快递、包裹并做好转交、登记工作。
12、要保证前台环境整洁干净，座椅复位。
13、领导工作餐安排及会所客招服务。
14、负责上级安排的各类会务所需的准备及会后整理工作。
15、协助行政领导做好公司招待工作。
16、协助本部门行政专员的日常工作。
交班工作
到岗第一时间
上岗前的准备
日常工作
会务工作
17、17：30分关闭职场主灯、空调，门禁处于指纹手动状态。
18、检查关闭公司门窗并与夜班到岗人员做好交接工作。
四、职业规划
每年的七月和一月对工作成绩突出或优秀员
工进行薪资晋升。
1、公司前台，在入职一段时间后，由于工作
完成出色，可转行政文员，这个是很好的晋升线
路，对个人职业规划是非常有利的。
2、不断的提升自己的综合能力与个人素养，表现出一定的行政工作的技能，同时能够抓住机会，辅助领导做好日常工作，很好的完成各类考核，让领导感受到你的工作态度、工作能力，为后续转职打通道路。
3、同事协作中，多观察虚心好学，能够帮助别人的要主动帮助别人，给别人留下好的印象。
4、协作中观察行政、人事工作的性质，工作注意重点、及所需的技能，朝这个方向努力，平时通过学习，不断提高自己岗位工作能力。