青羊区文化馆档案管理相关规定

青羊区文化馆档案管理相关规定

1、档案人员岗位责任

为了加强档案的收入、移出、整理、鉴定、保管和利用等工作，确保档案的完整与安全，提高档案利用率为，特制定以下制度：

1)档案室必须建立收进、移出总登记簿，对案卷所属年度时间、类别及收进、移出原因、数量等要逐项登记清楚。

2)认真做好档案的移交（接收）登记工作，每年各部门立卷归档的各种门类档案及按期移交档案室的档案，要准确填写所属年度、移交时间、数量等。

3)案卷的销毁、损毁、遗失必须经领导批准或证明再进行登记。

4)认真做好档案工作基本情况的统计。对每年年终进行档案机构、人员情况、档案利用情况的统计要认真准确。

5)确保档案统计工作的真实性和准确性，认真进行核对，严禁弄虚作假，随时掌握档案变化情况，发现问题及时纠正。

2、档案借阅

1)借阅范围

(1)、凡属本馆工作人员，原则上可借阅其工作职责范围内的有关档案。

(2)、职能部门可直接到档案室查阅其自身形成的档案；对查阅非本部门形成的档案时，须经该部门领导同意后方可查阅。

(3)、凡借阅核心机密档案，须经分管领导同意后方可查阅，但不复印。

(4)、外单位来借阅档案，必须持单位介绍信，经主管领导同意后方可查阅。

2）借阅要求

(1)、凡借阅档案，需填写借阅档案登记，借阅期不得超过7天，特殊情况需办理续借手续。

(2)、借阅档案者不得遗失档案，并保证档案的整洁、清洁，切忌折卷、勾画、涂改、折叠。

(3)、严守秘密，谁借谁用，不得随意转让他人传阅，未经主管领导同意不得擅自抄录、复制。

(4)、借阅档案需复制的，需填写复印单，重要文件须经办公室领导批准。

3、档案保管

1）严格按照《档案法》、《库房防火安全管理制度》、《保密法》的规定和岗位责任制办事，严格执行文件、图纸、资料的登记、查阅、借阅、立卷、归档、销毁制度。

2）档案人员必须认真学习档案保护知识，掌握档案保护技术，最大限度延长永久、长期材料的寿命。

3）借阅档案要履行登记的手续，并按时催还，归还后应认真清点验收、注册。

4）定期检查库存档案，发现有虫蛀、霉变、褪色、破损等现象要及时予以补救、解决。

4、档案保密

1）保密工作是关系党和国家安全的大事。档案的保密工作尤其重要，档案必须认真执行《档案法》、《保密法》，严格遵守保密规定，坚决同泄密行为作斗争，确保本室档案的保密、安全。

2）档案材料的查阅：外单位凭介绍信和本馆领导签字在阅览室查阅，本单位借出重要档案须经领导批准，限期归还，不得丢失或泄露。

3）凡未公开过的重要资料，必须专柜保管，认真登记。

4）所有重要资料，档案人员不得外传或抄写，不经同意，不准把文件给任何人看，不准翻印、复制。严禁将档案带入娱乐公共场所、探亲访友，严禁丢失或失密。

5）凡有保密价值的档案，档案人员短期离岗一般不移交。因调动或长期离职时，移交要经办公室主任或主管档案的领导监交。

5、档案的鉴定、销毁

1）综合档案室要根据《档案保管期限表》，会同有关部门定期对超过保管期限的档案加以审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。

2）鉴定档案材料时，必须成立鉴定小组，由办公室领导、档案室管理人员、熟悉业务和了解文件性能的有关人员参加。采取直接鉴定方法，逐件审查文件的价值和性能，确定保存和销毁。

3）鉴定工作结束后，写出档案鉴定报告，并附上需要销毁的档案登记清册，经主管档案工作的领导批准后方可销毁。

4）销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人以上）监销。监销人员应根据销毁清册，对被销毁的档案进行认真核对，确对无误时方可销毁，并在销毁册上签字。

5）档案销毁清册留室备查。

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