项目文件编码及管理手册
管理体系文件编码规则
管理体系文件编码规则为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。
1.0 适用范围本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。
2.0 编码规则2.1 组织代码公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。
2.2 文件类别2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。
2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：***** 公司管理手册***** 公司管理体系程序文件***** 三层次文件(作业指导书)2.2.3 公司管理性行政文件公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。
行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。
2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。
如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。
3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码3.1 管理手册管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。
公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。
如：***** / ***** / ***** *****文件类别组织代码颁布年份版次修改状态管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)3.2 程序文件程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。
公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。
如： ***** / ***** / ***** / *****文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)3.3 作业指导书作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。
项目档案分类编号规则
项目档案分类编号规则一、目的为规范统一中国石油呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程(以下简称500万项目)文件的管理与控制，统一项目的文件编号系统，特制定本规定。
二、适用范围本规定适用于500万项目中包括呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程项目部(以下简称项目部)，工程总承包、设计、施工、监理等承建单位以及供货商需要正式发布及受控文件，均应按照本程序的规定进行编码。
三、项目文件内容项目文件包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。
其中项目竣工文件又包括项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件。
四、项目文件编号名词定义(一)项目号中国石油呼和浩特石化公司500万吨/年炼油扩能改造工程项目号定为“P5311”。
(二)部门及专业代码部门/专业代码为3 位代码，见附件1，技术类文件专业代码见附件2。
(三)文件类型码文件类型码为 3 位代码，文件的类型分类及编码定义见附件3。
1(四)装置号装置号为4位代码。
(五)工段号工段号应由设计单位在相关设计文件中明确，工段号应设置为2位数字代码。
(六)单位码项目部应对项目的相关单位进行编码，单位编码为4位代码。
单位码规定见附件5。
五、项目文件编号规定(一)项目前期文件1、可行性研究、任务书。
项目可行性性研究报告批复前的文件编号规定按照计划与控制部相关规定执行。
2、项目基础资料。
项目基础资料可不编号。
3、项目准许类文件。
项目准许类文件可不编号。
(二) 项目管理文件1、项目管理制度文件。
包括项目部针对综合管理、财务、项目管理、质量安全、技术与设计、物资采购、施工管理和项目控制，发布的规定、程序、计划及招投标、各类报告相关文件等，均采用如下编号方式:P5311 , VVVV , XXXX , WWW ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)部门/专业代码(4位)装置号(4位)项目号(5位)22、项目沟通文件项目部发布/接受的非技术类文件，主要指项目沟通文件，包括项目部与最终用户、承包商、供货商及第三方之间的信函、传真、文件传送单、备忘录等，编号规则如下:P5311 , VVVV , WWWW/XXXX , YYY ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)接受单位码(4位)发送单位码(4位)装置号(4位)项目号(5位)3、会议纪要P5311 ,WWWW ,XXXX , YYY ,ZZZ序列号(3位)文件类型号(3位)单位码(4位)装置号(4位)项目号(5位)4、项目合同文件项目合同编号，由项目部计划控制部统一编号。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）3.3.2管理体系文件体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册安全手册环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001质量体系程序文件流水号：01—99文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。
中建项目管理手册表格
项目管理表格(第一版）二○○九年十二月内部资料注意保密目录附录二：工程项目特征性质分类规定..................................... 附录三:表格......................................................... CSCEC－PM－0101项目启动令 ......................................... CSCEC－PM－0102项目全过程动态管理表 ............................... CSCEC－PM－0103项目策划任务表 ..................................... CSCEC－PM－0104项目授权申请表 ..................................... CSCEC－PM－0105项目授权管理书 ..................................... CSCEC－PM－0201项目建设方基本情况调查表 ........................... CSCEC－PM－0202项目所在现场情况调查表 ............................. CSCEC－PM－0203项目风险评估表 ..................................... CSCEC－PM－0204工程投标总结表 ..................................... CSCEC－PM－0301项目部主要管理人员审批表 ........................... CSCEC－PM－0302项目部岗位职务说明书（格式表） ..................... CSCEC－PM－0303《项目部实施计划》编写任务表........................ CSCEC－PM－0304项目经理月度报告 ................................... CSCEC－PM－0401项目管理能力考核汇总表 ............................. CSCEC－PM－0402项目部绩效考核汇总表 ............................... CSCEC－PM－0501合同谈判策划书 ..................................... CSCEC－PM－0502合同责任分解表 ..................................... CSCEC－PM－0503项目部商务月度报告 ................................. CSCEC－PM－0601工程收（付）款计划表 ............................... CSCEC－PM－0602项目现金流分析表 ................................... CSCEC－PM－0603工程保函（保险)管理计划表 .......................... CSCEC－PM－0801项目主要技术方案计划表 ............................. CSCEC－PM－0802项目新技术开发及应用计划表 ......................... CSCEC－PM－0803分项工程技术交底卡 .................................CSCEC－PM－0901主要物资(设备）需求计划表 .......................... CSCEC－PM－0902物资采购比价会审表 ................................. CSCEC－PM－0903供货商登记表 ....................................... CSCEC－PM－1001工程分包计划表 ..................................... CSCEC－PM－1002分包商选择综合分析表 ............................... CSCEC－PM－1003分包商登记表 ....................................... CSCEC－PM－1004分包商年度评审记分表 ............................... CSCEC－PM－1101《项目生产与进度管理计划》编制表.................... CSCEC－PM－1102项目每日情况报告表 ................................. CSCEC－PM－1201项目盈亏预测汇总表 ................................. CSCEC－PM－1202项目成本分析表 ..................................... CSCEC－PM－1203项目成本控制及措施计划表 ........................... CSCEC－PM－1204项目成本还原及指标分析 ............................. CSCEC－PM－1301物资（设备）进场验收计划 ........................... CSCEC－PM－1302工程检验批划分及验收计划 ........................... CSCEC－PM－1303工艺试验及现场检（试）验计划 ....................... CSCEC－PM－1304关键部位控制及监测计划 ............................. CSCEC－PM－1401工程项目安全生产费用投入计划表 ..................... CSCEC－PM－1402项目重大危险源识别表 ............................... CSCEC－PM－1501环境因素评估及环保管理计划表 ....................... CSCEC－PM－1502项目节能减排计划表 ................................. CSCEC－PM－1601项目部收尾工作计划表 ............................... CSCEC－PM－1602项目部管理资料归档表 ............................... CSCEC－PM－1603项目部管理总结计划表 ............................... CSCEC－PM－1604项目完工总结报告 ................................... CSCEC－PM－1605维修保养记录表 ..................................... CSCEC－PM－1606项目部撤消令 ....................................... CSCEC－PM－1701项目部信息及沟通需求识别表 ......................... CSCEC－PM－1702项目部信息管理计划编制表 ........................... CSCEC－PM－1801项目部综合事务管理计划编制表 .......................CSCEC－PM－1802项目部重要活动管理计划表 ...........................附录二：工程项目特征性质分类规定1 项目属性分类2 项目规模分类3 项目功能分类4 项目投资主体分类5 按工程性质分类6 施工技术分类7 承建模式分类8 建设阶段分类附录三:表格注：1、有关阶段的管理栏目及信息链接情况由管理部门根据项目部实际情况适当调整完善.2、本表记录项目的基本情况，本《手册》其它表格的内容应以本表为基础,保持同一项目基本信息的一致性.3、项目属性参照附录二的规定填写。
文件管理及编码规定
MC/XZ QL I 001/1.0-2014 文件编码规范编订：校对：审核：批准：日期：文件编码规范1.目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅、使用创造条件。
2.范围适用于公司质量管理体系要求的文件、内外部文件识别，以及质量管理体系实施过程中、工艺操作过程中有关的记录和标识。
3.文件的编码□□ /××××× I(O) ×××/1.0 - ××××企业代号/部门号文件类别号 (收发文方式)号-顺序号/版次-年份；企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：MC——盟创；部门编号：总经办(ZJB)、市场部(SCX)、财务部(CW)、技术部（JS）、行政部（XZ）、生产部（SC)、质量管理部（ZG)；3.1 文件编码识别规则3.1.1 内部文件类别编码标识：QM——质量手册；QP——程序文件；QR——质量记录；QJ——检测作业指导书；QL——管理制度；QS——设备操作规程；QZ——仪器设备自校规范；QH——仪器设备期间核查规程；TY——工艺文件；QT——其它；3.1.2 外部文件类别编码标识：外来文件经行政部接收，按以下编码规定，分类编码：FG——法律法规；BZ——国际国家标准； WJS——外部技术资料；QT——顾客和供方等其它相关方文件；3.1.3 收发文编号：内部文件（I）、外发文件（O）；3.1.4 顺序号：从000开始向后延续；3.1.5 版次编号：版次从1.0开始，若有修改，改动较小的延续为1.1版次，改动较大直接上升为2.0版次，版次延续到1.3之后须变成2.0版次，依次类推；3.1.6 年份号标识：按发放时间的年份编号。
4.本规定由行政部负责修订、解释。
MC/XZ QL I 002/1.0-2014 文件管理规定编订：校对：审核：批准：日期：文件管理规定1.目的为规范公司文件的编写、评审、修改、使用、作废等过程，特制定本制度。
文件编号原则
部门代码：
总经理室：GM 品管部：PG工程部：PM
人力资源部：HR 业务部\销售部：M S 生产部:PC
工业工程部：IE 研发项目部：RD 采购部：PD 财务部：FD 厂务：FA 资材部：ZC 管理部：G L
文件代码：
质量手册：QM 程序文件：QP 检验指导书：SP 操作规范书:OE 工作指引：IC
资产代码
检测、检验设备：JC 生产设备：ZJ
办公设备：BG
一阶文件编码原则：
一阶文件泛指：质量手册（QM）；
编码原则：XXX---XX—XXXX
公司代码----管理编码-- ---流水号
DSD—QM—0001
二阶文件编码原则：
二阶文件泛指：程序文件（QP）；
编码原则：XXX—XX---XXX--XX
公司代码—程序文件---序号---版本
DSD---QP---001---A0
三阶文件编码原则：
三阶文件泛指：各部门作业指导书（SOP\SIP）
编码原则：XXX---XX---XX---XXX
公司代码—部门代码---文件代码---流水号
DSD—QC—CI—001
四阶文件编码原则：
四阶文件泛指：各部门表单
编码原则：DSD---XX--流水号
公司代码—部门代码---流水号
DSD-QA-001
各部门设备仪器编码原则：
公司代码-部门代码-设备代码-流水号
DSD-QA-JC-001
丁是丁-品质部-检具-001。
文件编号与标识规定
文件编号与标识规定1目的及适用范围文件编号目的在于统一规范管理公司物业服务领域各项管理文件的编码标识方式，以便于文件的识别和使用本规定对本手册的文件标号及标识作了阐述，并对各项目物业分公司制订和发布的各类管理文件的编号及标识作了规范，包括管理手册、程序文件、工作指引、表格、计划文件及对顾客公开文件等。
2本手册文件编号规则2.1文件代号规则a) 公司名称代号公司名称代号以汉语拼音的第一个字母缩写表示，即“xx物业”以“ WDV”Y表示。
b) 文件类型代号管理手册MM(Ma nageme nt Menu)工作指引WI(Work In structio n)标准表格FR(Form Record)2.2管理手册编号规则2.2.1管理手册各章节的编号方式WDWY-MM O某一节的自然序号(0〜9) 所在章的自然序号(0〜9) 管理手册代号物业代号如：WDWY-MM41表示xx物业管理手册中的第四章第一节，即《方案管理》222工作指引的编号方式WDWY-WI-MOV O99）（10 〜99XX物业代号如：WDWY-WI-MM5101表示源自xx物业管理手册中的第五章第一节内容的第一个工作指引，即《物业员工奖罚管理规定》。
2.2.3表格的编号方式WDWY-FR-MMD表格代号------------------------------------------------ x x物业代号如：WDWY-FR-MM7601表示源自xx物业管理手册中的第七章第六节内容的第一个表格，即《物业保修卡》注：计划类、清单类文件的编号方式不另作规范，统一按表格编号形式进行。
3物业分公司文件编号规则3.1文件代号规则鉴于通用形式，物业分公司的文件须采用ISO9000模式，分为质量手册、程序文件、作业指导书（工作手册）以及表格。
a）公司名称代号：在WDW的后面加“/”，再加上物业分公司所在城市的拼音缩写表示，如大连物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/DL表示、吉林物业分公司的文件编号前均用“ WDWY/JL表示，等等。
工程项目编号管理制度
工程项目编号管理制度第一章总则为规范工程项目编号的管理，提高工程项目管理效率，保障工程项目的顺利进行，特制定本制度。
第二章适用范围本制度适用于该单位内的所有工程项目，包括新建、改造、扩建等各类工程项目。
第三章项目编号编制规则1. 项目编号的编制原则为：项目类别+区域代码+年度+序号；2. 项目类别包括但不限于新建、改造、扩建、维修等；3. 区域代码由管理部门提供，用于标识项目所在地区；4. 年度为项目立项年份；5. 序号由管理部门按照项目递交顺序分配。
第四章项目编号管理流程1. 项目立项阶段(1) 项目负责人向管理部门申请项目编号；(2) 管理部门按照编制规则分配项目编号并告知项目负责人。
2. 项目实施阶段(1) 项目负责人使用项目编号进行项目管理；(2) 如项目变更或延期，需重新申请项目编号。
3. 项目完工阶段(1) 项目负责人向管理部门报送项目编号，并备案；(2) 如项目拆除或终止，需注销项目编号。
第五章项目编号管理责任1. 管理部门(1) 负责项目编号编制和分配；(2) 监督项目负责人的项目编号使用；(3) 定期对项目编号进行清查和整理。
2. 项目部门(1) 负责申请和使用项目编号；(2) 对项目编号的使用准确性和规范性负责；(3) 如有项目变更或延期，主动申请重新编制项目编号。
第六章项目编号管理制度的执行1. 项目编号管理制度由管理部门负责执行；2. 对违反项目编号管理规定的行为，将依照公司相关制度进行处理；3. 制度相关问题的解释及调整由管理部门负责，并报公司领导批准。
第七章附则1. 本制度经公司领导批准后实施；2. 对于特殊情况下的项目编号管理问题，可根据实际情况进行调整；3. 本制度的最终解释权归公司领导所有。
以上为《工程项目编号管理制度》，请各相关部门和人员遵守执行，如有违反将依照公司相关制度进行处理。
XXXX项目文件编号规定
XXXX项目文件编号规定文件编号：目录1. 编制目的 (1)2. 适用范围 (1)3. 编制依据和原则 (1)4. 管理类文件编号规则与要求 (1)4.1 典型管理类文件编号规则 (1)4.2 联络类文件编号规则 (2)4.3 合同类文件编号规则 (2)4.4 请购订单技术类文件编号规则 (3)4.5 编号要求 (3)5. 设计类文件编号规则与要求 (3)5.1 设计类文件编号规则 (3)5.2 使用要求 (4)5.3 编号举例 (4)6. 本编码规定确定之前已形成文件的编号规则与要求 (4)附表1编制单位、部门代码 (5)附表 2 管理类文件类型代码 (6)附表 3 装置（单元）代码 (9)附表4专业代码 (11)1. 编制目的为统一、规范XXXX项目各类文件的编号规则，确保项目文件标识的唯一性、标准性、规范性，有效实现文档控制工作目标，特制订本文件。
2. 适用范围本文件适用于XXXX项目联合管理团队（下文简称IPMT）所编制的各类文件编号工作，同时本文件将作为项目各类合同的技术附件之一，适用于各参建单位编制文件的编号工作。
在项目执行期间，承包商可以使用各自企业内部的文件编号规定以满足内部文档管理工作需要，但是，承包商所有正式交付的文件都应该采用本文件所规定的编号规则进行文件编号。
3. 编制依据和原则本规定充分考虑IPMT文档管理工作的需要，对项目执行过程生成的管理类文件、设计类文件和承包商文件编码规则进行统一管理。
在项目执行期间，技术部文档负责人将根据项目执行需要，增补完善本文件中的各类代码，IPMT各部门及承包商对各类代码的增补完善需求，应以书面形式提交给技术部文档负责人，经技术部文档负责人评审和批准后，统一发布。
4. 管理类文件编号规则与要求4.1 典型管理类文件编号规则：典型管理类文件包括项目手册、项目计划、管理程序、工作报告、请示、通知、项目日报、项目周报、项目月报等文件，具体编号规则如下：AAAA-BB-CCCC-DDDD-EEE-FFFF Rev.Xa) AAAA：项目号，统一为GNGMP；b) BB：项目阶段类别号：01-项目定义阶段、02-基础工程设计阶段、03-EPC阶段。
工程管理文件编码管理制度
工程管理文件编码管理制度一、总则为了规范工程管理文件的编码管理工作，提高工程管理效率、规避工程管理风险，根据《中华人民共和国工程法》《中华人民共和国政府文件管理办法》等法律法规，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有工程管理文件编码管理工作。
三、文件编码原则1. 编码应具有唯一性和可追溯性；2. 编码应简洁明了，易于识别和传达；3. 编码应反映文件的属性和内容。
四、编码规范1. 工程管理文件编码应由领导小组统一制定，并在全公司推广实施；2. 文件编码分为主编码和子编码，主编码由公司制定，子编码由项目部门根据需要自行制定；3. 主编码应包含项目类型、项目阶段、文件类别等信息；4. 子编码应包含文件内容、文件名称等信息；5. 文件编码应采用数字、英文或符号等字符组合；6. 文件编码应避免重复、遵守编码原则。
五、编码标准1. 主编码标准应包括项目类型、项目阶段、文件类别等信息；2. 项目类型包括建筑、市政、园林等；3. 项目阶段包括前期调研、设计阶段、施工阶段、竣工验收等；4. 文件类别包括施工图纸、施工方案、质量报告等；5. 主编码应由数字或英文字母组成，每部分之间用“-”分隔；6. 子编码标准应包括文件内容、文件名称等信息；7. 子编码应由数字或英文字母组成，简洁明了，易于识别和传达；8. 主编码和子编码之间用“.”连接。
六、管理流程1. 文件编码管理由工程管理部门统一负责；2. 项目部门根据实际需要提出文件编码申请；3. 工程管理部门进行核实，确认符合编码规范后发放文件编码；4. 每个文件按照编码规范进行编码标注，并在文件上加盖公章；5. 编码信息应同时录入电子管理系统，以便查询和追溯；6. 文件编码应在文件存档期间有效，不得随意更改。
七、监督检查1. 工程管理部门应定期对文件编码管理情况进行检查，并及时发现并纠正问题；2. 对于违反编码规范的行为，应给予相应的处理，以确保工程管理文件编码的合规性和规范性。
文件编码管理规定
1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。
2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。
3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。
3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。
4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。
如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。
其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。
4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。
5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。
5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号 （001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表； 产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号 （001-999） 文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999） 部门代码 工装图纸代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 电芯规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法 流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码 外来文件代码 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。
XXX文件编码规范
XXX文件编码规范1目的为规范部门文档管理，特制定本文件编号规范。
2范围适用于XXX编制的制度、流程、表单及一般公文等文件。
3职责4内容和要求4.1制度、流程、表单等文件编码参考ISO9000质量管理规范，我部制度、流程、表单等文件编码结构为：抬头码-文件阶层码-业务类别及序列码-文件版本码。
如考勤管理制度为HR-QM-ER01-V1.0.4.1.1抬头码部门缩写，即HR。
4.1.2文件阶层码用大写英文表示，表明文件是哪一层的。
其中：1、一级文件质量手册（如制度文件）：QM；2、二级文件程序文件（如实施细则）：QP；3、三级作业文件（如流程）：QW；4、四级表单：QR；5、外来文件：ED。
4.1.3业务类别及序列码1、人力资源规划：HRP（Human Resources Planning）2、招聘与配置：RS (Recruiting & Staffing)3、培训与发展：TD(Training & Development)4、薪资福利：CB（XXX）5、绩效管理：PM（performance management）6、员工关系：ER（Employee n）7、其他：O（Others）序列码以两位阿拉伯数字表示，从01~99对应各业务类别下的文件。
如：ER01为考勤办理制度、ER02为条约办理制度……4.1.4文件版本码Vx.y（x与y为阿拉伯数字，如V1.0）。
文件小幅度改动，版本号可定为V1.1；文件有较大改动，版本号可定为V2.0.4.2一般公文编码一般公文的编码结构为：抬头码-公文类型码-日期及序列码。
如《关于员工劳动合同续签“3改7”问题的备忘》（HR-MM-xxxxxxxx01）4.2.1抬头码部分缩写，即HR。
4.2.2公文类型码。
文件编码分类
VI： 验证仪器操作维护
CI：计量仪器操作维护
EO：设施/设备操作
AI：分析仪器操作维护
RD：研发仪器/设备操作维护
图纸
公共能源图纸
办公室图纸
管网图纸
生产车间图纸
化验中心图纸
电力图纸
GMP
文件（七大类）
SOP文件(十三类）
GR: 通Байду номын сангаас管理类
FM: 厂房设施/设备管理类
WM: 物料管理类
EHS: 环境健康安全
TH: 培训健康类
HM: 卫生管理类
QM: 质量管理类
SM：制度管理类
PM: 生产管理类
MM: 销售管理类
OR: 机构及职责
VM: 验证管理类
CM: 计量管理类
MP（工艺规程）
PVP/PVR: 工艺验证方案/报告
BAVP/BAVR:厂房自动化系统验证方案/报告
URS: 用户需求
DQP/DQR: 设计确认方案/报告
CVP/CVR: 清洁验证方案/报告
RAR: 风险评估报告
IQP/IQR: 安装确认方案/报告
AVP/AVR: 分析方法验证方案/报告
FQP/FQR: 厂房/公用设施确认方案/报告
API: 原料药
QS（质量标准)
IP: 中间产品
FP: 成品
RM: 原辅料
PM: 包装材料
AM(检验方法)
GM： 通用方法
RM: 原辅料
GC: 玻璃仪器、量具校正
IP: 中间产品
PC: 滴定液配制与标定方法
PM: 包装材料
FP: 成品
OM: 其它
VD(验证方法）
文件分类及编码细则
修改记录：1.目的：为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。
2.适用范围：公司所有管理类文件。
3.定义：无。
4.职责：5.程序:公司文件分为四级，一级管理手册，二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。
如图1：图1：公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。
文件编号规则：一级文件的编码□□-□□-□□□□年代号第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数QMOEnM:质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写二级文件的编码年代号后2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号前2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号程序Procedure的缩写三级文件的编码：年代号流水号（4位）文件所属职能缩写四级管理类文件的编码：流水号（4位）表单首字母简写以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/报告/通报/公告/公函等）1)以公司名义的策略发文，用“ [策]字××××年[××]号”；取号：总经办文控中心2)以公司名义的人事任免发文，用“ [人]字××××年[××]号”；取号：人力资源部外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。
技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM、企业标准等）。
文件的版本：文件的版本用A、B、C……表示。
当内容经多次修订后视需要重新更换版本。
外来文件的版本依外来文件原订的版本/生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。
各部门现场使用的文件均需为受控有效版本，总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2分/次的乐捐。
本制度由总经办文控中心维护，各部门互相监督执行。
项目文件编码及管理手册
项目文件编码及管理手册Happy First, written on the morning of August 16, 2022中粮置业投资有限公司项目文件编码及文档管理手册试行版第二版/2010-3-041.引言2.文件归档2.1电子文件归档2.2书面文件归档3.文件编码系统3.1文件编号编码系统3.2项目参与单位编号编码表4.文件收发程序4.1地址和邮件4.2来件受理过程4.3发函过程4.4承包商文件提交5.图纸管理5.1图纸分类5.2图纸接收5.3图纸发放5.4旧图存档6.借阅管理7.标准格式和表格附录1预算合约部文件归档系统结构图附录2招标阶段文件存档目录附录3经济文件存档内容附录4项目文件编号编码表附录5项目参与单位编号编码表附录6文件收进流程附录7文件发放流程1.引言1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要..建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输;且畅通无阻..1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序..1.3在项目实际运作中;可能需要补充标准化的文件格式;届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序..1.4本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用..2.文件归档程序2.1电子文件归档全部文件集中存储于一个在区域网络LAN上建立的预算合约部门专用文件夹中;使预算合约部所有成员均可调阅..这样;即使文件作者不在;仍可保证快速及准确地找到该文件..这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份..在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹;例如：每一子文件夹可作为一根目录;并可以按需要扩建出更多子目录..一个文件需要按时间段保存的;需在标题中记录修改日期..备案的正式招标文件、合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存..2.2书面文件归档书面文件的归档原则：2.2.1文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度;做好收集、整理、立卷、归档工作;并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找..与对应合同有关文件;包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档..2.2.3内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制;并注明“内”;由资料员编制流水代码;内部资料由资料员参照上述原则单独存档..2.2.4收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发..收文统一按照发文单位进行归档;区分内部存档和外部存档文件分别存档;由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号..2.2.5发文：发文统一按照收文单位进行归档;区分内部存档和外部存档文件分别存档;由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；2.2.6收/发文编号由资料员按照类别顺序编号..2.2.7其他资料;如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档..下面是预算合约部文件归档系统目录..1.合同1.1设计类1.2咨询类1.3工程类合同设计变更工程洽商现场签证图纸会审经济审批文件设计变更工程洽商现场签证工程款支付主材调价文件材料、设备审批单材料设备品牌变更审批单合同1.4采购类1.5前期类2.会议纪要2.1咨询例会2.2监理会议纪要2.3其他例会3.其他3.1询价文件3.2内部传阅文件3.3招标代理机构提供文件除需过程移交的文件外;其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交....2.2.3招标阶段文件需存档文件详见附录2招标阶段文件存档目录..2.3书面文件检索项目文件夹存档一致的目录;并进行电子文件动态更新;放入对应的共享文件夹;以便各成员查阅文件索引..3.文件编码系统3.1缩写编码方式可灵活掌握;一旦确定;即为唯一编码;不得随意更改;必须严格遵守..3.2文件编号编码系统3.2.1文件应遵照批准的格式书写;并依据批准的编码系统建立文件查阅编号..部门目前主要需编号的文件为工作联系单;编号方式：YS-QS--09-001“YS”为文件发出单位缩写;“QS”为文件接收单位名称缩写;“09”为年的缩写;“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排..询价文件需要单独编码;编码方式为：X-QS-09-001“X”为询价文件等内部单独归档文件的缩写;“QS”为文件接收单位名称缩写;“09”为年的缩写;“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排..其他文件编码详见附录43.3项目参与单位编号编码详见附录54.文件收发程序任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序;格式来提交文件;则预算合约部有权要求其修改后重新提交..4.1地址和邮件预算合约项目办公室地址预算合约项目办公室传真号4.2来件受理过程“执行”、“传阅”或“抄送”..通常;来件由一人负责跟进;需要时其余人员负责协办..负责跟进的人进行以下操作：a将该文件复印并立即发给指定执行人签收；b将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档..4.3 发函过程4.3.1发函：对外单位或其它部门的发函;由预算合约部成员填写工作联系单;打印后在经办人处签字;经部门领导签字后;文件交由文档控制员统一编号签发;并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中..资料员在对方签收后将文件副件归档;并进行发文电子目录登记..4.4承包商文件提交5. 图纸管理5.1图纸接收..5.2图纸发放指定单位签字接收后方可取走..5.3旧图存档6.借阅管理外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件;需填写文件借阅单;经部门领导签字同意;借阅人签字借出..借阅人应妥善保管借阅文件;不得涂改、撕毁;并应按时归还..7.标准格式和表格7.1工作联系单7.2内部传阅单7.3公司文件传阅表7.4借阅登记簿7.5发文登记簿7.6收文登记簿7.7资料销毁记录7.8档案标签附录1预算合约部文件归档系统结构图预算合约部文件归档系统结构图说明：收文：按来文编号顺序存档;无编号按对方发文日期的先后顺序存档..发文：按发文编号顺序存档..业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令以工作联系单形式下发的..顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放..附录2招标阶段文件存档内容经济文件存档内容2变更工程报价汇总表及变更工程报价清单2材料/设备价格审批单3组价明细3业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效确认文件4变更指令5业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效文件6用于计量的有效图纸7获批准的材料价格审批单如果有8其他相关文件2工程款支付申请表2资金请款单3工程形象进度表3经济文件审批表已签批的4工程款支付评估报告造价咨询公司出具4合同中关于付款条款复印件5工程进度款报审表采购货物的供应商不适用5其它资料如有;预付款保函、置业内部请示等6工程部确认函如有7监理审核意见2材料、设备品牌变更审批单2分部分项工程量清单钢筋混凝土等合同约定调整价格的材料价格调整明细表3经监理、设计单位或业主工程部签署的有效确认文件3工程形象进度表2经监理、设计单位或业主工程部签署的有效确认文件附录6文件收进流程附录7文件发放流程。
文件编码规则
XXX有限公司文件编码规则QWXX-XX-001编制：审核：批准：执行日期:XXX有限公司文件编码规则QWXX-ZB-0011.目的为对产品质量体系所涉及的文件实施有效的控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本，特制定本办法。
2范围质量手册，程序文件，管理办法和记录表格。
3职责质量管理处负责管理文件编码规则的制定，各部门负责按照文件编码规则的执行。
4 内容4.1 文件编码方法4.1.1质量手册：QM-XX-XXXX手册年代“2007”公司名称的汉语拼音首字母大写QM代表质量手册4.1.2程序文件程序文件编号从01开始，顺序编号程序文件所在标准章节号程序文件类型QP代表程序文件，XX代表XX公司4.1.3管理办法、规范类：QWXY--01部门文件编号从01开始，顺序编号文件所属部门代码QW代表三级文件，XX代表XX公司4.1.4管理表格记录记录表格编号从001开始，顺序编号记录表格所属部门代码QR代表记录表格，XX代表旭XX公司4.2部门代码：编制原则是以部门名称前两个声母为准，若下级部门有相同代码则增加第三个字的声母进行区别，文件管理部门发放文件时给发放部门盖受控号章，各部门代码及受控号如下表：4.3文件版本号文件版本号按A、B、C----;文件更改状态号为0、1、2、3、----4.4.文件编制结构4.4.1质量手册按ISO/TS16949要求中的条款排列顺序编订各章节与项目并明确体现章节内项目所对应的程序文件。
适当时可以自行增减部分章节。
4.4.2程序文件一般可采用如下格式进行编写：1.目的2.范围3职责4控制流程5内容6相关文件7使用表单4.4.3管理办法及作业指导书类文件管理办法的编写由使用部门制订，按程序文件格式样板编制，作业指导书的格式可以由编写部门自行定制。
具体内容与实际操作相符且有效，以易于阅读，使用为标准。
4.5管理内容各部门在编制管理文件及记录表单时，向质保部提出文件编号申请，由质保部统一给定编号。
《项目管理手册》表格部分WORD版
《项目管理手册》表格部分WORD版中国建筑项目管理表格项目启动令表格编号CSCEC—PM—0101 项目名称项目地点建设单位监理单位设计单位工程结构形式规模启动项目的主要依据或理：建筑面积结构类型项目基本情况建筑用途计划开工工程造价层数高度投标范围计划竣工时间项目基本特性项目属性规模分类功能分类投资分类工程性质施工技术承建模式实施阶段项目启动期限起：止：共：天启动期间的主要任务序号工作内容责任部门完成期限备注 1 项目编码 2 项目立项提名项目班子及项目部组成 3 人员 4 项目投标安排5 项目现金流分析 6 项目投标策划7 项目投标成本测算8 投标、履约保函办理9 其它有关事项制表人时间审核时间启动要求命令签署人：时间：文件发送人员或部门签收文件发送人员或部门签收注：启动方面的任务企业根据实际工作需要灵活安排。
备注中国建筑项目管理表格项目全过程动态管理表主管部门及人员成本预警表格编号CSCEC—PM—0102 表修订情况资金预警已用时间% 启动竣工时间时间已完工程% 工期预警质量预警安全预警环保预警一、项目概况工程名称及编码项目位臵建设单位链结业主调查表工程现场情况链结现场调查表监理单位设计单位建筑面积层数结构类型高度项目基本情况信息建筑用途投标范围计划开工计划竣工时间项目基本特性承建项目属性规模分类功能分类投资分类工程性质施工技术模式二、项目投标及签约阶段承包方式资金情况实施阶段□工程总承包□设计施工总承包□施工总承包□外部分包□内部分包□其它：来源：□政府拨款□自筹+拨款+贷款+其它□全部自筹□已筹齐□资金不齐但无垫资要求□需垫资：%，约万元付款方式□预付款：% □进度款：□保修金：预期收益率社会效应□大□中□小与竞争对手比较招标方式质量要求安全文明施工要求投标项目经理投标时间中标时间保函要求□投标保函□预付款□履约保函□维修□有信誉优势□无信誉优势□有技术优势□无技术优势□公开招标□邀请招标□独家发包□其它奖项要求奖项要求执业资格证书合同签订时间2、项目风险评估3、投标文件4、投标总结链结风险评估表链结评审记录表链结投标文件链桔三、项目策划阶段1、项目策划书2、项目部责任书3、项目组织机构及职责链结链结责任书文本链结1、招标评审续CSCEC-PM-0102表四、项目实施阶段链结CSCEC－PM1、项目相关方信息10、项目进度及报量－1701 链结《物资需用2、项目采购管理计划及供应商信11、项目质量管理息》3、项目分包管理链结分包信息12、项目安全及环保情况4、项目管理实施计划链结计划文本及13、现场施工照片及项目经理月度报告报告材料链结成本测算资5、项目盈亏测算情况14、现场重要活动管理料链结《施工计划6、项目施工计划情况15、现场考核情况表》7、项目商务经理月度链结16、项目保函管理情况报告CSCEC-PM-0503 8、项目合同责任分解情况9、施工现场日报链结CSCEC-PM-0502 17、项目五大目标预警情况链结《项目进度报表》链结《项目质量报表》链结《项目安全报表》链结《施工照片日志》链结CSCEC-PM-1802 链结《项目考核表》链结CSCEC－PM－0603 链结资金、成本、安全、工期、环保控制预警链结项目每日情况报告五、项目竣工交付及保修阶段1、项目收尾计划链结CSCEC-PM-1501 5、项目竣工结算链结《工程竣工结算》2、项目竣工档案链结有关档案文本6、项目最终考核链结《考核报告》3、项目管理档案链结CSCEC-PM－1502 7、工程保修链结CSCEC-PM－1505 4、项目总结链结CSCEC-PM-1504六、工程使用阶段1、项目回访计划链结《回访计划》4、主体结构每10年回访记录2、项目回访记录链结《回访记录》5、工程设计使用寿命期满通知3、项目保修期满通知七、项目信息存档利用情况注：1、有关阶段的管理栏目及信息链结情况管理部门根据项目部实际情况适当调整完善。
文件编号管理规定
文件编号：DXM-WI-PZ-15
文件编号管理规定
1.目的
本办法规定了公司各类文件编号方法，以使文件的编号清晰、唯一，方便检索。
2.适用范围
本办法使用于公司发布的文件的编号
3.职责
质量部负责公司各类文件的编号管理工作。
4.相关文件
4.1《文件控制程序》
4.2《记录控制程序》
5.1文件的分类
5.1.1内部文件包括：质量手册、程序文件、工作/作业指导书、表格等。
5.1.2外部文件包括：质量管理标准、客户提供的质量要求、图纸等。
5.2文件编号
5.2.1部门代号：品质:PZ 业务:YW 生产:SC 采购:CG 人事行政部：XZ 工程：GC 5.2.2质量手册编码原则
发布年号
QM表示质量手册
公司代号
5.2.3程序文件编码原则
流水号
QP表示程序文件
公司代号
5.2.4三级文件编码原则
流水号
部门代号
WI表示三级文件
公司代号
5.2.5质量记录的编号形式规定如下：
流水号
部门代号
QR表示记录表单
公司代号
5.2.6质量记录的编号标识标志在记录表（右）右上角或其他适当的位置上。
编制：审批：。
文件编码编号及格式管理制度
13.1文字文件采用Microsoft Word软件编写，流程图采用Microsoft Word/MicrosoftExcel编写。
13.2正文排版要求：
a)字体：采用宋体；各章标题用粗体，其他用常规字体。
b)字号：正文用小四号；标题用小三号；表格用小四或五号。
15.1.3程序文件应由组织被授权人员批准才能发布，且具有明确的批准标识，组织应保存文件批准的证据。
15.2发放
15.2.1程序文件被批准后应由指定部门人员发放，发放的方法应确保文件使用的人员在正确的时间、正确的地点得到有效版本的适用文件。
15.2.2为确保正确发放程序文件和有效控制，可使用部门代号（如序列号）对每份发放的文件予以标识。
b)组织内专用的术语；
c)在定义中可列出缩略语的全文。
注：仅在必要时，才阐述术语的定义。熟知的和无歧义的术语可不阐述其定义，在该栏里标明“无”。
12.4职责
概括阐明实施本程序规定活动责任者的职责和权限。
描述方法示例：
a)……负责……
b)……负责组织实施……
c)……承担……（某项或某些活动）……
注：责任者是指部门和/或岗位而不是某个人，要尽可能指明岗位。
10.程序文件内容页的格式
10.1程序文件内容页的章号和名称包括：目的、范围、定义、职责、内容、记录、相关/支持性文件、附录。
—章
1.1——节
1.1.1——条
1.1.1.1——款
1.1.1.1.1——目
注1：尽可能少用款和目的编号。
注2：a), b)……可用于节以下的条文，一般用于短句以及不成句的短语或词组。
14.4程序文件应确保流程清晰、接口明确、层次分清、言简意赅。
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中粮置业投资有限公司项目文件编码及文档管理手册（试行版）（第二版/2010-3-04）文件认可目录1.引言2.文件归档2.1电子文件归档2.2书面文件归档3.文件编码系统3.1 文件编号（编码）系统3.2 项目参与单位编号（编码）表4.文件收发程序4.1 地址和邮件4.2 来件受理过程4.3 发函过程4.4 承包商文件提交5.图纸管理5.1 图纸分类5.2 图纸接收5.3 图纸发放5.4 旧图存档6.借阅管理7.标准格式和表格附录1预算合约部文件归档系统结构图附录2招标阶段文件存档目录附录3经济文件存档内容附录4项目文件编号（编码）表附录5项目参与单位编号（编码）表附录6 文件收进流程附录7 文件发放流程1.引言1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。
建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。
1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。
1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。
1.4本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。
2.文件归档程序2.1电子文件归档2.1.1预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。
这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。
这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。
在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。
一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。
备案的正式招标文件、合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。
2.2书面文件归档书面文件的归档原则：2.2.1文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。
2.2.2根据对应合同进行归档，原则上与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。
2.2.3内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。
2.2.4收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。
收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。
2.2.5发文：发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；2.2.6 收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。
2.2.7 其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。
下面是预算合约部文件归档系统目录。
1.合同1.1设计类1.1.1建安总承包设计1.1.2精装修设计1.1.5市政及附属工程设计1.1.6其他设计合同1.2咨询类1.2.1监理合同1.2.2造价咨询合同1.2.3招标代理合同1.2.4其他工程咨询合同1.3工程类1.3.1建安工程总承包合同1.3.1.1招标文件和中标单位投标文件1.3.1.2合同文件1.3.1.2.1合同1.3.1.2.2变更文件1.3.1.2.2.1设计变更1.3.1.2.2.2工程洽商1.3.1.2.2.3现场签证1.3.1.2.2.4业主指令1.3.1.2.2.5图纸会审1.3.1.2.3日常往来函件1.3.1.2.3.1工作联系单1.3.1.2.3.2其他往来文件1.3.1.3经济文件1.3.1.3.1经济审批文件1.3.1.3.1.1设计变更1.3.1.3.1.2工程洽商1.3.1.3.1.3现场签证1.3.1.3.1.4工程款支付1.3.1.3.1.5主材调价文件1.3.1.3.1.6材料设备认价文件1.3.1.3.1.7零星工程报价文件1.3.1.3.2材料、设备审批单1.3.1.3.3材料设备品牌变更审批单1.3.2消防工程分包合同1.3.3精装修工程分包合同1.3.4市政及附属工程合同1.3.5园林景观工程合同1.3.6其他工程类合同1.4采购类1.4.1空调设备1.4.2电梯设备1.4.3橱柜供应及安装1.4.4其他采购合同1.5前期类2.会议纪要2.1咨询例会2.2监理会议纪要2.3其他例会3.其他3.1询价文件3.2内部传阅文件3.3招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。
）2.2.2所有书面文件归档方法详见附录1《预算合约部文件归档系统结构图》。
2.2.3招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。
2.2.4经济文件需存档附件详见附录3《经济文件存档目录》。
2.3书面文件检索2.3.1文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。
3.文件编码系统3.1缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。
3.2文件编号（编码）系统3.2.1文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。
部门目前主要需编号的文件为工作联系单，编号方式：YS-QS--09-001“YS”为文件发出单位缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
询价文件需要单独编码，编码方式为：X-QS-09-001“X”为询价文件等内部单独归档文件的缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
其他文件编码详见附录43.3项目参与单位编号（编码）详见附录54.文件收发程序任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则预算合约部有权要求其修改后重新提交。
4.1地址和邮件4.1.1邮件和书面文件需寄往预算合约项目办公室地址4.1.2传真需发至预算合约项目办公室传真号4.1.3邮件上需明确注明相关收件人4.2来件受理过程4.2.1预算合约部的所有来件均由文档控制员收取，并盖上日期和传阅印戳。
盖戳后的文件交给部门领导供其审阅。
预算部经理于日期印戳处及处理该文件的合适人选旁注明“执行”、“传阅”或“抄送”。
通常，来件由一人负责跟进，需要时其余人员负责协办。
负责跟进的人进行以下操作：(a)将该文件复印并立即发给指定执行人签收；(b)将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。
4.2.2如果条件许可，文档控制员需使用登记本来记录每天收到的文件，以供查询。
4.3 发函过程4.3.1发函：对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写《工作联系单》，打印后在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。
资料员在对方签收后将文件副件归档，并进行发文电子目录登记。
4.3.2预算合约部成员在传阅文件时应及时处理，小心保管，避免传阅滞后或文件遗失。
4.3.3如文件为对外发给承包商的文件，原则上将原件由承包商专人于每天上午10：00前来将原件取走，并在文件发放登记单（见附录）上登记签字。
4.3.4如文件为内部信件，则由文档控制员统一复印、分发，原件存档。
4.4 承包商文件提交4.4.1承包商应按照规定的程序和格式提交文件。
5. 图纸管理5.1 图纸接收5.1.1正式发行的图纸需有签字、图签及发行版次和日期5.1.2移交预算合约部的图纸需有工程部确认的工作联系单和图纸目录5.1.3文档控制员或经办人需确认图纸份数、图纸版次、张数是否与图纸目录标注一致后，方可签字接收。
5.1.4工程部转送我部图纸原则上不少于3套，报部门领导批示，批示后给相关工程师阅，工程师阅后由资料员存档1份、转咨询公司2份。
5.2图纸发放5.2.1文档控制员需按要求准确发放图纸给指定单位，需要份数以部门规定或部门负责人授权为准。
5.2.2图纸发放需配有工作联系单和图纸目录，指定单位签字接收后方可取走。
5.3旧图存档5.3.1一旦有新图纸发行，文档控制员需按照图纸目录将已升版的图纸放入整套图纸中，做好图纸变更管理记录。
6.借阅管理外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅单》，经部门领导签字同意，借阅人签字借出。
借阅人应妥善保管借阅文件，不得涂改、撕毁，并应按时归还。
7.标准格式和表格7.1工作联系单7.2内部传阅单7.3公司文件传阅表7.4借阅登记簿7.5发文登记簿7.6收文登记簿7.7资料销毁记录7.8档案标签附录1 预算合约部文件归档系统结构图预算合约部文件归档系统结构图说明：收文：按来文编号顺序存档，无编号按对方发文日期的先后顺序存档。
发文：按发文编号顺序存档。
业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形式下发的）。
顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放。
附录2 招标阶段文件存档内容招标阶段文件存档目录附录3 经济文件存档内容经济文件存档内容1经济文件审批表1经济文件审批表变更工程报价汇总表及变更工22材料/设备价格审批单程报价清单业主工程部/设计单位及工程监理3组价明细3签署的有效确认文件4变更指令业主工程部/设计单位及工程监5理签署的有效文件6用于计量的有效图纸获批准的材料价格审批单（如果7有）8其他相关文件1经济文件审批表1合同付款审批表2工程款支付申请表2资金请款单3工程形象进度表3经济文件审批表（已签批的）4工程款支付评估报告（造价咨询公司出具）4合同中关于付款条款复印件5工程进度款报审表（采购货物的供应商不适用）5其它资料（如有，预付款保函、置业内部请示等）6工程部确认函（如有）7 监理审核意见1经济文件审批表 1 经济文件审批表2 材料、设备品牌变更审批单2 分部分项工程量清单钢筋混凝土等合同约定调整价格的材料价格调整明细表3经监理、设计单位或业主工程部签署的有效确认文件3 工程形象进度表4 其他合法有效的证明文件1材料、设备审批单经监理、设计单位或业主工程部2签署的有效确认文件附录4项目文件编号（编码）表附录5 项目参与单位编号（编码）表附录6 文件收进流程附录7 文件发放流程。