文件管理流程
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
办公流程与文件管理制度
办公流程与文件管理制度1. 前言本规章制度的目的是为了规范企业内部的办公流程和文件管理，提高工作效率，保障信息的安全性和可追溯性。
全部企业员工都应严格遵守本制度，共同营造高效、有序的办公环境。
2. 办公流程2.1 办公时间•公司办公时间为每周一至周五，上午9:00至下午6:00、午休时间为中午12:00至下午1:00、•员工需依照规定的办公时间出勤，迟到、早退或无故缺勤的情况应提前向上级汇报，并依照公司规定的迟到、早退以及缺勤政策扣除相应的工资。
2.2 会议管理•各个部门定期召开工作会议，会议时间、地方应提前通知到相关人员。
•会议主持人应提前准备会议议程，并将会议纪要及时发送给与会人员。
•会议结束后，参会人员应定时完成会议纪要的批阅与签批，并做好相关行动计划的执行跟进。
2.3 任务调配•上级领导有权依据工作需要，将任务调配给下属员工。
•下属员工应依照规定的时间要求完成任务，并及时向上级汇报任务进展情况。
•若任务无法定时完成，下属员工应提前向上级汇报，并商讨解决方案。
2.4 外出和请假•外出办事或请假的员工应提前向上级提交外出申请或请假申请，并等待上级批准后方可离开。
•外出期间，员工应保持联系畅通，及时回复工作需求。
•请病假的员工需供应医院出具的病假证明。
2.5 客户探望•客户探望属于紧要的业务活动，员工需提前通知相关部门并报备出行计划。
•客户探望结束后，员工需将探望情况、客户要求等认真记录并及时上报。
3. 文件管理3.1 文件分类与编号•公司内部全部文件应依照类别进行分类，如人事文件、财务文件、行政文件等。
•每份文件应设立唯一编号，方便查找和管理。
3.2 文件存储与保管•文件应存放在特地的文件柜或文件室内，保证安全性与机密性。
•文件柜/室应定期清理整理，确保文件的有序性。
•紧要文件应备份存储，避开意外损坏或丢失。
3.3 文件借阅与归还•借阅文件需填写借阅登记表，并在规定的时间内归还。
•借阅者应谨慎对待借阅文件，保持文件的完好无损。
办公室文件管理制度及流程
办公室文件管理制度及流程一、制度目的为了规范办公室文件的管理，提高文件的使用效率，确保文件的安全性和完整性，特制定该办公室文件管理制度。
本制度适用于公司内所有部门和员工。
二、文件管理流程1. 文件的创建（1）文件的合规性：文件应当符合国家法律法规和公司规定，不得涉及商业机密和其他敏感信息。
（2）文件的命名：文件应根据内容进行命名，便于查找和识别。
（3）文件的格式：文件应使用常见的办公软件进行制作，确保文件可以被其他人顺利打开和阅读。
2. 文件的分类（1）文件的分类：文件应根据内容和用途进行分类，如财务文件、人事文件、行政文件等。
（2）文件的归档：文件应按规定的分类和标准进行归档，确保文件的整齐和便于查找。
3. 文件的审批（1）文件的审核：文件在提交前应进行内部审核，确保文件的内容准确无误。
（2）文件的签字：文件在通过内部审核后，应由负责人进行签字确认，确保文件的合法性和权威性。
4. 文件的传递（1）文件的传递方式：文件可以通过电子邮件、文件传输工具、打印件等方式进行传递。
（2）文件的传递记录：传递文件时应记录传递的时间、人员和方式，确保文件的传递轨迹清晰可追溯。
5. 文件的使用（1）文件的查阅：员工可以根据权限查阅相关文件，但不得私自修改或外传文件。
（2）文件的修改：文件的修改应经过相关部门负责人或审核人的书面同意，并留下修改的记录。
6. 文件的存档（1）文件的存储：文件应存储在规定的电脑或文件柜中，确保文件的安全性和不易丢失。
（2）文件的备份：文件应定期进行备份，避免因电脑故障或其他原因导致文件的损坏或丢失。
7. 文件的销毁（1）文件的时效：文件在过期或不再需要时应及时销毁，避免占用过多的存储空间。
（2）文件的销毁方式：文件的销毁应经过相关部门负责人的书面同意，并按规定的方式进行销毁，确保文件不会被恢复或泄露。
8. 文件管理的监督（1）文件管理的监督：公司领导应加强对文件管理工作的监督，确保文件管理工作的落实和规范。
制度流程文件管理流程
3）城市公司各业务部门在使用过程中发现的问题，由各部门填写【流程修订建议表】报城市公司计划经营部汇总，经城市公司分管领导审核后，报安全与企业管理部汇总。
4.4.3安全与企业管理部汇总相关流程修订建议，制定流程修订计划，并组织相关专业部门人员开展调研，调研方法可以采用访谈、问卷调查和流程资料收集或相关部门研讨相结合的方法等。通过调研了解流程现状和问题，形成流程改进建议书。
制度流程文件管理流程
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1目的
为规范集团的制度流程文件管理，明确制度流程文件的版式、编制、审核、批准、发行、标识、保管、更改及作废管理，验证流程管理体系是否满足有效性、符合性和适宜性。
2术语和定义
2.1制度流程文件：集团制度流程文件主要包括管理制度、业务流程、作业指引等。
3）集团各专业部门或城市公司的职能定位、业务模式变化等，需要增加、删除或修改现有的流程体系文件的。
4）集团战略或组织架构调整时，现有制度流程不适宜的。
5）其它应对制度流程进行修订的情况。
4.4.2集团制度流程修订的受理
1）集团战略/组织架构调整或制度流程审核确定需要进行修订的流程，由安全与企业管理部填写【流程修订建议表】。
4.3.4制度流程回顾和检讨中确定的需要进行修订的流程，由安全与企业管理部填写【流程修订建议表】。
4.4制度流程修订
4.4.1出现下列情况是，应进行集团制度流程修订：
文件管理流程
文件管理流程文件管理是组织和管理文件的过程，包括创建、保存、分类、检索和销毁文件等环节。
一个高效的文件管理流程对于一个组织或个人来说至关重要，可以提高工作效率，减少时间浪费并确保文件的安全性和易查性。
本文将介绍一个简单有效的文件管理流程，以提供指导和操作建议。
1. 文件创建文件创建是文件管理流程的第一步。
当一个新的文件需要被创建时，用户应该选择一个恰当的文件名并在合适的位置创建该文件。
文件名应该简明扼要，能够准确描述文件的内容和用途。
同时，文件应该被保存在一个易于访问和备份的位置，以免遗失或损坏。
2. 文件分类文件分类是文件管理流程中的关键步骤之一。
通过为文件设定合适的分类标签，可以帮助用户快速找到需要的文件并确保文件的整理有序。
文件分类可以根据不同的标准进行，如文件类型、日期、项目、部门等。
用户需要为每个文件选择一个或多个适当的分类标签，并在文件名或文件夹名称中加以标识。
3. 文件存储文件存储是文件管理流程中的另一个关键步骤。
选择合适的存储介质，如硬盘、云存储等，并建立清晰的存储结构。
用户应该根据文件的重要性和访问频率，将文件保存在适当的位置。
同时，确保文件的备份和安全性是至关重要的。
定期备份文件，并采取必要的安全措施，如文件加密、访问权限设置等。
4. 文件检索文件检索是文件管理流程中的一个重要环节。
当用户需要找到一个特定的文件时，他们应该能够迅速准确地检索到文件。
为此，用户需要在文件创建时使用恰当的关键词和标签，并建立详细的索引。
除了文件名和分类标签外，还可以使用文件内容、修改日期等方式进行检索。
使用专业的文件检索工具可以提高检索效率。
5. 文件更新与共享在文件管理流程中，文件可能需要被更新和共享给其他人。
每当文件发生变化时，用户应该及时记录并更新文件。
通过维护正确的版本控制，可以避免文件混乱和错误。
同时，用户应该定期清理和归档不再需要的文件，以保持文件库的整洁。
对于需要共享的文件，使用合适的共享平台或工具，并为共享文件设置适当的权限。
质量管理体系文件管理工作流程
质量管理体系文件管理工作流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor. I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!质量管理体系文件是企业质量管理工作的重要依据，其管理流程如下：1. 编制质量管理体系文件1.1 根据企业实际情况，结合国家相关法律法规、行业标准和企业内部要求，制定质量管理体系文件。
文件管理流程制度(参考)
文件管理流程制度（参考）一、引言文件管理是企业运营过程中至关重要的一环，不仅关系到企业内部信息流转的效率，还直接影响到企业外部形象的塑造。
为了确保文件管理的规范性、高效性和安全性，特制定本文件管理流程制度，以供参考。
二、文件分类与编码1.文件分类：根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类：（1）行政管理类：包括公司规章制度、人事档案、合同协议等。
（2）生产经营类：包括生产计划、销售数据、财务报表等。
（3）技术研发类：包括技术图纸、研发报告、专利文件等。
（4）市场营销类：包括市场调查报告、广告策划案、宣传资料等。
（5）其他类别：如法律法规、行业标准、培训资料等。
2.文件编码：为便于文件检索和管理，对每份文件进行编码。
编码由类别代码、年度代码、序号组成，如“-2021-001”。
三、文件起草与审批1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，要求内容完整、表述清晰、用词准确。
2.文件审批：起草完成后，需提交至相关部门进行审批。
审批流程如下：（1）部门负责人审批：对文件内容进行初步审查，确保符合公司规定和业务需求。
（2）分管领导审批：对文件内容进行深入审查，提出修改意见。
（3）总经理审批：对文件内容进行最终审查，签字批准。
四、文件收发与登记1.文件收发：各部门指定专人负责文件的收发工作，确保文件及时、准确传递。
2.文件登记：收到文件后，需在文件登记簿上记录文件名称、编号、收文日期等信息。
3.文件分发：根据文件内容，将文件分发给相关部门或个人，并在文件登记簿上注明分发日期和对象。
五、文件归档与保管1.文件归档：文件审批通过后，需按照文件编码进行归档。
归档工作由档案管理员负责。
2.文件保管：归档后的文件需妥善保管，确保安全、完整、有序。
文件保管期限按照国家相关规定执行。
3.文件借阅：需借阅文件时，填写《文件借阅申请表》，经审批同意后方可借阅。
借阅过程中，需确保文件安全，不得涂改、损坏或丢失。
六、文件销毁与保密1.文件销毁：对已到期或无需继续保管的文件，进行销毁处理。
文件管理流程
文件管理流程一、文件分类。
在进行文件管理之前，首先需要对文件进行分类。
文件分类的目的是为了方便管理和查找文件，提高工作效率。
一般来说，可以按照文件的性质、用途、部门等因素进行分类。
比如按照文件的性质可以分为合同文件、报告文件、会议文件等；按照用途可以分为参考文件、执行文件、归档文件等；按照部门可以分为人事文件、财务文件、市场文件等。
二、文件命名规范。
文件命名规范是文件管理的重要一环。
合理的命名规范可以使文件更易于查找和识别。
在进行文件命名时，需要注意以下几点，首先，文件名应该简洁明了，能够准确反映文件内容；其次，避免使用过长的文件名，一般来说，文件名不宜超过30个字符；最后，建议在文件名中加入日期或版本号，以便区分不同时间或不同版本的文件。
三、文件存储位置。
确定文件的存储位置是文件管理流程中的关键一环。
在选择文件存储位置时，需要考虑文件的安全性、便捷性和可访问性。
一般来说，可以选择在本地硬盘、网络共享盘或云端存储中进行文件存储。
在确定存储位置后，需要建立清晰的目录结构，将文件按照分类进行存放，并确保每个人都能够方便地访问到所需的文件。
四、文件备份与归档。
文件备份与归档是文件管理流程中的重要环节。
定期对重要文件进行备份，可以避免文件丢失或损坏的风险。
同时，对于一些长期不再需要的文件，需要进行归档处理，以释放存储空间并保留历史记录。
在进行备份和归档时，需要制定清晰的标准和流程，并确保备份和归档的文件能够及时找回和恢复。
五、文件权限管理。
文件权限管理是保障文件安全的关键一环。
在进行文件权限管理时，需要根据不同人员的职责和需求，对文件进行合理的权限设置。
一般来说，可以分为只读、编辑、删除等不同的权限级别。
同时，需要建立完善的权限审批流程，确保权限的合理分配和有效管理。
六、文件查找与检索。
在文件管理流程中，文件的查找与检索是必不可少的环节。
建议使用专业的文件管理工具或软件进行文件的索引和检索，以提高查找效率。
文件资料管理流程
文件资料管理流程文件资料管理是一项重要的任务，涉及到文件的创建、存储、检索以及销毁等多个环节。
一个良好的文件资料管理流程可以帮助组织高效地管理和利用文件资料，提高工作效率和信息管理的质量。
下面将介绍一个常见的文件资料管理流程。
一、文件资料创建二、文件资料存储文件的存储是文件资料管理的核心环节，主要包括文件的归档、传输和保管等。
首先，需要将文件进行归档，即按照一定的分类标准和顺序进行存放，例如按照时间、部门、项目等进行分类。
其次，需要确保文件的传输安全，可以使用加密、备份和存储技术来保护文件的机密性和稳定性。
最后，需要明确文件的保管责任人，并建立文件保管制度，确保文件的安全和可靠性。
三、文件资料检索四、文件资料利用文件的利用是文件资料管理的重要目标，主要包括文件的传阅、交流和使用等。
在文件的传阅和交流过程中，需要确保文件的安全和机密性，可以使用加密、权限等措施来保护文件的安全。
同时，还需要确保文件的有效性和可靠性，例如通过文件审批、会签等程序来保证文件的准确性和合法性。
在文件的使用过程中，还需要遵循一定的权限和规范，例如禁止外传、遵守文件保密政策和法律法规等。
五、文件资料销毁文件的销毁是文件资料管理的最后一步，主要包括文件的清理、销毁和备案等。
首先，需要对文件进行清理和整理，即对不再需要的文件进行筛选和处理。
其次，需要选择合适的方式来销毁文件，例如烧毁、碾压、化学处理等。
最后，还需要及时备案文件的销毁情况，并保留相关的证明和记录，以备查阅和审计。
综上所述，文件资料管理流程是一个涉及多个环节和程序的复杂过程，需要组织和个人共同努力来完成。
通过建立一个良好的文件资料管理流程，可以提高工作效率、提升信息管理的质量，促进组织的发展和进步。
文件发放、接收管理流程
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文件发放记录单
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收件人
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3、对于外来文件、通知等，由人事行政部主管审核确认，签字接收，填写《文接收记录单》。根据情况，将文件、通知转发于接收部门/人，并由接收人签字接收。
4、文件接收部门/人接收文件后，做接收登记，填写《文件接收记录单》。
文件接收记录单
接收文件类型：内部文件□外来文件□
序号
时间
文件应收人
文件名称
备注
12Βιβλιοθήκη 34正式文件开始发放记录接收登记签字接收信函快件签字接收核定文件发放记录文件通知签字接收结束发放记录文件接收记录单接收文件类型
文件发放、接收管理流程
流程说明：
1、发文部门对文件做发放记录，并持《文件发放记录单》至各接收部门，由接收人签字，入档备查。
2、对于外来信函快件，如若收信（件）人不在，由前台工作人员签字接收，并做记录，然后由接收部门/人签字接收。
文件管理程序流程图形式
A：受控文件右上角盖“受控”章，将原稿保存在文控中心，将副本分发至相关部门，并且要求接受文件人员在接收文件的同时在《文件发放/回收登记表》上签名以示已接收该文件。
Ｂ：公司内不得使用加盖印章的复印件，一经发现,文控中心有权收回销毁。
Ａ:文件的格式
B:文件的标题
C：文件编号、序号
D：修订版本及修订内容(如无版本的文件可省此项)
E：文件编写者签字。
F:审批后的签字。
G：生效日期(如无生效日期,以最后批准日为生效日期)。
文控中心
6
受控文件登记
1、将确定合格的受控文件于两天内登记在《文件一览表》中．
文控中心
文件一览表(文件目录）
7
文件发放
3、将定稿的文件发至各相关部门。
4、如有未按规定格式制作的文件,文控中心不予以收发。
文控中心
文件编号管理原则
２
文件的编制
1、各部门按照文控中心定稿的文件格式制作各类文件。编制的文件需达到如下要求：
A：符合性——应结合并需包括所选标准条款的所有要求。
B:可操作性——应符合公司的实际情况，具体的控制要求应满足公司需要。
5文件管理流程：
序号
流程图
流程说明
负责人
相关文件
相关记录
1
文件格式规定
1、各部门文件制作人或负责人按照光能集团文件格式制订好所需文件的初步格式后交文控中心。基本如下:公司LOGＯ及名称、标题、正文标题、流程图/内容
部门文件负责人
2、文控中心对文件格式进行定稿确认，并对文件进行编号，编号要求见《文件编号管理原则》。
文控中心文件管理制度流程
文控中心文件管理制度流程一、前言文控中心文件管理制度流程是指文控中心在日常工作中遵循的一系列文档管理政策、程序和流程，以确保文档的正确编制、传输和存档，并保证文档的保密性、完整性和可用性。
文控中心文件管理制度流程的建立和执行，对于组织结构的规范化管理具有重要的意义。
因此，对文控中心文件管理制度流程的建立和执行，需要根据组织的实际情况进行制定和完善。
二、文件的分类文件是组织内部和外部沟通交流的主要工具，是组织运作的载体，是组织内部和外部信息交流的重要方式。
对于文控中心文件管理制度流程的制定要从对文件的分类开始。
1. 内部文件内部文件是指组织内部员工之间的文件，如会议记录、审批文件、通知通告等。
内部文件的管理要求严格，需要确保文件的完整性、准确性和保密性。
内部文件的管理通常包括文件的编制、传输、审批和存档等流程。
2. 外部文件外部文件是指组织与外部单位和个人之间的文件，如合同、协议、往来函件等。
外部文件的管理要求与内部文件相比复杂，需要根据具体情况进行分类和管理。
外部文件的管理通常包括文件的编制、传输、审核、签署和存档等流程。
三、文控中心文件管理制度流程的建立文控中心文件管理制度流程的建立，是组织规范化管理的基础。
只有通过制定合理的文件管理政策和流程，才能有效地提高组织内部文件的质量和效率，提升组织的管理水平和执行力。
因此，文控中心文件管理制度流程的建立要从以下几个方面进行制定：1. 制定文件管理政策文件管理政策是文控中心文件管理制度流程的基础，是指对文件管理的理念、目标、原则和要求的总结和规范。
需要制定文件管理政策，明确文件的编制、传输、审批、存档和销毁等流程，并且明确责任人和责任部门。
2. 设立文件管理流程文件管理流程是文控中心文件管理制度流程的具体体现，是指对文件管理具体流程和环节的规定和规范，包括文件的编制、传输、审批、存档和销毁等流程。
需要制定文件管理流程，明确每个流程的具体操作步骤和要求。
文件管理制度及规范
文件管理制度及规范一、总则为加强文件管理工作，规范文件管理行为，提高文件管理效率，保障信息安全，制定本制度。
二、文件管理范围文件管理范围包括但不限于机构内部所有文件、资料以及电子文档。
三、文件管理原则1.文件管理应遵循合法、规范、安全、高效的原则。
2.文件管理要求实行分类管理、归档管理、鉴定管理和清理管理。
3.文件管理应严格保密，确保文件安全。
4.文件管理应做到信息共享、传递迅速、审批流畅。
5.文件管理应遵循便民、高效、服务、规范的原则。
四、文件管理流程1.文件的起草（1）文件起草必须清晰明确，信息准确完整。
（2）文件的起草必须符合相关法律法规和政策规定。
2.文件的审批（1）文件的审批应符合机构内部的审批流程和权限规定。
（2）对于重要文件，应进行多级审批，确保文件的合法性和权威性。
3.文件的签发（1）签发文件必须由主管领导亲自签字，确保文件的权威性。
（2）签发文件要在规定的时间内完成，确保文件的及时性。
4.文件的传阅（1）文件的传阅要求明确，接收人必须在规定的时间内完成阅读并签字确认。
（2）对于重要文件，传阅必须经过机构内部的授权人员。
5.文件的归档（1）文件的归档要按照规定的分类标准进行整理，确保文件的有序性。
（2）文件的归档要保证文件的安全和完整性，避免文件的遗失和损坏。
6.文件的保密（1）对于涉密文件，必须严格限制查看范围，并采取相应的安全措施。
（2）避免在公共场合或非授权人员面前泄露文件内容。
7.文件的销毁（1）对于已经失效或过期的文件，应按照规定的销毁程序进行销毁。
（2）对于重要文件，必须经过主管领导的批准后才能进行销毁。
五、文件管理规范1.对于涉密文件，必须进行专门管理，严格控制查看权限。
2.文件的编号、标题、日期、密级等信息必须准确无误。
3.文件内容必须清晰明确，避免模糊和歧义。
4.文件应标明文件的保存期限和销毁程序。
5.对于电子文档，应定期进行备份，确保文件的安全性。
6.对于重要文件，必须设置相关保密措施，防止泄密事件发生。
公司文件管理制度及流程(通用16篇)-规章制度
公司文件管理制度及流程（通用16篇）-规章制度篇1：公司文件管理制度一、总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理第三条公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。
如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
机要文件的管理流程
机要文件的管理流程机要文件的管理流程是指对机密、秘密和机要信息的保密与管理，保证该信息在传输、储存和使用中不被泄露或非法获取。
机要文件的管理流程涉及机要文件的保管、存储、传输、销毁等多个方面，下面将分别介绍。
1. 机要文件的保管机要文件应定期进行备份和安全储存。
备份过程需保证备份文件与原始文件在物理隔离和安全控制上遵守相应的控制要求。
按照安全级别，对机要文件安排合适的保管措施。
要求机要文件在保管期内实现安全控制，确保文件的安全性和完整性。
应对机要文件的查阅情况进行登记和监控，做好密级、保密期限管理。
2. 机要文件的存储机要文件的存储应遵循“三定”原则：定期、定量和定标志。
针对不同级别的机要文件应有不同的保密工作要求，实行不同的储存措施。
建议采用多种措施相结合的方法，防止机要文件被盗窃或丢失。
保存机要文件时需要将各种安全措施同时加强，并且按照有关规定在能保护机要文件安全的情况下，发挥利用信息价值。
3. 机要文件的传输机要文件在传输中需采取合理的措施来保证信息的机密性。
首先，应确保传输通道的安全性，不断完善网络安全技术及其管理，确保机要文件传输安全的通道通畅、快速、安全。
其次，应通过密文传输的方式对机要文件进行加密，保证机要文件在传输过程中不被窃听、篡改和解密。
最后，要采取合适的传输介质和保密检查措施，跟踪和监控机要文件的传输过程，确保信息的机密性。
4. 机要文件的销毁机要文件的销毁是机要信息处理的最后一道环节，是信息安全出口。
销毁应根据机要文件的密级和保密期限规定采取相应的方式和时间，分类销毁机要文件。
建议采用物理破坏方法和动力破坏方法进行处理，确保机要文件被完全、彻底地销毁。
总之，机要文件的管理流程对于保证机要信息的安全存储、传输和使用非常重要。
各级单位应根据实际需要制定相应的管理措施，确保机要文件始终处于绝对安全状态。
同时，要加强对机要文件保密人员的管理教育、培训和督促，不断提高保密员的保密意识和专业技能。
企业文件管理流程
企业文件管理流程1、企业所有规章制度、政策等管理文件一律由总部统一下发，其他任何单位不得私自下发任何管理文件。
2、项目部制定、修改管理文件，按照涉及的内容，由项目工作分管人员进行起草，起草完毕经项目经理组织项目班子人员审核通过后，报公司工作主管部门。
3、公司工作主管部门从专业管理的角度进行审核、完善，经所在公司经理组织审核通过、总公司经理审核签字。
4、总部各部门对分管工作范围内的事项建立或修改管理文件，由部门经理组织起草，综合性的管理文件由综合部经理起草。
5、各部门起草的管理文件、接到集团报送审核的文件，部门经理审核完毕与总经理沟通后，转综合部经理进行规范。
综合部规范完毕与总经理沟通后，综合部组织文件会签。
5.1综合部经理安排综合部职员组织相关人员进行文件会签，总部企业3日内由相关人员当面完成会签，总部境外企业7日内由所在单位行政负责人组织完成会签。
5.2会签完成当日各单位行政负责人逐级上报至综合部职员，由综合部职员向各集团、公司落实文件会签情况并登记台帐后综合部经理签字确认。
6、综合部起草的文件、接到各单位起草的文件，在完成起草、审核及规范后与总经理沟通后由综合部组织会签。
7、总部各部门对文件的起草、审核、规范，有明确时间要求的按照要求办理，没有明确要求的3日内办理完毕；总部部门起草、审核、规范的文件，杜绝出现原则性的错误。
8、综合部组织会签完毕，组织总部部门经理对文件进行签批。
9、在会签、签批过程中提出异议的，由综合部将文件退回有关部门与异议提出人进行沟通。
属于总部部门起草的退回起草部门；属于下级单位起草的，退回给总部工作主管部门。
10、经沟通达成一致，承办部门注明后再转综合部；对提出异议内容需要完善的，承办部门经理向总经理沟通后完善；沟通达不成一致并且不需要完善的，承办部门附情况说明再转综合部。
11、会签、签批无异议，综合部经理与总裁沟通后办理文件下发手续；提出的异议沟通未达成一致的，在与总裁沟通时要详细进行说明。
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1、目的
对本公司所有文件进行控制，确保各部门所使用的文件均为有效版本。
2、范围
适用于本公司所有文件的控制。
3、职责
3.1 行政部为文件控制的归口管理部门，负责公司文件、国家法律法规、技术标准的标识、发放、归档管理。
3.2 总经理负责各项流程、标准、操作规范、技术工艺、制度等文件的批准、发布及修改的审批；
3.3 生产厂长负责工艺文件、产品标准、检验规范、操作规程等作业指导文件的审核；
3.4 各职能部门负责本部门文件(含外来文件)的实施、管理控制，保证只能使用有效文件。
4、文件的分类及定义：
4.1 受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进行控制的文件，其封面文档有红色“受控”标识。
对需更改的受控文件更改后应对原文件进行收回，作销毁处理或加盖“作废”标识。
4.2 非受控文件：非受控文件不再使用时,该类文件其封面或页面上无“受控”印章标识，文件更改不必通知文件持有者。
4.3 流程文件：指导员工如何进行和完成工作内容的文件。
（如：采购管理流程、文件管理流程、不合格品管理流程等涉及多个部门的流程性文件。
）
4.4 外来文件：指来源于公司外部的与公司有关的文件。
（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等。
）
4.5 作业指导文件：要求、说明、规范、工艺或产品标准、指南等详细说明特定作业是如何有效运作的文件。
（如：各工序的操作规程和各工序的作业指导书。
）
4.6 其它管理制度：制度、规定、岗位说明书等。
5、工作流程：
5.1文件的分类及编号
流程性文件：分类编号: LT/LC；
记录、表格：分类编号: LT/JB；
作业指导文件：分类编号: LT/ZD；
标准类文件：分类编号: LT/BZ；
其它类（管理制度）：分类编号：LT/QT；
公司红头文件按照年度及顺序号进行编号；
外来文件依据外来自有编号存档。
5.2 部门代号（受控号）：
A－龙腾公司 A0－董事长 A1－总经理 A3－安委会；
B－营销中心 B0－营销部 B1－客服部；
C－行政中心 C0－行政部 C1－人力资源部；
D－技术中心 D0－技术部 D1－质保部；
E－采购部；
F－财务部；
G－生产中心 G1－生产车间 G2－仓库。
5.3 文件的编写和审批：
（1）公司规划由总经理提出，行政部起草，高层管理例会审核，董事长批准。
（2）各类流程、标准、工艺、规程、方法、制度由文件所属部门编写，部门最高领导审核，总经理批准。
（3）各部门内部文件由各部门负责编写，部门主管审核，部门最高领导批准。
（4）外来文件由行政部负责发放，对于个人的信件、信函不留存档，其它文件（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等文件）由行政部确定发放范围，并加印受控章、标识部门编号后予以发放至对应部门。
（5）公司所有文件（除部门内部的非受控文件外）必须由行政部统一发放、归档管理。
5.4 文件的编号、登记、标识和编目：
5.4.1 编号规定：
流程性文件：
LT / LC □□□-□□□□
年号
顺序号
流程文件
企业代号
记录、表格：
LT / JL □□-□□□
顺序号
部门代码
记录、表格
企业代号
作业指导文件：
LT / ZD □□- □□- □□□□
年号
顺序号
部门代码
作业指导书、检验规范
企业代号标准类文件：
LT / BZ □□- □□- □□□□
年号
顺序号
部门代码
标准类文件
企业代号
其它类（管理制度）文件：
LT / QT □□- □□- □□□□
年号
顺序号
部门代码
其它类文件
企业代号
外来文件按其原编号或名称作为分类编号。
公司红头文件编号：
德龙字
[□□□□]第□□□号文件
5.4.2 发放和登记：
文件和资料正本由行政部存档,•有关副本应严格按文件要求发放范围和数量，填写《文件发放登记表》，复印后发放至相关部门,相关部门收到文件后在《文件发放登记表》上签字。
受控文件由相关部门确定发放范围，由行政部统一发放。
记录、表格类文件由表格使用部门负责存档和保管，受控的表格文件必须将文件样本、编号和名称报行政部，由行政部负责编制公司所有受控表格文件的目录，将表格样本进行存档，并每月对各部门的保存情况进行检查。
各部门的受控文件必须附有受控文件目录表。
5.4.3标识：
文件分为“受控”和“非受控”两类。
a ）受控文件的标识
流程类文件、作业指导类文件、标准类文件、记录、表格、订单、合同、客户档案为受控文件，其它管理制度根据其内容，涉及公司机密信息的设为受控文件，一般性制度可为非受控文件。
受控文件由行政部负责加盖红色“受控”印章（记录、表格、订单、合同、客户档案为便于管理可不加盖受控印章，但使用部门必须确保文件的安全，防止泄密），每份文件均标注部门代号。
发放到各个部门的受控文件严禁丢失，文件作废后要及时配合行政部收回。
b) 非受控文件不加盖标识章。
5.4.4 所有受控的内部文件、外来标准、法律法规，必须编制《受控文件目录表》。
5.5 文件的作废、回收和处理：
作废的文件由起草部门填写《文件作废申请表》，经总经理批准后，由行政部按原发放范围收回后加盖“作废” 印章，进行统一销毁，销毁时，必须由2人以上人员共同销毁，监销人员必须在《文件销毁记录表》上签字。
如需作资料保留的,加盖“作废留存” 印章后进行分类存档。
作废留存文件由行政部负责存档，并附《作废留存文件目录》。
5.6 持有受控文件的人员, 因工作调动或其它原因离开原工作岗位,•应将受控文件交回本部门。
5.7 文件的修改：
顺序号 年代号
5.7.1 受控文件修改由编制人填写《文件更改申请单》, 按以下方式经领导批准后, 由行政部持《文件更改申请单》按发放范围进行修改或更换新页。
a) 流程类文件由根据公司发展或需要，任何人均可提出修改意见,高层例会审议通过后，由总经理批准。
b) 其它文件的修改,由部门提出修改意见, 部门最高领导审核，总经理批准。
c) 由公司领导指定部门进行修改时,原文件审批部门提供有关的背景材料。
5.7.2 文件一般以换页或换版的形式进行修改。
a) 换页:当一页中出现更改内容时,应换页。
在修改状态栏中标识1、2……表示修改次数。
b) 文件经过原则性、大幅度修改或整体结构发生变化后,应换版。
在版本号中标识A、B、C……表示版次。
5.8 文件的使用和保护：
5.8.1 当使用的文件破损严重影响使用时,•可到原发文部门办理更换手续,交回破损文件,换取新文件。
新文件仍沿用原发放号码,旧文件交行政部销毁。
5.8.2 当文件使用人因所持的文件丢失需要补发和再复印的, 填写《文件复印/补发申请单》,由文件使用部门领导审核，根据文件的不同分别由以下领导进行批准：
a) 公司合同、客户档案、操作规程、工艺、质量标准由总经理审核，董事长批准。
b) 流程类文件由编写部门领导审核，总经理批准。
c) 各部门文件由文件编写部门主管审核，部门最高领导批准。
需要补发的文件必须在文件上编制发放号（在原文件编号后标注—01、02……表示新发放次数）, 同时注明丢失文件的发放号作废。
5.9 文件的复印和借阅：
5.9.1 受控文件的复印由需求部门根据需要提出申请,根据5.8.2批准权限经批准后,•由行政部复印,并填写《文件发放登记表》。
5.9.2 文件的借阅必须填写《文件借阅申请表》，并注明归还时间，经部门最高领导审核，行政部最高领导批准后方可借阅。
5.10 媒体形式文件的管理：
5.10.1 光盘、移动硬盘类文件存档要以不干胶标记标识，并做好文件目录，文件的打印、复印必须按照本控制程序执行。
5.10.2 当文件发生修改时, 应对呈媒体形式保存的文件同时进行修改。
6、本流程相关的记录文件及保存时限：
编号文件名称保存期限6.1 LT/JBC0-001 受控文件目录表长期6.2 LT/JBC0-002 文件发放登记表长期6.3 LT/JBC0-003 文件更改申请单三年6.4 LT/JBC0-004 文件复印/补发申请单长期6.5 LT/JBC0-005 文件作废申请表三年6.6 LT/JBC0-006 文件销毁记录表长期6.7 LT/JBC0-007 文件借阅申请表三年6.8 LT/JBC0-008 作废留存文件目录三年。