文件及质量记录控制程序(五金冲压件)

文件及质量记录控制程序

1.目的：

为便于本组织图面、文件制、修订、更改及分发、收回、废止、销毁等管理，避免文件未经核准发行，或过期、失效文件被误用，以确保系统内使用文件的有效性。

2.范围：

包括本公司质量管理体系文件、组织为资料图纸、标准外来资料及顾客提供的图纸、标准。

3.职责：

3.2各部门：负责各阶文件的编制、保存、销毁，并保证其正确性。

文管中心：负责各阶文件、图面的分发、收回、作废及前三阶文件的废止并保证其版本之正确性

4.内容：

4.1文件管制总则：

4.1.1质量体系文件之编写、审核、与批准：

当各单位依需要制、修订相应阶层之文件时，依电子版《质量手册格式》、《程序文件格式》或《作业指导书格式》格式进行编写。待填妥《文件制/修订申请单》后随附文件原件，依3.1要求依次进行审核、批准并会签各相关部门，批示后交于文管中心，由文管中心统一分发。

4.1.2文件及单据编码：依《文件格式及编码作业指导书》及《单据编码作业指导书》执行。4.1.3质量记录要求：填写必须真实、准确、保持清晰，整洁，记录人必须签全名及日期或盖章。

4.2文件接收及分发：

4.2.1文管中心接到各部门制订或修订文件后，将接收之文件登录于《文件接收管制登记表》，依《文件制/修订申请单》会签单位影印相应份数，于影印件盖红色“发行章”并登录于《文件分发签收记录表》发放至各单位，各单位文件接收人员于《文件分发签收记录表》中签收，文管人员将文件版本、生效日期及分发份数等列入《文件总览表》。

4.2.2如《商品用料结构表》、《QIP量测标准》、《包装规格书》、《QC工程表》等资料视同文件管制，但无需建立《文件总览表》；待相关单位制、修订完毕后，原件交文管中心存盘，文管人员依使所需单位影印相应份数分发至使用单位。

4.2.3文件补发：

文件如有破损、缺页、字迹模糊，或份数不够须补发时，使用单位不得私自影印，需填具《图面/文件申请单》，依3.1规定之权限人员批准后，交文管中心予以补发。

4.2.4本公司四阶文件作为前三阶文件之附件，文管中心保存最新版本，建立《质量记录总览表》

并分发至使用单位以控制窗体一致性，各部门应对质量记录进行归档以便于查阅，经归档后的质量记录严禁更改。

4.2.5文件修订、更改：

A：当文件或资料需要修改时，应由制订部门填写《文件制/修订申请单》，随附修改后的文件经原审批部门批准后，交文管中心重新发行，修改后的文件或资料版次需依次上升。

B：文件修改发行后，文管人员须于《文件总览表》注明更改后的版次及生效日期；

C：文件如仅为文字、符号等小的错误出现，制订单位人员可于文件直接划改，并签全名和日期，无需填写《文件制/修订申请单》及更换版本。

D：如文件修订过程中有文件废止现象发生，则废止文件之原编号不得再使用。

4.2.5文件、质量记录收回及销毁：

A：文件资料收回

当文件及资料经修改发行的同时，收回发行的旧版文件，失效文件不得遗留于使用单位，文管人员应将收回之旧版文件即刻销毁并于前一次收发记录中注明回收情形，同时文管人员应将新版之前一版原件加盖“作废”章予以保存，并与有效文件分开存放。

B：质量记录的销毁

依《质量记录总览表》的保存期限，对存期已满、并经核实确无需存留之质量记录，质量记录保存单位需按期将过期记录及时登录于《质量记录销毁记录表》，经权限主管核准后执行销毁。

4.3图面及技术资料管制：

4.3.1图面及技术资料接收：

A：公司图面及技术资料由相应部门负责提供并交文管中心备案，当文管人员接到图纸或技术资料时，应及时于图面或技术资料右下角处加盖个人接收章。

B：经盖章接收的图面或技术资料，文管人员应依客户类别登录于《图面接收管制登记表》或《技术资料接收登记表》，注明图面或技术资料接收日期、料号、版本及图面类型、接收人等项目，同时将图面或技术资料依客户类别进行编号并于《图面/文件目录》中登录建文件。

4.3.2图面或技术资料发行

A:估价图发行：当文管中心接到由业务提供的客户图面且需要对外估价时，文管人员则应主动将所需估价图及时发行给工程部，于图面加盖红色“发行章”及“影印无效”章并登录于《图面分发管制登记表》，工程部于该表签收。

B:转换图发行：

a)当文管中心接到由台湾总公司提供的移转图面或相关资料时，文管人员应及时将所需转换图面或资料发行给工程部，所发行图面无需加盖印章，但需将发行状况登录于《图面分发管制登记表》或《技术资料分发登记表》，工程部人员签收。

b)当图面或资料经工程部转换完毕，原件交文管中心存盘，文管人员应将转换后的成熟产品图、包装图、半成品图及相关资料及时发行至质量部及生产部，所发行图面或文件需加盖红色“发行章”，(图面需加盖“影印无效”章)，接收者于《图面分发管制登记表》或《技术资料分发登记表》中签收。

4.3.3图面申请

a)当新产品估价通过且结案，有需发行图面给供货商，或厂内图面/资料使用单位因现有份数不足而另有所需、或因已有图面/资料破损、字迹不清时，则由需求部门填写《图面/文件申请单》相关项目，视所需文件性质经有关权限主管批准后，持《图面/文件申请单》方可到文管中心领取所需资料，但图面申请则必须经经理级以上人员批准方可至文管领取。

b)如图面或技术资料原件有字迹不清、破损、遗失等情况出现，文管人员应及时向主管报告并填写《图面/文件申请单》，经总经理批准后由权限人员向顾客或总公司再次申请。

4.3.4图面或外来资料借阅：

当相关单位有图面或外来文件使用需求而又无需保留必要时，应由使用单位填写《图面/文件申请单》相关项目，视所需资料重要性经部门经理核准后交由文管中心，待文管人员将所需图面或文件核对无误，由借阅人员于《图面/资料借阅登记表》签收登录后方可领取其所需图面或资料；待使用完毕，应将借阅资料及时归还，同时文管人员应于《图面/资料借阅登记表》注明归还日期。

4.3.5图面或外来资料更新：

当图面或技术资料版本更新时，提供单位应及时将新版图面或技术资料交文管中心并提供变更原因，文管人员应将旧版图面或技术资料及时更换，于旧版原件加盖红色“作废”章并注明作废日期后，与有效版本分开保存，同时将新版图面或资料依4.3.2发行至相关部门。分发图面或技术资料的同时收回旧版图面或或技术资料并即刻销毁，以免误用。对外失效或作废图面、文件，则由负责申请单位予以收回且交于文管人员，文管人员应于《图面分发管制登记表》中注明回收状况。

4.3.6图面或技术资料标识：

图面或技术资料应依客户别对其分类归档，应于活页夹外标明客户别及图面或文件类型，文件夹内《图面/文件目录》编号、版本及建档日期等应与实际存盘之图面或文件相对应。

4.4图面、文件及质量记录之保存：

4.4.1图面、文件、技术资料及质量记录应贮存于方便查阅的地方，避免潮湿，蛀虫等损坏；以保存文文件之完好，接收单位亦应将文件分类建立档案陈示于现场，以便作业需要随时取阅。

4.4.2除质量体系四阶文件外，其它各阶文件，图面及相关资料，使用单位个人均不得私自影印。

4.4.3公司内控文件原版由文管中心负责保存：书面正式文件一份；计算机存盘一份；公司网络服务器备份一份，以免遗失。

4.4.4当文件、资料有修订变更时，必须将计算机及软盘文件资料及时更新，如为质量体系文件，应将《文件总览表》中相关项目及时予以修订。

5.评审

依据《过程的监视和测量控制程序》，定期对文件之管制过程的适宜性、有效性、灵活性进行评审。

6.记录：

《质量手册文件格式》 (QR4.2-01-0001)

《质量管理体系程序文件格式》 (QR4.2-01-0002)

《质量管理体系作业指导书格式》 (QR4.2-01-0003)

《文件制/修订申请单》 (QR4.2-01-0004)

《文件总览表》 (QR4.2-01-0005)

《文件分发签收记录表》 (QR4.2-01-0006)

《图面/文件申请单》 (QR4.2-01-0007)

《质量记录总览表》 (QR4.2-01-0008)

《图面分发管制登记表》 (QR4.2-01-0009)

《图面接收管制登记表》 (QR4.2-01-0010)

《图面/文件目录》 (QR4.2-01-0011)