第6章(excel在人力资源管理中的应用)PPT课件
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步骤9 选中A1:S1单元格区域，在“开始”选项卡下的“对齐方式”组 中单击“合并后居中”按钮将其合并。在“字体”组中设置其字体格式为 “华文中宋”、“22”。
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Fra Baidu bibliotek
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步骤10 选中单元格区域A2:S9，在“开始”选项卡下的“字体”组中单 击“边框”旁边的下三角按钮，在展开的列表中选择“所有框线”命令。
步骤1 新建“管理员工合同.xlsx”工作簿，然后将Sheet1重命名为“合同 管理表”工作表，在该工作表中设“编号”、“姓名”、“部门”、“职 务”、“身份证号码”、“性别”、“出生月日”、“年龄”、“民族”、 “籍贯”、“户口所在地”、“毕业院校”、“专业”、“学历”、“学 位”、“入司日期”和“劳动合同到期提醒”等列。
1．MID函数
MID函数用于从文本字符串中的指定位置开始，截取指定数目的字符。其语法格式 为
MID(text,start num,num chars)
2．MONTH函数
MONTH函数表示返回一个Variant(Integer)，其值为1到12之间的整数，表示一年中 的某月。其语法格式为
Month(date)
第6章 经典实例：管理员工合同
●6.1要点分析 ●6.2管理员工合同
●设计合同管理表 ●计算员工试用期到期日 ●设置员工合同到期提醒
● 6.3 保护合同
● 禁止他人修改员工合同所在工 作表
●禁止他人打开员工合同工作簿
●为员工合同管理表添加个性签 名
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● 6.1 要点分析
本章主要介绍如何使用Excel制作管理员工合同的工作簿，在制作过 程会用到MID、MONTH和IF等函数来计算试用期到期日、试用期合同到 期前提醒等信息。为了便于读者使用函数，下面先来了解每个函数的含 义及使用方法。
步骤7 在H3单元格中输入公式“=DATEDIF(G3,TODAY(), “y”)”，按 Enter键计算出第一个员工的年龄，然后向下填充公式。
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提取员工出生日期
计算员工年龄
步骤8 继续输入员工的“民族”、“籍贯”、“户口所在地”、“毕业 院校”、“专业”、“学历”、“学位”和“入司日期”等信息。
步骤5 在F3单元格中输入公式“=IF(LEN(E3)=15,IF(ISODD(MID(E3,15, 1)),“男” , “女”),IF(ISODD(MID(E3,17,1)), “男”, “女”))”，按Enter键计算出第 一个员工的性别，然后向下填充公式。
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输入员工信息
提取员工性别
步骤6 在G3单元格中输入公式“=TEXT(IF(LEN(E3)=15,19&MID(E3,7,6), MID (E3,7,8)), “0000年00月00日”)”，按Enter键计算出第一个员工的出生日 期，然后向下填充公式。
步骤2 选中A3:A9单元格区域，然后打开“设置单元格格式”对话框，在 “分类”列表框中选择“文本”格式，单击“确定”按钮。
步骤3 在A3单元格中输入“001”，在A4单元格中输入“002”，然后选中 A3:A4单元格区域，用鼠标向下拖动，填充编号。
步骤4 在工作表中输入员工姓名、部门、职务和身份证号码（输入身份 证号码时首先输入“’”）等信息。
3．IF函数
执行真假值判断时，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数IF对 数值和公式进行条件检查。其语法格式为
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
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● 6.2 管理员工合同
● 6.2.1 设计合同管理表
设计合同管理表是将员工的个人信息及与公司签订合同的时间、年限等 输入Excel中，制作出一个简单、明了的表格。下面就介绍制作合同管理表的 过程及方法。
步骤1 在工作表中添加“合同到期时间”列，并输入合同到期时间。 步骤2 选中S3单元格，打开“插入函数”对话框，在此选择函数类别为 “逻辑”，在“选择函数”列表框中选择IF函数，再单击“确定”按钮。
添加“合同到期时间”列
选择函数
步骤3 弹出“函数参数”对话框，设置Logical-test、Value-if-true和Valueif-false等参数，单击“确定”按钮。
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步骤4 返回工作表，然后向下拖动填充柄，复制公式至S9单元格，计算 出其他员工的合同到期提醒。
“函数参数”对话框
计算其他员工的合同到期提醒
● 6.3 保护合同
合同在实际工作中是非常重要的，它包含所有员工的个人信息，有些是 不能对外公开的，所以对于合同的保护是很重要的。
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●6.3.1 禁止他人修改员工合同所在工作表
通过保护工作表命令，可以禁止他人修改甚至删除工作表中的数据，或 者设置数据格式等操作。
步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作表”按钮。 步骤2 弹出“保护工作表”对话框，然后选中“保护工作表及锁定的单 元格内容”复选框，接着在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中设置 密码，在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择用户允许进行的操 作，最后单击“确定”按钮。
在Excel中，计算员工的试用期到期日期是很方便、简单的。下面介绍如 何计算员工试用期的到期日，具体操作步骤如下。
步骤1 为了便于计算员工试用期到期日，在工作表中添加“试用期到期 时间”列。
添加“试用期到期时间”列
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步 骤 2 假 设 试 用 期 为 三 个 月 ， 选 择 Q3 单 元 格 ， 输 入 公 式 “=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3) +3，DAY(P3)-1)”，然后按Enter键，计算 出第一个员工的试用期到期日。
步骤11 在“对齐方式”组中，设置单元格中字体垂直水平居中。 步骤12 为了能够更加方便地浏览“合同管理表”中的数据，选中工作 表中的第5列，然后在“视图”选项卡下的“窗口”组中单击“冻结窗格” 旁边的下三角按钮，在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”命令。
添加表格边框
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选择“冻结拆分窗格”命
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● 6.2.2 计算员工试用期到期日
步骤3 选中Q3单元格，向下拖动填充柄，复制公式一直到Q9单元格， 计算出其他员工的试用期到期日。
计算出第一个员工的试用期到期日
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计算出其他员工的试用期到期日
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●6.2.3 设置员工合同到期提醒
为了方便在诸多信息中查看合同到期的信息，以便即时续签劳动合同， 可以设置合同到期提醒，假设合同提醒的时间为30天，具体步骤如下。
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步骤10 选中单元格区域A2:S9，在“开始”选项卡下的“字体”组中单 击“边框”旁边的下三角按钮，在展开的列表中选择“所有框线”命令。
步骤1 新建“管理员工合同.xlsx”工作簿，然后将Sheet1重命名为“合同 管理表”工作表，在该工作表中设“编号”、“姓名”、“部门”、“职 务”、“身份证号码”、“性别”、“出生月日”、“年龄”、“民族”、 “籍贯”、“户口所在地”、“毕业院校”、“专业”、“学历”、“学 位”、“入司日期”和“劳动合同到期提醒”等列。
1．MID函数
MID函数用于从文本字符串中的指定位置开始，截取指定数目的字符。其语法格式 为
MID(text,start num,num chars)
2．MONTH函数
MONTH函数表示返回一个Variant(Integer)，其值为1到12之间的整数，表示一年中 的某月。其语法格式为
Month(date)
第6章 经典实例：管理员工合同
●6.1要点分析 ●6.2管理员工合同
●设计合同管理表 ●计算员工试用期到期日 ●设置员工合同到期提醒
● 6.3 保护合同
● 禁止他人修改员工合同所在工 作表
●禁止他人打开员工合同工作簿
●为员工合同管理表添加个性签 名
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● 6.1 要点分析
本章主要介绍如何使用Excel制作管理员工合同的工作簿，在制作过 程会用到MID、MONTH和IF等函数来计算试用期到期日、试用期合同到 期前提醒等信息。为了便于读者使用函数，下面先来了解每个函数的含 义及使用方法。
步骤7 在H3单元格中输入公式“=DATEDIF(G3,TODAY(), “y”)”，按 Enter键计算出第一个员工的年龄，然后向下填充公式。
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提取员工出生日期
计算员工年龄
步骤8 继续输入员工的“民族”、“籍贯”、“户口所在地”、“毕业 院校”、“专业”、“学历”、“学位”和“入司日期”等信息。
步骤5 在F3单元格中输入公式“=IF(LEN(E3)=15,IF(ISODD(MID(E3,15, 1)),“男” , “女”),IF(ISODD(MID(E3,17,1)), “男”, “女”))”，按Enter键计算出第 一个员工的性别，然后向下填充公式。
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输入员工信息
提取员工性别
步骤6 在G3单元格中输入公式“=TEXT(IF(LEN(E3)=15,19&MID(E3,7,6), MID (E3,7,8)), “0000年00月00日”)”，按Enter键计算出第一个员工的出生日 期，然后向下填充公式。
步骤2 选中A3:A9单元格区域，然后打开“设置单元格格式”对话框，在 “分类”列表框中选择“文本”格式，单击“确定”按钮。
步骤3 在A3单元格中输入“001”，在A4单元格中输入“002”，然后选中 A3:A4单元格区域，用鼠标向下拖动，填充编号。
步骤4 在工作表中输入员工姓名、部门、职务和身份证号码（输入身份 证号码时首先输入“’”）等信息。
3．IF函数
执行真假值判断时，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数IF对 数值和公式进行条件检查。其语法格式为
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
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● 6.2 管理员工合同
● 6.2.1 设计合同管理表
设计合同管理表是将员工的个人信息及与公司签订合同的时间、年限等 输入Excel中，制作出一个简单、明了的表格。下面就介绍制作合同管理表的 过程及方法。
步骤1 在工作表中添加“合同到期时间”列，并输入合同到期时间。 步骤2 选中S3单元格，打开“插入函数”对话框，在此选择函数类别为 “逻辑”，在“选择函数”列表框中选择IF函数，再单击“确定”按钮。
添加“合同到期时间”列
选择函数
步骤3 弹出“函数参数”对话框，设置Logical-test、Value-if-true和Valueif-false等参数，单击“确定”按钮。
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步骤4 返回工作表，然后向下拖动填充柄，复制公式至S9单元格，计算 出其他员工的合同到期提醒。
“函数参数”对话框
计算其他员工的合同到期提醒
● 6.3 保护合同
合同在实际工作中是非常重要的，它包含所有员工的个人信息，有些是 不能对外公开的，所以对于合同的保护是很重要的。
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●6.3.1 禁止他人修改员工合同所在工作表
通过保护工作表命令，可以禁止他人修改甚至删除工作表中的数据，或 者设置数据格式等操作。
步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作表”按钮。 步骤2 弹出“保护工作表”对话框，然后选中“保护工作表及锁定的单 元格内容”复选框，接着在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中设置 密码，在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择用户允许进行的操 作，最后单击“确定”按钮。
在Excel中，计算员工的试用期到期日期是很方便、简单的。下面介绍如 何计算员工试用期的到期日，具体操作步骤如下。
步骤1 为了便于计算员工试用期到期日，在工作表中添加“试用期到期 时间”列。
添加“试用期到期时间”列
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步 骤 2 假 设 试 用 期 为 三 个 月 ， 选 择 Q3 单 元 格 ， 输 入 公 式 “=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3) +3，DAY(P3)-1)”，然后按Enter键，计算 出第一个员工的试用期到期日。
步骤11 在“对齐方式”组中，设置单元格中字体垂直水平居中。 步骤12 为了能够更加方便地浏览“合同管理表”中的数据，选中工作 表中的第5列，然后在“视图”选项卡下的“窗口”组中单击“冻结窗格” 旁边的下三角按钮，在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”命令。
添加表格边框
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选择“冻结拆分窗格”命
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● 6.2.2 计算员工试用期到期日
步骤3 选中Q3单元格，向下拖动填充柄，复制公式一直到Q9单元格， 计算出其他员工的试用期到期日。
计算出第一个员工的试用期到期日
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计算出其他员工的试用期到期日
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●6.2.3 设置员工合同到期提醒
为了方便在诸多信息中查看合同到期的信息，以便即时续签劳动合同， 可以设置合同到期提醒，假设合同提醒的时间为30天，具体步骤如下。